ERP HABER – ERP yazılımları birçok sektörde firmaların iş süreçlerini yönetmede kullandığı en etkili aracıdır. Ancak inşaat sektörüne gelindiğinde durum biraz farklı gözükmekte. Başlangıçta ERP yazılımlarının daha çok seri üretim firmalarına hitap etmesi, inşaat sektörünü genellikle kendi geliştirdiği yazılımlara yada sektöre özel çözümlere yöneltmiş durumda.
Zaman içerisinde inşaat sektöründeki gelişmeye paralel olarak iş süreçleri de daha karmaşık, yönetilmesi çok daha zor bir hal almaya başladı. Tabi bu durum yazılım alt yapısından beklentileri de arttırdı. Bu ihtiyaca genellikle yazılımlara yapılan yamalar, yada eklenmeye çalışılan küçük yazılımlar ile çözüm arandı. Ancak tüm bu çabaların sonucunda genellikle bitmek bilmeyen yazılım projeleri, bütçesinin üzerinde harcamalar ve bıkkınlık veren bir çalışma süreci yaşanmakta ve malesef tüm bu çabaların sonucunda genellikle istenilen verime de ulaşılamamaktadır. İstenilen veriye doğru zamanda ve eksiksiz ulaşmakta sıkıntılar yaşanmakta buda beraberinde karar almayı güçleştirmektedir.
Diğer taraftan aynı süreç içerisinde ERP yazılımları büyük bir gelişme gösterdi. Özellikle proje tabanlı endüstrilere odaklanan yazılımlar artık inşaat sektörünün günümüz ihtiyaçlarına cevap verecek olgunlaşmış çözümler sunmakta.
İnşaat sektörünün bugünki ihtiyaçlarını ve beklentilerini göz önüne aldığımızda, ERP yazılımlarının da geldiği noktayı düşündüğümüzde aslında ERP yazılımlarının sektörde çok daha etkin bir rolü olabileceğini görüyoruz. Bu yazıda temel olarak aşağıdaki soruya beraber cevap arıyor olacağız;
Sizce de İnşaat Sektörü için ERP yatırımının vakti gelmedi mi?
İnşaat Sektörü Dinamikleri
Elbetteki karar vericiler için yazılım alt yapısını değiştirmek ciddi bir karar ve kurumsal kimlik adına yapılacak ciddi bir yatırım. Böyle bir kararı verebilmek için öncelikle sektörün dinamiklerini ve kritik etkenleri iyi anlamak gerekli. Herşeyden önce inşaat sektörü proje tabanlı çalışan bir endüstridir ve bu nedenle diğer üretim endüstrilerinden çok faklı iş süreçlerine sahiptir . Oluşturulmaya çalışılan her ürün aslında yeni bir projedir. Kimi zaman aynı kimi zaman farklı kaynaklar ile planlanabilen, bazı noktalarda standartlaşabilen ancak bi çok noktada proje bazlı özelleşen iş süreçlerine sahip bir yapı içermektedir.
Farklı coğrafyalarda yer alabilen şantiyeler, depolar ve merkezi birimler ile çok lokasyonlu bir yapıya sahip olan sektörde tüm bu birimlerin koordinasyonu da ciddi bir önem taşımaktadır. Üstelik birçok projede çok sayıda alt yüklenici ile çalışılmaktadır. Buda sadece birimler arası koordinasyon değil aynı zamanda müşteri, ana yüklenici ve alt yükleniciler arasında da bir koordinasyonun sağlanması gerekliliğini ortaya koymaktadır. Tabi tüm bu yapı da iş programının oluşturulması ve daha önemlisi takibi konusunda sıkıntılara yol açmaktadır.
Çoğu kez uzun proje süreleri (özellikle değişken ekonomik yapılarda) bütçeleme ve maliyet takibinde isabetli tahminlerin yapılmasını zorlaştırmaktadır. Bununla beraber birçok firma farklı büyüklüklerde makina parklarına sahiptir ve bu makinaların bakım&onarım süreçleri, yakıt giderleri ve sigorta,amortisman gibi giderlerinin takibi birçok sektörden çok daha kritik bir önem taşımaktadır.
Sektörün bu yapısal özellikleri ile artık kullanılmakta olan yazılımlar kapasitelerini doldurmakta ve bahsedilen süreçlerin planlanmasında ve takibinde sikıntılara yol açmaktadır.
Peki tüm bu sıkıntıların doğuran ve artık kullanılmakta olan yazılımları çaresiz bırakan etken nedir?
Temel problem zaman içerisinde sektörün gelişmesi, artık firmaların daha çok sorumluluk alması ve birçok iş sürecini aynı anda yürütmesidir. Buda artık inşaat şirketlerinin iş süreçlerinde entegre olmasını beraberinde getirmektedir. Kullanılmakta olan geleneksel yazılımlar belki kendi süreçlerinde nispeten ihtiyacı karşılayabilmektedir ama tam da bu noktada yani entegrasyona ihtiyaç duyulduğunda malesef çaresiz kalmaktadır.
İnşaat firmaları artık entegre peki ya yazılım altyapısı?
Firmanızın organizasyonu yapısına baktığınızda bir çok farklı deparmanınızın olduğunu ve tüm bu departmanların farklı yazılım alt yapılarını kullandığını göreceksiniz. Muhasebe departmanı bir muhasebe programı kullanmakta, planlama departmanımız ayrı bir planlama yazılımı kullanmakta, keşif departmanı farklı formattaki çalışma sayfaları ile işini yürütmeye çalışmakta, yine makina bakım departmanı kendi takibindeki çalışma sayfalarından yararlanmakta ve belkide satınalma departmanı kendi yazdığınız bir yazılımı kullanmaktadır.
Peki finansal bir rapor almak istediğimizi düşünelim. Birçok noktadaki bu özel çözümlerin uzun süreçler alan çalışmalar ile birleştirirmeye çalışırız. Pek çok kez verinin yetersizliği ve tutarsızlığı nedeni ilede belirli tahminler ve kabukller yaparak bir takım sonuçlara ulşamaya çalışırız. Bir hakediş hesaplaması yapmak istediğimizde kaç kez verileri düzenlemek ve belirli rakamları tutturmaya çalışmak zorundayız? Ancak tüm bu çalışmaların sonucunda elde edebileceğimiz proje karlılığı ne kadar güvenilir ve ne kadar güncel olacaktır?
İstenen gerçek zamanlı verinin tüm bu farklı yazılım alt yapılarının verimsiz bir şekilde birleştirilmesi ve istenen zamanda bir türlü yetiştirilememesi, birçok sektörde yöneticiler için ciddi memnuniyetsizlikler oluşturmaktadır. Çözüm biribirinden bağımsız çalışan bu departmanları biraraya getirebilecek ve aynı veritabanı üzerinde çalışan bir ERP yazılımından geçmektedir. Tüm bu departmanları tek bir kurum verisi anlayışında tek bir platformda buluşturmakla projenin finansal ve operasyonel pencerelerinden gerçek zamanlı verilere ulaşmak mümkün olabilir.
Bu tip platformlar maliyet-fayda değerlendirmeleri için kritik önem taşımaktadır. Geleneksel olarak taşeron yada saha mühendisleri yapılan işi çıkartır, muhasebe departmanı da faturaları inceleyerek bir maliyete ulaşmaya çalışır. Ancak bu iş ciddi bir zaman ve çaba gerektirir. Üstelik bir problemin düzeltilmesi gerektiğinde belki de sorumlu olan kişi bundan haberi olan son kişi olacaktır. Ancak tüm bu değerlendirlemeler ERP tabanlı bir sistem ile yapılırsa istenilen herhangi bir zamanda sağlıklı finansal verilere ulaşılabilir. Bu, sürecin öngörü ve tahminler yerine gerçek zamanlı ölçüm değerlerine dayalı iş ilerlemelerinin hesaplanmasından elde edilmesini sağlar.
Şantiye Dışı İnşaat Faliyetlerinin yönetimi
Ancak artık inşaat sektörü denilince yanlızca şantiye faaliyetlerine odaklanmamamız gerekir. Bir projede artık bir ana yükleniciye bağlı birçok alt yükleniciden bahsedebilmekteyiz. Bazı alt yükleniciler üretimlerini inşaat dışında fabrika ortamlarında gerçekleştirip, iş programına gore şantiyelere ulaştırarak montajını yapmaktalar. Elektronik yada mekanik ekipmanlar modüler olarak şantiyelere aktarılmakta ve montaj aşamaları şantiyelerde yapılabilmektedir. Benzer şekilde taş ocakları ve beton santrali gibi üretim tesislerinin çıktıları da şantiye dışında üretimleri gerçekleşen ve şantiyelerde kullanılan malzemeler olarak gösterilebilir. Ancak tüm bu üretim ihtiyaçları yine de şantiyelerden oluşmakta ve nihayetinde şantiyelerde sonlanmaktadır.Fabrikasyon üretimi gibi gözüken bu süreçlerde aslında projeler ile ilişkilidir. Dolayısı ile bu tarz üretim yapan tesislerde projeler ile entegre yapıda çalışacak yalın ERP yazılımlarını tercih etmelidir.
İnşaat süreci ve sonrasında devam eden varlık yönetimi
Sektörde yaygın çalışma modellerinden birisi de yap-işlet yada yap-işlet- devret modelleridir. Bir inşaatın yapımı ile oluşan varlığın işletmesi birbirinden tamamen ayrı faaliyetler gibi gözüksede aslında birçok noktada ilişkili süreçlerdir. Yap-işlet tabanlı modeler ile çalışan firmalar için devam eden inşaatlar aslında henüz bitmemiş varlıklardır.
İnşaat sektöründe oluşan bu yapılanma yeni bir sistem anlayışına ihtiyaç duymaktadır. Bu sistem İnşaat ve varlık yönetimi gibi ik ayrı proses yerine çok daha dinamik iş sistemleri öngören ürün yaşam döngüsüdür. Bu yaklaşım dizayn,inşaat,bakım ve sonuç olarak hizmetten çıkartma süreçlerini içermektedir.
Bu çözüm yaklaşımı inşaat firmaları için müşteri değişikliklerine daha çabuk cevap vermeyi ve tüm inşaat süresince varlık ve işletme yönetimini de içermektedir. Bu tarz çalışan inşaat şirketlerinde hem inşaat, hemde varlık yönetimi aşamalarında yüzlerce çeşitli operasyonlar için bir çok altyüklenici ve tedarikçi ile çalılışabilmektedir. Geleneksel yöntemler ile karşılaştırıldığında ERP çözümleri çok daha yüksek standartlar oluşturmakta ve daha etkin bir hizmet sunmaktadır.
Aynı şekilde yapı sahipleride bu bütünleşik ERP yaklaşımından fayda sağlayacaklardır. Yapının her bir aşamasındaki belki yıllar sonrasında gerekecek tüm verilere ulaşılabilinmesini sağlar. Dolayısı ile yapı için planlı bakımlar yürütülebilir, yedek parça listelerine ulaşılabilir. Bir planlı bakım yada arıza için servis yapılması gerektiğinde bir PDA cihazı ile yapının ilgili elementi ile ilgili tüm verilere anında ulaşılabilinir. Bu çok daha kısa servis süreleri ve çok daha kaliteli bir servis anlamına da gelmektedir. Bu bütünleşik yaklaşım yıllar boyunca daha verimli finans,üretim ve kalite çıktıları anlamına gelmektedir.
Peki İnşaat Sektörü için ERP yazılımları tam olarak ne sağlamaktadır?
ERP sistemleri öncelikle tüm departmanları aynı yazılım platformu üzerinde tekbir veritabanında buluşturmaktadır. Her departman sanki kendi yazılımı ile çalışıyormuş gibi kendi süreçleri için hazırlanmış ekranlar üzerinden çalışır. Ancak oluşan tüm veriler kurumsal kimlik anlayışı ile tekbir ortak dilde değerlendirilir. Her bilgi kaynağında bir kez tanımlanır ve tekrar tekrar aynı bilginin farklı departmanlarda girişinin önüne geçilmiş olur. Tüm bu yapılanmanın sonucunda istenilen raporlara anında ulaşmanızı sağlar. Üstelik çıkan raporlar güncel ve tamamen güvenilir raporlar olacaktır.
Şantiyeler,depolar,merkezi birimler ve hatta müşteri ve tedarikçileriniz ile ERP sistemi üzerinden entegre olarak zaman kayıplarının önüne geçmenizi, ve oluşabilecek problemleri henüz oluşmadan farkedip önlem alabilmenizi sağlayacaktır.
Sonuç olarak ERP yatırımı kurumsal bilgi anlayışının oluşmasını sağlayarak, süreçlerinizin çok daha etkin yönetilmesini sağlayacak, her seviyede istenilen raporlara güncel ve çaba sarfetmeden ulaşmanızı sağlayacak ve pazardaki fırsatları değerlendirmenizi sağlayacaktır.
Nasıl bir ERP almalıyım?
Bir ERP yatırımı yapmak istediğinizde piyasadaki ERP yazılımlarını nasıl değerlendirmeniz gerekli? Öncelikle firmamızın 5 yıl önceki durumu ile şu andaki durumunu bir düşünelim. Muhtemelen farklı yapılanmalar ve farklı iş süreçleri karşımıza çıkacaktır. Zaten elimizdeki yazılımları çaresiz bırakan da aslında bu değişimdir. Öyleyse alacağımız yazılım bugünki tüm ihtiyaçlarımızı karşılamakla kalmamalı aynı zamanda gelecek ihtiyaçlarımıza da cevap vermeil. Bu durumda aradığımız yazılım hem süreçlerinizi ele alışı ile hem de yazılım alt yapısı ile dinamik ve değişime açık bir yazılım olmalıdır.
Öte yandan inşaat sektörünün proje tabanlı bir endüstri olduğunu düşünürsek, ERP yazılımının da proje tabanlı endüstriler için proje tabanlı çözümleri olmalıdır. Standart üretim modelleri olan bir ERP yazılımı ile bu sorunu çözmeye çalışmak, size yine bitmeyen ve verimsiz yazılım projeleri olarak geri dönecektir.
Bir diğer önemli kriter ise yazılımın kullanım kolaylığı olmalıdır. Merkez ofis, şantiyeler ve depo yapılanmalarını düşündüğümüz zaman bilgisayar yatkınlığı konusunda farklı seviyelerdeki insanları aynı platformda buluşturmak istediğimizde yazılımın tüm seviyelerdeki kullanıcılara hitap etmesi önemlidir.
ERP seçimi bir çok seçim kriteri olan ciddi bir süreçtir. Ama yukarıda bahsettiğimiz temel kriterleri sağlayan bir ERP yatırımı yaptığınızda bunun amaçlarınıza hizmet edeceğinden , geri dönüşümü olan bir yatırım olacağından emin olabilrsiniz.
Son olarak;
İnşaat sektörünün günümüzde geldiği noktayı, bu noktadaki problemlerini ve mevcut yazılımlar ile harcanan çabayı ve elde edilen sonuçları bir kez daha düşünelim. Öte yandan ERP yazılımlarının sunduğu fırsatları da aklımızda tutalım ve yazımızın başında sorduğumuz şu soruya kısa bir cevap verelim;
“İnşaat sektörü gelişiyor. ERP yazılımları gelişiyor. İnşaat firmalarının ERP’ye geçmesi için bundan daha iyi bir zaman olamaz”
Yazar: Serdar Aksoy, IFS Proje Yöneticisi
