30.000 civarındaki kamu kuruluşundan aldığı ilan ve reklamların, 41 ildeki yaklaşık 800 gazetede yayınlatılmasında aracılık eden Basın İlan Kurumu (BİK), kurumsal e-dönüşüm kapsamında başlattığı çalışmalarda ETG Danışmanlığında Microsoft Dynamics ERP çözümlerini kullanıyor.
BİK için devrim niteliğinde sayılabilecek bu projeyle birlikte modern işletmeler düzeyi yakalanmış ve ciddi bir verim elde edilmiştir. Tüm iş süreçlerini elektronik ortama taşıyan kurum, proje bitimi ile birlikte sadece kendi işlerini kolaylaştırmakla kalmamış bunun yanında iş yaptığı ortaklarının da işlerini ciddi oranda rahatlatmıştır.
Basın İlan Kurumu’nun Microsoft Dynamics ERP ile olan serüvenini Bilgi İşlem Müdürü Mahir Doğan ile konuştuk.
Bize ERP seçim süreci hakkında bilgi verir misiniz?
Mahir Doğan: ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımı seçimi için kurumumuz yerli ve yabancı birçok ERP yazılımını detaylı bir şekilde inceledi. Ürünlerin özellikleri ile kurumun ihtiyaçları çok hassas bir şekilde çalışıldıktan sonra kurum için en uygun ürünün Microsoft ERP (Dynamics AX) olduğuna karar verildi.
Yaptığımız bu çalışmalarda bir kez daha anlamış olduk ki; “en iyi” ERP diye bir şey yoktur, kuruma ve ihtiyaçlarına “en uygun” ERP vardır.
Microsoft ERP ile yönettiğiniz süreçler nelerdir?
Mahir Doğan: Süreçlerden bahsetmek gerekirse bunlar;
- Mali İşler (Genel Muhasebe, Maliyet Muhasebesi, Kasa, Banka, Çek, Senet, Müşteriler, Satıcılar, Fon, Kredi)
- Koordinasyon ve İdare (Satınalma, Evrak Kayıt, Kargolama, Sosyal Hizmetler, Stok yönetimi)
- İlan Hizmetleri
- Kontrol Hizmetleri
- Hukuk
- İletişim Hizmetleri
- Şube Yönetimi
- İnsan Kaynakları & Bordro
- Müşteri ve Mevkuteler
Proje ekibi oluştururken nelere dikkat ettiniz?
Mahir Doğan:Projeye başlarken; Genel Müdürlük başkanlığında kurumun her servisinden en az bir personel olmak üzere; sorgulayabilen ve gelişmelere açık kişilerden oluşan 30’dan fazla personel projeye dahil edildi.
Proje Yönetim Süreci hakkında neler söylemek istersiniz?
Mahir Doğan: Seçilen personeller ile ilk olarak bilgilendirme toplantılarıyla ERP projesinden beklentiler paylaşıldı. Projeye katılan personelin kurumun geleceğini inşa etmek üzere seçildiklerini, projenin başarılı olması halinde kurumu daha ileriye taşımak için katabileceği değerler detayları ile anlatılarak katılımcılara vizyon kazandırıldı.
Daha sonra BİK’nun iş süreçleri ayrı ayrı ele almak sureti ile kurum ve ETG firmasındaki danışmanların da katıldığı analiz ve sonrasında tasarım toplantıları gerçekleştirildi. BİK’nun ana faaliyet alanındaki iş süreçleri günümüz şartlarına göre yeniden kurgulandı.
Bir buçuk yıl süren çalışmalar sonucunda mali işler, koordinasyon ve idare, ilan hizmetleri, kontrol hizmetleri, İK (bordro), ve müşteri / mevkute ve şubelerimizin kullandığı iş uygulamaları tamamen yenilendi.
Microsoft ERP sisteminin hayata geçmesiyle elde ettiğiniz faydalardan bahseder misiniz?
Mahir Doğan:Microsoft ERP (Dynamics AX) sisteminin hayata geçirilmesiyle birlikte kamu kurumlarından elden, faksla ya da postayla gelen binlerce resmi ilan dijital ortamdan (Internet üzerinden) alınmaya başlanmıştır.
Proje sayesinde resmi ilan trafiğindeki kâğıt bürokrasisi azalmış, Resmi dairelerden ilanların web ortamında kabul edilmesi ile birlikte kuruma gönderilen ilan ve iş emirlerinde postadan kaynaklanan gecikme veya kayıp ortadan kalkmıştır.
Kâğıt ortamındaki yazının elektronik ortama aktarılmasında kâğıtta oluşan kıvrılmalar, yazının silik olması, yazı üzerinde mühür bulunması gibi olumsuz şartlar sebebiyle ilanların elektronik ortama tam ve etkin olarak aktarılamaması sorunları ve iş kayıpları Microsoft Dynamics Enterprise Portal (EP) ile Internet üzerinden ilanların alınması ile son bulmuştur.
Aynı şekilde İlanların hangi gazeteye dağıtılacağına görevli personelin karar vermesi yerine bilgisayarlar karar vermeye başlamıştır. Böylece daha hesap verilebilir ve şeffaf bir çalışma ile 800’ün üzerindeki gazeteye ilanların dağıtımını bilgisayarlar yapmaya başlamıştır.
Netice itibariyle Büyükşehir yasası ile birlikte hizmet verdiğimiz alan ciddi şekilde artması yanında şube sayımızın 3-4 katına çıkmasına rağmen hizmet verebilecek kapasiteye ve güce ulaşmış bulunmaktayız.
Enterprise Portal(EP) üzerinde oluşturduğunuz B2B (Business to Business) ortamı hakkında bilgi verir misiniz?
Mahir Doğan: Diğer yandan kurumumuz aracılığı ile ilan yayınlayan 800’ün üzerinde gazetenin kuruma gelmek sureti ile yapmış olduğu günlük işlerin tamamı, Enterprise Portal üzerinde oluşturulan B2B (Business to Business) Internet ortamı üzerine taşınmıştır. Bu gazetelerin yayınlayacakları ilanları şubelerimize gelerekten elden teslim almak sureti gazetelerinde yayınlamakta iken şimdi her gazete web üzerinden yayınlayacakları ilanları, iş emirlerini güvenlik önlemleri alınmış Enterprise Portal üzerinden almaya başlamışlardır.
Ayrıca birçok iş kalemlerinde uzmanlık gerektiren ve kişiye bağımlı olarak yürütülen işler bilgisayarlar tarafından yaptırılmak sureti ile daha yönetilebilir bir hal almıştır, kişiye bağımlı olarak iş yapma biçiminden arındırılmıştır. 1961 yılından beri ilanların gazetelerde ne kadar alan kaplayacağına uzmanlaşmış memurlarımız göz kararıyla belirlenirken projenin hayata geçmesiyle birlikte alanlar ile ilgili ölçümlemeleri bilgisayar belirlemeye başlamıştır. Bu sayede standartlık sağlanmış olup hem kamu yararı hem de Kurum’un güvenilirliğine katkı sağlamıştır.
Son olarak ERP Projesinde size destek veren ETG Danışmanlık hakkında ne söylemek istersiniz?
Mahir Doğan: Microsoft Dynamics AX iş ortakları arasında yaptığımız değerlendirmeler neticesinde AX tecrübesine ilaveten, PROJE YÖNETİM OFİSİ (PYO) yapılanması ve canlı geçiş sonrasındaki destek hizmetleri için gerekli olan YARDIM MASASI yapılanması olduğu için ETG DANIŞMANLIK ile çalışmayı tercih ettik.