ERP Kriterleri gün geçtikçe değişim gösteriyor. Her ne kadar bazı kaideler hep aynı kalsa da, gelişen teknoloji ve firmaların artan ERP bilinci, ERP tedarikçilerinden hem fonksiyon, hem de hizmet olarak beklentilerini artırıyor. İşte bu ortam içerisinde özellikle KOBİ’ler için ERP Seçim Kriterlerini içeren bir yazı dizisi yayınlayan abas ERP tarafından, bazı değişmez kaidelere ve eklenenlere vurgu yapılıyor.

green_umbrella_600

KOBİ’ler için ERP

Küçük ve Orta Boy İşletme Metodolojisi

Her yıl, daha fazla sayıda firma – özellikle de böylesi bir yatırımı ilk kez yapacak olan firmalar- yeni bir iş yazılımı seçiminin zorlu süreci ile karşı karşıya kalıyor. Bir yazılımı seçme sürecine giren her firma için, dikkate alınması gereken bazı temel kriterler ve maliyet değerlendirmeleri bulunuyor. Bu değerlendirmelerin ana hedefi ise, pek çok ERP yazılımının uzun süreli maliyetlerinin, yazılım kalite ve yeteneklerinin karşılaştırılması.

Yeni bir İş Yazılımı için seçme hedefleri

Yeni bir iş yazılımı seçmenin en iyi yöntemi nedir? Firmanın ERP uyarlaması ile alakalı hedefleri nelerdir? Yönetimin hedefleri nelerdir? Bir ERP sisteminin seçimi yüksek öncelikli bir iştir ve tüm organizasyon tarafından desteklenmelidir. Yeni bir IT sisteminin kabul edilmesi oranının, anahtar kullanıcıların da seçim sürecine dahil edilmesi ile arttığı gerçeği dikkate alınmalıdır. Bu anlamda ERP tedarikçi seçimi ve uyarlama sürecinin planlanması atılacak ilk adımdır.

Metodolojik bir seçim süreci, bir firmanın dahili ve harici iş süreçlerinin ERP yazılımları tarafından desteklenip desteklenmediği konusunda firmaya yardımcı olur. ERP değerlendirme aşamasında, dikkatin önemli bir kısmının, ERP sisteminin ihtiyaçların ne kadarına yanıt verdiğine ve yazılımın kullanıcı dostu olup olmadığına ayrılması gerekiyor. Standart ERP demolarından ziyade, ERP tedarikçisi firmaya organizasyonunuzun süreçleri ve operasyonları ile yakınlaşmasını sağlayacak canlı ve müşteriye özel demo sunumunun oldukça önemli olduğunu belirtmekte fayda var. Bu yaklaşım demonun etkinliğini ve ERP’nin firmanız içerisindeki rolünün anlaşılmasını artıracaktır. Canlı demo sırasında ERP yazılımının sizin firmanızda nasıl çalışacağının daha net ortaya konması için gerçek firma verisinin ve mevcut süreçlerin dikkate alınması gerekir. Bir diğer önemli konu ise, ERP sistemlerinin firmanızın gelecek ihtiyaçlarına (kanuni değişiklikler veya yurtdışı ofisleri vb.) ne şekilde yanıt vereceği sorusu. Bazı ERP sistemleri bu konuya ilişkin düzenli güncellemeler yaparak, sistem yükseltmelerini kolaylaştırıyorlar.

ERP sistemleri için 5 yıllık Toplam Sahip olma Maliyeti değerlendirmesi

ERP satınalma maliyetleri her zaman 5 yıllık bir periyot için değerlendirilmelidir. Hatta 10 yıllık bir değerlendirme daha bile iyi olacaktır çünkü, firmalar en basit yazılım sisteminden en az 10 yıllık bir verim beklemektedir. Değerlendirme ise, toplam sahip olma maliyeti yaklaşımına göre gerçekleştirilmelidir. Toplam sahip olma maliyeti 1980 yıllarında ortaya konulan ve yatırımın bütünsel olarak görüntülenmesini sağlayan bir yapıdır. Bu yapı pek çok alternatif yatırımın karşılaştırmasını ve Yatırımdan Geri Dönüş (ROI) tanımının rasyonel olarak yapılmasına imkân sağlayan bir yaklaşımdır. ERP yazılımının uzun süreli işletim maliyetleri bu yapının özellikle ilgilendiği noktadır. Genelde elma ve armutlar birbirleriyle karşılaştırılırken, ERP tedarikçileri de pek çok gelecek maliyeti açıklamazlar. Gerçekte ise, bir ERP sisteminin güncellenmesi için yeni bir ERP uyarlaması kadar yüksek bir maliyete ulaşılabilir. Bundan dolayı ERP tedarikçisine yazılım güncellemelerinin tüm maliyetleri ve yansımalarını sormak gereklidir.

“Olmazsa Olmaz” ERP fonksiyonlarına odaklanın

ERP temininin önemli maliyet kalemlerinden biri uyarlanmasıdır. Bu maliyetlerden ERP tedarikçisinin verdiği hizmetler işin bir tarafını oluştururken, firmanın dahili kaynaklarının zaman ve emek olarak harcadığı maliyetler ise diğer başlıktır. ERP sistemini hızlı, efektif ve belirlenen bütçede uygulamaya sokmak için firmanın iş süreçlerine, hedeflerine ve olmazsa olmazlarına odaklanmak oldukça önemlidir. ERP sisteminin canlıya geçişi için gerekli olanlar kategorize edilmeli, diğer özelleştirmeler sonraki adımlara bırakılmalıdır. Genel olarak yapılan hata, fonksiyonların son kullanma tarihi geçmiş ve oldukça eski sistemdeki gibi tanımlanmaya çalışılması veya Fortune 1000’de bulunan şirketlerin ihtiyaçlarının, bu ihtiyaçlar ile hiçbir işi olmayan ve oldukça farklı düzende çalışan KOBİ’ler tarafından temel alınmasıdır. Son bahsedilen nokta, genel olarak fonksiyonların karmaşıklıktan dolayı kullanıcılar tarafından kullanılamaz hale gelmesine veya, uyarlama süresinin oldukça uzamasına sebep olmaktadır. Zaten firmanız çalışanları uyarlama sürecinde doğru düzeyde eğitim aldılarsa ve canlı kullanıma geçiş sonrası programı gerektiği düzeyde kullandılarsa, pek çok başlık gereksiz olduğu için veya firmanın iş süreci ile alakasız kişisel talep olduğu için, “istek listesinden” düşüyor olacaktır.

Sektör ve ERP Bilgisi

ERP pazarında uzun süredir hizmet eden ERP tedarikçileri, sektörel ihtiyaçlar konusunda pazardaki yeni oyunculara göre daha çok bilgi sahibidir. Bilgi sahibi tedarikçiler genel itibari ile tipik uyarlama zorluklarını ve tuzaklarını daha kolay anlarlar ve nasıl yönlendirileceğini bilirler. Sektörel bilgileri sayesinde de firmanın verimliliğini bir üst kademeye taşıyabilirler. Farklı sektörlerdeki tecrübeler, efektif bir uyarlama metodolojisi ile tanımlanmalı ve optimize edilmelidir.

Devamı için Tıklayın: http://www.erphaber.com/2015/02/07/kobiler-icin-erp-secim-rehberi-2/