Günümüzde bir şirketin başarısı zamanı ve parayı nasıl yönettiği ile doğru orantılı olarak değişiyor. Özellikle tesislerin ve varlıkların yönetiminde harcanan insan gücü ve zaman bazen sınırı oldukça aşıyor ve maliyet olarak da astarı yüzünde pahalıya geliyor.
Teknolojinin sunduğu olanakları şirketlerimizde birçok noktada kullanırken, denetimlerde ve teftişlerde bunu bazen göz ardı ediyoruz. Hâlbuki firmanın verimli bir şekilde çalışabilmesi için tesis ve varlıklarının da bu ölçüde çalışması, ömrünü en verimli şekilde tamamlaması gerekiyor. Bunun için de periyodik denetimler oldukça önem kazanıyor, ama nasıl?
Öncelikle aşağıdaki noktalara dikkat ederek tesislerinizin ve bunların içindeki varlıklarınızın ömrünü uzatın, paradan ve zamandan tasarruf edin:
1.Kâğıtlardan Kurtulun
Bazı firmalar halen saha denetimlerini kâğıt formlar üzerinde gerçekleştirerek kendi kendilerine zarar veriyorlar. Kâğıt formlar firmanızın zamanını ve parasını siz farkında olmadan götürür. Bu sadece kâğıt masrafından dolayı değil, bunları kullanırken ki yaşanan zaman kaybında dolayı. Kâğıt formları sahada bir şekilde doldurduktan sonra onları ofise gelip tekrar bir rapor haline getirmek işin zor yanıyken, düzenlenmesi gereken yerler için gerekli kişilere iş emirleri hazırlamak da bir o kadar zor ve zahmetli bir iştir.
Bunun çözümü kâğıtlardan kurtulup mobile geçmektir. Firma olarak alacağınız bile mobil denetim uygulaması ile tüm bu süreçleri %70 oranında düşürebilir, zamandan ve paradan oldukça tasarruf sağlayabilirsiniz. Hatta bulut bilişim altyapısına sahip mobil uygulamaların sağladığı çevrimdışı özellik sayesinde de internete her zaman bağlı olma zorunda kalmazsınız.
2.Denetimleri Planlayın
Düzenli ve periyodik denetimler yapmak bu tasarrufları sağlamak için en önemli konuların başında geliyor. Peki, bunları nasıl planlayıp herkese ulaştıracaksınız? Bu da bir diğer önemli konudur, çünkü işin bu kısmı da zamanınızdan çalan bir süreçtir.
Eğer yukarıda söylediğimiz gibi kâğıtlardan kurtulduysanız, mobil uygulamanız ile bir denetim planlaması hazırlayın. Hangi denetimin ne zaman, kim tarafından yapılacağını bu uygulamalar ile kolay bir şekilde ayarlayabilirsiniz. Hatta hangi denetmenin bunları yapacağına bile karar verebilirsiniz. Bulut bilişim altyapısı sayesinde yaptığınız tüm planlar herkes tarafından görülür. Siz de ekstra bir zaman harcamak zorunda kalmazsınız.
3.Kontrol Listeleri Oluşturun
Verimli çalışmanın önemli noktalarından birisi de kontrol listeleri oluşturmaktır. Yapacağınız her denetim için öncelikle denetim grupları oluşturun ve bunları listeleyin. Ardından her bir denetim grubu için kontrol listeleri oluşturun. Bu listelerin içine denetimini yapmak istediğiniz tüm varlıkları yazın, aynı zamanda bunların durumları görmek için puanlama sistemi oluşturun. Bu sırayı oluşturarak denetimleri hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Aynı zamanda çıkan sonuçları raporlamanız ve değerlendirmeniz de bu şekilde daha kolay olur.
4.İş Emirleri Atayın
Paradan ve zamandan tasarruf sağlayıp artan iş gücünü başka noktalara yöneltmek için diğer önemli nokta ise çıkan sorunları çözmek. Yukarıdaki adımları uygulayıp denetimlerini hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirdiniz. Peki sonra? Çıkan problemlerin çözümü için de bu kadar verimli çalışmalısınız. İşte bu noktada da İş emirleri atamanız sizi ekstra bir zaman harcamaktan kurtaracaktır.
Denetimde ortaya çıkan her problem için ilgili kişilere iş emirleri atayın ve bunları takip edin. Hatta sorunun çözümü için belli zaman sınırları koyun. Bu sayede belki bir hafta sürecek bir problemi bir günde halledebilirsiniz.
