Türkiye’nin oyuncak sektöründe önde gelen firmalarından Birlik Oyuncak ERP Proje Yöneticisi Ahmet Rıfat Solak Bey ile, gerçekleştirdikleri abas ERP projesi hakkında görüştük. Bu doğrultuda ERP ihtiyacının ortaya çıkması, ERP Seçim Süreci, abas ERP Projesinin yürütülmesi ve gelecek hedefleri doğrultusunda abas ERP’nin rolü hakkında aktardığı bilgilerden bazı önemli başlıklar şu şekilde:

abas ERP

Bizlere firmanız Birlik Oyuncak hakkında bilgi verir misiniz?

Birlik Oyuncak olarak yaklaşık 30 yıldır oyuncak işi ile uğraşıyoruz. İmalatçı olarak başladığımız bu sektörde 90’lardan sonra ithalata başladık ve imalatı bir süre sonra bıraktık. Şu anda Türkiye’nin her yerine oyuncak tedariğinde bulunan ve 1.000’den fazla oyuncak çeşidi olan bir firmayız.

Yazılım ihtiyacınız ne şekilde oluştu?

Firmamız, iş süreçleri ve bunların uygulanması noktasında farklı teknolojik çözümler ile her zaman dirsek temasında bulunmuştu. Muhasebe, depo yönetimi gibi sistemler Birlik Oyuncak firmasının bünyesinde bulundurduğu yapılardı. Ancak belirli bir noktadan sonra, daha fazla ve daha çeşitli müşteri kitlesine hitap etmeye başladık. Maliyetler ve fiyatlar ile birlikte, hizmetinde önemli olduğu sektörümüzde iş verimliliğini arttırmak, iş bölümüne yönlendirmek, yönetim ekibi olarak takibi kolaylaştırmak için böyle bir ihtiyacımız oluştu.

ERP seçim süreciniz içerisinde hangi seçim kriterlerine önem verdiniz?

ERP seçim sürecimizde pek çok farklı nokta üzerinde durduk. Bunları hedefler olarak sıralamamız gerekir ise, mevcutta farklı yazılımlar üzerinde yürüttüğümüz işlemleri tek bir yapı altında toplamak ve ERP sisteminin bize sağlayabileceği, bugün yapamadığımız iş akışlarını, raporlamaları sistem üzerinden gerçekleştirmek öncelikli hedefimizdi. Bu yapıya geçiş sırasında mevcut IT altyapımız içerisinde bulundurduğumuz farklı platformlardaki yapılar ile (Windows, Mac işletim sistemine sahip bilgisayarlar, el terminalleri vb.), yeni sistemimizin uyum sağlaması ve bize donanımlar noktasında minimum maliyet oluşturması bizim için önemliydi.

Değerlendirmeniz sonucunda abas ERP sistemini tercih etmenizdeki temel sebepler nelerdi?

abas’ın bizlere sunduğu esneklik ve çoklu ortamlara uyumu en büyük etkendi. Ayrıca standardında bulundurduğu pek çok fonksiyon da bizi bu tercihe yöneltti. Bu noktada sunmuş olduğu yazılım içeriği, modüler olmayan yapısı, business apps, mobil kullanım, farklı lokasyon ve depoların yönetimi bizlere cazip geldi.

abas ERP içerisinde hazır bulunan fonksiyonlar projenize katkı sağladı mı?

Bize çözüm sağlayacak yazılım tedarikçisi firmanın bizlere bir ERP’den daha fazlasını sunması gerekiyordu. abas’ın standardında gelen, modüler olmayan ve bir işletmenin ana ihtiyaçlarını ve tali ihtiyaçlarını karşılayan yapısı, platform bağımsız olarak bu verilere farklı alanlardan erişim sağlanması bizleri olumlu yönde etkileyen başlıklardı.

Bu yapı, bizlere projemizin uyarlanması sırasında, hem proje maliyetlerinin sürekli yazılım geliştirme ihtiyacı ile artmamasını, hem de projemizin daha kısa sürede canlı kullanıma geçmesini sağladı. Özellikle bazı hazır fonksiyonlar gerçekten hayat kurtarıcıydı. Ekleme çıkarmalarımız da oldu tabi ki ama tam “Bu sorunu nasıl çözeriz?” derken tedarikçi firma tarafından gelen çözüm önerisi ve bu çözümün bizim talebimize uyması çok rahatlatıcı bir his.

abas ERP

Farklı lokasyonlarda faaliyet gösteriyor musunuz? Gösteriyorsanız, bu lokasyonların yönetimini de abas ERP ile mi sağladınız?

İki farklı lokasyonda hizmet veren bir firmayız. Bu konuda da abas’ın el terminalleri için sunduğu çözümler ile, sadece firma içi süreçlerimizde değil, depo ve mağazamızın da yönetilmesinde, hatta mağazamızı ziyaret eden müşterilere mobil cihazlar üzerinden, sistemde kayıtlı müşteri sınıfı ve fiyat listelerine göre fatura kesilmesine kadar geniş bir yelpazeyi sistemimiz içerisine dahil ettik.

Öne çıkan noktaları ele alırsanız, işletmenizi abas ERP’den önce ve abas ERP’den sonra şeklinde bir değerlendirmeye tabi tutabilir misiniz?

İşletmemiz, tabii ki, sektörünün önemli oyuncularından birisi olarak, işleyişini abas ERP öncesinde de sürdürüyordu. Ancak bu işleyişin, işlerin bölünememesi, kontrolün zayıf olması, yetkilendirmelerin yeterli düzeyde olmaması, işimizin önemli bir alanı olan ithalat ve ithalat dosyalarının detaylı takibini içermediğini de belirtmek isterim.

Bu bağlamda genel faydalar olarak ele alacak olursak;

  • Ürün tipi bazlı konfigürasyon ve opsiyon yapısı
  • Aynı ürün için farklı müşteriler bazında barkod oluşturma
  • El terminali uygulamaları
  • İthalat işlemleri ve dosyaların detaylı takibi
  • Malzemelerin iş akışı doğrultusunda rezerve edilmesi, çıkış yapılacak depo bazlı stok kontrol bilgisi ve uyarı sistemi
  • MAC işletim sistemine sahip cihazlar üzerinden ERP kullanımı
  • Ürün kartlarında koli özelliklerine göre hacim hesaplama
  • Farklı birimlerde sipariş alabilme (koli, adet, palet vb.)
  • Özellikleri de abas’ın iş akışımıza yaptığı katkılardı.

Bugüne kadar abas ERP’nin firmanıza kattıkları ve gelecek planlarınız içerisinde abas ERP’nin alacağı rolü bizlere aktarır mısınız?

Her şeyden önce abas ile projemizin ilk adımında hedef olarak koyduğumuz farklı yapıların bir araya getirilmesini sağladık. Hala ufak tefek uyarlamalar yapıyoruz ancak %95 başarılı bir geçiş yapıldı.

Projemizin bu aşamasına kadar bizlere oldukça ciddi destek sağlayan abas’ın, bizlerin gelecek planları noktasında da bizleri destekleyeceğinden şüphemiz bulunmuyor.

ERP projelerinde başarıya ulaşmak için işletmenizde hangi adımları attınız? ERP projesine başlayacak firmalar için bu noktada neler önerirsiniz?

Şu an dönüp baktığımda, bizler ERP projesine yeterince hazırlık yapmadan adım attık. Bundan dolayı beklentilerimiz çok yüksek değildi ancak şirket işleyişine uydurmamız haliyle zaman aldı. Başlayacak yeni firmalara önerim, ERP projesine başlamadan önce seçecekleri yazılımın detaylı demolarını almaları. İşleyişlerinin bütün gidiş hatlarını düşünüp ana kriterlerin ERP programına uyumunu ve geçiş süresinin ne kadar sürebileceğini daha net değerlendirmeleri noktasında bu işlemler faydalı olacaktır.