ERP HABER – ERP ihtiyacını saptamış, ortak bir iradeyle ERP yazılımı almaya karar vermiş bir firma için ERP seçim süreci başlayacaktır. Bu süreç profesyonelce ele alınmalı, somut ihtiyaçlar ortaya konarak bunların ne ölçüde ve şekilde karşılandığı yine somut olarak değerlendirilmelidir. Ayrıca sonuçların geniş bir katılımla değerlendirilmesi ve hedeflere ulaşan bir sürecin geçirilmiş olması da aynı derecede önemlidir.
Günümüz dünyasında ürün ve hizmet alımında seçim yapılırken bilimsel olunması ve somut verilere dayanılması sağlıklı bir ürün hizmet döngüsünün temel şartlarındandır. Konu ERP olduğunda bunların önemi bir kat daha artmaktadır. Zira yapılan seçim firmanın on yıllarını etkileyecek bir seçim olacaktır.
ERP projesinin başarısında etkin olan 3 faktör vardır:
- Firmanın kendisi (yani sizin ne kadar hazır olduğunuz ve proje ile birlikte harcamayı göze alacağınız ve harcayacağınız efor)
- Alacağınız yazılımın yeterliliği
- Danışmanlık alacağınız ekibin yetkinliği ve proje içindeki etkinliği
Seçim süreci aslında firmanızın geleceğini emanet ettiğiniz, bir nevi firmanızı evlendirdiğiniz çok önemli bir aşamadır. Yanlış bir evliliğin ev hayatında yaşatacağı sıkıntıların türevlerini iş hayatınızda yaşayabilirsiniz. O yüzden doğru yazılım ve doğru ekip ile çalışmak son derece önemlidir.
ERP Seçim Süreci
1- Soru Listeleri
Bu noktadan sonra ilk adım diğer bölümlerdeki yetkilileri de katarak iki versiyon soru listesi hazırlamaktır. Bunlardan ilki genel soru listesi dediğimiz, çok fazla alt detaylara girmediğiniz, genel anlamda olmazsa olmaz diyeceğiniz ve belki de firmalardan detaylı bir sunum almadan bir iki görüşmeyle ilk elemeyi yapacağınız soru listeleridir. Detaylı soru listesi dediğimiz diğer soru listesi ise bölümlerin detaylı işlerinde işlemlerin yapılabilirliğini sınayacağınız, firmaların sunumlarında görmek ya da sormak isteyeceğiniz konuların bir listesidir.
2- İlk Eleme
Mutabık kalınmış listeler hazırlandıktan sonra Türkiye’de faaliyet gösteren ve aday olabileceğini düşündüğünüz firmalar listelenir. Ekip içerisinden bir alternatif firma sunan olduğu taktirde mutlaka listeye bu aşamada eklenmelidir. Bundan sonraki sürece ilk eleme süreci diyebiliriz.
Proje yöneticisi ve seçilecek diğer iki kişi birlikte ilgili firmalarla temasa geçerek hem doküman talebinde bulunur hem de gerek yüz yüze gerekse telefonda genel soru listesine istinaden sorulan soruların yanıtlarını alır. Daha sonra yapılacak ortak toplantıda ilk elemelerin yapılabilmesi için bu bilgiler özet birer rapor/tabloya çevrilirler. Genel soru listeleri “var/yok” benzeri sade ve net sorular içerdiğinden tablo halinde bir sonuç son derece açıklayıcı olacaktır.
Sorular aşağıdaki maddeleri de sorgulayıcı nitelikte olmalıdır:
- Yazılımın geçmiş referansları (Türkiye ve uluslararası) firmanızın gelecek en az on yılına ışık tutacak tecrübeyi gösterebiliyor mu? Ayrıca ölçek de önemli bir konudur. Yazılımcı firmanın, sizin ölçeğinizde bir firmanın ihtiyacını karşılayabilmesi son derece önemlidir.
- Yazılımın teknolojisi/mimarisi modern bir yapıya mı sahip yoksa yeni teknolojilerin gerisinde mi kalmış? Kullanılmayacak bile olsa gelecek ihtiyaçlar gözetilerek mobil/web gibi teknolojiler mutlaka sınanmalıdır.
- Yazılım zorunlu değişiklikleri adapte etmeye ne kadar imkan veriyor?
- Olmazsa olmaz dediğiniz modüllerin hepsi var mı?
Tüm aday firmaların özet raporları hazırlandıktan sonra ilk eleme için firmadaki sorumlu kişiler bir araya gelerek raporları incelerler. Hedef minimum 3 firma, maksimum 6 olacak şekilde aday firmaları elemektir.
3- Sunum Talepleri
İlk elemeden geçmiş firmalar proje yöneticisi tarafından davet edilerek hem bilgi verilir hem de yazılım ile ilgili sunum talebinde bulunulur.
Daha iyi ve hedef odaklı bir sunum alabilmek için her bir adaya firmayı tanıtmak, süreçlerden bahsetmek, mümkünse bir saha ziyareti yaptırmak son derece faydalı olacaktır. Yine detaylı soru listeleri talep edilen sunumdan önce aday firmaya verildiği taktirde daha sonuç odaklı bir sunum gerçekleştirilebilir.
Sunum için minimum 1 tam gün planlanmalı ve tüm sorumluların eksiksiz katılımları sağlanmalıdır. Sunum sonucunda değerlendirmeniz şuna yönelik olmalıdır:
- Detaylı soru listesinde de sormuş olduğunuz süreçsel sorunların ne kadarı standart yazılım ile çözülebiliyor?
- Firma sizi ne kadar anlayabilmiş, sunum size ne kadar hitab ediyor?
- Mevcut uygulamada çözümü olmayan konulara alternatif çözümler sunulabiliyor mu?
- Sorulan sorulara ne netlikte yanıtlar alınabiliyor?
Her bir sunum tamamlandıktan sonra 1-2 saatlik bir toplantı ile tüm sorumlular bir araya gelip listenin üzerinden geçerek bir değerlendirme yaparlar. Tüm sunumlar tamamlandıktan sonra ayrı bir toplantıda tüm değerlendirmelerin özetleri tekrar gözden geçirilerek herkesten bir sıralama istenir. Tamamen ret verilmek istenen bir alternatif varsa bunun ismi ve sebebi talep edilir. Tüm sıralamalar, sonuçlar yazılı hale getirilir ve son değerlendirme için saklanır.
4- Referans Ziyaretleri
Sunumlardan sonra bir seçenek açık ara önde bile olsa aday firmaların referans olarak gösterecekleri firmaları ziyaret etmek ve uygulamayı görmek son derece önemlidir. Burada sorgulanacak konular:
- Yazılımın kullanım kapsamı ve başarısı
- Danışmanların yetkinlikleri
- Uygulamaya geçiş süreci
Yine sunum aşamasında olduğu gibi her bir ziyaretten sonra bir değerlendirme özeti hazırlanır.
5- Teklif Talepleri
Ziyaretlerin paralelinde firmalardan tekliflerini sunmaları talep edilir. Nelerin teklifte dahil edilip edilmediği ve tüm koşullar bu sunumların içerisinde yer almalıdır.
6- Genel Değerlendirme Toplantısı
Ziyaretlerdeki izlenimler ve teklifler de dikkate alınarak bir değerlendirme toplantısı daha yapılır. Her sorumludan bir sıralama yapılması istenir.
- Eğer tek firma üzerinde yoğunlaşılmışsa %90 oranında çözüme yaklaşılmış demektir. Ancak ne kadar büyük oranda kabul görürse görsün %1’lik çekince dahi olsa bu konular sözleşme aşamasından önce mutlaka ilgili firma ile paylaşılmalıdır.
- Eğer 2-3 firma üzerinde bir yoğunlaşma varsa her bir sorumluda : “Neden diğer yoğunlaşılan firmalar değil” sorusunun yanıtları yazılı olarak alınır.
Örn: A firması değil çünkü şu tip işlemleri yapmaya imkan tanımıyor gibi.
Kalan bu 2-3 firma için firma yetkililerini tekrar çağırıp gerekirse onlardan bu çekince konularının daha fazla değerlendirileceği ikinci birer demo talep edilebilir. Bu şekilde yanlış ya da eksik bilgilenmeden oluşmuş çekinceler ortadan kaldırılabilir.
Sonuç olarak herkesin birinci sıraya aynı firmayı koyması her zaman olabilecek bir şey değildir. Önemli olan sorumlu birinin kesinlikle kullanılmaz demiyor olmasıdır. Bir yazılım ortak toplantıda nihai durumda diğerlerine göre yüksek bir oy almışsa ve hiç kesin ret görmemişse (kesin redlerin sebepleri sorgulanmalıdır) artık alımla ilgili süreç başlayabilir.
Daha önce belirtildiği gibi seçimde %99’luk bir çoğunluk dahi sağlanmış olsa %1’lik çekimserlik konuları firma yetkilileri ile sözleşme aşamasından önce akıllarda soru işareti kalmaması adına paylaşılmalıdır.
Göksel Sanbay
