Çalışanlarınız her gün rutin faaliyetler yürütüyorlar. abas İş Süreçleri Yönetimi (BPM) ile bu günlük faaliyetler, tüm işletme genelinde geliştirilebilir, standartlaştırılabilir ve entegre edilebilir. Standardize edilmiş iş akışları sayesinde işlem süreleriniz düşer, hatalar azaltılır, sorumluluklar geliştirilir ve peşi sıra devam eden güvenilir süreçler garanti edilir. Ayrıca, abas BPM kullanıcı dostudur ve bireysel iş akışlarının herhangi bir programlama bilgisi gerekmeden sezgisel olarak modellenmesi, otomatikleştirilmesi ve izlenmesi için grafiksel bir araç sunar.
Günümüzde bütün işletmeler, global rekabet, maliyetleri düşürmek ile ilgili müşterilerden sürekli olarak gelen baskılar ve kalite ile ilgili artan taleplerle karşı karşıyadır. Sonuç olarak, şirketler rekabet avantajı elde etmek için süreçlerini ve iş akışlarını sürekli olarak optimize etmelidir. Hem bugün hem de yarın başarılı olabilmek demek, daha fazla esneklik, daha düşük maliyet ve daha yüksek kalite ile daha hızlı hareket edebilme ve çalışabilme kabiliyetine sahip olmak anlamına gelmektedir. Verimli süreç kontrolü bu hedefe ulaşmanızda size yardımcı olabilir ve abas BPM, daha akıllıca çalışabilmeniz için ihtiyacınız olan verimlilik aracıdır.
Geçtiğimiz günlerde, abas BPM aracının geliştirilmesi ve implementasyonu çalışmalarında yer alan Nicolas Dormont ve Milad Shah ile bir söyleşi gerçekleştirdik. abas BPM’in sizin gibi organizasyonlara sunduğu avantajlar ile ilgili söyleyecekleri çok fazla şey vardı. İşte onlardan bazıları:
1. Verimliliğin ve entegrasyonun BPM ile sağlanması
abas BPM aracı, işletmelerin pek çok açıdan daha iyi çalışmasına yardımcı olur. Milad Shah abas BPM’i, “Kullanıcıların, bir satış siparişinin veya satınalma siparişinin oluşturulması gibi, bir iş sürecini başlatabildiği ve sonrasında da bu iş sürecine bağlı olarak standart bir yoldan ilerlemelerini sağladığı bir iş akışı aracı.” olarak tanımlıyor. İş akışları, süreç boyunca netleşen termin tarihleri ve onay süreçleri ile gerçekleşir. Shah bunu şöyle açıklıyor; “Örneğin, her zaman belirli bir noktada onaylanması gereken bir satış siparişi varsa, BPM aracı bunu açıkça gösterir ve her daim aynı yolu izler.”
Standardizasyonun faydaları, daha fazla kesinlik, daha az hata, daha açık sorumluluk, daha kolay uyumluluk ve daha yüksek verimlilik içerir. Analitik fonksiyon ile işletmeler aynı zamanda, süreçlerinin ne kadar etkili/verimli olduğunu görebilir ve iş akışlarının üretkenliğini optimize etmek için değişiklikler yapabilirler.
abas BPM, iş akışlarınızı tüm organizasyonunuza sorunsuz şekilde entegre eder. Nicolas Dormont’un da açıkladığı gibi, “abas BPM, yalnızca iş akış sürecinizi belgelemekle kalmaz, aynı zamanda süreçleri standartlaştırır ve bütün işinizle entegre eder.” Böylece, iş akışlarını optimize etmenin yanı sıra, bu akışları şirket genelinde de şeffaf bir şekilde birbirine bağlar. Bu da organizasyonel verimliliği arttırır.
2. Kontrolün ve izlenebilirliğin sağlanması
Standardize edilmiş iş akışlarına şeffaflığın da eklenmesiyle birlikte üreticiler, çalışanlarını yapmaları gereken işlerle ilgili sorumlu kılma noktasında daha fazla kontrole ve kapasiteye sahip olurlar. BPM aracı, her süreci zaman düzleminde mantıksal olarak bağlı olan belirli bölümlere ayırır. Her bileşen görevine bir termin tarihi ve öncelik tanımlanır, bu görev daha sonra bir çalışana veya bir işleme grubuna atanır ve bu kişiler neyi, ne zaman yapmaları gerektiği ile ilgili hatırlatma bildirimleri alırlar. Yeni geliştirilen Analitik Kontrol Paneli sayesinde ise, yöneticiler bekleyen iş akışları ve bu iş akışlarının durumlarıyla ilgili görüntüleme yapma imkanına sahip olurlar. Böylece, yöneticiler yalnızca birkaç tıklamayla, her bir adım için harcanan işlem sürelerini kolayca değerlendirebilirler. Dormont bunu şöyle ifade ediyor; “abas BPM ile sürecin başından sonuna kadar her adımında ne yaptığınızı kontrol edebilirsiniz.”
Dormont, “abas BPM aracı iş planlaması noktasında da büyük bir yardımcıdır.” diye ifade ediyor ve ekliyor; “Esas olan süreçlerinizi bütünüyle ortaya koymaktır. Böylece, bu süreçleri çok daha verimli bir hale getirebilir ve optimize edebilirsiniz.”
Bu araç, atanmış görevler ile ilgili kullanıcıları sorumlu tutabilme noktasında da yöneticilere kesin bir yol sunar. Shah şöyle açıklıyor; “Kullanıcılar kokpit ekranlarından kendilerine atanmış görevleri görürler. Bu görevleri yerine getirmeleri için belirli bir termin süreleri vardır ve bu süreler de aynı şekilde kokpit ekranında görünür. Atanmış görevlerin tamamlanma süreleri sistemde tutulduğundan dolayı kullanıcılar aksiyon almak açısından daha motivedirler. Yöneticiler, hangi noktalarda darboğazların olduğunu ve belirli görevlerin neden uzun sürdüğünü görüntüleyebilirler. Yani BPM aracı, izlenebilirlik, entegrasyon ve görüntülemeye olanak tanır. Eğer bir süreç herhangi bir sebepten ötürü gereğinden fazla sürüyorsa, yöneticiler bunu hızlı bir şekilde fark edebilir ve iş akışını tekrar verimli hale getirmek için değişiklikler yapabilirler.”
3. İşbirliğinin sağlanması
BPM’in standardizasyonu hem süreçleri oluşturan hem de uygulayan kullanıcıların birlikte verimli bir şekilde çalışmasına olanak tanır ve bu standardizasyon, BPMN 2.0 standardını denetleyen üçüncü parti bir organizasyon tarafından yönetilir. Ancak BPM standartları sistemlerin de ötesine geçer. Shah, “Söz konusu olan BPM standardıysa ve eğer şirketiniz farklı bir iş akışı aracı seçerse, o tasarımı yeni sisteminize de aktarabilirsiniz.” diye açıklıyor. BPM standardizasyonu, içeri veri alma ve dışarıya veri aktarma imkanı sunar.
Shah, şöyle devam ediyor; “BPM aracı, yalnızca yönetici kadrosuna iş akışlarını tasarlama yeteneği vermez, aynı zamanda tasarlanan iş süreçlerini ERP sisteminde gerçekleştirecek olan son kullanıcılar için de bu işlemleri basitleştirir. Tasarımın sadeliği hem süreci oluşturan hem de uygulayan kullanıcılarının projeyi beraber yürütmelerine olanak tanır.” abas BPM, çok sayıda uluslararası lokasyona ve stratejik ortağa sahip işletmeler için uygun entegrasyonu ve iş birliğini destekler.
Farklı ve daha iyi bir iş akış yönetimi aracı
Hem Dormont’a, hem de Shah’a yeni abas BPM aracı ile eski abas İş Akışı aracı arasındaki farklılıkları sorduk. Dormont; “Yeni aracımız bulut tabanlı ve daha iyi ölçeklenebiliyor.” diye ifade etti ve ekledi; “Daha yeni ve daha kolay yazılım iskeletleri kullanmak için kullanıcı arayüzünü kontrol eden birçok program bölümü üzerinde tekrar çalıştık.”
Dormont, özellikle kullanıcıların yeni aracı daha kolay benimseyip konfigüre edebilmeleri noktasına dikkat çekiyor; “Yeni BPM aracı akıllı bir menüye sahip, böylece herkes tarafından kolayca kullanabilir. BPM’e sadece bir görev vermeniz yeterli. Hemen akabinde ilgili ekranı açar ve siz bütün etkileri görebilirsiniz. Bu nedenle oldukça kolay ve otomatiktir.”
Peki, abas BPM bugüne kadar nasıl geri bildirimler aldı? Shah’ın, bu soruya coşku ile verdiği cevap, “Herkes BPM’i istiyor. Aracın demosunu gören herkes sunduğu değeri hemen fark ediyor. Yeni BPM aracını kullanarak birkaç projeye başladık ve talepler de giderek artıyor.” şeklinde oldu. Nicas Dormont ve Milad Shah ile yaptığımız söyleşiden de açıkça anlaşılan şu ki; abas BPM aracı kullanıcılara ve işletmelere, özellikle de iş akışı standardizasyonu, şeffaflık, izlenebilirlik ve entegrasyon ile ilgili muazzam bir değer sunuyor. İş süreç yönetimi bugüne kadar hiç abas BPM’le olduğu gibi hızlı ve önemli olmamıştı.
