ERP HABER – Hangisi olursa olsun yazılımlar verileri enformasyona dönüştürürler. ERP – Kurumsal Kaynak Planlamadan CRM – Müşteri İlişkileri Yönetimine, Bilgisayar Destekli Tasarım Sistemlerinden İş Zekası Çözümlerine değin bu böyledir. Yazılımların başka işlevleri de olabilir ancak asli görevleri veri-enformasyon dönüşümü sağlamaktır. Verileri enformasyona dönüştürmek kendi başlarına değer ifade etmeyen veya az değer sunan bilinenleri bir amaç doğrultusunda derleyerek, faydalı veya çok daha faydalı hale getirmektir. Veriler birleştirilerek, çıkartarak, sıralayarak, özetleyerek, ilişkilendirilerek, hesaplanarak enformasyona dönüştürülür. Bir bilim dalının başlıca işlevi temelde verileri enformasyon haline getirmektir. Bu bilim dalı istatistiktir. İstatistik biliminin üç işlevinden biri bu dönüşümdür. Diğerleri geleceği tahmin etmek (!) ve yalan söylemektir. (İngilizce’de bir savı desteklemek amacıyla verileri çarpıtmaya “data torture”; işkenceden geçirmek denmektedir).
Her yazılım sistemi enformasyon ürettiğinden enformasyon kavramı yakından bilinirse yazılımların daha iyi üretilebilmesi, daha doğru seçilebilmesi, daha iyi kullanılabilmesi olanaklı olur. En azından kolaylaşır.
Enformasyon
Enformasyonun çeşitli karakteristikleri bulunmaktadır. Bunları önem derecelerine göre sıralamak pek anlam ifade etmez. Ancak ben ilk sıraya “Zamanında olma” özelliğini koyuyorum. Bilindiği gibi enformasyon karar verme sürecinin girdisidir. Kararlar enformasyon olmadan alınamaz. Karar konusunda önemli sözlerden biri; “Geç verilmiş karar doğru da olsa yanlıştır” cümlesidir. Kararların zamanında verilebilmesi için enformasyonun, kararın verilmesinden önce karar vericiler ile buluşması sağlanmalıdır. Ne kadar önce buluşması gerektiği ise elbette karar vermek için gereken süre kadar öncedir. Günümüzde şirketlerin gerçek zamanlı olmaları gerektiği konusunda nerdeyse herkes hemfikirdir. Proaktif anlayış çerçevesinde, şirketler sonuç raporlarıyla değil anlık enformasyonla hareket ederek kötüye gitmesi olasılığı bulunan durumlara müdahale etmektedirler. Şu haber bu konuda güzel bir örnektir:
“Reyting düşünce yayına porno yıldızı çağırdı!”
Geçtiğimiz pazar akşamı Fransız televizyonu FR3′ün canlı yayınlanan şovu ‘Herkesi Memnun Edemezsiniz’in sunucusu Fogiel, bir zamanların ünlü şarkıcısı Mireille Mathieu’yü programına konuk aldı.
Program sırasında sunucu Fogiel’in masasının altında, küçük bir monitör bulunuyordu. Fogiel monitöre baktığında gözlerine inanamadı. Programın izlenme oranı sürekli düşüyordu. Harekete geçmek lazımdı. Mireille Mathieu hemen programdan gönderildi ve yerine acilen porno yıldızı Clara Morgane çağrıldı. Morgane ekrana çıktığında, Fogiel’in monitöründe reyting de yavaş yavaş yükselmeye başlamıştı.”
Fogiel böyle davranmasaydı ne olacaktı sorusunun yanıtı açık. Reklam verenler tatmin olamayacak, belki bir daha reklam veremeyeceklerdi. Hatta belki program yayından kaldırılacak, Fogiel de gelirinden olacaktı. Günümüzde yalnızca medya değil tüm şirketler gerçek zamanlı olmak zorundalar. Bu nedenle artık şirketler yönetim kokpiti adı verilen çözümleri kurmaktalar. Önemli bir olay yaşandığı zaman anında haberdar olunmasını sağlayan Business Activity Monitoring sistemlerini oluşturmaktalar. Dilediğiniz takdirde Elsys uzmanları sizleri bu konularda bilgilendirecektir.
Enformasyonun bir diğer karakteristiği “tam” olmasıdır. İnsan beyni hala daha bir kara kutudur. Kara kutu ile anlatılmak istenen nasıl çalıştığının henüz kavranmamış olmasıdır. Ancak bilindiği kadarıyla, beyin enformasyon tam değil ise kendi ürettiği sanal enformasyon ile tamamlar. Çok eskiden fark edilmiş olan bu gerçek “Yarım hekim candan eder, yarım hoca dinden eder” atasözümüz ile ifade edilmiştir. Bununla birlikte enformasyonun ne kadarının “tam” olduğunu bilmek her zaman kolayca görülebilen bir durum da değildir. Bazı Management Information System kitaplarında yer verilen bir örneği buraya taşıyayım: Bir süper markette pahalı bir İsviçre peyniri satılmaktadır. Peynir yalnızca tekerlek halinde sipariş verilebilmektedir. Oysa kullanım süresi doluncaya kadar ancak yarısından azı satılabilmektedir. Mağaza yöneticisi hesap yapar ve peynirden zarar ettiklerini, ithalatının durdurulması gerektiğini bildirir. Ancak genel müdür yardımcısı bu kadar bilginin yeterli olmadığı düşüncesindedir. Peyniri kimlerin aldığını ve bu kişilerin başka neler aldıklarını öğrenmek ister. Yürütülen çalışmalar peyniri almak için gelen kişilerin başka alışverişler de yapmakta olduklarını ve bu alışverişlerin toplamının peynirden doğan zararı kat kat karşıladığını ortaya çıkarmaktadır. O kişiler yalnızca o peynir için süper markete gelmektedirler, peynir olmasa uğramayacaklardır, gelmişken de başka malları da almaktadırlar. Bu vesile ile şirket yönetmenin çok önemli bir kısmının doğru sorular sormak olduğunu da vurgulayayım.
Başka bir örneği Papa’nın ABD ziyareti anekdotunu hatırlatarak verebilirim. ABD’ye ziyarete giden Papa, uçağın merdivenlerinde gazeteci ordusu tarafından karşılanır. İçlerinden biri Papa’ya “ABD’deki genelevler hakkında ne düşünüyorsunuz?” der. Papa da gayri ihtiyari, “ABD’de genelev var mı?” yanıtı verir. Ertesi gün gazetelerin manşeti şöyledir; “Papa’nın ilk sözü ABD’de de genelev var mı? oldu”
İnsan beyninin bu davranışı kötü kararlar vermeye neden olduğundan bu sorunla başa çıkmak için araştırmalar yapılmasına neden olmuş, sonrasında da “Critical Thinking” adı verilen disiplin doğmuştur. İnsan kendi düşünce süreci üzerinde düşünmediğinden enformasyonun ne kadarını kendisinin ürettiğinin, ne kadarını gerçeklerden aldığının farkında olmaz. Gerçek ve sanal harmanlanırlar ve sonuçta başarısız bir karar doğar. Günümüzde iş dünyası gerçeklere dayalı yönetim (fact based management) prensibi ile çalışmak zorundadır. İyi niyet de olsa (cehenneme giden yol iyi niyet taşlarıyla döşenmiştir, sözüne inanalım) varsayımlara dayalı kararların iyi olması düşük olasılıktır. Bir yabancı şirket müdürünün odasında gördüğüm yazıyı aktarayım; “Burada Zannetmek Yasaktır!”
Bu konudaki bir başka sıkıntı da “wish full thinking”dir. Çoğu insan duygularının yönelttiği şekilde düşünür. Olumsuz enformasyon doğru bile olsa itibar etmez ve yanlışa sürüklenir. Kanıtı spor toto, iddia oynayıcılarıdır. Çaresi de duyguları düşünme sürecinden dışlamaktır. Hiç kolay olmasa da.
Enformasyonun iyi algılanabilmesi de bir başka çok önemli konudur. Bilindiği gibi kimimiz beynimizin sol, kimimiz de sağ lobunu ağırlıklı olarak kullanırız. Sol lobun görselliğe, sağ lobun da sayılara daha yakın olduğu söylenmektedir. Enformasyonun kullanıcısı beyninin hangi yarısını daha çok kullanıyorsa format da ona göre olmalıdır. Sol lobunu yeğleyenler için renklerden de yararlanılarak hazırlanan analog göstergeler etkili olurken, diğerleri için rakamlar ve grafikler algılama kolaylığı yaratmaktadır. Esasen bir yazılım sistemini değerlendirmek için üç kriter bulunmaktadır. Mimari, işlevsellik ve kullanılabilirlik. Kullanıcıya göre algıyı arttırıcı ekran tasarımları, dolayısıyla enformasyona form verilmesi kullanılabilirlik kriteri için de önemli bir alt kümeyi oluşturmaktadır ve son yıllarda kullanıcı ara yüzü tasarımı konusunun önemi de iyice anlaşılmıştır. SAP bu konuya da özen gösteren firmaların başında gelmektedir.
Sonuç
Enformasyon sistemlerine doğru yatırımlar yapmanın ve onlardan verim almanın ilk adımı enformasyonu anlamakla başlar. Enformasyonu anlama onun nasıl olması gerektiğini öğrenmektir. Bu yazıda bahsettiklerimizin dışında ilgililik, yorumsuzluk, maliyet etkin olma, sayısallaştırılabilirlik, kıyaslanabilirlik ve detay-özet düzeyinin doğru belirlenmesi gibi özellikleri ne kadar iyi kavranabilirse enformasyon sistemi de o kadar başarılı olacaktır.
Öte yandan hiçbir enformasyon sistemi yalnızca donanım ve yazılımdan ibaret değildir. İçinde literatürde software’e ve hardware’e nazire yapar şekilde persware denilen insan unsurunu da barındırmaktadır. Yukarıdaki açıklamalarda görüldüğü gibi enformasyon sistemlerinin iyi enformasyon üretebilmesi, bütün “ware”lerin doğru harmanlanmasıyla gerçekleşebilecektir.
Halefşan SÜMEN
