“Koska’da tüm süreçleri merkezi bir şekilde IFS ERP üzerinden yöneterek, akıllı insanların akıllı sistemleri yönettiği bir düzen kuruyoruz. IFS teknolojisi bize bu konuda büyük fayda sağlıyor.”
Zeynep Hande Eryiğit Koska Yönetim Kurulu Üyesi
Türk gıda sanayisinde ilklerin öncüsü Koska’nın öyküsü 1907 yılına kadar uzanıyor. Adını, 1931’de geldiği İstanbul’un Koska semtinden alan Koska, 110 yıllık bir aile şirketi olarak helva, tahin, pekmez ve geleneksel Türk tatlılarını üretmeye devam ediyor. Koska’nın yönetimi bugün ailenin dördüncü kuşağına emanet.
Ailenin dördüncü kuşağına mensup Koska Yönetim Kurulu Üyesi Zeynep Hande Eryiğit, “Biz bir aile şirketiyiz” diyerek Koska’yı tek cümleyle tanımlıyor. Koska gerek üretim tesislerinde, gerekse gıda laboratuvarlarında her zaman bilimin ve teknolojinin sağladığı en son imkanlarla çalışıyor.
Şirketin teknolojiye ve inovasyona olan yatkınlığı aynı zamanda Koska’nın en önemli rekabet avantajlarından biri oluyor.
Teknolojiye ve dijitale olan ilginin, ERP dönüşümü projesinde itici güç olduğunu dile getiren Eryiğit, “Ailenin yeni kuşağının şirkete katkısı, IFS gibi yeni nesil çözümlerin tespit edilmesi ve benimsenmesi oluyor. Ancak burada büyük neslin desteği de çok önemli. Onların bu projeye olan desteği sayesinde Koska bugün böylesine güçlü bir büyüme gösterebiliyor” diyor.
AYRIK MODÜLLER YERİNE TAM ENTEGRE ERP TERCİHİ
Koska iş süreçlerini ihtiyaca göre parça parça satın alınmış farklı sistemler ve uygulamalar üzerinden sürdürüyordu. Süreçler birim veya işlev bazlı çözümler üzerinden yürüyordu. Gıda sektöründe kârlılıkların yüksek olmaması nedeniyle, IT yatırımlarına ayrılan bütçelerin kısıtlı olduğunu dile getiren Koska Yönetim Kurulu Üyesi Zeynep Hande Eryiğit, ERP ihtiyacının tespitini şöyle detaylandırıyor: “Aslında ERP dönüşümümüzün ilk adımı, Koska Yönetim Kurulu’nda bir endüstri mühendisiyle çalışma kararının alınmasıyla başladı. Yine aynı dönemde, iş süreçlerini hedeflerle yönetme konusu gündeme gelmişti. Büyük bir kurumda herhangi bir sürecin, bir görevin en son hangi kişide kaldığını takip etmek çok önem taşıyor. Bu kapsamda yaptığımız çalışmalar şirketimizde önemli bir altyapısal dönüşümü sağladı.”
Koska İş Geliştirme ve Performans Yöneticisi Betül Karagözlü, ERP’ye geçiş sürecinin, mevcut sisteme eklemek istedikleri planlama ve bütçe modülüyle başladığını dile getiriyor: “Planlama ve bütçe konusunda oluşan
ihtiyaçlarımız için de bir program almaya karar vermiştik. Bu kapsamda yazılım firmalarıyla görüşmeye başladık. IFS de görüştüğümüz yazılımlardan biriydi.”
İKİ GÜN SÜREN DETAYLI IFS SUNUMU
Bütün bunlar doğrultusunda ERP dönüşümüne karar veren Koska’nın önünde kritik bir adım daha vardı: Doğru ERP çözümünü seçmek. Bunun için altı ayrı firmayla görüşme yaptıklarını belirten Gökhan Aktaç, “Beklentilerimizi karşılayabilecek ERP çözümleriyle ilgili detaylı bir araştırma yaptık. Farklı yazılım sağlayıcılarla görüştük. Hangisi ihtiyaçlarımızı ne ölçüde karşılıyor?
Gelecekteki beklentilerimize karşı ne kadar esnek? Hangi çözüm hangi maliyete karşı hangi faydaları sunuyor? Bunların hepsini netleştirdik” diyor. Aktaç, ayrıca karar vermeden önce IFS ile iki gün boyunca toplantı yaptıklarını ve detaylı sunum izlediklerini dile getiriyor. IFS’in ve çözüm ortağının bu yaklaşımları da Koska’nın ERP’de IFS’i tercih etmesinde etkili olduğunun altını çiziyor.
Betül Karagözlü, ERP geçişinden önce akıllarda bazı soru işaretleri oluştuğunu belirtiyor: “Köklü bir dönüşüm fikri Koska için pek çok soru işaretini beraberinde getirdi. Kullanıcıların alıştıkları sistemden vazgeçip, tümüyle yeni bir sisteme geçecek olmaları süreçleri nasıl etkileyecek? Yanıt aranan en önemli soruydu. Ancak gerek Koska’nın altyapısının böyle bir geçişe hazır olması, gerekse her iki taraftaki proje yöneticilerinin ve IFS danışmanlarının uyumlu ve yoğun çalışması sayesinde sorunsuz ve hızlı bir geçiş sağlandı.”
KOSKA IFS ERP SİSTEMİNİ KOLAY BENİMSEDİ
Koska’nın ERP öncesinde de süreç yönetimini bir kurum kültürü olarak kendi içinde benimsemiş olması ve hedefli çalışmaya olan yatkınlığı, IFS’e geçiş sürecinde kolaylaştırıcı rol oynadı. Zeynep Hande Eryiğit, “Tüm veri setlerinin hazır olması, geçişin hızlı ve etkin biçimde gerçekleşmesini sağladı” diye açıklıyor.
“Her departmanla çalışmak kolay değildir” diyen Gökhan Aktaç, Koska bünyesinde böylesi bir geçişin zorluğunu şöyle açıklıyor: “Departmanların bakış açısı her zaman ERP ile uyuşmayabiliyor. Ancak IFS ERP çözümünü herkes benimsedi. Koska Proje Yöneticisi Betül Hanım ve IFS Proje Yöneticisi Nihat Bey’e burada kritik bir rol düşüyordu. IFS ekibi sunacakları çözümü kendi içinde bir süzgeçten geçirip getirdi; biz de aynı şekilde kendi beyin fırtınamızı yaptık. Doğru verilerin kullanılmasını sağlayıp, zaman kaybını önledik. Böylece süreç çok hızlı ilerledi. Projenin başarısının altında yatan temel unsurlardan biri de budur.”
TÜM TEMEL MODÜLLER 3 AYDA KURULDU
Projenin ilk fazı, finans, satış, üretim ve stok yönetimi gibi temel modülleri kapsıyordu. Entegrasyon çalışmaları Ekim 2016’da başladı.
Koska, yaklaşık 3 ay gibi bir sürede 1 Ocak 2017’de bu fazı tamamladı ve fatura kesebilir hâle geldi. İK ile ilgili dokümanların titizlikle hazırlanması ve kapsamlı olması sayesinde, Bordro gibi kritik bir modüle iki günde geçildi. “İnsan Kaynakları süreçlerinde temel verilerimizin hazır olması ve IFS Uygulamaları içerisinde İnsan Kaynakları süreçlerimize karşılık gelen modüllerin bulunması ve sistem üzerinden takip edebilmemize olanak veren uygulamalar ile süreçlerimizi IFS içerisine kısa sürede taşımış olduk” diyen Betül Karagözlü, İK geçiş sonrası durumu şöyle detaylandırıyor: “Kısaca bahsetmek gerekirse birçok verimizi Excel üzerinde tutarken ve onay süreçleri kağıt üzerinde takip edilir durumdayken IFS Uygulamaları ile Performans Süreçleri, Eğitim Yönetimi, İşe Alım, İK Planlama, Disiplin Yönetimi, Çalışan Yönetimi, Bordro hesaplamaları gibi süreçleri artık IFS üzerinden takip etmekteyiz. Aynı zamanda sistem içerisinden oluşturulabilen mail kurguları ile kullanıcılara ve diğer paydaşlara gerek doküman paylaşımı yapabilmekte gerekse onay süreçlerini IFS üzerinden yapabilmekteyiz. Böylelikle kâğıt ortamındaki onay süreçleri de IFS üzerinden takip edilmeye başlanmış oldu.”
Performans Yönetiminde sistem içerisinde belirlenen hedeflerin yine IFS içerisindeki verilerden otomatik gelmesi ile performans sonuçlarını toplamak için ek uğraşa gerek kalmadan değerlendirme yapabildiklerini ifade eden Betül Karagözlü, “Diğer bir örnek ise işe alım uygulamalarımızı da IFS içerisine taşıyarak personel talebi ve işe alımda bu işlemlerin onay süreçlerini ve takibini yöneticilerimiz IFS üzerinden yapabilmektedir. Aynı zamanda mülakat süreçlerinde de görüşme sırasında adayla ilgili kriterler ve gerekli notları IFS Uygulamalarında yapabilmekteyiz. Bordro gibi bir süreci sadece 2 günlük bir eğitim ile hesaplayabilir duruma da geldiğimizi son olarak belirtmek isterim. Bu süreçlerin tamamında %95 oranında IFS’ in standart süreçlerine ve ekranlarına sadık kalarak yaptık” diyor.
Koska’nın İK süreçlerinin hem işe yeni başlayanlar hem de mevcut personel için fayda sağladığına dikkat çeken IFS İK danışmanı Özer Yılmaz, “Koska’nın kapsamlı İK süreçlerini son derece verimli bir çalışma neticesinde hedeflenen sürede yeni altyapıya taşıdık” diye açıklıyor.
Projede IFS çözüm ortağı olarak yer alan Proceed Kurumsal Bilgi Sistemleri Proje Yöneticisi Nihat Engin Özel, her iki taraf için yoğun emek gerektiren bir geçiş süreci yaşandığını söylüyor ve ekliyor: “Yaklaşık iki buçuk ayda, Koska gibi bir şirkette tüm süreçleri devreye almak hafife alınacak bir iş değildi. Koska, çok hızlı süreçleri olan bir şirket. Özellikle satış kısmında ağırlıklı olarak hızlı işleyen bir birim. Burada yaşanabilecek her türlü aksama, kısa sürede tüm şirketin işleyişini tıkayabilirdi. Böylesine kritik bir geçişi bu kadar kısa sürede devreye almak önemli bir başarı oldu. Koska yönetiminin IFS’e duyduğu güven ve sağladığı destek bu başarıda kritik rol oynadı. Üst yönetim, sürecin hiçbir adımında olumsuz bir müdahalede bulunmadı. Attığımız her adımın, yapılan her işlemin detayını Koska ile paylaştık ve kendi sahamızda müdahalesiz çalışmamız sayesinde bu kadar hızlı ve sorunsuz bir iş ortaya çıkarabildik.”
IFS geçişinin ikinci fazı devam ederken, tüm süreçler merkezi ERP sisteminin içine kademeli olarak ekleniyor. Standart IFS çözümlerinden çok farklı bir metodolojide işleyen, tümüyle Koska’ya özgü süreçler de bu esnada IFS’in geliştirme platformu kullanılarak geliştiriliyor ve devreye alınıyor. Sisteme tam entegre çalışan özel modüller, kolay raporlanabilir ve kolay izlenebilir olarak çalışıyor.
Betül Karagözlü, planlama ve hedef yönetimi süreçlerinde yaşanan dönüşümü şöyle anlatıyor: “Koska 8 yıldır hedef ve performans sistemi ile yönetilmekte olup detaylı bir hedef yönetim sistemi bulunmaktadır. Çalışanların kariyer planlaması ile ücretlendirme politikasına yön vererek iş geliştirmelerinde ve görev tanımlarında etkin rol alan hedef yönetiminin sistem üzerinden yönetilebilir olması çok önem taşımaktaydı. Tüm çalışanlar hedef yönetiminin bilincinde olup hedef yönetiminin detaylı raporlanması ve sürdürülebilir olması IFS projesinin geçiş sürecinde çok katkı sağlamıştır. Bu kadar hassas bir konunun IFS üzerinde yönetilebilir olacağı ile ilgili çok fazla soru işaretlerimiz vardı. Çünkü Koska’da hedef yönetimi gerçekten tüm detayları ile yapılmaktaydı ve her şey ölçülebilir durumdaydı. Zaten ERP arayışına geçmemizin nedenlerinden biri de hedef ve performans yönetimini artık sistem üzerinden otomatik hesaplamak isteyişimizdir. Şu anda sisteme 200’e yakın hedef tanımlanmış olup hepsi kişi bazlı otomatik puanlanmaktadır ve canlı olarak her personel kendi değerlendirmesini takip edebilir durumdadır. Her çalışan anlık hedefinin neresinde olduğunu kaç puan aldığını görebilir durumda olup hedef bazlı geliştirmeler ile beraber de artık var olan programı daha da efektif hale getirmeye çalışmaktayız. IFS’in en güzel yanlarından biri tüm sistem bilgileri açık kod olduğu için alınan eğitimlerle beraber geliştirmeleri kendi bünyemizde de yapabiliyor olmamız. Koska olarak hedefimiz, tüm çalışanların görev tanımlarının yeniden gözden geçirilip analizinin yapılarak programın daha efektif kullanımına katkı sağlamaktır.
HAT BAZLI OPTİMİZASYON VE SONLU KAPASİTE PLANLAMA İLE ÜRETİMİ YÖNETİYORUZ
Proje süresince yapılan üretim planlama çalışmaları süreçteki değişikliklere ve düzenlemelere açık bir mimari ile tasarlanmıştır. Planlama modülü üretimdeki tüm kısıtları dikkate alarak hat bazlı optimizasyon ve sonlu kapasite hesaplaması yapmaktadır. Stok simülasyonları ile beraber devreye alınan çok önemli bir modülün işleyişinden bahsetmekteyiz. Böylece üretim planı ile tedarik zincirinin birbirine uyumlu olmasını sağlayarak çok daha gerçekçi ve isabetli bir üretim planlama modeline geçiş yaptık. Planlama çalışmalarının üzerine birkaç basamak daha çıkarak üretimden veri toplama programı ile planlamayı konuşturmak istemekteyiz. Yapılan plan ile üretimde gerçekleşme durumu otomatik karşılaştırarak anlık olarak planlama sapmalarını, sapma gerekçelerini analiz edebilir olacağız. Planlama çalışmaları ile beraber ürün bazlı rotalar çok detaylı bir şekilde tanımlanmış olup rotada belirtilen kişi sayısı kadar üretim hatlarında personel çalışıp çalışılmadığı analiz ediliyor olacak. Böylece verimlilik ve maliyet hesaplamalarını çok daha detaylı yapabilmeyi hedefliyoruz. 2018’in 2. çeyreğine kadar da ürün bazlı üretim işçiliğine ilave olarak hatta çalışan kişinin detayına kadar inerek gerçek bir maliyet hesaplaması yapmayı ön görmekteyiz.”
Standart kurulumların tamamlandığını dile getiren Nihat Engin Özel, “Şimdi Koska’yı Koska yapan tüm süreçleri elden geçirip, eski hâline göre hangi iyileştirmeleri yapabileceğimize bakıyor ve özelleştirmeleri bu doğrultuda yapıyoruz. Eski sistemde kullanımı mümkün olmayan bazı özellikleri de ajandaya alıp, belirli bir sırayla geliştirmeleri tamamlıyoruz. Bu aşamadaki çalışma, Koska’nın geleceğe açılan kapısı olacak. O nedenle bir yıllık bir sürece yayılacak çalışmaların titizlikle ve derinlemesine yapılması gerekiyor. Yönetimin desteği bu fazda da büyük önem taşıyor” diyor.
MERKEZİ SİSTEM, VERİMLİLİĞİ ZİRVEYE TAŞIDI
Koska’nın tüm süreçleri merkezi bir sistem üzerinde işleyip, tek elden yönetebilir hâle gelmesi şirket içinde eşsiz bir verimlilik sağladı. Yeni sisteme hızla adapte olan kullanıcılar, çok daha verimli çalışmaya başladılar.
İnsan faktörünün ERP’de büyük önem taşıdığına dikkat çeken Gökhan Aktaç, merkezi bir ERP sisteminin faydalarını şöyle özetliyor: “ERP sistemi olmadığında, kurumsal hafıza dendiği zaman kişiler ön plana çıkıyor. Biz bunu istemiyoruz; Koska 110 yıldır devam ediyorsa, tüm işler de kişiden bağımsız olarak devam edebilmeli. IFS entegrasyonundaki kurgumuzu da buna göre yaptık. Önceki yıllara dair tüm veriler, kurumsal hafıza öyle bir kurulmalı ki; yeni gelen bir kişi sisteme baktığında geçmişte işlerin nasıl yürüdüğünü bir günde öğrenebilmeli. Atılacak adımları mevcut kurulumda sistem gösteriyor.”
Koska için en kritik adımlardan biri olan lojistik süreçlerinin entegrasyonu da projenin kayda değer çıktıları arasında yer alıyor. Koska’nın üretim sonrası depolama ve sevkiyatı, harici bir tedarikçi tarafından yapılıyor. Bu tedarikçiye gönderilen ürünler, onun yaptığı sevkiyatlar, müşteri iadeleri gibi tüm bilgiler manuel ilerliyordu. Şimdi tümü bir web hizmeti olarak otomatik alınıyor. Bunun için bir iş gücü harcanmıyor.
Benzer şekilde hakedişler de otomatik olarak hesaplanıyor. IFS ile birlikte tümü tek noktadan, zahmetsizce yönetiliyor. Betül Karagözlü, “Lojistik çok önemli bir süreç, tek bir an dahi durma lüksü yok. Biz eskiden lojistiği tümüyle farklı bir şekilde yönetiyorduk. IFS ile yaptığımız ERP dönüşümüne lojistik süreçlerini de dahil ettik. Böylece programları birbiriyle konuşturup, doğrudan arayüz üzerinden süreçleri yönetiyoruz” diye açıklıyor.
Zincir marketlere yapılan sevkiyatlarda müşteri beklentisi oldukça yüksek ve gecikme, aksama gibi durumlarda cezai yaptırımları bulunuyor. Koska, IFS ile zincir marketlere yapılan sevkiyatlarda gecikme olması durumunda, sebeplerini çok daha detaylı analiz edebiliyor. Gecikmenin kaynağı tespit ediliyor ve önlenerek pek çok dolaylı maliyetin önüne geçiliyor.
ERP ÖNCESİ İHTİYAÇLARI NETLEŞTİRMEK, ZAMAN VE MALİYET KAYBINI ÖNLÜYOR
ERP geçişi planlayan şirketlerin işe kendi süreçlerini analiz ederek başlamaları gerektiğini ifade eden Gökhan Aktaç, “Neleri yapabiliyorlar? Ne ölçekte potansiyelleri var? İş süreçlerine ne kadar hakimler? Tüm bölümlerin çalışma sistemlerine hakimler mi? Bu soruların yanıt bulması gerekiyor” diyerek devam ediyor; “Bu iş ‘ERP alalım, beğenmezsek değiştiririz’ denecek türden bir iş değil. İhtiyaçları her şeyin öncesinde belirlemek gerekiyor. Ekiplerini analiz etmelerive mantalite olarak bu geçişin kurum genelinde kabul edilebilirliğini tespit etmeleri şart. Eğer kullanacak kişilerin daha sonra direnç gösterip reddedeceği bir ERP için geçiş planlanırsa, o proje ölü doğar. Ekibi ikna etmek büyük önem taşıyor.”
Betül Karagözlü’nün ERP dönüşümü yapmak isteyen şirketlere önerileri ise şöyle: “Süreçlerin tümüne hâkim bir yöneticinin de projeye dahil olması gerekiyor. Hande Hanım sayesinde tüm departmanların süreçlerini biliyor olmak bizim en büyük şansımızdı. Bu olunca karşı tarafı yormadık. IFS’ten gelen danışman arkadaşlarımızdan da bu şekilde dönüş aldık.”
KOSKA’YI ENDÜSTRİ 4.0 ÇAĞINA HAZIRLIYORUZ
Koska’da IFS ERP Projesi ikinci fazı devam ediyor. Bir sonraki adımda, mağaza seviyesinde, yazarkasalara kadar uzanan bir entegrasyon yapılması planlanıyor. Şirketler arası işlemler de merkezî sisteme aktarılacak. Koska’nın Simav tesislerine IFS kurulacak. Oradaki planlama da genel merkezden yürütülebilir hâle gelecek. İş zekâsı detaylandırılacak ve karar mekanizmalarını destekler duruma gelecek. Ar-Ge ve yeni ürün devreye alma süreçlerinde entegrasyon gerçekleşecek.Zeynep Hande Eryiğit, bu dönüşümle birlikte Koska’yı Endüstri 4.0 çağına hazırladıklarını ifade ediyor: “Çalışanlarımızı angarya işlerinden kurtarmak istiyoruz. Akıllı insanların akıllı sistemleri yönetmesi gerekiyor. Süreçlerde insan hatasını ortadan kaldırırken, insan faktörünü kaldırmak gibi bir planımız yok. Amacımız insanın üzerindeki her türlü hammaliyeyi makinelerle yönetebilmek.
Gençlerimiz artık daha iyi eğitimler alıyor; teknolojiyle iç içeler. Onları bu tür angaryalara ikna etmek zaten mümkün değil. Biz yeni sistemle birlikte emektar çalışanlarımızı da mümkün olduğunca yormadan, aklın öncelik kazandığı bir düzende istihdam etmek istiyoruz. IFS’in teknolojisi de bize bu konuda yardımcı oluyor ve yol gösteriyor.”
