Teknodorun ERP projesi öncesindeki durumu, seçim süreci, neden abas ERP yazılımına karar verildiği, sonrasında yaşananlar, bugün gelinen nokta ve gelecek planları ile ilgili, Teknodor ERP Proje Yöneticisi Sayın Hüseyin Gencay ile yaptığımız söyleşiyi yazımızın devamında okuyabilirsiniz.

-Firmanızı kısaca tanıtabilir misiniz? Yaptığınız işler nelerdir?

* Teknodor 2006 yılında kuruldu. Genç yaşına rağmen uyguladığı gelişime açık ve yenilikçi anlayışıyla, müşteri memnuniyetini ön planda tutarak, çevreye duyarlı çerçeve ve cam kapı sistemleri üreten bir firmayız. Sanayi tipi soğutucu üreticilerinin ve nihai tüketici olan marketlerin enerji tasarrufu sağlamaları ve müşterilerine kaliteli ürünler sunabilmeleri için, geniş ürün yelpazesiyle profesyonel çözümler sunuyoruz. En büyük hedefimiz de, müşterilerin gıda ürünlerini hiçbir endişe taşımadan güvenle saklayabilecekleri sağlıklı ve kapalı ortamlar yaratmak. Avrupa standartlarına uygun hizmet anlayışımız ile, çalışmalarımızı İstanbul Tuzla’da yer alan 5.000 m2 üretim tesisimizde gerçekleştirmekteyiz. Firmamız, ihracatta her yıl istikrarlı büyüme sağlayarak 2015 yılında ihracat oranımızı %60’lara kadar çıkardık. Müşteri memnuniyetini en üt düzeyde tutarak, sektörün öncü kuruluşu olma hedefimiz her geçen gün artarak devam ediyor.

teknodor

-ERP projenizden evvel, firmanızın mevcut süreçleri nasıl takip ediliyordu?

* Manuel olarak, Excel üzerinden takip yapmaya çalışıyor ve bunda ciddi sıkıntılar yaşıyorduk. Bu süreç hem zaman, hem de emek açısından çok daha yorucu ve zahmetli oluyordu.

-Mevcut süreçlerinizin hangi aşamalarının takibinde sıkıntılar yaşanıyordu?

* Genellikle satınalmaüretim ve sevkiyat aşamalarında büyük sorunlar yaşıyorduk. Üretimimiz, farklı ebatlardaki profil malzemelerin, gelen satış siparişine göre farklı özelliklerle birleşmesini içerdiği için, buna göre tedariği yapılacak malzemelerin satış siparişinden belirli formülasyonlar ile gelmemesi ve bunun sonucu olarak doğru üretim planlama yapılamaması en büyük sorunumuzdu. Ayrıca sevkiyat aşamasındaki ürünlerin, satış siparişi ile ilişkisinin takibinde büyük sıkıntılar yaşıyorduk.

-ERP yazılımı alma kararınıza neden olan etmenler nelerdi?

* Kapasitemizi günden güne artırıyorduk ve hızlı bir şekilde firmamız büyüyordu, bununla beraber sorunlarımız da büyüyordu. Artık departmanlar arası takip iyice zorlaşmıştı. Bilinçli ve dengeli bir şekilde büyümek için ERP yazılımı almaya karar verdik.

-ERP seçim sürecinizde yazılım tedarikçisi firmalardan beklentileriniz nelerdi?

* En öncelikli beklentimiz, stoklarımızı doğru takip edebilmek, barkod entegrasyonu ile hızlandırılmış üretim veri girişi ve siparişe bağlı sevkiyatlarımızın yine barkod entegrasyonu ile yapılabilmesiydi. Bu süreçlerin satış, satınalma süreçlerimiz ile entegre bir şekilde ilerlemesini istiyorduk. Birden fazla firmamız olduğu için firmalar arası iş süreçlerinin entegrasyonunun sağlanabileceği, tüm süreçler için istenen raporların alınabilme imkanı olduğu ve e-fatura modülleri gibi zamanın gerektirdiği çeşitli zorunlu uygulamaları bünyesinde barındırabilecek bir yazılım beklentimiz vardı. Muhasebe uygulamalarında farklı raporlama standartlarının kullanılabilirliği de önemli beklentilerimiz arasındaydı.

-ERP seçim sürecinizde değerlendirdiğiniz firmaları hangi kriterlere göre belirlediniz?

* Firmamızın süreçlerinde gereksinim duyulan önemli uyarlama ve geliştirmelerin kolaylıkla yapılabilmesi, ürün faydalarının fiyat performansına göre uygun olması, ihracat yapan bir firma olduğumuzdan dolayı global seviyede ihtiyaçlarımızı karşılayabilecek bir yazılımla çalışmak gibi kriterler önceliklerimiz arasındaydı.

-ERP seçim sürecinizde ihtiyaç ve gereksinimlerinizi belirlemek için özel bir çalışma yaptınız mı? (RFP oluşturmak ya da dışarıdan bununla ilgili bir danışmanlık hizmeti almak vb.)

* Bu konu ile ilgili özel bir çalışma yapmaktan ziyade, eksiklerimizi ve sorunlarımızı belirleyerek alacağımız ERP yazılımının uygulanabilir olmasını inceledik.

-ERP seçim sürecinizde hangi departmanlar/ilgililer görev aldı?

* ERP seçimi, şirket yöneticilerimizin direkt olarak ERP tedarikçisi firmalar ile görüşmeleri üzerinden gerçekleştirildi. Firmamız bünyesindeki, geçmişte ERP tecrübesi olan çalışanlarımızdan Erdal Bey‘in de karar aşamasında görüşlerine başvuruldu.

-ERP seçim sürecinizde abas ERP’nin seçilme sebepleri nelerdi?

* abas ERP’nin siparişte ürün konfigüratörü gibi önemli firma ihtiyaçlarını sağlayabileceğinin görülmesi, global bir yazılım olması ve buna bağlı fiyat/performans oranının uygun olması, ayrıca, firma referanslarından olumlu yorumlar edinmemiz, abas ERP’yi seçmemizde bizim için önemli etkenler oldu.

-abas ERP projenizi nasıl fazlandırdınız? Öncelikleriniz nelerdi?

* Aslında bütün departmanlar öncelikliydi, yani bir an evvel hepsini çalıştırmayı planlamıştık. abas’tan alınan tüm modüllerin standart eğitimleri sonrasında bizim için çok önemli olan sipariş konfigüratörü ve canlı kullanım için gerekli diğer geliştirmelerin yapılmasına başladık. Bir yandan da firma sabit verilerimizdeki eksiklikleri tamamlayarak, abas yazılımına toplu bir şekilde aktarım sağladık. Yapılan geliştirmelerin süreç içindeki testlerini de yaparak, ilk fazda planlanan kurguya göre hazırlıklarımızı tamamladık. Aynı zamanda, bir yandan muhasebe süreçleri her iki firma sorumluları tarafından yürütülerek canlı kullanıma hazır hale getirildi. abas’ı kullanacak personele verilen şirket içi eğitimin ardından, belirlediğimiz tarihte canlı kullanıma geçtik. O günden bugüne barkod entegrasyonu gibi çeşitli, kendimize özgü uyarlamalarla yazılımın daha verimli kullanımını sağlamış olduk.

-Önceliklerinizden hangileri hayata geçti? Ne tür zorluklar yaşadınız ve bu zorlukları nasıl aştınız?

* Satış, Satınalma, Sevkiyat, Ar-ge, Planlama, Muhasebe bu departmanların hemen hemen hepsi aynı zamanda abas’ı kullanmaya başladı. Bu süreçte çok büyük zorluklar yaşamadık, fakat, üretim sipariş konfigüratöründe yaptığımız detaylı geliştirmeler sonucunda öngörülemeyen durumlardan dolayı bazı aksaklıklar yaşandı. Bu aksaklıklar proje ekiplerinin tespitlerine göre ek düzeltmeler ile kısa sürede aşıldı. Özellikle üretim bölümünde ERP mantığını ve işleyişini personele aşılamak biraz zaman aldı. İş emirlerinin kapatılması, gerekli veri girişlerinin ilgili ekranlarda işlenmesi vs. gibi. Bu tür yaşadığımız zorluklar personele verilen eğitimlerle birlikte aşıldı.

-Daha önce beklentileriniz içinde yer almayan ancak, abas ERP projesi ile beraber devreye aldığınız süreçleriniz var mı, bunlar nelerdir?

* Sipariş konfigüratör yapısı içerisinde kullanımımızı kolaylaştıracak otomatik ürün kodu açılması ve siparişe getirilmesi gibi ek kolaylıkları sürece dahil ettik. Barkod ile entegrasyon çalışmalarımız sonucu veri girişlerimiz umduğumuzdan daha hızlı bir şekilde sonuçlandırıldı. Ayrıca barkod ile üst seviyeden yapılan iş bitti bildirimlerinin alt seviyeleri de otomatik olarak kapama geliştirmesi ile gereksiz veri girişlerini de kaldırmış olduk. Bunun dışında zamanla e-fatura gibi modüllerin devreye alınması, ERP yazılımının getirdiği kullanıcı bazlı tanımlanan esnek raporlama yapısı, firma sabit verilerinin toplu olarak hızlıca değiştirilebilmesi gibi süreç içinde oldukça işimize yarayan uygulamaları sürekli kullanılabilir hale getirdik.

-abas Türkiye danışmanlarının bu süreçte desteklerini nasıl buldunuz?

* Genel olarak ben danışmanlarınızdan Tolga Bey ile çalıştım. Kendisi hem profesyonel alandaki donanımı, hem de karakteri ile mükemmel bir insan. Ben standart abas eğitimlerine katılmamış olmama rağmen, Tolga Bey sayesinde sürecimiz ile abas sürecini örtüştürerek öğrenmeye ve öğrendiklerimi uygulamaya başladım. Kendisinin ilgisi, alakası ve de bilgisiyle bizim için elinden geleni yaptığına inanıyorum. Genel olarak diğer abas danışmanları ve proje yöneticileri bu süreçte bize her türlü yardımı ve imkânı sağladılar.

-abas ERP yazılımının beklentilerinizle ve proje öncesi satış sürecinde anlatılanlarla örtüşmesini nasıl değerlendirirsiniz?

* Genel olarak proje öncesi satış sürecinde anlatılanların hemen hemen hepsini uygulanabilir hale getirdik. Örneğin abas’ın standart konfigüratör yapısı bizim ihtiyaçlarımız için sadece bir temel oluşturuyordu ve biz bu temeli kullanarak tamamen firmamıza özgü bir yapı haline getirilebilmesini sağladık. Bu, satış sürecinde konuşulduğu gibi başarıyla uygulandı.

-Şu aşamada hangi süreçlerde abas ERP yazılımı firmanızda kullanılıyor?

* Satışsatınalma, depo ve stok yönetimiüretimplanlamasevkiyatmuhasebe, finans modüllerini ve satınalma, üretim, stok yönetimi kısmında abas’ın mobil çözümlerini entegre bir şekilde kullanmaktayız.

-abas ERP’nin en beğendiğiniz fonksiyonu/modülü hangisi/hangileridir? Beğenme nedenlerinizi detaylandırabilir misiniz?

* abas konfigüratör yapısına entegre ettiğimiz “Tablo A” adlı kullanımı kolay bir ekran ve arayüz fonksiyonunun yanı sıra, mobil uygulamalarıyla entegre ettiğimiz satınalmaüretim, stok yönetimi modüllerinin kullanımını beğenmekteyiz. Genel olarak abas ekranlarının kullanım kolaylığının da favorilerimiz arasında yer aldığını söyleyebilirim.

-Bundan sonra hangi süreçlerinizi devreye almayı düşünüyorsunuz?

* Kendi kalite süreçlerimizin netleşmesinin akabinde kalite modülünü kullanmaya başlamayı planlıyoruz. Ayrıca ilk ve son maliyetlendirme süreçlerini de devreye almayı planlamaktayız.

-Bugün geldiğiniz nokta itibari ile abas ERP projesinden memnuniyetinizi nasıl ifade edersiniz?

* Genel olarak memnunuz. Departmanlarımız yazılımı aktif bir şekilde kullanıyor ve sürekli gelişen esnek yapısı sayesinde biz de kendimizi her geçen gün daha ileriye taşıyabiliyoruz.

-Firmanıza, kurum içi iletişiminize, süreçlerinize ve çalışanlarınıza fayda sağladığını düşündüğünüz unsurları örnekler ile aktarabilir misiniz?

* Tüm süreçler tek bir veritabanı üzerinde takip edildiğinden, satış departmanının açtığı siparişlerin girilmesi sonucu üretim ve satınalma ihtiyaçlarının öneri ekranlarına planlama sonrası düşüp, satınalma siparişlerinin ve üretim iş emirlerinin oradan görülebilmesi, üretilen veya üretim aşamasındaki ürünlerin ne durumda olduklarının takip edilebilmesi bize oldukça fayda sağladı. Ardından, tamamlanan ürünlerin sevkiyat birimince görülebilmesi gibi firmamızın farklı birimlerinin yazılım üzerinden bilgi elde edebilmeleri, yine faydalardan biri. Bunun dışında, bölümler arası bilgilendirme için kurgulanan e-posta gönderimi geliştirmeleri de bu süreci desteklediği için yine çok faydalı olduğunu düşünmekteyim.

-abas ERP ile canlı kullanıma geçtikten sonra iyileşme olan süreçlerinizden bazı örnekleri sayısal verilerle belirtebilir misiniz? (sipariş giriş süresindeki azalma, stok devir hızındaki değişim yüzdesi vb.)

* Doğru stok takibinin sağlanmasının bir sonucu olarak, stok tutma adetlerimizin %25-%30 kadar azalması,

* En çok tedarik ettiğimiz cam, conta, profil gibi ürünlerde doğru ürünün tedarik edilmesi ve ürün adedi gibi unsurlarda hata oranının azalması,

* Satış siparişi girişlerimizdeki karmaşıklığın (birden fazla programda veri girişlerinin yapılması) giderilmesi ve takibinin kolaylaşması

29 ülkede, 65 iş ortağı ve 1.000’den fazla danışmanı ile 3.600′den fazla Küçük ve Orta Ölçekli (KOBİ) müşterisine 38 yıldır hizmet sunan abas, ürünü olan abas ERP ile müşterilerine standart ERP modüllerinin yanı sıra CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi), Mobil Çözümler, Business Apps, BI (İş Zekası), BPM (İş Süreçleri Yönetimi), APS (İleri Planlama Çizelgeleme), DMS (Doküman Yönetim Sistemi), Proje Yönetimi, Konfigüratör, e-Dönüşüm (e-Fatura, e-Defter Entegrasyonu, e-Arşiv, e-İrsaliye) ve B2B Portal/Webshop çözümlerini de sunmaktadır.