Tüm organizasyonların ERP implementasyonuna kalkışmalarının temelinde aynı neden yatıyor: verimlilik artışı. ERP uyarlama çalışmalarını yapan firmaların %60’ı, uyarlamadan bekledikleri iş yararının %50’sinden daha azına erişebiliyorlar. ERP projelerinin karmaşık yapısı ve büyük ölçekli bir proje olması faydalarının ölçümlenmesi konusunda ciddi bir sıkıntı yaratırken, pek çok firma, sistem devreye alındıktan sonra bile bu konuda bir fayda göremiyor. Bunun en önemli nedeni, hedeflerin ve anahtar göstergelerin tanımlanmasına odaklanılmaması yanı sıra, süreci takip eden adımların da doğru olarak konumlanmaması.

kpi-600

Peki bir organizasyon, gerçekleştirmiş olduğu ERP projesinden fayda sağladığını nasıl analiz edebilir?

Bu sorunun doğru cevabı performans göstergelerinin doğru kullanılmasında yatıyor. Anahtar performans göstergeleri (KPI) iyi iş süreçlerinin göstergeleri olarak gösterilse de aynı zamanda, ERP uyarlamalarının sağlıklı olup olmadığının gözlemlenmesinin de önemli bir parçası. KPI’lerin başarılı kullanımı için ise bir noktayı temel almak gerekiyor – Her KPI sonucu bir göstergedir ancak her gösterge bir KPI değildir. KPI’ler, belli bir hedefe bağlı süreç ya da fonksiyonların başarısının tanımlanması için gerekli göstergelerdir. Bir iş arkadaşımın söylediği gibi, mükemmel bir KPI bir mıknatıstan ziyade bir taşıyıcıdır. Her departman için temel KPI’ler belirlendiğinde, organizasyonun temel fonksiyonlarının da nabzı tutulmuş olur, bu da işletmenin performansının artmasına ve risk alanlarının belirlenmesine imkan sağlar. Özetle, ölçülebilen yönetilebilir.

Hedeflerin doğru tanımlanması ve KPI’ler,

Fayda farkındalığının oluşturulması için etkin stratejilerdir. Ancak en mükemmel belirlenmiş hedefler ve KPI’ler bile, işletme içerisinde bulunan sorumlular tarafından gereklilikleri yerine getirilmez ve sahip çıkılmaz ise bir anlam ifade etmezler. Bu kullanıcılar, ERP uyarlama süreci ve sonrasında hedeflerin tanımlanması, ölçüm stratejilerinin formüle edilmesi, başlangıç ölçüm değerlerinin ve ölçüm tarihlerinin belirlenmesini sağlamalıdırlar. Bu kullanıcılar aynı zamanda performans düşüklükleri durumuna istinaden düzeltici aksiyonları da almalıdırlar. KPI’lerden sorumlu kullanıcıların ölçülecek süreçler ile alakalı bilgi sahibi olması, başarı için istekli ve başarıya ulaşmak için performansı istenilen düzeyde tutması aranılan özelliklerdir.

Organizasyon yapısı doğrultusunda farklı KPI kullanıcı yapıları da oluşturulabilir. Bazı organizasyonlarda, tüm faaliyet alanlarından gelen göstergeler, KPI kullanıcılarının rollerini üstlenen belli bir grup tarafından takip edilebilir. Genel olarak, departman yöneticilerinin optimal performansa ulaşma taleplerinden dolayı, bulundukları departmanın KPI kullanıcısı olmaları uygundur. Bununla birlikte, ERP Projesi sırasında, faaliyet seviyesinde KPI sorumlularının önemi ile birlikte, organizasyon düzeyinde de yönetim tarafından takip edilmesi ve KPI’lere genel bir bakışın sağlanması, sorumluların takibi de oldukça önemlidir. Birden fazla gözetim sayesinde, performans açıkları ve geciken süreçler daha erken tespit edilerek, zaman hedeflerine erişilmesi daha kolay olur.

Tabii ki faaliyet ve yönetim düzeyindeki tahmini iş faydaları, canlı kullanıma geçiş ile birlikte bir anda ortaya çıkmayacak olsa da, ERP uyarlamasının sonuçlarının zaman içerisinde gerçekleşmesini beklemektense bu faydalara doğru adımlar atmak oldukça önemli olacaktır. Tabii ki, fayda farkındalığı söz konusu olunca, şu atasözünü unutmamak gerekir – ölçülebilen yönetilebilir.