Firmanız geliştikçe, operasyonlarınızı yürüttüğünüz sistemlerin de buna ayak uydurması gereklidir. Büyüme sürecinin ilk aşamalarında Excel tabloları veya basit yazılımlar işinizi çözebilecek olsa da, belirli bir noktaya gelindikten sonra, bu tarz sistemlerin firmanızın operasyonel süreçlerini desteklemenin aksine, süreçlerin iyileşmesinin önünde ciddi bir engel yarattığını göreceksiniz.

Bu bağlamda, firmanızın, yeni bir ERP yazılımı projesi gerçekleştirmesi gerektiğini işaret eden 5 maddeyi sıralayalım:

erp-integration-to-product-data

1. Dört Saat Kuralı ihlali

Eğer, gelen siparişler, bekleyen siparişler, kritik stoklar, sipariş bazında marj, müşteri bazlı gelirler gibi bazı KPI değerlerinin elde edilmesi 4 saatten fazla sürüyorsa, bu pek çok dezavantajı da beraberinde getirir. Aksiyon alınması için gerekli bilgilerin oluşturulması bu kadar uzun sürüyor ise, yöneticileriniz kritik kararları bilgi yerine önsezileriyle alacaklardır.

Buna ek olarak, gerçek zamanlı verinin bir diğer negatif yönü de, işletmenizin performansını yıllık finansal raporlar oluşturulana kadar bilmeniz mümkün olmayacaktır. Çeyrek bitiminde nerede olacağınızı bilmiyorsanız pazarlama veya satış gibi bölümlerinizi neye dayanarak yöneteceksiniz? Eğer kritik bilgileriniz ile alakalı raporları gerekli zamanlarda oluşturamıyorsanız, işletme verilerinize erişebileceğiniz bir sistemi uygulamaya sokma zamanı gelmiş demektir.

2. Excel İmparatorlukları

Excel mükemmel bir araç, tek bir kaide ile, firmanız içerisindeki tüm departmanlarınızın – finans, muhasebe, proje yönetimi, zaman kayıtları, kasa yönetimi vb. – yönetimi ve entegrasyonu için ona güveniyorsanız. Ama güvenmiyorsanız, değer zincirinizi daha iyi bir şekilde entegre hale getirmenin zamanı gelmiş demektir.

Bulut tabanlı araçların artmasına rağmen, firma içerisindeki pek çok farklı departmanda çalışan kişiler işlerini lokal Excel tablolarında tutuyorlar. İyi bir ERP sistemi, tüm bu süreçleri bir araya getirerek, iş süreçlerinizin daha modern hale gelmesini sağlar.

Tablolar yararlıdır ancak işinizin büyümesine paralel olarak, operasyonlarınızı yönetmek için daha yenilikçi bir süreç gerekmektedir.

3. Maliyetleri azaltmak ve karlılığı artırmak için sınırlı alanlar

Maliyetleri azaltmak veya marjları yukarıya çekmek istiyorsunuz – nereden başlarsınız? Değer zincirinizin tüm detaylarına sahip olmadan, maliyet yapınız, zamanlarınız, kritik bağlılıklarınız ile alakalı aldığınız kararlar, tecrübe veya önsezileriniz doğrultusunda aldığınız kararlar olmaktan öteye geçemeyecektir.

Eğer işinizi büyütmek istiyorsanız, işinizi yürüten ve tanımlayan tüm verilere tam erişim sağlamanız gerekir. Eğer bu verilere hızlı bir şekilde erişemiyorsanız, bir ERP yazılımı ile kurumsal hafızanızı oluşturabilir, operasyonel süreçlerinizin detaylarına gerçek zamanlı olarak erişebilirsiniz.

4. Düzenli olarak düzensiz sevkiyatlar

Düşük ürün kalitesi ile birlikte, müşterilerin en çok takıldığı nokta, düzensiz sevkiyat süreçleri. Eğer ki, düzenli olarak düzensiz sevkiyat yapıyorsanız, mevcut sisteminizin işinizin zorlukları ile baş edemediğinin açık bir göstergesi.

Satış, tedarik zinciri ve üretim arasında sağlam bir entegrasyon yok ise, sevkiyat termininde problem yaşamadan, değişiklikleri veya oluşan sorunları bertaraf etmek için yeterli çevikliğe sahip olamazsınız. Örneğin, önemli bir ürün bileşeninin stoklarının tükendiğinin ve otomatik olarak sipariş girilerek tedarik edilmediğinin farkına, üretim için ilgili parçalar toplanırken varabiliyorsunuz. Bu aynı zamanda ürünün sevkiyat tarihini kaçırdığınız anla aynı zamana denk geliyor.

Bununla birlikte, eğer tüm üretim sürecinde müşteri siparişini izleyemiyorsanız, zaten en başında vermiş olduğunuz sevkiyat tarihini garanti edemezsiniz. Bu, otomotiv, havacılık ve teknoloji sektörü gibi Just in Time modeli ile iş yapan sektörler için kabul edilemez bir durum. ERP yazılımı, sıkı gönderim planlarını karşılayabilmeniz için size gereken görünürlük ve entegrasyonu sağlarken, beklenmedik durumlara karşı hızlı bir şekilde adapte olabilir.

5. Ekibin mevcut sistemi reddetmesi

İşte bu madde, yeni bir ERP sisteminize geçmeniz gerektiğinin en önemli göstergesi. Eğer çalışanlarınız, mevcutta bulunan yapıyı neden kullanmaları gerektiğini bilmiyorsa, veya işlerini zorlaştırıyorsa, muhtemeldir ki, o işi yapmak için farklı bir yöntem arayacaklardır.

Eğer bu durum söz konusuysa, sisteminizin ve firmanızın yaptığı işin farklı dünyalarda olduğu aşikardır. İdeal olarak, yaptığınız iş ile, bu işi yürüttüğünüz sistem üzerinde herhangi bir ayrı durum olmaması gerekir, bundan dolayı sizinle beraber değişebilecek ve büyüyebilecek bir ERP yazılımına göz atmanızda fayda var.