Schmalz-logo-1-600

Geçtiğimiz yılın sonlarında disiplinli bir hazırlık sürecinin ardından Schmalz Türkiye’nin abas ERP projesine başladığını duyurmuştuk:

Schmalz Vakum Sanayi’nin tercihi abas ERP yazılımı oldu

Bugün ise, Schmalz Türkiye’nin en başından bu noktaya gelene kadar hangi süreçleri geçirdiği, canlı kullanıma geçişi, şu an geldiği nokta ve edinilen faydalara dair bilgileri Schmalz Türkiye Genel Müdür’ü Sinan Dündar bizlerle paylaştı.

Scmalz- SinanD-600

abas Türkiye: Firmanızın kısaca tanımını yapabilir misiniz? Yaptığınız işler nelerdir?

Sinan Dündar: J. Schmalz GmbH firması 1910 yılında Almanya’da kuruldu. 1984 yılından itibaren şirketin yeniden yapılanması ile şirket vakum teknolojisine odaklandı ve birçok yeni ürünle büyüyerek bugünkü konumuna ulaştı. Hızla büyüyen Türkiye pazarına hizmet vermek üzere 2008 yılında Schmalz Vakum Sanayi şirketini kurduk. Firmamız günümüzde vakum komponentleri ve yüzey tutma sistemleri, ergonomik vakumlu kaldırma ekipmanları ve vakumlu bağlama sistemlerini kapsayan komple bir vakum ürünleri yelpazesi sunmaktadır. Satış, servis, stok ve tamir hizmetleri Schmalz Türkiye olarak tarafımızca sunulan hizmetlerdir.

abas Türkiye: ERP projenizden evvel, firmanızın mevcut süreçleri nasıl takip ediliyordu?

Sinan Dündar: CRM süreçleri globalde hali hazırda tüm Schmalz şirketlerinin kullandığı Sales Logix (Sales Logix globalde abas ERP ile birebir entegre olarak çalışmakta) ile takip edilirken, diğer süreçler yerli bir muhasebe yazılımı ve Office programı bileşenleri ile takip edilmeye çalışılıyordu.

abas Türkiye: Mevcut süreçlerde en çok hangi süreçlerin takibinde sıkıntılar yaşanıyordu?

Sinan Dündar: Mevcut süreçlerimizde yaşanan sıkıntılar teklif oluşturma aşamasından başlıyordu. Hem oluşturulan tekliflerin içerikleri, hem de oluşturma esnasında harcanan vakit, zamanın daha verimli kullanılmasını engelleyen unsurlardandı. Bunun yanı sıra, teklifin siparişe dönmesi ile globaldeki abas ERP yapısına bağlı olmadığımız için yine manuel işlemler devreye giriyordu. Birbirinden bağımsız işleyen sistemler nedeniyle, Almanya genel merkezin talep ettiği bilgileri içeren raporları oluşturmakta da yine zaman ve emek harcıyorduk.

 

Schmalz_Logimat-4-600

abas Türkiye: Schmalz’ın başta Almanya Genel Merkezi olmak üzere diğer lokasyonlarında da kullanılmakta olan abas ERP çözümüne Türkiye lokasyonunun da dahil edilmesi kararına neden olan etmenler nelerdi, takvim genel merkez tarafından nasıl belirlendi?

Sinan Dündar: Başta Almanya genel merkez olmak üzere, Schmalz’ın Fransa, İtalya, Hollanda, İsviçre, Hindistan, ABD, Çin, Polonya’nın da dahil olduğu tüm lokasyonlarında abas ERP kullanılmaktaydı. Schmalz Türkiye’nin abas ERP sistemine dahil olması hem Almanya genel merkezin, hem de bizim planlarımız dahilindeydi. İşlem hacminin giderek artması ile mevcutta kullanılan yazılım ve diğer platformların yeterli gelmemesi  bu süreci daha da hızlandırdı ve sonuç olarak Schmalz Türkiye’de,  Schmalz’ın global abas ERP ağına katıldı.

abas Türkiye: Yazılım tedarikçisi firma olarak abas Türkiye’den beklentileriniz nelerdi?

Sinan Dündar: abas Türkiye ekibinden beklentilerimiz, globalde tüm lokasyonlarda kullanılan Schmalz’a özel abas ERP fonksiyonlarının doğru bir şekilde çözümlenmesi, Türkiye şartlarına gereken uyarlamaların yapılması ve belirlenen plan dahilinde ilerlenerek sistemin implementasyonunun gerçekleştirilmesi ile sorunsuz bir şekilde canlı kullanıma geçebilmekti. abas Türkiye ekibinin,  Almanya Genel Markez’deki IT ekibimiz ile birlikte gerçekleştirdikleri sıkı ve ayrıntılı çalışmalar sonucunda yapıyı ve gereksinimlerimizi hızlıca kavradıklarını gördük. Edindikleri bu bilgiler ışığında Türkiye özelinde gereken uyarlamaları da yapıp, belirlediğimiz plan çerçevesinde muhasebesel süreçler de dahil canlı kullanıma geçmemizi sağladılar.

abas Türkiye: abas ERP Projenizin hayata geçirilmesi sürecinde firmanızda hangi departmanlar/ilgililer görev aldı?

Sinan Dündar: Projemizin hayata geçirilmesi sürecinde firmamızın satıştan muhasebeye kadar tüm ilgilileri aktif bir biçimde görev aldı. ERP proje yöneticimizin yanı sıra departman ilgililerimizin projenin başından sonuna kadar bu süreçte yer almalarının ve canlı kullanıma geçene kadar üzerlerine düşen vazifeleri olması gerektiği gibi yerine getirmelerinin de, başarılı bir şekilde canlı kullanıma geçişimizde etkisinin büyük olduğunu ayrıca belirtmek isterim.

abas Türkiye: abas ERP Projenizi nasıl fazlandırdınız? Öncelikleriniz nelerdi?

Sinan Dündar: abas ERP projemizde herhangi bir fazlandırma yapılmadı. Gereksinim duyduğumuz tüm süreçlerin implementasyonu birden yapıldı. Muhasebe süreçlerimizi en son devreye alarak canlı kullanıma geçiş yaptık.

Schmalz-area-gripper-sbx-application-5-600

abas Türkiye: abas Türkiye danışmanlarının bu süreçte desteklerini nasıl buldunuz?

Sinan Dündar: abas Türkiye danışmanlarının daha önce benzer global projeler gerçekleştirmiş olmalarından edindikleri tecrübeler bizim projemize de olukça olumlu yansıdı. Dolayısıyla intercompany yapısına zaten haiz olmaları, bu süreçte bizleri yönlendirmelerini ve yapılması gereken adımları karşılıklı olarak doğru planlamamızı sağladı. Projenin başladığı tarihten canlı kullanıma geçişe kadar süren implementasyon süreci boyunca da, ihtiyaç duyduğumuz her an bilgi ve tecrübelerinden yararlanma imkanı bulduk.

abas Türkiye: abas ERP programının beklentilerinizle örtüşmesini nasıl değerlendirirsiniz? Bir örnekle açıklamanız mümkün müdür?

Sinan Dündar: abas ERP çözümünü kullanmadan evvel en çok teklif oluşturma aşamasında hem içerik, hem de oluşturma süresi gibi noktalarda sıkıntılar yaşıyorduk. Globalde kullanılan abas ERP’deki Schmalz’a özel bir geliştirme olan Quote Assistant sayesinde kırılımlı olarak ilerleyerek satışını yapmak istediğimiz malları daraltarak kolayca arama yapabiliyoruz. Seçtiğimiz bu malları sürükle&bırak ile teklif listesine ekleyerek, tek tuşla tekliflerimizi oluşturabiliyoruz. Oluşturduğumuz teklifleri yine tek tuşla siparişe dönüştürebiliyoruz. Globalde tek bir sistem kullanmanın faydaları ise işte burada devreye giriyor. abas’taki senkronizasyon sayesinde bizim burada oluşturduğumuz bir satınalma siparişi Almanya merkeze satış siparişi olarak düşüyor. Bu satış siparişi onaylanıp numara aldığında ilgili sipariş numarası, bizim sistemimizdeki satınalma siparişine gidip güncelleniyor. Dolayısıyla biz de bu satınalma siparişinin Almanya’da kaç numaralı satış siparişi ile temin edileceğini görebiliyoruz. Bu sayede de hem satınalma süreçlerimiz, hem satış süreçlerimiz, hem de ürün teslim sürelerimiz oldukça hızlanıyor ve aynı zamanda oluşabilecek hataların da önüne geçmiş oluyoruz.

abas Türkiye: Şu aşamada hangi süreçlerde abas ERP programı firmanızda kullanılıyor?

Sinan Dündar: Globalde kullanılan CRM platformu Sales Logix ile abas’ın tam entegrasyonu sayesinde, teklif aşamasına gelindiği andan itibaren abas’taki süreç başlıyor. Schmalz Türkiye olarak bizler burada satış, satınalma, dış ticaret, personel yönetimi ve e-fatura, e-defter de dahil muhasebe süreçlerini kullanıyoruz.

abas Türkiye: Bu süreçleri ne kadarlık bir süre içerisinde devreye aldınız?

Sinan Dündar: Bahsi geçen süreçlerin devreye alınması yaklaşık 2 ay gibi bir süre aldı. Kasım ayı itibariyle yoğun tempoda çalışmalara başladık ve Ocak ayının başında süreçlerimizi abas ERP üzerinde gerçekleştirebiliyorduk.

abas Türkiye: Bugün geldiğiniz nokta itibari ile abas ERP projesinden memnuniyetinizi nasıl ifade edersiniz?

Sinan Dündar: An itibariyle geldiğimiz nokta ile, abas’tan önceki süreçlerimizi karşılaştırdığımızda aradaki fark aşikar. abas ERP ile birden fazla platforma veri girişi yapma külfetinden kurtulduk ve bu sırada yaşanan hataların da doğal olarak önüne geçtik. Globalde kullanılmakta olan tek bir sisteme dahil olmak gereksinim duyduğumuz verilere kolayca erişebilmemizi sağladı. Bu sayede de süreçlerimiz artık daha doğru verilerle daha hızlı ilerlerken, kişilerden bağımsız olarak yönetilebilir bir yapıya dönüştü.