iş süreci

ERP seçimine başlamadan önce, iş süreci yönetimini yürütmek önemlidir. Bu, süreçlerinizi haritalamanıza ve ERP gereksinimlerinizi belirlemenize yardımcı olacaktır. Ayrıca süreçlerinizi iyileştirmenize ve standartlaştırmanıza yardımcı olacaktır. Ancak, ERP uygulamalarıyla ilgili birçok iş süreci yönetimi girişimi, ölçülebilir iş faydaları sağlamada başarısız olur. İş süreci yönetimi veya iş süreci yeniden yapılandırması yapmayı planlıyorsanız, bu süreçte kaçınılması gereken birkaç hata vardır. Bugün, bir iş süreci yönetimi başarısızlığının ortaya çıkmasının en önemli nedenlerini ve bu yanlış adımlardan nasıl kaçınabileceğinizi paylaşıyoruz.

iş süreci

İş Süreçleri Yönetimi Başarısızlığının 5 Nedeni

1.Standardizasyona Odaklanmamak

Bir ERP sistemi, şirketinizin temel iş süreçleri hakkında görünürlük sağlayabilir, ancak süreçleriniz dağınık ve tutarsız olduğunda bu beklentiyi karşılayamaz. İşletmeniz birden çok konumu varsa, bir dereceye kadar farklılığın olması doğaldır. Örneğin, farklı konumların gönderim süreçleri biraz farklı olabilir. Ancak, mümkün olduğunda standart hale getirmek önemlidir. Bu, kuruluşunuzda sorunsuz bir iş akışı sağlamaya yardımcı olur ve ekip üyeleri arasındaki işbirliğini ve iletişimi geliştirir. Belirli bir sürecin standartlaştırılıp standartlaştırılmayacağını belirlerken, sürecin arkasındaki “neden” sorusunun dikkate alınmasına yardımcı olur. Her zaman bu şekilde yapıldığı için mi yapılıyor yoksa ikna edici bir ticari neden var mı?

2.Verimsiz Süreçleri Otomatikleştirme

ERP yazılımı kuruluşunuzun en manuel, zaman alan görevlerinizden bazılarını otomatikleştirmesine izin verirken, bu teknoloji, verimsiz iş süreçlerini otomatikleştirmek için kullanırsanız etkisiz hale gelir.

Birçok şirket, uygulamaya başlamak için hevesli bir şekilde iş süreci yönetiminden geçer. Mevcut durumlarını haritalandırırlar, ERP gereksinimlerini belirler ve ardından bu gereksinimleri ERP sağlayıcısına teslim ederler.

Ne yazık ki, bu yaklaşım maliyetli ve kaynak tüketen bir hata olabilir. Çok daha karmaşık ve pahalı hale geldiğinde, uygulamadan sonra süreçlerinizi iyileştirmeniz gerekecektir. Danışmanlarınızın gerçekte hangi işlevselliğe ihtiyacınız olduğunu bilmesi için süreçlerinizi erkenden iyileştirmek için zaman ayırmanızı öneririz. Süreç iyileştirme, süreç standardizasyonundan ayrı bir konudur, ancak bunu erken yapmak kadar önemlidir.

3.Çalışan Katılımı Eksikliği

ERP proje ekibiniz dışarıda mı çalışıyor? Çalışanlarınızın katılımını ve katkısını talep etmeden ilerliyorsanız, birkaç verimsizliği gözden kaçırabilirsiniz. Çalışanlarınız, hangi iş süreçlerinin çalıştığı ve hangilerinin çalışmadığı konusunda konuşmak için en nitelikli kişilerdir. Bu nedenle, süreç haritasına farklı departmanlardan çalışanları dahil etmek önemlidir. Şu anda var olan acı noktalarına ilişkin çalışma bilgisine sahipler ve bu sorunlu noktaların nasıl ele alınması gerektiğine dair değerli bilgiler sunabilirler.

4.Yönetici Katılımı Eksikliği

Yönetici katılımı ve desteği, çalışan katılımı kadar önemlidir. C-suite’iniz süreç iyileştirme çabalarına dahil değilse, canlıya geçtikten sonra sistemin kapsamlı iş hedeflerini desteklemediğini fark ettiğinizde bu durum belirgin hale gelecektir. Yönetici katılımı, yöneticileriniz proje vizyonunu desteklediği için C-suite’in iş süreci yönetimine yeterli bütçe ve kaynak ayırdığı anlamına gelir. Ayrıca, C-suite’in önemli süreç kararları verme zamanı geldiğinde geçici toplantılar için kullanılabilir olduğu anlamına gelir.

5.Organizasyonel Değişim Yönetimi Eksikliği

Elbette, bir iş sürecini her değiştirdiğinizde, şirketinizi muhalefete ve kafa karışıklığına açarsınız. Bu, özellikle “denenmiş ve onaylanmış” iş süreçlerini değiştirirseniz veya tamamen ortadan kaldırırsanız geçerlidir. Etkili organizasyonel değişim yönetiminin şart olduğu yer burasıdır. Yeni süreçleri basitçe duvara fırlatmak ve yapışmalarını ummak, her türlü kaynaşma sıkıntısını artıracaktır. Bunun yerine, iletişim tepeden gelmeli ve olabildiğince erken başlamalıdır. Liderler, beklenen değişiklikleri çalışanlara açık bir şekilde iletecek ve aşağıdakiler dahil kilit ayrıntıları paylaşacak şekilde donanımlı olmalıdır:

  • Şirket neden değişiyor
  • Neden değişim şimdi oluyor
  • Tam olarak hangi süreçler değişecek
  • Neler aynı kalacak
  • Şirketin değişikliği benimsememesi durumunda ortaya çıkan riskler

Bu bilgiler serbestçe paylaşıldığında, çalışanların endişelerini hafifletmeye yardımcı olabilir ve ERP çözümü hayata geçtiğinde yüksek oranda kullanıcı benimseme için zemin hazırlayabilir.

İş Süreçleri Yönetim Hatasından Kaçının

Bir ERP sistemi süreçlerinize verimlilik ve görünürlük katabilse de, uygulamadan önce belirli süreç iyileştirmeleri yapmanız önemlidir. En az çabayla en fazla değeri getirmesi beklenen iyileştirmelere odaklanmanızı öneririz. Doğru metodolojiyi biliyorsanız ve doğru ERP danışmanları ekibiyle iş ortaklığı yapıyorsanız, bir iş süreci yönetimi başarısızlığı önlenebilir.

abas-sponsor 29 ülkede, 65 iş ortağı ve 1.000’den fazla danışmanı ile 4ooo′den fazla Küçük ve Orta Ölçekli (KOBİ) müşterisine 38 yıldır hizmet sunan abas, ürünü olan abas ERP ile müşterilerine standart ERP modüllerinin yanı sıra CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi), Mobil Çözümler, Business Apps, BI (İş Zekası), BPM (İş Süreçleri Yönetimi), APS (İleri Planlama Çizelgeleme), DMS (Doküman Yönetim Sistemi), Proje Yönetimi, Konfigüratör, e-Dönüşüm (e-Fatura, e-Defter Entegrasyonu, e-Arşiv, e-İrsaliye) ve B2B Portal/Webshop çözümlerini de sunmaktadır.