ERP HABER – Deniz Endüstrisi A.Ş. iş hacmi artarken verimliliğin artması ve kurumsallaşma yolunda önemli bir adım attı ve IFS ERP Uygulamalarını kullanmaya başladı. Tuzla’daki Çiçek Tersanesi’nde muhtelif tipte gemi inşaatları gerçekleştiren Deniz Endüstrisi A.Ş., iş hacmiyle özel sektör tersaneleri arasında ikinci sırada bulunuyor. Gemi inşa tesis ve ekipmanlarına yaptığı yatırımla üretimini yıllar boyunca sürekli artıran ve dünyanın en modern tersanelerinden biri haline gelen Çiçek Tersanesi, 2008 yılında 58.000 dwt’lik dökme yük gemisini içeren bir projeyle, Türkiye özel sektör tersaneleri arasında en yüksek tonajlı gemi inşaatını da başlatmış bulunuyor. Kalite çalışmaları çerçevesinde iş süreçlerini daha iyi planlamak, verimliliğini artırmak, maliyetlerini düşürmek, tersanede üretilen doküman ve bilgileri kayıt altına alarak kullanıcılarına açmak ve tümüyle entegre çalışan bir kurumsal kaynak planlaması sistemi oluşturmak isteyen Deniz Endüstrisi A.Ş, IFS ERP Uygulamalarını kullanma kararı aldı.
”IFS ERP sayesinde daha güçlü bir kurum kültürü oluştu. İş süreçleri bu kurum kültüründen dolayı kendi içinde rayına girerken, personele yönelik kartla geçiş sistemi gibi yeni sistemlerimiz de aslında bu kültürün beklentileriydi. Bu kültür oluşurken, kurumsallaşma yolunda önemli bir yol kat ettik.”
Berke Çiçek
Genel Müdür / Deniz Endüstrisi A.Ş.
Faydalar
• IFS ERP Uygulamaları Çiçek Tersanesinin cirosuna ve iş verimliliğine katkısıyla yapılan yatırımın 1 yıldan kısa sürede geri dönmesini sağladı.
• Malzeme alımından iş emirlerinin hazırlanmasına, hakedişlerden üretime tüm iş süreçlerinde verimlilik artışı gözlendi.
• Deniz Endüstrisi A.Ş., iş hacmi büyük ölçüde artmasına karşın, IFS Uygulamalarının sağladığı verimlilik artışı sayesinde personel kadrosunu genişletmeye gerek kalmadan yeni projelerini üstlenebilecek duruma geldi.
• Ekonomik kriz ortamında çok daha önemli hale gelen maliyet analizi ve yönetimi, IFS Uygulamalarıyla daha etkin şekilde gerçekleştirilmeye başlandı.
• IFS ERP Uygulamalarının güçlü raporlama özellikleri kolay anlaşılır raporlar üretilmesini sağlayarak gemi projelerindeki iş aşamalarının daha iyi takip edilebilmesini sağlarken, üst yönetime stratejik kararlarını daha iyi almalarını sağlayan veriler de sundu.
• Deniz Endüstrisi A.Ş., IFS ERP Uygulamalarıyla kurumsallaşma yolunda önemli bir yol kat etti.
“350′ye yakın kaynak makinesiyle çalışıyoruz ve en küçük arızalar bile 1000 TL’ye onarılabiliyor. Bakım ve malzeme kullanım süreçlerini tam kontrol altına alarak maliyetleri düşürmemiz bile çok büyük bir tasarruf anlamına geliyor.”
Abdullah Toksöz
Planlama Müdürü / Deniz Endüstrisi A.Ş.
“Tersanemizde 58 bin DWT’luk özel sektör tarafından üretilen en büyük yük gemisi de inşa ediliyor, 3150 DWT’luk küçük kimyasal tankerler de. Her gemi, her proje farklı donanımlarla, farklı üretim teknikleriyle üretildiği için farklı çözümler uygulamanız gerekiyor. IFS bize bu esnekliği sağlıyordu.”
Cengiz Öztürk
ERP Proje Yöneticisi / Deniz Endüstrisi A.Ş.
1977 yılında kurulan Deniz Endüstrisi A.Ş, bugün Tuzla’daki Tersanesinde koster, balıkçı gemisi, römorkör, hizmet teknesi, kimyasal ve ürün tankeri kimyasal gibi muhtelif tipte gemi inşaatları gerçekleştiriyor. Üretimini yüksek standartlarda gerçekleştiren ve yaptığı yatırımlarla dünyanın en modern tersanelerinden biri haline gelen Çiçek Tersanesi, denizcilik kurumlarından aldığı çeşitli ödüllerin yanında, 2008 yılında Lloyd’s List tarafından Türkiye’de yılın tersanesi seçildi. 2007 yılında 26 bin DWT ile Türkiye’nin en büyük kimyasal tankerinin inşasını tamamlayan, 2008 yılında 58 bin DWT’luk kuru yük gemisini içeren bir projeyle Türkiye özel sektör tersaneleri arasında en yüksek tonajlı gemi inşaatına start veren Çiçek Tersanesi, 200m uzunluktaki kuru havuzunu 80 bin DWT’luk gemilerin inşasının yapılabileceği uzunluğa ulaştırma yatırımını sürdürüyor. Tersane ayrıca 25 bin DWT’a kadar büyük gemilerin ve 3 ila 5 bin DWT’luk küçük gemilerin üretildiği iki kızağa sahip. ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 ve OHSAS 18001:1999 kalite belgelerine sahip bulunan Çiçek Tersanesi’nin ürettiği gemilerin yaklaşık %50’si yurtdışına ihraç ediliyor.
Verimliliği temel başarı ilkesi olarak kabul eden Çiçek Tersanesi, sürekli bu vizyon ile hareket ederek kurulduğu yıllarda 4 kg/saat olan işçi başına üretim kapasitesini 1980′de Tuzla’daki Çiçek Tersanesine geçtiğinde 8 kg/saate, 2004 yılında ise 19 kg/saate çıkarmış. Şirketin bu yılki hedefi ise işçi başına saatte 25 kg’lık bir üretim kapasitesine ulaşmak. Şirketin Planlama Müdürü Abdullah Toksöz şirkette verimliliğin önemini şöyle vurguluyor: “Çiçek Tersanesi çok büyük bir alana kurulu değil; işçi sayımız da belli. Bu işçilerle, bu alanda en fazla gemiyi imal edebilme hedefiyle çalışıyoruz. Türkiye’de 3 kat daha büyük alana kurulu olan özel tersaneler var, ancak iş hacmi olarak ikinci sırada olmamız hedefimize ulaşmak için doğru yolda olduğumuzu gösteriyor. Bunu çok iyi organize olmaya ve doğru sistemleri kurmaya borçluyuz.”
IFS ERP Öncesi Durum
Deniz Endüstrisi A.Ş., iş hacmi giderek artarken daha kurumsal bir bilişim altyapısına ihtiyaç duymaya başlamıştı. Abdullah Toksöz bu alanda yaşadıkları sıkıntıları şöyle dile getiriyor: “Biz Genel Müdürümüzle veya diğer üst yöneticilerimizle birlikte her gün tersaneyi en az üç kez turlayarak sahadaki görevlilere işlerin ilerleyişi ile ilgili sorular sorarız. Öte yandan kayıtlı bir bilgi olmadığında, şifahen aldığınız cevapların güvenilirliğine de emin olamazsınız. Bir hata olduğunda hatanın hangi noktadan kaynaklandığını bulmak zordur. İnsana bağlı olmayan, şeffaf bir sistem gerekiyordu. Tersanemizde sahadaki üretimin denetlenmesi açısından bir iş emri sistemi vardı ancak çok verimli bir şekilde yürütülemiyordu. Malzeme takibinde de sorunlar yaşıyorduk. Stok sayımında belli malzemeler belli sayılara düşmüşse tekrar sipariş veriliyordu. Bu nedenle belli bir anda depoda hangi malzemelerden kaç adet olduğunu, maliyetlerini, ne zaman depoya girdiklerini kontrol etmekte zorlanıyorduk.”
Şirketin Teknik Satın Alma Departmanı sorumlusu Turgay Uğraş ise şunları ekliyor: “Eskiden tersanede herkesin kendine göre bir programı vardı. Satın alma departmanı çalışanları kendilerine göre ya bilgisayarda bir hesap tablosu tutarlardı ya da aldıkları teklifleri zımbalayıp önlerine koyarlardı. Tüm verilerin ortak bir yerde toplandığı, üst yöneticilerin bu verileri istedikleri detayda analiz ve takip edebildiği bir sistem bulunmuyordu. Ayrıca tersanelerdeki iş süreçlerinde herkes tarafından anlaşılan ortak bir dil kullanılmayabiliyor; birlikte çalışılan taşeronlar, farklı özelliklerde, farklı normlarda isteklerde bulunabiliyor. Tüm bu iş süreçlerini standartlaştıracak ve ortak bir dil altında yürütülmesini sağlayacak bir sisteme ihtiyaç vardı.”
Kızakta Üretim Şefi Sezer Eğlence, Çiçek Tersanesindeki iş yoğunluğu giderek artarken, üretimde bir ERP sistemine doğan ihtiyacı şöyle dile getiriyor: “Taşeronlar dahil olmak üzere tersane ekipleri ellerinde iş emirleri mevcut şekilde çalışıyorlar. Bu iş emirlerinde yapılan imalata yönelik bütün malzeme bilgileri yer alıyor. Geri dönüşlerinde işçilik bilgileri işlenmiş olarak geliyor. Termin planlarına, iş emrinin başlangıç/bitiş tarihlerine ve işin yapılacağı mahâle bakarak imalatı yürütüyoruz. Bu açıdan bakıldığında iş yoğunluğumuzdan kaynaklanan karışıklıklar kaçınılmaz oluyor. Üretilen gemiler büyük olduğunda üretim planlarını, iş emirlerini, terminleri kayıt altına almak daha da zorlaşıyor.”
Havuzda Üretim Şefi Ulaş Deniz Özçam ise, inşa edilen gemilerin son durumu ile ilgili bilgi almak için, kullanılan teknik tasarım programındaki gemi modeli üzerinde biten kısımları işaretlediklerini ve bunun çok verimli bir yöntem olmadığını söylüyor.
Gemi inşaat sektöründe malzeme ve bakım maliyetleri çok yüksek. Tersane çalışanlarının ve taşeron firmaların, kullandıkları ekipmanların bakımını düzenli olarak gerçekleştirmeleri gerekiyor. Abdullah Toksöz, bakım sürecinin %100 kontrol edilemediği bir durumda düzenli bakımlar için gerekli iş disiplinin sağlanamadığını belirtiyor: “350′ye yakın kaynak makinesiyle çalışıyoruz ve en küçük arızalar bile 1000 TL’ye onarılabiliyor. Bakım ve malzeme kullanım süreçlerini tam kontrol altına alarak maliyetleri düşürmemiz bile çok büyük bir tasarruf anlamına geliyor.”
ISO 9001:2000′nin yanı sıra 2008 Ekim ayında Bureau Veritas kuruluşundan ISO 14001:2004 ve OHSAS 18001:1999 kalite belgelerini alan Deniz Endüstrisi A.Ş., sürekli denetimlerle yenilenen bu belgelerin gerekliliklerini yerine getirmek için, alacağı ERP çözümünün kalite yönetim ihtiyaçlarına cevap vermesini de istiyordu.
IFS ERP’ye Geçiş Süreci
Deniz Endüstrisi A.Ş., piyasadaki ERP programları üzerinde uzun araştırmalar yaptıktan sonra tersanelere yönelik Entegre Tersane Yönetim Çözümü bulunan IFS’de karar kılarken, Abdullah Toksöz bu seçimin nedenlerini şöyle açıklıyor: “Birincisi IFS Türkiye’nin kadrosu bu işin altından rahatlıkla kalkabilecek uzmanlığa sahip bir kadroydu ve bizi yarı yolda bırakmayacaklarını düşündük. Gerçekten de proje aşamasında büyük bir özveriyle, bizim işimize bizim kadar önem vererek sistemin oturtulması için çalıştılar. IFS ile görüşmelerimizde bize çok yol gösterdiler ve uygulamayı hemen başlatmak yerine dürüst davrandılar ve hazırlıklarımızı tamamlayana kadar projeyi ertelememizi önerdiler. İkincisi, IFS Uygulamalarının modüler yapısıydı; temel modüllerinin yanı sıra uç uca eklenebilecek 6 bine yakın bileşene sahip bir uygulama söz konusu.”
Cengiz Öztürk ise şunları ekliyor: “Bazı programların bir modülü devreye almadan diğerini kullanıma sokamamak gibi kısıtlamaları var. IFS’nin modülleri ise ihtiyaç duyuldukça, istendiği zaman eklenebiliyor ve bu modüller açık yapılarıyla ihtiyaçlarımıza göre uyarlanabiliyor. Ayrıca, tersanemizde 58 bin DWT’luk özel sektör tarafından üretilen en büyük yük gemisi de inşa ediliyor, 3150 DWT’luk küçük kimyasal tankerler de. Her gemi, her proje farklı donanımlarla, farklı üretim teknikleriyle üretildiği için farklı çözümler uygulamanız gerekiyor. IFS bize bu esnekliği sağlıyordu.”
Deniz Endüstrisi A.Ş., proje ekibini oluşturduktan sonra IFS’nin uzmanlarıyla IFS modüllerini hayata geçirmeye başladı. Bir aylık bir çalışma sonucunda ilk olarak İnsan Kaynakları ve Bordro modülü Nisan 2008′de devreye alınırken, 4. ayın sonunda Dizayn, Proje Planlama, Üretim, Satın Alma, Malzeme ve Depo Yönetimi modülleri devreye sokuldu, planlanan sürenin yarısı kadar sürede ve planlanan bütçenin altında kalarak canlı kullanıma geçirildi. Böylece özel sektör tarafından üretilen en büyük kuru yük gemisi olarak inşa edilen 58 bin DWT’luk geminin tüm, üretim ve hakediş süreçleri IFS üzerinden takip edilmeye başlandı. Cengiz Öztürk şöyle diyor: “Gemiyi sipariş eden armatör firma, armatör projelerinde sıkça görüldüğü üzere, dizaynı başka bir firmaya yaptırıyor ve malzemelerin büyük kısmının temininden kendisi sorumlu. Ancak biz iş süreçlerini hızlandırmak için dizayn bilgilerini ve armatör malzemelerini de IFS üzerinden takip ediyoruz. Bunun dışında IFS ile takip ettiğimiz, kendimize ait 25.000 DWT’luk dökme yük gemisi projemiz var. Bunların dizayn süreçlerini de IFS üzerinden takip ediyoruz.”
Ocak 2009′da Finans/Muhasebe modülünü devreye alan şirket, proje bazlı bütçeleme ve maliyet takiplerini de sistem üzerinden gerçekleştirecek konuma geldi. Cengiz Öztürk, “Şimdiden devreye aldığımız modüllerin %75′ini kullanıyoruz” diyor. “Kullandıkça yeni ihtiyaçlar da ortaya çıkıyor. Bu modülleri zamana yaymanın büyük avantajı var, çünkü hem tecrübeli kullanıcılar yeni devreye girecek modüllerin kullanıcılarına yardımcı oluyor, hem de zaman geçtikçe modüller arasındaki ilişkileri daha iyi tanımlayabiliyoruz.”
Abdullah Toksöz, üst yönetimin projeye olan inancı ve desteği sayesinde beklediklerinden daha az kullanıcı direnciyle karşılaştıklarını belirtiyor: “Üst yönetim, bu sistemin ne pahasına olursa olsun oturtulmasında kararlıydı. Onlardan aldığımız destekle biz de kullanıcılarımıza gerekli desteği verdik. Bu nedenle çok az dirençle karşılaştık; direnç gösteren kullanıcılarımız da nihayetinde sisteme dahil edildi. Sonuçta sisteme ayak uyduramayan kimse olmadı.”
Deniz Endüstrisi A.Ş., 2009 yılı içinde bakım, kalite ve diğer destek modüllerini devreye almayı planlıyor. 2009 yılı içinde gerçekleştirilecek bir proje ile IFS, şirketin Kalite Yönetim Sistemine tanıtılacak. Ardından, sistem iç süreçleri, dokümantasyon ve raporlamaları ile 2009’da tekrar bir revizyondan geçirilecek.
IFS ERP ile Düşük Maliyetler, Yüksek Verim
Deniz Endüstrisi A.Ş., IFS ERP Uygulamalarına yaptığı yatırımla iş süreçlerini daha hızlı ve doğru şekilde takip ederken insan hatalarını en aza indirdi ve etkili bir üretim planlamasıyla verimliliği artırırken maliyetlerini düşürdü.
Abdullah Toksöz IFS ERP Uygulamalarının toplam sahip olma maliyetinin düşük olduğunu şu sözlerle dile getiriyor: “ERP projesine başladığımızda bu proje için ayırdığımız bütçe çok yüksek değildi. Elbette sözleşme aşamasında belirlenen fiyat dışarıdan yüksek gelebilir, ancak bugün geldiğimiz noktada tersanemizin iş süreçlerine katkısına baktığımızda yaptığımız yatırımın kendisini karşıladığını görüyoruz.”
Ulaş Deniz Özçam, IFS ERP Uygulamalarının iş verimliliğine katkısını şöyle açıklıyor: “İşlerimiz günden güne artarken eskiden malzemeyi alım ve yönetimine ve projelere çok fazla zaman harcıyorduk. Şimdi bu süreçler daha sistematik: Projesi hazır, malzemesi hazır; ne kadar malzeme kullanacağı bilinerek malzeme ona göre çekiliyor; iş emri hazırlanmış. Artık bu iş süreçlerinin hepsi oturduğu için, doğal olarak size hız ve zaman da kazandırıyor. Eskiden bir gemi bloğunu 40 günde tamamlıyorsak, şimdi 35’e düştü. İleride daha da düşeceği görülüyor.”
Toksöz IFS’nin personel maliyetlerine katkısını ise şöyle örnekliyor: “Bu kapasitedeki tersanelerde yaklaşık 40-45 mühendis çalışır. Biz proje öncesinde yaklaşık 25 kişilik bir mühendis kadrosuyla çalışıyorduk ve iş hacmimiz bu kadar artmasına rağmen halen aynı kadroyu koruyoruz. IFS Uygulamaları gibi bir ERP çözümüyle bu kadar büyük bir kadro kurmaya gerek kalmıyor, çünkü iş süreçlerini daha organize şekilde yürütebiliyoruz.” IFS Uygulamaları sahadaki iş disiplinini de artırıyor. Sahadan gelen tüm veriler kaydedildiği ve kolayca izlenebildiği için sahadaki çalışanlar da termin planına uymak için elinden geleni yapıyor, çünkü artık sistemin yürümesi için veri girişi yapması gerektiklerini ve performanslarının ölçüldüğünü biliyorlar.
Cengiz Öztürk ise IFS ERP ile hakediş raporlarını hazırlamanın kolaylaştığını belirtiyor: “Artık hakedişleri ayrıca hazırlamıyoruz. Üretimden raporlamalar geliyor ve hakedişler kendiliğinden oluşuyor. Ek ödemeniz ya da kesintiniz varsa, teminatla ilgili bir işlem yapacaksanız bunları ekleyerek yayınlıyorsunuz. Eskiden bir hakedişin hazırlanması 1 haftayı bulurdu. Şimdi yarım saatte hazırlıyoruz. Ayrıca taşerona, üretim departmanına ya da üst yönetime detay bazda hangi işten ne kadar hak ettiği, ne kadarlık iş yaptığı, ne kadarlık bir kesintisi ya da ek ödemesi olacağı konusunda detay bazda raporlama yapabiliyoruz. Aynı şekilde hakediş modülünü tersanemizde yürütülen farklı projelerin, çalıştırdığınız farklı taşeronların maliyet analizini yapabilirsiniz.”
Deniz Endüstrisi A.Ş. gemi projelerinde dış satın almalarını, envanter tanımlarını, tedarik tanımlarının hepsini IFS üzerinden gerçekleştiriyor. Dış Satın Alma Sorumlusu Emre Bilimli bunun avantajlarını şöyle sıralıyor: “Bir ekonomik krizin yaşandığı bu günlerde maliyet analizlerinizi düzgün yapmamız, tüm maliyet kalemlerini takip edebilmemiz çok önemli. Bugün bizim için bir kalemin, bir contanın, bir somunun bile bir önemi var. IFS ile bir malzemenin gereksiz kullanılmadığına eminiz; fazla kullanılmışsa nedenini anında öğrenebiliyorsunuz. 2008’de bu konuya bu kadar vakıf değildik, ancak IFS ile birlikte 2009 yılında maliyetlerimizi çok daha iyi kontrol altına almış olacağız.”
IFS ERP Güçlü Rapor Özellikleri
Deniz Endüstrisi A.Ş. yetkilileri, IFS’nin avantajlı yönleri arasında veritabanı yönetim ve kullanıcı yetkilendirme özelliklerini de sayıyorlar. Şirketin Veritabanı Yöneticisi Mehmet Aydın şöyle diyor: “IFS Oracle veritabanını kullanıyor ve her türlü raporu alabilmenize olanak tanıyor. Bu veritabanının performansı oldukça iyi. Sistemin çok esnek bir yapısı olduğu için istediğiniz raporu tasarlayıp sistemden almanızda herhangi bir sorun yok. Rapor tasarımında Crystal Reports’u kullanabiliyoruz, çünkü IFS bu yazılımla entegre çalışıyor. Kullanıcı yetkilendirmesi tarafında ise her şey en ince ayrıntısına kadar düşünülmüş. Hem roller tanımlayıp kullanıcılara roller atayabiliyorsunuz, hem de rollerden ayrı özel yetkiler verebiliyorsunuz. IFS’in en fazla kullandığımız modülü olan proje modülünde de proje/kişi/aktivite bazlı yetkilendirmeler gibi sonsuz kombinasyon yapabileceğiniz bir yetkilendirme sistemi var.”
Cengiz Öztürk ise IFS’nin raporlama özellikleri konusunda şunları ekliyor: “Kolay anlaşılır görsel raporlar hazırlayabiliyoruz. Ayrıca gemi blok planları üzerinde renkli işaretlemeler yaparak o geminin hangi üretim aşamasında olduğunu görebiliyoruz. Üst yönetime sunacağınız raporlar ne kadar sade ve anlaşılır olursa o kadar iyidir, çünkü raporları değerlendirmek için çok fazla vakitleri yoktur. Bir bakışta bütünü görmek isterler. Bu raporlama yöntemini eskiden de uyguluyorduk ancak raporları hazırlamak için günlerce uğraşmamız gerekiyordu. IFS ile üretimden verilerin geldiği andan itibaren raporlar ortaya çıkabiliyor.” IFS Uygulamaları bugün Deniz Endüstrisi A.Ş. üst yönetimine önemli kararların alınmasında yardımcı olan veriler sağlıyor. Şirket yetkilileri, IFS Uygulamalarının tüm modüllerini devreye aldıktan sonra tam anlamıyla bir karar destek sisteminin oluşturulacağını ve yönetim kararlarının IFS’den sağlanan raporlarla alınacağını düşünüyor.
Genel Müdür Berke Çiçek son olarak şunları söylüyor: “IFS sayesinde daha güçlü bir kurum kültürü oluştu. İş süreçleri bu kurum kültüründen dolayı kendi içinde rayına girerken personele yönelik kartla geçiş sistemi gibi yeni sistemlerimiz de aslında bu kültürün beklentileriydi. Bu kültür oluşurken, kurumsallaşma yolunda önemli bir yol kat ettik.”
