ERP HABER – Microsoft Türkiye Ürün Müdürü Onur Görür, döküman yönetimi ile ilgili sorularımızı yanıtladı.
Kurumsal içerik yönetimi kavramı hakkında neler söylemek istersiniz?
Bilginin yaşam döngüsü özellikle son yıllarda kurumlarda önem kazanmaya başlayan bir kavram olarak ortaya çıkıyor. Günümüzde dünya genelinde, yasal zorunluluklardan kaynaklanan bazı nedenlerle, belgelerin saklanması, arşivlenmesi ve hatta belli bir süre için korunması gibi zorunluluklar gündeme geldi. Bu arada bilginin daha sağlıklı ve etkin yönetimi için de bazı standartlar ortaya çıkmaya başladı. Dolayısıyla bugün bilginin kendisi, kurum genelinde bireylere oranla daha uzun bir yaşam döngüsüne sahiptir.
Bilgi ve doküman akışını etkin bir şekilde yönetmek ve bundan değer yaratmak için Kurumsal İçerik Yönetimi gerekmektedir. Bilgi hacimlerini fazlasıyla genişleten, fikri sermayelerinin üretimi ve korunmasını sağlayıp kendilerini farklılaştırma yolunda ilerleyen kurumlar için Kurumsal İçerik Yönetimi artık stratejik bir zorunluluk haline gelmiştir. Doküman, kayıt ve fiziksel arşiv yönetimi, iş akışı, web içeriği yönetimi ve birlikte çalışma çözümleri bu kavramın çatısı altında toplanmaktadır.
Son bir kaç senedir içerik yönetimi çözümlerinde bir konsolidasyona gidildiğini ve yazılım sektöründeki öncü firmaların içerik yönetimi çözümlerini satın alma yoluna gittiğini görmekteyiz. Gelişen içerik yönetimi pazarında temel doküman yönetimi ve birlikte çalışma çözümleri gibi içerik yönetimi bileşenleri de tüm çözümlerde bir standart haline gelmiştir. Kendini rakiplerinden farklılaştırabilen çözümleri incelediğimizde bunların farklı sektörlere hitap edebilen, diğer iş çözümleri ile entegre çalışabilen ve çalışanların nerede olursa olsun aradığı içeriğe erişebildiği çözümler olduklarını görmekteyiz.
Türkiye’de özellikle KOBİ seviyesindeki kurumları bu konuda nasıl değerlendiriyorsunuz?
Türkiye’de de dünyadaki eğilime paralel olarak kurumların içerik yönetimi çözümlerine gösterdikleri talep her yıl artmaktadır. Bu artışın altında, temel içerik yönetimi işlevlerine düşük maliyetlerle sahip olunabilmesi yatmaktadır. Türkiye’de yeni başlayan içerik yönetimi sistemlerine geçiş sürecinin özellikleri, ülkemizdeki pazarın dünyaya göre daha hızlı büyüyeceğini ortaya koymaktadır.
Bu potansiyelin en önemli nedenlerinden biri, ekonominin temelini oluşturan KOBİ’lerin bu işin henüz başında olmalarıdır. Bu kuruluşların finans ve muhasebeden, insan kaynaklarına ve bilgi yönetimine kadar pek çok alanda bilişim teknolojilerini şimdikinden daha etkin kullanmaları gerektiği açıktır. Günümüzün rekabet koşulları, KOBİ’leri üretim ve iş süreçlerinin maliyetlerini düşürmeye, verimliliklerini sürekli artırmaya ve büyümeye zorlamaktadır. Büyüme ise kurumsal iletişim çözümleri, grup çözümleri, mobil çözümler, kalite sistemleri ve doğal olarak güvenilir bir bilişim altyapısı gerektirmektedir. Öte yandan, maliyet düşürme baskısı da üretim planlaması, satış yönetimi ve müşteri ilişkileri yönetimi gibi alanlarda bilişim çözümlerini öne çıkarmaktadır.
Microsoft Türkiye Anadolu’yu sürekli dolaşarak KOBİ’lerle toplantılar düzenlemekte, bilişim çözümlerinin onlara sağlayacağı değeri anlatmaktadır. Zaten rekabet koşulları da bu kuruluşları aynı yönde adım atmaya zorlamaktadır. Hükümetin, meslek kuruluşlarının ve özel sektörün bu tür çalışmalar yapması, KOBİ’lerin bilişim çözümlerini ve bu arada Kurumsal İçerik Yönetimi çözümlerini daha fazla benimsemelerine yardımcı olacaktır.
KOBİ’lerin düşük maliyetlerle bu çözümlerden faydalanmaları İnternet üzerinden verilen hizmetlerin çoğalmasıyla daha da artacaktır. Microsoft olarak çözümlerimizin hem kurum içinde kurulan hem de İnternet bulutu üzerinden hizmet olarak verilebilecek sürümlerini sunuyoruz. İnternet üzerinden hizmet sağlayan firmalar bu çözümleri İnternet üzerinden KOBİ’lere sunarak her ölçekte işletmenin bunlardan faydalanmalarını sağlamaktadır.
Doküman yönetimi ile ilgili çözümleriniz neler?
Microsoft olarak sunduğumuz doküman yönetimi, iş akışı, kurumsal arama ve web içeriği yönetimi çözümlerimiz temel olarak Microsoft Sharepoint Server 2007 ve Office System 2007 ürünleri ile karşılanmaktadır. Bunların yıllık büyüme rakamlarına baktığımızda dünyadaki içerik yönetimi büyüme oranının 2 katına ulaştığını görmekteyiz.
Kurumsal İçerik Yönetimi’nin uygulanabilir bir çözüm olabilmesi için öncelikli beklenti, kullanımın ve kullanıcı adaptasyonunun kolay olmasıdır. Bu kolaylığı da kullanıcıların zaten tanıdıkları ve çok fazla eğitim gerektirmeyen araçlar ve arayüzler sağlar.
Microsoft, 2007 Office Sistemi içerisinde, bu eğilime uygun yenilikler yapmıştır. Örneğin kullanıcı artık bir dokümanı, Office uygulamaları içindeki bir menüden, Microsoft’un Kurumsal İçerik Yönetimi sistemi olan Microsoft Sharepoint Server’a aktarabilmekte ve iş akışına sokabilmektedir.
Bu alanda bir başka yeni ve önemli eğilim, arşivleme tarafında, doküman havuzlarındaki dokümanların istenen arşiv tiplerine dönüştürülüp, arşiv havuzlarında tutulabilmeleridir. Elbette bu arşivlenmiş dokümanların arşive girer girmez hayat döngülerinin belirlenebiliyor olması da bu eğilimin önemli bir parçasıdır.
Çalışanların kurum içindeki bilgiye çabuk erişebilmesi ve kendi ürettikleri içeriğin kurumdaki diğer insanlar tarafından da kullanabilmesi ancak sağlıklı bir teknoloji altyapısıyla mümkündür. Bu çerçevede Microsoft Office System yazılımlarıyla gelen çok sayıda işlev, çalışanların her türlü bilgiyi rahatça yorumlamalarını ve kendi analizlerini zengin bir şekilde “kağıda” dökme olanağı verirken, bu verimlilik yazılımları, bilgilerin paylaşımını ve ekip çalışmasını da son derece kolaylaştırmaktadır.
Microsoft KOBİ’lerin başarısı için hayati öneme sahip pek çok bilişim çözümünü bu şirketlerimize sunuyor. Microsoft Türkiye olarak KOBİ’lerin büyümesine ivme kazandıran portal çözümlerine büyük önem veriyoruz. Günümüzde şirket verimliliği ve başarısı bilgiyi hızlı ve doğru bir şekilde paylaşabilmekten, bilgileri kolayca bularak kullanabilmekten geçiyor. Bu alanda varolan pek çok çözüm bazen bir portal, bazen bir doküman yönetimi ve bazen de arama fonksiyonları ile ön plana çıkıyor. Microsoft olarak bu alanda tüm bu ihtiyaçları bir arada karşılayan SharePoint Server ve KOBİ’ler için geliştirilmiş Microsoft Small Business Server çözümlerimiz ile kuruluşlarımızın ihtiyaçlarını karşılıyoruz.
Doküman yönetimi açısından planlanan yatırımlarla ilgili neler söylemek istersiniz?
Böyle bir yatırıma başlayan kurum, bugünkü olduğu kadar gelecekteki ihtiyaçlarını da karşılayacak, kurumdaki herkesin yetkileri doğrultusunda erişebildiği ve kullanım kolaylığı sunan çözümleri tercih etmelidir. Bu bakımdan, uzun vadeli bir perspektif başarı için şarttır.
