Küçük ve Orta Büyüklükteki işletmeler (KOBİ), iş süreçleri ve stratejik planları için düşük maliyetli ERP sistemleri arayışındalar. KOBİ’lerin geneli için en önemli ihtiyaçlardan birisi ise, bu yapının kullanımının, öğreniminin ve bakımının kolay olması. Bu yazımızda, ERP sisteminin kaldıraç etkisinden faydalanmak isteyen işletmelerin kullanım ihtiyaçlarını değerlendireceğiz. Ayrıca, büyük ERP tedarikçilerinin kullanıcı ihtiyaçlarını karşılamada yaşadıkları sıkıntılar ile birlikte, ABAS gibi niş ERP sağlayıcı firmaların uzun yıllardır sundukları mükemmel kullanıcı arayüzleri (UI) ile alakalı çalışmaları ele alacağız.

mobil-abas

ERP Kullanılabilirliğinin Önemini Atlamayın

ERP sistemlerinin kullanımı kolay mı? Sezgisel ve mantıksal mı? Öğrenimi kolay mı? Kullanıcı arayüzleri, organizasyon yapısına göre esneklik ve çeviklik sunuyor mu? Büyük bir ERP tedarikçisinin bu soruya verdiği yanıt tabii ki “EVET” olacaktır. Şimdi bir durup, bu konuyla ilgili farklı bakış açılarına göz atalım.

Birkaç yıl geriye, 2007 yılına gidersek, MIT Sloan Management Review tarafından yayınlanan bir makalede, “büyük işletmelerde bulunan kurumsal yazılımların, karmaşık iş süreçlerinin kontrolünü, değişen iş ihtiyaçlarına uydurabilme konusundaki esnekliği kaybetmeden entegre etme” sözünün arkasında duramadıklarından bahsediliyor. Makale şöyle devam ediyor, “ERP sistemleri, karmaşık süreçlerin bulunduğu, farklı veritabanlarından aldıkları verileri, pek çok farklı kullanıcı arayüzüne aktaran sistemler.” Bu ifadeler pek çok ERP sistemi için sert sözler, hele ki SAP veya Oracle gibi firmaların bunun tam aksini iddia ettiği göz önüne alınırsa.

Bu makaleden beş yıl sonra, 2012 yılında, Forrester Research tarafından yapılan araştırma ise, şu sözleri içeriyor “Yetersiz dizayn edilmiş kullanıcı arayüzleri, altta bulunan kullanıcıları derinden etkileyebilir. Yetersiz dizayn edilmiş bir arayüzün, uygulamanın yaşam ömrü içerisinde maliyeti, uygulamanın kendisinden bile fazla olabilir.” Bunun tam tersi mesajlar veren SAP ve Oracle için bir diğer sert eleştiri.

Yanlış Yol Haritası, Yanlış Yön

Doğrusu, pek çok ERP sistemi, yapıları gereği, kullanımı zor yapılar ve “reklamlarda” anlatıldığı gibi kullanımın sağlanması için önemli bir son kullanıcı eğitimi gerekliliği var. Bu sistemlerin problem çıkarmasının ise tek bir nedeni var – belirgin bir yol haritası olmadan yola çıkılması. Elbette, bu sözlerden kastımız, büyük ERP tedarikçilerinin bir yol haritası çıkartmak için yetersiz olduğu değil.

Gerçek şu ki, büyük ERP tedarikçilerinin, ürünleri ve hizmetleri için pek çok farklı yol haritası var. Söylemek istediğimiz, özelleştirilmiş yol haritalarının, ürünlerin gelişmesi ile doğru orantılı olarak şekillendiği ve genelde hep üst yönetime yönelik olduğu. Bu yol haritaları, tipik bir şekilde, kullanıcı arayüzleri detayları veya genel kullanıcı deneyimi (UX) başlıkları konusunda yetersiz kalıyorlar. Bu özelleştirme yetersizliği, ERP geliştiricilerine birkaç farklı seçenek sunuyor ve onları geliştirmelerini sistemin geneli ile kullanıcı bazlı yapma arasında bırakıyor. Sonuç olarak, önemli sayıda son kullanıcı, büyük ERP tedarikçilerinin yazılımlarının, pek çok programın organize olmayan şekilde toplandığı ve bir arada çalışamadığı sistemler olarak görüyorlar.

Bu gelişigüzel büyüme ile birlikte, ERP tedarikçisi firmanın farklı iş süreçleri için farklı bilgi altyapıları kurması sonucunda da, ERP yazılımının bir kumdan kale olduğunu görmeye başlayabilirsiniz. Finans modülü için farklı, üretim modülü için farklı, lojistik bölümü için farklı bilgi altyapılarına sahip yeni bir ERP sisteminin, kullanıcılar için öğrenmesinin ne kadar zor olduğunu bir hayal edin. Her ne kadar kullanıcı deneyimi ve bilgi altyapısı arasındaki bağ kesin bir bağ olmasa da, yine de önemli ve ilgili bir bağ olduğu aşikar.

Bilgi mimarisi, kullanıcı arayüzleri ve kullanıcı deneyiminin (UX) oluşturulduğu alan. Kullanıcı deneyimi ve bilgi mimarisi arasındaki bağlantı, kullanıcıların sistem içerisinde hareket kabiliyetine oldukça etkiliyken, ayrıca kullanıcının sistem içerisinde anlamlı ve pozitif işlemler yapmasını mümkün kılıyor. Bundan dolayı, Kullanıcı deneyimi/mimari arasındaki bağ, kullanıcı odaklı dizayn ilkelerinden gelen, kapsamlı, tahmin edilebilir ve istenen sonuçlara ulaşacak yapının bir parçası oluyor.

Buna ek olarak, her bir modül, SAP, Oracle veya Microsoft tarafından satın alınmadan önce farklı bir firma tarafından geliştirilmiş olabiliyor ve bir araya gelerek “suite” yapı oluşturuluyor. Ancak, büyük ERP firmaları, genelde mevcut sistemi geliştirerek değil, hazır yazılımları satın alarak ve bunları sisteme entegre etmeye çalışarak bu işlemi yürütmeyi daha çok uyguluyorlar. Bu da, son kullanıcıların, detaylı organize edilmeyen bu büyümeden nasibini alması anlamına geliyor.

ERP sistemlerinin adının kötüye çıkmasının bir sebebi yok mu? Uyarlamalarının uzun sürmesinin, kullanımının zor olmasının bir sebebi yok mu?

Değişiklik var mı?

ERP üreticileri artık dinliyorlar ve bir değişim var. Ancak, büyük ERP tedarikçileri, bu büyük yapı içerisinde modüllerini ve fonksiyonlarını yenileme konusunda, küçük ve orta büyüklükteki ERP tedarikçilerine nazaran oldukça zorlanıyorlar. Büyük ERP tedarikçilerinin, mevcut ve kullanılan sistemlerinin tekrar tasarlanması ve yüklenmesi için, hem çok fazla para hem de çok fazla zaman harcamaları gerekiyor. Küçük ve orta büyüklükteki ERP tedarikçileri ise bu noktada biraz daha çevik olmalarından dolayı revizyonlar ve dizaynı değiştirmede daha rahat hareket edebiliyorlar.

Ancak tabii ki, küçük ve orta büyüklükteki bir ERP tedarikçisi olmak, yazılımın yüksek kullanılabilirlik ve verimlilikte olacağını garanti etmiyor. Hele ki, KOBİ’lerin, bütünleşik bir yazılım, geniş fonksiyonlar, özelleştirmeyi destekleyen esneklik, kolay versiyon güncelleme, çoklu dil/para birimi, basit yazılım mimarisi, öğrenim kolaylığı ve teknolojinin son gelişmelerinin hepsini tek bir yazılımdan beklemeleri bu işi daha da zorlaştırıyor. Pek çok KOBİ, bu noktada abas gibi bir çözüm arıyor.

Peki bir ERP sisteminin değerlendirilmesi sırasında kullanıcı deneyimi ve kullanıcı arayüzleri için hangi noktalara önem verilmeli? Üç temel dizayn ön plana çıkıyor:

  • Kullanım kolaylığı
  • İş süreçlerinde bulunan kritik noktaların desteklenmesi
  • Destek ve bakımının kolay olması
  • Bu kriterlerin ve yol haritasının haricinde, bir ERP sisteminin kullanılabilirlik noktasındaki değerlendirmesinde göz önüne
  • alınması gereken üç genel kriter var. Aranması gereken 3 kriter şu şekilde:

Esnek kullanıcı arayüzü: Bu, ERP sisteminin kullanımının kolay, daha az komplike ve yeni versiyonlara geçişinin kolay olmasını sağlayan esnek ve zeki bir yapı sağlayacaktır.

Kurumsal arama: Çünkü ERP sistemleri büyük yapılar ve firmanın pek çok farklı fonksiyonunu yapısında bulunduruyor, tek bir kişinin tüm sistemi anlaması beklenemez. Bundan dolayı, tüm kullanıcıların karşılaştıkları önemli konulardan biri, ERP sisteminin tüm modülleri ve veritabanı içerisinde kurum genelinde arama yapabilmesi.

Bulut yetenekleri: ERP sistemleri, yakın bir dönemde kişisel, özel veya hibrit bulut erişimini firmalara önerecekler. Bu özellik genel kullanıcı deneyimini (UX) artıracak ve kullanıcıların hem firma içinden hem de firma dışından bilgiye erişimini sağlayacak.

abas ile uyarlama ve eğitimler ile bütünleşmiş, ödüllü ve teknolojinin son harikası bir sisteme sahip olacaksınız. Ayrıca başarınızın devamını sağlayacak düzenli versiyon yükseltmelerden de faydalanacaksınız.

abas, sürdürülebilir teknoloji noktasında öncü bir firma. Linux’un sisteme erken uyarlanması, çok katmanlı mimari yapı ve abas veritabanı, abas’ın teknolojik anlamda yenilikleri müşterilerine sunmasını sağlıyor. Dahası, standart arayüzleri ya da yeni web kullanıcı arayüzünün kullanımı, abas Business Suite yazılımının kullanılabilirliğini artırıyor.

Günümüzde pek çok firma, doküman yönetim sistemi, ileri planlama/çizelgeleme, iş zekası, proje yönetimi, mobil cihazlardan erişim gibi geniş iş süreçlerini ve organizasyon ihtiyaçlarını karşılayan ERP sistemlerini talep ediyor. abas Business Suite, yapısında bulundurduğu abas API (application programming interface) yapısı sayesinde bu çözümler ile tam entegre hizmet veriyor. Bu da, abas’ın müşterilerine, tüm fonksiyonlar ve özellikleri ile düzenlenebilir kullanıcı deneyimi sunmasını sağlıyor.