ERP HABER – Farmasi, abas ERP ile verimliliğini arttırdı. 1946 yılında ilaç ve eczacılık sektöründe serüvenine başlayan, geçen 66 yılda, 4 ayrı üretim tesisinde, 350 çalışanı ve 1.500’ü aşkın ürün yelpazesi ile 118 ülkeye ihracat yapan Farmasi’nin, abas ERP kullanımı ile sağladığı avantajları ERP Proje Yöneticisi Sayın Fatma Yurci ile görüştük…

farmasi abas erp projesi

ERP SEÇİM AŞAMASI


ERP HABER: Fatma Hanım, kısaca firmanız Farmasi’den bize bahseder misiniz?

Fatma Yurci : 1946 yılında ilaç ve eczacılık sektöründe serüvenine başlayan Farmasi, geçen 66 yılda, 4 ayrı üretim tesisinde, 350 çalışanı ve 1500’ü aşkın ürün yelpazesi ile 118 ülkeye ihracat yapar konuma gelerek, Türkiye kozmetik sektöründe önemli bir yer edinmiş  %100 Türk Sermayeli bir aile şirketidir. Bu başarısını müşterimemnuniyeti odaklı çalışmaları sonucunda elde ettiği üstün ürün kalitesinin yanı sıra, müşteri ihtiyaçlarına anında cevap verebilme hızı sayesinde gerçekleştirmiştir.

ERP HABER: Firmanızın abas ERP ile canlı kullanıma geçmeden önceki durumu hakkında bize bilgi verir misiniz? Hangi kriterler firmanızı bir ERP yazılım arayışına yöneltti?

Fatma Yurci : Genel olarak proseslerimiz, şirket içinde kağıda yazılmış halde, dosyalarla masadan masaya dolaşır, imzalanır, beklenir, unutulurdu. Farklı birimlerin farklı yazılımlarında kaydedilir, yeniden kaydedilirdi. Bunlar gecikmelere neden olur, hatta bir siparişin kaybolmasına bile yol açabilirdi. Farklı sistemlerde verilerin yeniden girilmesi hatalara ve tutarsızlıklara yol açıyordu. Örneğin bir siparişin hangi aşamada olduğunu istediğimiz anda öğrenmek mümkün değildi. Bunu öğrenmek için epey vakit harcamamız gerekiyordu.  Çalışan üretkenliği daha az; daha çok çalışıldığı halde daha az verim elde ediliyor, yapılan hatalar ve unutkanlıklar firmamıza zarar veriyordu. Dolayısı ile tüm departmanların entegre çalışması ve süreçlerin kişilere bağlı kalmadan sistematik olarak ilerleyebilmesini arzuluyorduk. Tüm bunlar bizi ERP sistemi arayışına itti.

ERP HABER: Seçim ve değerlendirmelerinizde öne çıkan kriterleriniz nelerdi? ABAS size hangi noktalarda çözümler sundu?

Fatma Yurci : ERP projelerinin hayata geçirilebilmelerinin zor süreçler olduğunu bildiğimizden, seçeceğimiz ERP’nin arkasında her daim ulaşabileceğimiz, güvenilir ve işinde uzman bir danışman ekibin olması, olmazsa olmaz şartımızdan ilkiydi. Bizim için diğer önemli konu ise ERP sisteminin esnek olabilme özelliğine sahip olması konusu idi. İstediğimiz raporu istediğimiz formatta görebilmek, bazı özel uyarı sistemleri ekletmek, bizim için önemli performans göstergelerimize bir tuşla ulaşılabilir hale getirmek vb. konuları mevcut sisteme adapte edebilmeliydik. Kısaca kimse başka bir yazılımda hiçbir şeyi ayrı olarak takip etmesin, yaptığı her işi aynı sistem üzerinde yapabilsin istiyorduk. Tabi sonrasında programın kullanım kolaylığı, referansları, maliyeti gibi konularda bizim için önemliydi. Tüm bu kriterler bizi ABAS’a yönlendirdi.

abas ERP İMPLEMENTASYON SÜRECİ

ERPHABER: Biliyorsunuz ki ERP projeleri zor süreçler içeren projelerdir. Siz de projenizde bu zorlukları yaşadınız mı?

Fatma Yurci : Evet kesinlikle…. Özellikle eski personellerin yılların getirdiği eski alışkanlıkları olması sebebi ile, yeni ERP sisteminin şu an kullandıkları sisteme göre işlerini hafifletmediğini, aksine iş yüklerinin daha fazla arttığını söylediler. Hatta kendi pozisyonlarını tehdit ettiğini düşündükleri için yeni sisteme direnç gösterenler bile oldu. Sonrasında bizden ABAS sistemini kendi kullandıkları sisteme göre ayarlamamızı istediler.  Bu da iş yükünü arttıracağı ve sistemi güvenilmez hale getireceği için biz bunu kabul etmedik. Aynı şekilde ERP gelince mevcut ayrıcalıklarını kaybedeceklerini düşünen bazı orta düzey yöneticiler de sisteme direnç gösterdiler. Neyse ki bu direnç kaynaklarını tespit ettik ve uzlaşı yolları aradık ve bulduk. ABAS kullanmaya başladıktan sonra iş yüklerinin azaldığını gören ve bu sistemin kendileri için tehdit olmaktan öte, zaman tasarrufu ile performanslarının arttığını gören kullanıcılar ABAS’ı bizden bile çok savunur hale geldiler. Bunu yaşayarak görmek gerçekten çok mutluluk verici…

ERP HABER: Bize biraz projenizde yaptığınız çalışmalardan bahseder misiniz?

Fatma Yurci : Öncelikle kuruluşun mevcut alt yapısını çıkardık.  Süreçler, donanım, yazılım gibi. Her birim (departman) neyi yaptığını, neyi yapamadığını ortaya koydu. Her birim ihtiyaçlarının ne olduğunu belirledi. Üst yönetimin bulunduğu ortamda eksiklikler açıklıkla saptanıldı. Kuruluşun modeli çıkarıldı.
Bundan sonra, ihtiyaçlar, eksiklikler, iyi çalışmayan mekanizmalar doğrultusunda nereye yöneleceğini, ne yapılması gerektiğini, ne alınmasının öngörüleceğini içeren hedefler konuldu. Bu doğrultuda taviz verilmeden çalışılmaya devam edildi. Ve sonunda bu noktaya gelindi.

ERP HABER: Projeniz süresince ABAS danışmanları size nasıl yardımcı oldular?

Fatma Yurci : Daha önce söylediğim gibi bizim için olmazsa olmaz kriterlerden ilki tedarikçi firmanın uzman danışman ekibine sahip olması idi. Arkanızda güçlü bir danışman desteği olmadan bir ERP projesi hayata geçirilemez diye düşünüyorum. Bu anlamda ABAS danışmanları, her zaman, her konuda bize destek oldular. Onlara her daim ulaşabildik, taleplerimiz kısa süre içinde yerine getirildi. Bugün burada bir başarı hikayesinden bahsediliyorsa, bu hikayelerin ana kahramanlarından birileri de kesinlikle ABAS ekibidir. Kendilerine bu yolculukta bizi hiç yalnız bırakmadıkları için şahsım ve Farmasi adına çok teşekkür ediyorum.

ERP HABER: Son olarak, yeni bir ERP projesine başlayacak firmalara neler önerirsiniz?

Fatma Yurci : Öncelikle ERP projesine başlamak için acele etsinler. Etsinler ki sistemin getirdiği verimlilik artışından bir an önce faydalanabilsinler.  ERP yazılımı seçerken danışman yeterliliği ve esneklik özelliklerini mutlaka incelesinler. Süreçleri iyi analiz edip alt yapıyı mutlaka iyi kursunlar. Sistem kurulurken dirençle karşılaşacaklarını bilsinler, sabırlı olsunlar. İyi bir planlama ve sıkı bir çalışma ile yapılamayacak hiçbir şey yoktur. Sonra ERP başarı hikayelerini anlatarak, şu an bizim yaşadığımız güzel duyguları yaşasınlar…