İşletmelerin giderleri kontrol altına alması rekabetin olmazsa olmaz koşullarından biri haline geldi. Gelir ve gider kalemlerinin oldukça fazlalaştığı teknoloji çağında, yazılım kullanarak giderleri kontrol altında tutmak ve denetlemek gerekiyor.
Kurumsal Satın Alma, firma içi tüketime yönelik gider, sarf malzemesi, yedek parça, demirbaş ve hizmetlerin organize edildiği yazılım sistemleridir. Bu giderler kırtasiye malzemesi, reklam, tanıtım vb. olabileceği gibi, firmanın faaliyetini devam ettirebilmesi için yaptığı kira giderleri, personel giderleri gibi tüm giderlerini de kapsar.
Rekabet için Ön Koşul: Gider Kontrolü
Günümüzde işletmelerin giderlerini kontrol altına alması, rekabet edebilmesi için ön koşullardan biri haline gelmiştir. En küçük harcamanın dahi kontrol edilebilmesi neredeyse zorunluluk haline gelmiştir. Kullanılan yazılımların bu süreçleri dijital ortamda takibini sağlayacak esneklikte olması gereklidir. Özellikle onay mekanizmasının kurulumu ve işletilmesi, günümüz teknolojisinde işlerin hiçbir zaman kaybına uğramadan yürümesini sağlamaktadır (Onay sürecindeki insanlara onay bekleyen evraklarla ilgili e-mail atılması, onay sürecinin cep telefonundan yapılması vb.)
Firma ihtiyaçları doğrultusunda Kurumsal Satın Alma iş süreçleri 7 koşulda organize edilebilmektedir:
- Talebe bağlı stoklu alım: Talebe bağlı stoklu alımla kastedilen demirbaş, promosyon malzemesi alım vb. gibi stok takibi yapılan, satın almadan önce bir talebin gerçekleştiği, sonrasında satın alma sürecinin yapıldığı ve satın alma süreci tamamlandıktan sonra tüketildikçe giderleştirilen organizasyonu kapsar.
- Talebe bağlı stoksuz alım: Talebe bağlı stoksuz alım eğitim, sosyal yardım, danışmanlık vb. gibi hizmet satın almaları kapsar. Hizmete ya da stoksuz takibe dayalı bu süreçte öncelikle talep açılır ve sonra satın alma süreci gerçekleşir.
- Talebe bağlı stoklu yedek parça: Talebe bağlı stoklu yedek parça alım süreci yedek parça satın alma sürecini kapsar. Öncelikle talep açılır sonra satın alma süreci gerçekleşir. Tüketildikçe teslim formu aracılığı ile stoktan giderleşir.
- Talebe bağlı stoksuz yedek parça: talebe bağlı stoksuz yedek parça alım sürecine, sarf malzemesi, elektrik malzemesi gibi stok takibi yapılmayan malların satın alma süreçleri dahil edilir. Kullanılan bu ürünler stoğa girdiği an giderleşir.
- Direkt giderleşen yedek parça: Direkt giderleşen yedek parça, talebe bağlı olmayan satın alma süreci direkt faturaya bağlı organizasyonu kapsar.
- Direkt giderleşecek alım: Direkt giderleşecek alım, stok takibi yapılmayan ve talebe bağlı olmayan direkt faturası gelen giderleri kapsar. Kira, nakliye, kargo, telefon vb. giderler ile örneklendirilebilir.
- Gelecek aylarda giderleşecek alımlar: Sigorta giderleri, kira giderleri gibi sözleşmedeki aylara bağlı olarak giderleşen süreci kapsar.
Yazar: Halil VURUCU
