Sosyal işbirliği ve bulut teknolojilerinin süreç iyileştirmeye etkisinin konu alındığı, Software A.G. Genel Müdürü Sn. Nil Bagdan tarafından kaleme alınan makalede İş Süreçleri Analizi ( Business Process Analysis) önemi ve avantajları yalın bir dilde ve marka bağımsız anlatılmaktadır.
Sosyal işbirliği ve bulut teknolojilerinin süreç iyileştirmeye etkisi: Demokratikleşme
İş Süreçleri Analizi (BPA) 25 yıldır varlığını sürdüren, iş süreçlerindeki sorunlara ve çözümlere odaklanan bir kavram. Süreçleri tanımlamak ve geliştirmek adına uzun süredir farklı yaklaşımlar geliştirildi; iş dünyasının operasyonlarını daha iyi yürütmesi için çeşitli modeller, yöntemler, çerçeveler ve analitik teknikler ortaya kondu. Bu süre içinde BPA da yavaş yavaş olgunlaştı. Fakat sosyal etkileşim ve bulut teknolojilerinin gündeme gelmesiyle BPA bu kez yepyeni bir boyuta taşındı: İş süreçleri demokratik bir yapıya büründü.
BPA + sosyal+ bulut, iş süreçlerini iyileştirme konusunda en uyumlu çalışan ekip. Herhangi bir sermaye yatırımı olmadan ya da yerinde kurulum gerekmeden projeler kısa sürede başlatılabiliyor; projelerin boyutuna göre katılımcılar da projeyi dinamik bir yapı içerisinde ölçeklendirebiliyorlar.
Sosyal işbirliği kalabalıkların erdemini ortaya koyuyor ve projenin kabul edilebilirlik düzeyinin, proje hakkındaki farkındalığın artmasını sağlıyor. Aynı zamanda iş ve teknik düzeyde ilgili tüm tarafların etkileşim halinde olmasına yardımcı oluyor. Bu süreçte değişim yönetimi de büyük ölçüde kolay hale geliyor. Tüm bu gelişmeler ışığında en önemlisi, sosyal işbirliğinin her geçen gün daha da fazla serpilmesi ve gerçek potansiyelini ortaya çıkaracak şekilde gelişmesi.
Bu yazımda BPA ve sosyal işbirliğinin önemine değindikten sonra iş süreçlerinin iyileştirilmesi sürecinde BPA, sosyal ve bulutun nasıl mükemmel bir uyum yakaladığını örnekler ile anlatmaya çalışacağım.
BPA’nın önemi ve avantajları
İş süreçleri analizi (BPA) iş performansını analiz etme ve artırmaya yönelik en temel tekniklerden biridir. BPA, geçmişte yalnızca uzman süreç analistleri ve mimarları tarafından yürütülür, sürece katılan diğer kişi ve birimlerin müdahalesi minimumda tutulurdu. Bugün ilgili tarafların işbirliğine dayalı analiz ve tasarım süreçlerine katılması, analizin kalitesini ve hızını büyük ölçüde artırıyor. Bu da ancak katılımın önündeki engelleri ortadan kaldıran, kullanımı kolay, bulut temelli BPA araçlarıyla mümkün oluyor.
Günümüzde BPA sunduğu avantajlarla iş dünyasının vazgeçilmezleri arasında yer alıyor:
- İş süreçlerinin analizi, süreçlerin herkesin anlayabileceği şekilde görsel hale getirilmesini sağlıyor ve süreçlerdeki sorunları, en zayıf halkayı tespit ederek potansiyel tasarruf noktalarını belirliyor. Çoğu zaman süreç iyileştirmeleri, herhangi bir sistem yükseltmeye gerek kalmadan, yalnızca manuel prosedürlerin değiştirilmesiyle zahmetsiz, maliyetsiz ve hızlı bir şekilde halledilebiliyor.
- BPA, BPMS veya başka bir sistem uygulamasından önce, verimliliği artıran ve maliyetleri düşüren en iyi süreçleri tasarlayan güçlü araçları temin eder. Bu sayede süreçlerle ilgili masraflar da önceden belirlenmiş olur.BPA olmadan çalışan BPMS uygulamalarının çoğu, mevcut manuel süreçleri otomatik hale getirmekle sınırlı kaldıkları için gelişim potansiyelleri de düşüktür.
- BPA, farklı konumlarda ofisleri olan işletmeler için modellerin işletmenin tamamında paylaşılmasını, standart iş modelleri oluşturmak için genel bir çerçeve oluşturulmasını ve tüm noktalarda bu prosedürlerin uygulamaya konmasını sürecinde zaman ve emekten tasarruf sağlar.
Sosyal işbirliği ve BPA
Gerek kurum içinde, gerek kurum dışında yürütülen işbirliği, geçtiğimiz 10 yılın yükselen trendlerinden biri oldu. Birlikte yaratma fikri, bu süreçte değer zincirinde ön plana çıkarken, daha somut kazanımlar da elde edildi. Örneğin; ilgili tüm tarafların görüşleri projelere doğrudan dahil edildi; analistlerin yorumladığı şekilde değil. Bu da yenilikçi fikirlerin ortaya çıkmasına mahal verecek şekilde projelerin kalitesini yükseltirken, birden fazla tarafın iş bölümü yapmasını ve “kabile bilgisini” paylaşmasını sağladı.
İşbirliğine dayalı BPA, çok sayıda teknik ve teknik olmayan elemanın iş süreçlerine dahil olup modelleme, analiz ve optimizasyonda rol almasına izin verir. Bağımsız bir araç olarak değil de, temel iş uygulamalarının merkezine oturan bir sosyal uygulama trendi, hatta “amaca yönelik işbirliği”, BPA ortamında standart iş fonksiyonlarının ötesine geçerek zengin katılım olanakları sağlar:
- Paylaşıma açık bir havuz, herkesin aynı iş tasarımı üzerinden ilerlemesine ve iş süreçlerinde “kurumsal hafızanın” oluşmasına yardımcı olur.
- Farklı katılımcılar farklı düzeyde yetkilendirilirler: Tamamen düzenleme izninden yalnızca yorum yapmaya kadar farklılaşan izinler mevcuttur. Herhangi bir katılımcı tarafından yapılan herhangi bir değişiklik, anında herkes tarafından görülür.
- Yetenek seviyeleri veya bilgiye erişim izinleri nedeniyle farklı katılımcıların model dizilerini görme biçimleri de değişiklik gösterir. Örneğin; süreç okuması daha zayıf olan kişiler, uzman süreç analistine kıyasla daha basit bir süreç tasviri görürler. Ya da iş süreleri modeli ve dil notasyonu (BPMN) standardına hakim olmayan bir kullanıcı, süreç modelinin daha basitleştirilmiş halini görüntüler ve görüşlerini, grafikler şeklinde değil, notlar şeklinde iletebilir.
- Kullanıcılar, sürece doğrudan dahil olmasalar bile, ilgi alanlarına göre belirli bir süreci “takip etmeyi” seçebilir. Bu da, aktif olan bir arayüz sayesinde, sürecin kişilerin yorumları ve katılımlarıyla sürekli geliştirilmesine olanak tanır.
Buluta geçiş
Son yıllarda kurumların buluta teknolojilerine yönelik ilgisinin ardında haklı gerekçeler var. BPA’yı buluta taşıma fikri ise, işletmeler için bulutun sunduğu tüm avantajları kat be kat artırıyor.
Bulutun temin ettiği esneklik, maliyet yönetimi ve hızlı büyüme için en önemli unsurlardan biri çünkü BPA projelerinin çoğu birkaç analistin katılımıyla küçük başlayıp daha sonra daha büyük takımlarla gelişen bir yapıya sahip. Geliştirilmiş süreçlerin uygulamaya konulmasıyla birlikte yeniden küçülme eğilimi gösteren bu projeler, eskisi gibi yine birkaç analistle devam eder.
Yerinde kullanılan yazılım lisansları satın almak yerine sunucular üzerinden yürütülen bulut temelli BPA, işletmelerin ihtiyaca göre kullanıcıları artırmasını veya azaltmasını sağlar. Bulut temelli BPA projelerinin kurulumu dakikalar içinde gerçekleşebilir. Üstelik BT birimlerinin desteğine ihtiyaç duyulmadan…
Bu da herhang bir gecikme yaşanmadan kısa sürede BPA projelerinin hayata geçmesini kolaylaştırır. Maliyetler ise, her ay dahil olan kullanıcılar üzerinden hesaplanır. Ayrıca her şey tarayıcı temelli olduğu için, kullanıcıların cihazlarında yüklenmesi veya güncellenmesi gereken herhangi bir yazılıma ihtiyaç duyulmaz.
Bu düşük maliyetli başlangıç noktası, büyük, küçük ve orta ölçekli tüm kurumlar için geçerlidir. Yani tüm bu avantajlar, artık yalnızca daha pahalı BPA ve EA paketleri satın alabilen büyük işletmelerin kontrolünde değildir.
Bulut üzerindeki BPA projelerinde insanlar uzak noktalardaki ofislerden, evlerinden, müşteri lokasyonlarından, hatta mobil cihazlarından süreçlere dahil olabilirler. Bu da süreç gelişiminin demokratikleşmesi anlamına gelir. Artık herkes herhangi bir yerden veya herhangi bir platform üzerinden işbirliğinde yerini alabilir. Paylaşıma açık ortak bir havuz herkesin aynı bilgiyi görmesini, değişikliklerin her an görülebilmesini ve süreçlerin şeffaflaşmasını sağlar.
Buluttaki sosyal BPA örnekleri
Farklı lokasyonlardan projeye katılım sağlanabilmesi, aşağıdaki kullanım örneklerini karşımıza çıkarıyor:
- Farklı noktalarda faaliyetlerini sürdüren, fakat benzer süreçlere sahip olan, farklı ülkelerdeki süreç tasarımcılarını ve hakemleri projeye dahil etmek isteyen çok uluslu işletmeler
- Süreç analizine iş ortaklarını ve müşterilerini eklemek isteyen şirketler
- Müşterileriyle projeleri paylaşmak isteyen iş süreçleri danışmanları
- Süreç geliştirme yolculuğuna başlamadan önce sonuçları ve BPA yeterliliklerini görmek isteyen, gerektiğinde yalnızca
- ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde ölçeklenmek isteyen, BT ekibine sahip olmayan küçük ve orta ölçekli şirketler
- Öğrencilerin bilgisayar ortamlarını yönetmek isteyen, süreç analizi ve tasarım eğitimi veren üniversiteler gibi yüksek öğrenim
- kurumları
- Şube, departman ve projelerin en kısa sürede aktive olması için ölçeklenebilir bulut temelli çözümlere ihtiyaç duyan BPM mükemmeliyet merkezleri (COE)
