2019 yılında 4 ay gibi kısa bir sürede canlıya geçerek Workcube kullanmaya başlayan Akten Cosmetics yöneticileri, süreçlerinin uçtan uca Workcube ile nasıl dijitalleştiğini anlattılar.
Workcube Kozmetik ve Kimya Sektöründe onlarca projede çok büyük ve çok uluslu şirketlerin dijitalleşmesinde uçtan uca çözüm sunuyor.
İkinci kuşak tarafından yönetilen Akten Cosmetics de 4 yıl önce kurumsal iş yazılımı arayışında Workcube’u tercih ederek Workcube ile dijitalleşmeyi başaran kozmetik üreticilerinden. 1988 Yılında kurulan Akten Cosemetics hem kendisine ait Thalia Natural Beauty markası ile hem de Private Label olarak Avrupa birliği standartlarında saç, cilt, vücut ve bebek bakım ürünleri üretiyor ve tüm dünyaya ihraç ediyor.
Şirketin ikinci kuşak yöneticileri Genel Müdür Sayın Gökhan KARA ve Direktör Sayın Banu ÇELİKOBA, İnsan Kaynakları Yöneticisi Sayın Canan ASLAN, Ürün Geliştirme ve Proje Yöneticis Sayın Cem Çelebi, E-Ticaret Müdürü Sayın Abdurrahman Aktan, Şirket Müdürü Sayın Cem Saygıner, hammaddeden rafa tüm ürün ve üretim süreçlerini, ilk temastan teslimata satış süreçlerini, satın almadan e-ticarete tüm operasyonlarını, işe girişten brodrolamaya tüm İK süreçlerini Workcube ile nasıl yönettiklerini anlattılar. Kendilerine çok teşekkür ediyoruz.
“ERP Seçimi Bizim İçin Önemli Bir Süreçti”
Firmamız 1988 yılında babam Metin Kara tarafından kurulmuş, yaklaşık 30 sene sonra ikinci kuşak olarak firmanın başına geçtim. ERP süreci bizim için önemli bir süreçti, ben şirkete geldiğim günden itibaren ciddi bir ERP’mizin olması ile ilgili bir takım çalışmalara başlamıştım. Tabii herkesin kullandığı klasik bir yazılım kullanılıyordu, herhangi bir bulut tabanlı olmayan, server üzerinden çalışan, istediğiniz zaman ulaşamadığınız, zor bir uzak masaüstü bağlantısıyla işlem yapmaya çalıştığınız bir muhasebe programı kullanılıyordu, açıkçası tam bir ERP değildi.
Sonrasında bir başka ERP yazılımıyla, bulut tabanlı ama web tabanlı olmayan böyle bir program yüklenerek kullanılan bulut tabanlı ERP kullanmaya başladık. Bütün üretim süreçlerini, satınalma süreçlerini devam ettirdiğimiz ama bir takım zorlukları olmaya başladı. Çünkü çok fazla yurtdışı seyahatlerimiz oldu, dışarıda olduğumuz dönemler oldu, bu dönemler içerisinde programı istediğimiz yerde kurup kullanamıyorduk.
Örneğin, yurtdışına gittiğim zaman bir otelde anında ulaşmak istediğim zaman programa ulaşamıyordum çünkü program indirmek gerekiyordu. Dolayısıyla bu süreçler zorlamaya başladı, iyi maliyet görememeye başladık çünkü bizim gibi firmalarda anlık ve günlük maliyet görmek çok önemlidir. İyi maliyet görememeye başladığımız durumda birçok arayışa girmeye başladık, değişik program arayışına başladık.
“Workcube’ün sınırsız kullanıcı olması bizim için çok büyük bir avantajdı”
Bizim için en ideal olduğunu düşündüğümüz çözüm Workcube oldu. Her şeyden önce açık kaynak kodlu olması, geliştirilebilir olması, esnek olması, istediğimiz yerden erişebiliyor olmamız, web tabanlı olması, sınırsız kullanıcı sayısının olması burada çok önemli. Biliyorsunuz diğer ERP programlarının çoğunda bir kullanıcı sınırı var ve kullanıcı paketini aldıkça ciddi bedeller ödüyorsunuz, burada Workcube’ün sınırsız kullanıcı olması bizim için çok büyük avantajdı.
“4 Ayda Canlıya Geçtik”
4 ay gibi kısa bir sürede her şeyin olduğu bir şirketten bahsediyoruz, yani bugün baktığın zaman muhasebesi, finansı, bankası, üretimi, satın alması, satın alma teklifleri, onu siparişe dönüştürmesi, satış teklifleri, satış tekliflerinin satış siparişine dönüştürülmesi, oradan üretim oluşturulması, e-ticaret sistemi, o dönemde perakende mağazamız vardı bunun yürütülmesi, deponun yönetilmesi, maliyetlerin anlık görülmesi. Bunların hepsine baktığınız zaman çok ciddi süreçlerden bahsediyoruz. İhracat var, ihraç kayıtlı fatura var. Dolayısıyla her bir aşamada ciddi implementasyon süreci gerekiyordu, sağolsun burada Mifa çok hızlı hareket etti bizim için, çok yoğun bir çalışma sarfettik. Ekip arkadaşlarıma da teşekkür ediyorum çok çabuk uyum sağladılar, çünkü biliyorsunuz ki program değiştirmek çok zordur esasında, böyle bir alışılmışlık oluyor programlarda. Ekip arkadaşlarımda çok çabuk uyum sağladılar ve Workcube’e 2019’un Nisan ayı itibariyle geçmiş olduk.
“Pandemide Workcube en Büyük Şansımız Oldu”
Büyük bir şansımız oldu esasında Workcube ile çalışmak. Şöyle bir şansımız oldu, pandemi süreci hepimizi çok etkiledi, çok yordu ama o süreç içerisinde anlık olarak evden çalıştığımız dönemler oldu. Evden çalıştığımız dönemlerde eski tip geleneksel yazılımlarda bunu yapmak çok zordu, Workcube’ün bu açıdan çok büyük avantajı oldu. İstediğimiz yerden, cep telefonumuzdan, tabletten, bilgisayardan, her yerden çok rahatlıkla ulaşabiliyorduk.
Dolayısıyla uzaktan çalışma daha dünyada hayatımıza yeni yeni girmeye başlasa da biz Workcube ile buna çok güzel bir adım atmış, esasında dijital dönüşümü gerçekleştirmiş olduk.
“Lot takibi bizim için çok kritikti, mükemmel bir sistem kuruldu”
Biz bir üretim firması olduğumuz için ve kozmetik ürün ürettiğimiz için lot takibi bizim için çok kritik bir durum. Lot takibi ile ilgili mükemmel bir sistem kuruldu, çok iyi bir raporlama sistemi var. E-ticaret ile ilgili günlük olarak bütün akışları görüyoruz, hatta saatlik olarak görüyoruz. Maliyetlerimizi saatlik görüyoruz. Şimdi tabii Workcube’ü aldım kullandım diye bir durum ne yazık ki söz konusu olmuyor. Yani, her şirketin kendine özel bir takım istekleri oluyor. Birazcık terzi işi olması gerekiyor, esasında bizim de sevdiğimiz bir iş oldu bu. Kendi ihtiyaçlarımız doğrultusunda birçok geliştirimler yaptık çok ciddi anlamda hem üretim alanında, hem finans anlamında, hem satış siparişleri anlamında ciddi geliştirimler yaptık, hala da geliştirimlere devam ediyoruz. Bir firmanın isteyebileceği en önemli şeyleri Workcube sayesinde yapabiliyoruz.
Workcube’ün en güzel yanı da şu; istediğimiz gibi maliyetin yansıtmalarını da yapabiliyoruz.
Yani o ürün hangi aşamada, ne kadar maliyet yemesi gerekiyorsa bunu anlık olarak Workcube’de görebiliyoruz ve ona göre yansıtmalarını yapabiliyoruz ve bunların hepsi bizim için çok kıymetli. Bence Workcube sürekli gelişen bir program olacak bizim için, çünkü ihtiyaçlar bitmiyor, günlük ihtiyaçlar bitmiyor. Birçok departman var, her departmanın kendine ait ihtiyaçları var. Dolayısıyla aşama aşama Workcube gelişmeye devam ediyor.
Başladığımız noktadan bugüne baktığımız zaman çok ciddi geliştirimlerimiz var ama bu daha bir başlangıç.
“Açıkçası dünya üzerinde de Workcube’e benzer çok fazla program olduğunu düşünmüyorum.”
Birçok ERP programı var, birçok muhasebe programı var ama üretimin, muhasebenin, siparişin, satın almanın hepsinin bir arada olduğu bir programı ve aynı anda bunların hepsinin entegre çalıştığı, doğru zamanlamalarla birbirinin akışlarının olduğu programı bulmak bence çok kolay değil. Dünya üzerinde de buna benzer çok fazla program olduğunu açıkçası düşünmüyorum.
Akten kozmetik 1988 yılında babamız tarafından kurulmuş, biz ikinci kuşağız. Erkek kardeşim Gökhan Kara ile birlikte yönetiyoruz. 2010 yılında ilk önce Gökhan geldi buraya, 2015 yılında da ben geldim. O günden beri bazı üretim olan şirketi daha sonra kendi markalarıyla ve tabii ki üretim gücüyle devam ettirmeye çalışıyoruz.
Tabii bu süreçte kendi markalarımızı da oluşturmaya başladık. Sadece diğer markalara üretim yapmanın yanı sıra kendi markalarımızı da tanıtıp hem Türkiye içinde hem de dış pazarlarda satmaya çalışıyoruz.
Geldiğimiz noktada yaklaşık 30 ülkeye ihracatımız var. Öncelikli ve yoğun bir şekilde başta Almanya olmak üzere Avrupa ülkelerine yoğun çalışıyoruz. Bunun yanı sıra Orta Doğu, Rusya ve Azerbaycan pazarlarında, Ukrayna pazarında da oldukça sevenlerimiz var diyebilirim.
“Workcube’den önceki kullandığım ERP programlarında en büyük açığımız ürünün yaşam döngüsünü takip edememekti”
Hammaddeden başlıyor bizde her şey, dolayısıyla bir ürünü hammaddeden alıp onun bitmiş ürün haline gelmesi, bitmiş ürün haline geldikten sonra raftaki bütün hayatını takip edebilmek oldukça önemli süreçler. Özellikle yurtdışı ve kurumsal şirketlerle iş yapıyorsanız bütün bu süreçleri takip edebilmek çok daha kıymetli oluyor ve şirketini diğer bütün firmalardan ayıran unsurlardan biri oluyor.
Workcube’den önceki kullandığım ERP programlarında en büyük açığımız ürünün bütün bu hayatını takip edebilmekti. Workcube ile bunu çok önemli ölçüde sağlayabildik. Hammaddeden rafa gidene kadar ürünün bütün süreçleri kayıt altında ve dolayısıyla geriye dönük izlenebilirlik çok kıymetli ve biz bunu Workcube ile sağlayabiliyoruz.
Bu ürün tarafı, ama bir yandan da satış tarafını yönetirken de müşterilere nerede temas ettik ve müşterilerin ilişkilerini nasıl yönetiyoruz, yine Workcube üstünde halledebiliyoruz.
Katıldığımız fuarlar ya da katıldığımız B2B toplantılarındaki bütün görüşmelerimizi Workcube’e yüklüyoruz. Dolayısıyla bilgi ortak bir alanda herkese açık olmuş oluyor, herkes o süreci takip edebiliyor. Yani, müşteriye ilk ne zaman temas edilmiş, temastan sonra ilk görüşmede ne konuşulmuş, ikinci görüşmede ne konuşulmuş, teklif verilmiş mi, teklif verildiyse teklif sisteme yüklenebiliyor. Bunların hepsi çok büyük artı özellikler.
Workcube zaten internet üzerinden evimizden bile ulaşabildiğimiz, istediğimiz yerden ulaşabildiğimiz bir platform olduğu için bir arkadaşım herhangi bir müşteriyle temasından sonra ne aşamalar katetmiş istediğim zaman takip edebiliyorum.
“Bizim bütün süreçlerimizi inanılmaz kolaylaştıran ve satış departmanına hız kazandıran bir unsur oldu Workcube”
Şöyle bir şey de var, bir kere sisteme bir bilgiyi girdikten sonra, artık her seferinde tekrar o bilgiyle baştan uğraşmamız gerekmiyor. Yani, ben temas ettiysem müşteriye ona bir teklif yarattıysam ve o teklifi de Workcube’ün içine attıysam artık ondan sonraki bütün sipariş süreçleri bile oradan hareket edebiliyor. Defalarca ürünleri girmek, ayrıca Word’de gir, ayrıca fatura keserken başka bir platforma gir vesaire bütün bunlara gerek kalmadığı için insanın yaratabileceği aksaklıkları ya da çok doğal hataları da minimize etmiş oluyoruz. Bu anlamda bizim bütün süreçlerimizi inanılmaz kolaylaştıran ve satış departmanına hız kazandıran bir unsur oldu Workcube.
Zaten satış departmanı dediğin evrak işleriyle uğraşmaktan ziyade satışla uğraşması gereken bir departman olduğu için bütün arkadaşlarım memnuniyetle kullanıyorlar Workcube’ü. Ben de kullanmaları yönünde mutlaka teşvik ediyor oluyorum.
Bu anlamda Workcube’e işimizi kolaylaştırdığı için minnet borçluyum ben. Satış departmanı olarak ve büyümemize katkı sağladığı için de çok değerli buluyorum bir yazılım olarak Workcube’ü. Bugün günümüzde herkes yazılımların bu kadar etkili olabileceğinin bilincinde mi bilmiyorum ama yazılımın sağladığı kolaylıklar büyümede birebir unsurlardır diye düşünüyorum.
“Workcube’e ilk alışmamızda hem ben hem de ekip arkadaşlarım hiç zorluk çekmedik.”
Workcube’ü şu anlamda da kıymetli buluyorum, her şeyden önce yerli bir şirket. Yerli bir şirket olmasının da bir şekilde bunun alışkanlıklarını ve kolaylıklarını bilmek ve uygulamak ile ilgili büyük avantajları olduğunu düşünüyorum. O yüzden de Workcube’e ilk alışmamızda hem ben hem de ekip arkadaşlarım hiç zorluk çekmedik. Çünkü terimler bildiğimiz terimler, çeviri terimler değil. Biz ne demek istiyorsak karşılığında bir yandan Türkçe’sini buluyoruz.
Workcube’ün geri dönüş süresi çok kısa ve yardım etmedeki anlayışları inanılmaz hızlı.
Bir yandan çalıştığımız ekipler yerel bir firma olduğu için de istediğimiz ekstralarda derdimizi, nasıl geliştirebilirizi çok daha kolaylıkla anlatabildik. Bu anlamda Workcube’ün geri dönüş süresi çok kısa ve yardım etmedeki anlayışları inanılmaz hızlı. Yerel olmasının büyük etkisinin olduğunu düşünüyorum bu noktada da. Kullanımı da yine aynı şekilde çok rahat. Dolayısıyla biz de yerel bir şirketiz, yerel bir üreticiyiz ve tüm sahada global firmalarla savaşıyoruz.
Türkiye’den yazılım konusunda böyle başarılı bir firma çıkmasıda bana ayrıca gurur veriyor.
Workcube işveren markası adına da bizim için önemli bir yer teşkil ediyor.
Workcube’ün tüm İK süreçlerini kullandığımızı düşünüyorum. Tabii Workcube çok yaşayan bir sistem. Yaklaşık 3 yıldır kullanıyorum, her geçen gün kendini yeniliyor. Biz de onunla beraber farklı portallarını kullanmaya devam ediyoruz. Sanıyorum en çok izin, puantaj ve raporlamalarla ilgili alanları daha sık kullanıyoruz.
Aslında şirkete gelen her çalışanı Workcube ile tanıştıran benim. Burada Workcube işveren markası adına da bizim için önemli bir yer teşkil ediyor.
Mavi yaka ya da beyaz yaka, hiç fark etmeksizin bir çalışan burada kendine açılmış account’da bütün sisteme hakim olsun istiyoruz. Çünkü bu bizim şirket içi kullandığımız bir iletişim platformu gibi, İK anlamında söylüyorum. Dolayısıyla çok aktif kullanmaları için onları sürekli teşvik ediyoruz.
Yani, çalışanlar kendi profillerinden girip veri girişlerini, yani izin girişlerini, avans girişlerini yapıp bizim sistemimize düşmesini bekliyoruz. Eğer girmedilerse de teşvik edip girmelerini sağlıyoruz. Çok aktif kullanıyoruz bu ekranları.
Depolarımızda ürünlerin tamamının kontrollerini Workcube üzerinden sağlıyoruz.
Satın alma yapıldığı andan itibaren depoya giriş yapılan tüm mal kabullerde hammadde, yarı mamul, mamul, tüm girişlerde Workcube üzerinden işlem yapıyoruz.
Bunların şirketimiz içinde, fabrikanın içinde kullanmış olduğumuz üretim departmanlarının depolarına dağıtımında, orada yapılan tüm işlemlerde, yani stoklama ve üretim işlemlerinde Workcube’ü kullanıyoruz. Depo organizasyonunda stoklarımızın, hammaddelerimizin, yarı mamullerimizin, bitmiş ürün diye tabir ettiğimiz ürünlerin tamamının kontrollerini Workcube üzerinden sağlıyoruz.
Aynı zamanda Workcube ile yeni bir çalışmaya daha geçtik, Workcube bizim adımıza karekod oluşumu sağladı. Biz de depolama için kullandığımız alanların tamamını sektör sektör ayırarak karekodlarla el terminallerine geçtik.
Bu el terminalleriyle de depolar arası transferleri, bitmiş ürünün müşteriye sevkiyatı ve faturalanmasına kadar tamamını bu şekilde yapabiliyoruz. Bu da bize ne sağladı? Geçmişte raflar arasında çalışma yaparken manuel bir takım işlemler yapıyorduk. Artık sistemsel olarak bu işlemleri yapabiliyoruz karekod sayesinde.
Bunların şirket içinde kullandığımız diğer cep depolarına dağılımını da yine el terminalleriyle yapabiliyoruz. Aynı zamanda Workcube üzerinden şirketimizdeki stok ve depolamayı dış kaynak olarak kullanmış olduğumuz dışarıdaki depolarla da entegrasyonunu sağlayıp kullanabiliyoruz. Yani, Workcube üzerinden dış depomuzu da yönetiyoruz.
Şu an el terminallerimiz, sistemlerimiz, raporlamalarımız hepsi sorunsuz bir şekilde çalışıyor.
Bugüne kadar kullandığım en basit arayüze sahip program diyebilirim Workcube için. Yaklaşık 7-8 tane büyük firmada çalıştım, çok fazla ERP firması ile çalıştık, uluslararası-yerli. Ama e-ticaret dinamiği biraz farklı olduğu için çok fazla özel talebimiz oluyor her platforma özel, her kargo firmasına özel, sürekli bizim bir yenilik içerisinde olmamız gerekiyor. Birçok firma bunu sağlayamıyordu maalesef ama Workcube tarafında biz bu sorunların tamamını aştık.
Toplam olarak baktığınızda bir birbuçuk ay gibi bir süre içerisinde bütün entegrasyonlarımızı tamamladık.
Şu an el terminallerimiz, sistemlerimiz, raporlamalarımız hepsi sorunsuz bir şekilde çalışıyor ve bu da bize inanılmaz bir hız kattı. Workcube’ün bize çok ciddi katkıları oldu.
Workcube kullanım olarak çok kolay öğrenilebilir ve hızlı kullanılabilir bir program.
Workcube’de ürün yönetimiyle alakalı olarak, ürün ağaçlarının oluşturulmasını,üretim planlamayla ilgili süreçlerin, oradaki ilgili raporların kullanımını sağlıyoruz. Workcube kullanım olarak çok kolay öğrenilebilir ve hızlı kullanılabilir bir program. Ürün ağacı oluşumu veya ürün yönetimi, ürün planlama, üretim planlamayla alakalı herhangi bir sıkıntı yaşamadan tüm süreçleri yönetiyoruz.
Ürün ağacını oluşturduktan sonra, ürün ağacındaki hammadde, ambalaj malzemeleri, esans gibi tüm malzemelerden ilgili raporları çok kolay ve hızlı bir şekilde oluşturabiliyoruz. Burada oluşturduğumuz raporları ilgili birime, satın alma, pazarlama veya üretim birimine iletebiliyoruz. Bu şekilde süreçlerimizi hızlı yürütebiliyoruz.
