Başarılı ERP Projesi için Bilmeniz Gerekenler nelerdir? Türkiye’de sanayi geliştikçe, firmaların iş yazılımı ihtiyacı da her geçen gün hızla artıyor. Her gün onlarca firma bir ERP projesine başlamak için ERP sağlayıcıları ile sözleşme imzalayıp projeye start veriyor. Bu kadar çok firma ERP alırken, neden sektörde çok az ERP Başarı hikayesi yayınlanıyor? Az başarı hikayesi olması ne anlama geliyor? ERP Projeleri iyi yonetilemiyor mu? Yoksa iletişim sorunu mu var?
Bu sorulara cevap aramadan önce bir ERP projesinin canlı kullanıma geçme süresi en iyi ihtimalle ve firmanın yapısına göre minimum 6 ile 12 ay arasında sürdüğünü bilmemiz gerekiyor. Tabiki bu ERP projesinin tamamen oturup kıvama gelmesi ortalama 2 seneyi buluyor. Durum böyle olunca projeye başlandıktan ancak ortalama 2 sene sonra bir başarı hikayesi üretmek mümkün oluyor. Tabikide bu sürenin daha kısa ve daha uzun olduğu birçok örnek mevcut.
ERP’de Başarı Nasıl Yakalanır?
- Sağlıklı İlişki Kurmak Önemlidir
ERP danışmanlık hizmetini veren firma ile, ERP yazılımını satın alan firma (Müşteri) 2 sene boyunca birlikte çalışıyorlar. Kabul etmek gerek, 2 sene çok uzun bir süre. Bu 2 sene boyunca projenin maliyetinden, süreçlerdeki sorunlara kadar bir çok konuda fikir ayrılıkları ve hararetli tartışmalar yaşanıyor. 2 senenin sonunda eğer iki tarafta “oh kurtulduk bu adamlardan” diyorlarsa, o projeden sağlıklı bir başarı hikayesi üretmek neredeyse imkansız diyebiliriz.
O yüzden, Danışmanlık hizmeti veren firma, mutlaka müşterisinin yüzünü güldürmesi ve onu mutlu edebilmesi gerekiyor ki müşterisinden referans ve başarı hikayesi çıkartabilsin. Ama malesef bir çok ERP projesinde, durum bu şekilde sonlanmıyor. Proje başarılı bir şekilde kurulmuş ve kullanılıyor olmasına rağmen, ilişkiler kötü olduğu için bir başarı hikayesi ve referans çıkartılamıyor.
- Danışmanlık Faturaları ve Proje Maliyetleri
Bunun sebeblerinden en önemlisi ve ortak sorun Danışmanlık firmalarının ileriyi düşünmeden kesmiş olduğu faturalar olarak öne çıkıyor. Sonuçta projenin maliyeti arttıkça sinirler geriliyor ve çatışma kaçınılmaz oluyor. Malesef ülkemizdeki ERP Danışmanlık hizmeti veren firmalardaki Proje yöneticilerinin çok azı projenin maliyetini yönetebiliyorlar, geri kalan kısım bu proje maliyet yönetimini ignore ederek sadece yazılımın kurulup zamanında bitmesine odaklanıyorlar. Neticede proje, maliyetini ve süresini aşınca çatışmalar ve kavgalar başlıyor.
Aslında gerçekçi olursak,günün sonunda iki tarafta cebine giren ve cebinden çıkan paraya bakıyorlar. Bu yüzden de sektör çok az sayıda ERP Başarı Hikayesi üretebiliyor. Tabi bu resimde Müşteri haklı gözükse de işin aslı her zaman öyle olmuyor. Başarı hikayesi çıkmamasını sadece Danışmanlık firmasına bağlamak haksızlık olur. Ancak bir başarı hikayesi çıkıp çıkmamasının müşteri için çokta önemli bir şey olmadığını göz önüne alırsak, top gene danışmanlık firmasına geçiyor ve bu konuda hep alttan alması gereken danışmanlık firmaları oluyor.
- Nabza Göre Şerbet ve Motivasyon
Danışmanların mutlaka (her zaman olmasa bile) müşterinin nabzına göre şerbet vermeleri gerekiyor. Hatta bu işin altın kuralı, kendi fikirlerini müşteriye empoze edip onların fikirleriymiş gibi lanse etmekten geçiyor. Böyle olunca hem müşterinin egosu tatmin olduğu için mutlu oluyor, hem de bu mutluluğun verdiği motivasyon ile müşterinin rahatlıkla çalışması sağlanmış oluyor.Bir Danışman, Müşteri ile iyi ilişkiler kurup, onların dilinden anlayıp konuşmayı başarabilirse o projenin bir başarı hikayesi üretmemesi için tek engel proje maliyetleri olur. Eğer bu danışman, proje maliyetlerini de düzgün yönetiyorsa işte o zaman ortaya çok güzel bir başarı hikayesi çıkar.
Çünkü aslında her ERP yazılımının temeli aynıdır. Eğer yazılım hakkaten kötü bir yazılım değilse ( zaten kötü yazılımların piyasada barınması çok zor), Doğru Proje Yöneticisi ve Doğru Proje Yönetimi ile markası ne olursa olsun başarıya mutlaka ulaşır. O yüzden ERP’nin markasından çok, onu kuran danışmanların kaliteli ve yetkin olması çok ama çok önemlidir.
- Proje ve Proje Yönetimi Ne demektir?
Bir başlangıcı ve bir bitişi belli olan her işe kabaca proje denir. Bundan yola çıkan Proje Yöneticileri her zaman “Deadline”lara uymaya çalışırlar. Evet çok doğru ancak Proje Yönetimi sadece başlangıç ve bitiş tarihlerini yakalamak değildir. Proje Yönetimi, projenin bütçesinin de yönetimidir. Projedeki insan gücünün de yönetimidir.
İnsan gücü, sadece görev ve yetki vererek yönetilmez. İlişkileri ve motivasyonu da yüksek tutmak gereklidir. Bazen key user olan kullanıcının ekranını, Siz Fenerbahçeli bile olsanız, onun tuttuğu takım olan Galatasaray’ın rekleriyle sarı-kırmızı yapmak bile motivasyonu arttırıcı bir faktör olur ve projenin başarıya ulaşmasına sebep olabilir. Projenin Başarısı kullanıcının mutluluğuna bağlıdır. Çünkü iyi ve sağlam insan ilişkilerinin ve iletişimin olduğu bir projede çıkan hatalar ve sorunlar çok büyütülmeden sessizce halledilebilir ve bu durum gereksiz zaman ve maliyet kaybını ortadan kaldırdığı gibi olayların üst yönetime yansımasını da engelleyerek sorunların hızlıca çözülmesini sağlar. İşte aslında bu tip ufak gözüken şeyler ERP Projesini başarı hikayesine ulaştırır…
- Danışman ile Yazılımcı arasındaki iletişim.
Hatta biraz daha derinlere inersek, ERP Üreticisinin Danışmanlık Departmanı ile Yazılım Geliştirme Departmanları arasındaki ilişkiler bile çok büyük önem arz ediyor. Çünkü çoğu ERP Danışmanı kod yazmayı ve geliştirme yapmayı bilmiyor. Bilenler de kritik konularda yetersiz kalabiliyor. Dolayısıyla kritik noktalarda yazılımcılardan yardım isteniyor. Bu noktada Danışmanın yazılımcıya istediği şeyi onun anlayacağı dilden ve iyi ilişkiler kurarak anlatması gerekiyor. Eğer anlatamaz ise Yazılımcı ile çatışmalar başlayıp projede yeni bir cephe açmak kaçınılmazdır. Bu durum da projeyi tehlikeye sokar.
Sizlere Kod yazabilen bir Danışman olarak çok samimi söylüyorum, Bir yazılımcı ile aranız iyi değilse, 10 dakikada bitecek olan işiniz 1 günde bitmez. Hatta kod yazmaktan hiç anlamıyorsanız o işin bitmesi 3 günü bile bulabilir. Bu süre yazılımcının size ne kadar “Kıl” olduğu ile doğru orantılı olarak uzar yada kısalır. Ancak o yazılımcı ile ilişkileriniz iyiyse ve istediğinizi güzel bir şekilde anlatabilmişseniz emin olun o işiniz 10 dakikada biter. O yüzden Doğru iletişim ve Doğru insan ilişkileri sizi mutlaka sadece ERP de değil, hayatın her alanında başarıya ulaştırır. Kavgacı karakterli insanlar, hep yanlız kalırlar ve projeleri tehlikeye sokarak çevrelerine zarar verirler…
Yani Sonuç olarak, ERP’nin başarısı Doğru Proje Yönetimi ve Doğru İletişimden geçmektedir. Hangi marka ERP çözümünü alırsanız alın, ERP yazılımının başarısı, bu yazılımı kuran Danışmanların ve Proje Yöneticilerinin başarısıdır. Çünkü bir ERP sağlıklı kurulduğu ve canlı kullanıma geçtiği zaman değer katar. Kurulmayan bir ERP boş bir çöp tenekesinden farksızdır…
Yazar:
Endüstri ve Bilgisayar Mühendisi
Managing Director / Founder @ >Click Carrot
