Kurumsallaşma ve dijital dönüşüm süreçlerini anlatan Pakten Yönetim Kurulu Üyesi Metin Tepe “Nitelikli bir büyüme için kurumsal, şeffaf, izlenebilir, işlerini elektronik ortamda gerçekleştirebilen bir yapıya sahip olmamız gerekiyordu. Bu anlamda gelişimimizdeki en büyük yardımcı caniasERP oldu” diyor.
Güneydoğu Anadolu Bölgesi’ndeki ilk çocuk bezi üreticisi olarak 2000 yılında faaliyete başlayan Pakten, şimdi ürün çeşitliliğini arttırmış, güçlü bir ihracat firması olarak yoluna devam ediyor. Kurumsallaşma ve dijitalleşme süreçlerinin gelişmek için kaçınılmaz olduğunu vurgulayan Pakten Yönetim Kurulu Üyesi Metin Tepe, caniasERP yazılımını kullanmaya başladıktan sonra verimliliklerinin arttığını söylüyor. “caniasERP yazılımı sayesinde doğru bilgiye ulaşma süremiz kısaldı, hata riskimiz ise minimum seviyeye çekildi. Şirket olarak proaktif bir çalışma biçimini benimsiyoruz. Doğru kararlar alabilmek için reflekslerimizin hızlı olması gerekir. Bu anlamda caniasERP’yi gelişmemizde en büyük yardımcı, 12. Adam olarak görüyoruz” diyen Tepe ile kurumsal firmalarda dijitalleşme süreçlerini konuştuk.
Firmanızdan bahseder misiniz?
Pakten Sağlık Ürünleri A.Ş. 1999 yılında kuruldu. 2000 yılında bu yana da faaliyetlerini sürdürüyor. Güneydoğu Anadolu Bölgesi’ndeki ilk çocuk bezi üreticisi olarak yola çıktık. O yıllarda Türkiye’de bu işi bilen, yapan pek kimse yoktu. Bu bölgede Pakten ile birlikte yeni bir ekosistemin başlangıcına öncülük ettik. Bölgemize kaliteli, yerli bir ürünü sunmanın gururunu yaşıyoruz. İhracat faaliyetlerini de başarı ile sürdüren şirketimiz 2006 yılında üretim kapasitesini arttırarak ürün çeşitliliği dönemini de başlattı ve ağırlıklı olarak ihracat yapmaya başladık. Şu anda da yüzde 70 ihracat, yüzde 30 iç pazar için üretim yapıyoruz. Yıllık 1 milyar ped üretim kapasitesine sahibiz. Üretimimiz 24 saat boyunca devam ediyor. Yıllardan beri Türkiye’nin ilk bin ihracatçı firması arasında yer alıyoruz.
ERP yazılımı kullanma ihtiyacınız ne zaman doğdu? ERP sistemine geçiş sürecinizde ne gibi çalışmalar yaptınız?
Bizim için önemli olan çok büyümek değil katma değerli büyümek. Bunun için de markalaşmak ve kurumsallaşmak çok önemli. Bu fikir ile yola çıkarak Ekonomi Bakanlığı’nın Turquality Destek Programı’na da dahil olduk. İşte tam bu sürecin içinde ERP ihtiyacımız doğdu. caniasERP öncesinde şirket içinde kullandığımız farklı programlar vardı, farklı bir ERP yazılımını da kullandık. Turquality Destek Programı ile birlikte daha kurumsal, şeffaf, izlenebilir, işlerini elektronik ortamda gerçekleştirebilen bir yapıya sahip olmamız gerekiyordu. Elimizdeki ERP programının yetersizliğini görünce, yeni bir arayışa girdik. Hızla büyüyen şirketimizde kurumsallaşmak adına ihtiyaç duyduğumuz adımları atabilmek için çalışma biçimimize kolaylıkla adapte edebileceğimiz bir ERP yazılımına ihtiyaç duyuyorduk. ERP yazılımının başarılı bir şekilde çalışması için bizim üzerimize ciddi görevler düştüğünü biliyorduk. ERP yazılımı kiloyla alabileceğimiz, ölçebileceğimiz bir şey değil. Hizmet sektörünün en önemli ayaklarından biri. Bu nedenle caniasERP’yi tercih etmeden önce bir ön araştırma yaptık, farklı firmalardan görüşler aldık, kendi içimizde çalışma süreçlerimizi raporladık. Çalışmalarımızın çerçevesini detaylı şekilde çizdik, neye sahip olduğumuzu ve gelecekte ne istediğimizi belirledik. Bir yıllık bir çalışmanın ardından tüm süreçlerimizi aynı anda çalıştırabilecek, ihtiyaçlarımızı karşılayacak, hataya izin vermeyen bir yazılım arayışına girdik.
caniasERP’nin sizin için ayırt edici özelliği ne oldu?
ERP yazılımı arayışına girdiğimizde öncelikle çevremizdeki firmalardan deneyimlerini dinleyerek başladık işe. Kim ne kullanıyor, ne kadar fayda sağlamış ve ERP onları nereye taşımış inceledik. Bu araştırmalar sırasında caniasERP ile tanıştık. Bizim en çok dikkatimizi çeken ise esnek yapısı oldu. Açık kaynak kodlu TROIA yazılımı sayesinde istediğimiz değişiklikleri istediğimiz şekilde gerçekleştirebiliyoruz. Bu esnek yapı sistemi çok daha rahat ve işlevsel kullanmamızı sağlıyor. Bunun yanında caniasERP modülleri pek çok programla entegre çalışma özelliğine sahip. Örneğin caniasERP öncesinde üretimde kullandığımız bir programımız vardı. Şimdi biz bu program ile caniasERP’yi konuşturmaya başladık. Zaten Endüstri 4.0 dediğimiz şey de burada başlıyor. Makinaların birbirleriyle konuşması, şeffaf olması ve ileriye dönük tutarlı hesaplamalar yapmamıza yardımcı olmaları. ERP sistemine geçmeden önce her birimde farklı programlar kullanıyorduk ve bunların hiçbirinin birbirleriyle bağlantısı yoktu. Bu bize hem zaman kaybettiriyor hem de hata yapma riskini arttırıyordu. caniasERP sayesinde tamamıyla birbiriyle konuşan, kullanıcıya tutarlı sonuçlar verebilen bir sisteme sahip olduk. Bilirsiniz, Avrupa ile Çin arasında büyük bir rekabet vardır. Avrupa, Çin kadar fazla üretim yapamaz ama Çin de Avrupa kadar esnek olamaz. Avrupalıları bir adım öne çıkaran özellikleri de budur aslında.
Başarıyı Yakalamak İçin Gelişime Ayak Uydurmak Gerekiyor
caniasERP ile birlikte neler değişti? Öncesi ve sonrasını kıyaslayabilir misiniz?
Bizim için çok kıymetli iki şey var; zaman ve bilgi. Elinizdeki bilgi doğru olmazsa doğru kararlar veremezsiniz. Bizim ERP programından en büyük beklentimiz; kaliteli, doğru sonuçlar vermesi ve tutarlı raporlar sunmasıydı. Çünkü yanlış bilgi şüphesi, işletmeleri körlüğe götüren, yöneticileri sıkıntıya düşüren en kötü durumdur. caniasERP yazılımı bu riski minimuma indirdi. Artık işletmemizde bütün bilgilerin girişleri ve çıkışları ERP üzerinden yapılıyor. Farklı bir ofis programı kullanmıyoruz, ihtiyaç da duymuyoruz. İş süreçlerimizi yönetirken ve fiyat politikalarımızı belirlerken stoklarımızı, maliyetlerimizi çok iyi biliyoruz. Şirket olarak misyonumuz proaktif olmaktır. Proaktif olabilmemiz için doğru ve kaliteli bilgiye çok hızlı erişebilmemiz gerekiyor. Buna ulaşamadığımız zaman karar alma sürecimiz geç oluyor ya da yanlış kararlar veriliyor. Doğal olarak şirket de bundan zarar görüyor. Hızlı balık yakalamak için gözünüzün, kulağınızın çok açık olmalı. Bu anlamda baktığınızda caniasERP’yi gelişmemizde en büyük yardımcı, 12. Adam olarak görüyoruz. Gece gündüz-uyumadan çalışan, gözü kulağı açık bir sistem. Artık şirkette bulunmamıza bile gerek kalmayacak düzeye geldik, herhangi bir yerden sisteme bağlanabiliyoruz, incelemelerimizi yapıp onaylarımızı veriyoruz. Böylece daha farklı işlere kafa yorabilmemiz için bize zaman kalıyor. İlk başta bunun için ciddi bir yatırım yapmamız gerekti ancak sonrasında bunu kat be kat geri kazandık. ERP yazılımı bir noktadan sonra şirketlere neye ihtiyaçları olup olmadığını söylüyor. Artık insan kaynağı planlamasını da daha elverişli bir şekilde yapıyoruz. Çağımızın getirdiği en önemli yeniliklerden biri olan Endüstri 4.0’ı anlayabilmek ve ona ayak uydurabilmek için ERP’yi, teknolojiyi, dijitalleşmeyi iyi anlak lazım. Başarıyı yakalayabilmek için iyi bir ERP yazılımına aynı zamanda bunu kullanabilecek nitelikli elemanlara ve çağa uygun üretim makinalarına sahip olmak gerekiyor. Eğer yazılımı kullanabilecek nitelikli kullanıcı yoksa ERP yazılımı ne kadar iyi olursa olsun başarıyı yakalama şansımız yok. Ayrıca dünya o kadar hızlı ilerliyor ki! Yaşadığımız çağdaki gelişmelerden, dijitalleşmeden kaçınmak aptallık, geride kalmak olurdu. Maalesef biz ülke olarak biraz geriden gidiyoruz ama bu dünyayı yakalayamayacağımız anlamına gelmiyor. Şu konuda çok net olmak gerekiyor; bugün ödemediğiniz bedeli yarın çok ağır ödersiniz. ERP gelişimin kalbinde duran bir sinir sistemi. Bir ERP sistemine sahip olmak artık gerekli, zorunlu değil normal bir durum haline gelmeli.
Çalışma disiplinleri nasıl değişti?
ERP sistemine geçiş ile birlikte haftalık, aylık ve yıllık planlamalarımızı çok daha sağlıklı şekilde yapmaya başladık. Bu da zamanı daha verimli şekilde değerlendirmemizi sağladı. Yapılan işlerin zamanı azaldı, başka işler için kafa yormaya vakit ayırabilir hale geldik. caniasERP öncesinde haftanın 6 günü mesai yapıyorduk. Şimdi bu sistemde kazandığımız ekstra zamanı çalışanlarımızın sosyal hayat kalitelerini ve motivasyonları arttırmak için değerlendiriyoruz, cumartesileri idari personele tatil ilan ettik. Özetle ERP’nin en büyük artılarından biri zaman kazandırması. İkincisi ise doğru bilgiye hızlı erişim. Hesaplamalarımızı çok daha hızlı bir şekilde gerçekleştirebiliyoruz. Bunlar çalışanlarımızda bir farkındalık oluşturmaya başladı. Onlar da kendilerini keşfetmeye başladılar. Alışma süreci geçti ve program ile oynamaya başladılar. Daha önce giriş yapmayan insanlar varken şimdi tüm kullanıcılarımız online oluyor. ERP yazılımı bize istediğimiz proaktif çalışma ortamını sağladı. Yaptığınız her şeyi ölçebiliyor olmanız gerekiyor. Bunları bilerek ilerlediğinizde şirketinizin kurumsallaşması ve uzun ömürlü olması kaçınılmaz oluyor. Kurumsallaşma disiplinli bir yaşam biçimidir. Eğer işletmenize disiplinli bir yaşam bilinci geliştirebiliyorsanız işte o zaman o şirket daha uzun ömürlü oluyor.
ERP Bizim Denetim Mekanizmamız
ERP sistemi projesinde hangi aşamadasınız?
Son olarak barkod sistemini de devreye sokarak tam anlamıyla bütün süreçlerimizi ERP sistemine adapte etmiş olduk. Böylece tamamıyla izlenebilir, anlık hesaplanabilir maliyeti olan, girdisini çıktısını bilen bir şirket halini aldık. Şuan iyi bir noktaya geldik. ERP sistemimizin bizim denetim mekanizmamız haline geldi. Hem kendi kendini kontrol eden hem yanlışları görebilen bir sistem kurduk.
caniasERP’yi tavsiye eder misiniz?
Tabii ki! Aslında bizim tavsiye etmemize gerek bile kalmıyor. Sektörümüzden olsun olmasın çevremizdeki diğer firmalar bizdeki kurumsallaşma sürecinin hızlı ve sağlam ilerleyişini görüyorlar. Biz bu gelişim sorulduğunda bizler de her zaman memnuniyetimizi dile getiriyor ve tavsiye ediyoruz.
