Türkiye’de İnsan Kaynağının Yönetimi için İK Yönetimi ile entegre edilen çalışmalar (Entegre İK Yönetimi) öne çıkmaktadır. Hangi boyutta olursa olsun İnsan Kaynakları Süreçlerinin ERP programları ve diğer yazılım programları ile birlikte yapılması ve saklama sistemleri oluşturulması gerekir.
Günümüzde 4857 Sayılı İş Kanunu ve Kıdem tazminat fonu, İSG kanunları ve Borçlar Kanunu tarafından getirilen yenilikler, Yıllık izin kullanımlarındaki sorunların işletmelere getirdiği riskler, Personel Konularında açılan davalarda 5-10 yıllık işveren sorumlulukları ile ilgili konuların takip edilmesi belgelere bağlanması ve işverenlerin ciddi önlemler alması gerekli hale getirmektedir.
Şirketlerin çok önemli yükümlülükler getiren bu kavramlar ile mücadele etmek ancak iyi yazılım programları ile İK Yönetim Sistemini entegre hale getirmektedir. Bilhassa kurumsallaşmaya çalışan şirketler için en önemli kaynak oluşturmaktadır. Aksi durumda İK da veya Muhasebe’ de çalışan Yönetici ve Uzmanların şahsi becerileri ile yapılması insan değişiminin yoğun olduğu yerlerde kurum hafızası oluşmayacağı için şirketlerin verimlilik sağlama gibi bir avantaj yanında ciddi risklere yol açacaktır. Örnek: SGK ve Yıllık İzinler, iş davaları, performans…
İKAGED Yönetim Kurulu Başkanı Sn. Şakir GÜLSEVER, ERP sistemlerinde Entegre IK yönetimi ve 2016 yılındaki Asgari ücret başta olmak üzere yasal mevzuat değişikliklerini ERP HABER’e anlattı.
Herkesin merak ettiği konu ile başlamak istiyoruz. 2016 Yılı için yapılan Asgari Ücret zammı ile ilgili işveren ve çalışan açısından iki farklı pencereden görüşlerinizi paylaşabilir misiniz?
Şakir GÜLSEVER: Seçim dönemlerinde verilen sözler sonucunda yapılması gereken bir çalışma olarak karşımıza çıkmıştır. Mevcut yapıda verilen karar gereğince eskiden beri hükumet politikalarında açıklanan asgari ücret net kısmının içerisinde personelin eline geçen net toplam içerisinde Asgari Geçim İndirimi bulunduğu görülmektedir Ancak asgari ücret açıklanırken bu konuda çok ayrıntılı açıklama yapılamaması çalışanlarda beklentiyi arttırdı.
Aslında yapılan çalışan yönünden önceki uygulamaların devamı olarak açıklanmalıydı. Çalışan yönünden asgari ücret değişikliklerin asıl deprem etkisi 1.000 TL ile 2000 TL arasında net gelir elde eden çalışanların gelirlerinde bu ölçüde bir artış sağlanmaması oluşturacaktır. Ocak ayından sonra işçilerin talepleri işverenleri zorlayacak ve ücret artışı almadıkları takdirde motivasyonları bozulacağı için verimlilik sağlamak, çalışan memnuniyeti sağlamak çok zor olacaktır. Ayrıca Kıdem tazminatı fonu çıktıktan sonra işten ayrılanlar çoğalacaktır.
Şirketler bu değişiklikler sonucu tecrübeli beyaz yaka personellerini kaybetmemek için bazı ödünler vermeye başlayacaktır.
Şirketlerde bu değişiklikler sonucu tecrübeli beyaz yaka personellerini kaybetmemek için bazı ödünler vermeye başlayacaktır. Bu nedenle Hükumet tarafından asgari ücretli için getirilen 110 TL artış 100 TL indirilmiş ve faydalananları sayısı arttırmak için tasarıya 2015 yılında 2.550.TL ye kadar ücret alanlar için uygulama yapılması planlanmıştır.
Ancak diğer teşviklerde olduğu gibi firmaların ve alt işverenlerini SGK ile ilgili borçları olmaması,ödeme ve tahakkuklarının doğru zamanda yapılması ve kaçak personel istihdamı, ikili ücret çalışmaları olmaması gerekir, aksi halde faydalanamayacağı gibi alınan desteklerin faizi ile geri alınması gerekmektedir.
Bu tür yapılanma asgari ücret alan çalışanlara için işverenin yükü azaltmak olacaktır. Tasarı mecliste değişiklik yapılabilir. İlk değişiklik 110 TL yerine 100 TL ve 2.550 TL ye kadar ücretleri kapsayacağıdır.
Merak edilen bir diğer konu olan 4857 Sayılı İş Kanununda yapılacak olan yeni düzenlemeler ile ilgili yorumlarınızı alabilir miyiz?
Şakir GÜLSEVER: 2016 Yılında yasalarda ve uygulamalarda önemli değişiklikler yapılması planlanmaktadır. Yıllardır uygulamaya alınamayan Kıdem Tazminatı fonu, İhbar süreleri değişikliği, yıllık izinlerde ki değişiklikler ve gün yerine hafta esası getirilmesi ve benzeri değişiklikler beklenmektedir. Ayrıca 12 yıllık çalışma süresinde yetersiz kalan veya günün şartlarına uydurulması gereken çalışmalar.
Kıdem tazminatı fonu işverenlere önemli maliyetler getirecektir. Planlanan sigorta taban ve tavan arasında % 8.3 gibi ciddi bir rakam olarak ortaya çıkmaktadır. 1647*0,083=136,70 TL aylık kıdem fonu SGK bildirgesi üzerinden yatırılması gerekecektir. SGK Tavanından ücret alanlar ise 892.30 TL Kıdem fonuna yatırılması gerekmektedir. SGK tahsilatlarına bağlanması ise işverenler ve SGK sorunları nedeniyle tartışmaları beraber getirecek Sigorta borcu olan esnaf ve kobilerde sorunlar yaratacaktır.
İhbar süreleri ve yıllık izin süreleri 30.12.2012 tarihinde kabul edilen Borçlar Kanunu kabul edildi, ancak BK Genel Kanunu olması 4857 sayılı iş Kanunun özel kanun olması nedeniyle özel kanunlardaki değişiklikten sonra yürürlüğe girmektedir.
Yıllık izinler iş günü kavramı kalkmakta,hafta esası gelmektedir. Bu durum çalışanların daha az tatil yapmasına neden olacaktır 2 hafta 3 hafta gibi, başka düzenlemeleri de beraber getirecektir.,
İhbar süreleri ile ilgili kavram da değişmektedir. 3 yılda 56 günlük ihbar 5 yıla kadar 4 hafta yani 28 güne düşmektedir.
4857 sayılı iş kanununda olacak olan değişikler İK yazılımlarına yeni güncellemeler getirecek mi? İK yazılımı kullanan firmaların dikkat etmesi gereken ve üreticiden güncelleme talep etmesi gereken ana başlıklar nelerdir?
Şakir GÜLSEVER: 4857 Sayılı İş Kanununda yapılacak değişikliklerde İK yazılımlarında da revizyonlar yapılmasına ihtiyaç bulunmaktadır.
İhbar süreleri hesaplama, yıllık izin hesaplamaları, kıdem tazminatı fonu hesaplamaları için değişiklikler yapılmalıdır.
Bilhassa bu konularda mali müşavirler, uzmanlar daha ayrıntılı çalışmak zorunda kalacaklardır. Bu değişiklikleri uygulamayan yazılımlarında değişikliği yapmayan veya elle takip etmeye çalışan şirketlerin çalışanlar hafızasında olan bilgileri yazılımlara dökmedikleri ve yedeklemedikleri takdirde şirketlerin sorunlar ile uğraşması kaçınılmazdır,
İK yazılımı üreten firmaların 4857 sayılı iş kanununda olacak olan değişikleri en geç ne zamana kadar tamamlayıp müşterilerine sunmaları gerekiyor? Bununla ilgili yasal bir süre var mı?
Şakir GÜLSEVER: 4857 sayılı İş kanundan yapılacak değişiklikler ekonomik durum nedeniyle kısa sürede yasallaşma çalışmaları gerekmektedir. Mevcut Yapıda asgari ücret artışı ve 100 TL teşvik çalışmaları için firmaların yapmaları gereken çalışmaları ocak ayı bildirgelerinin verilme tarihinden önce tamamlamaları gerekmektedir.
Tasarıların meclisten geçme zamanına dikkat etmek önemli bulunmaktadır.
İK dediğimizde yazılım olarak insanların aklına ilk gelen bordrolama işlemidir. Halbuki İK kavramı sadece bordrolamadan ibaret değildir. İK ve Entegre İK Yönetimi nedir?
Şakir GÜLSEVER: İK sektöründe İK yazılımlarının önemi her geçen gün artmaktadır. Genellikle firmalar bu yazılımları maliyet olarak görmektedir. Aslında şirketler yazılımlar ile insan kaynağının yönetimi için ciddi verilere elde ederek kendilerini geleceğe hazırlamaktadır. Yönetenlerin ve uzmanlar ve mali işlerin hafızasında olan bilgilerin yazılım programlarına entegre edilmemesi bilgi kaybına neden olmaktadır.
İnsan Kaynakları Yönetiminin 10 fonksiyonuna göre sistemlerin oluşturulması,takip edilmesi ve sistem işlenmesi gerekir. Örnek olarak İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetimi çok tehlikeli yerlerde çalışan personelin yıllık izinler, İSG eğitimleri, oryantasyon eğitimleri, Kariyer planları çalışan ilişkilerinin sağlıklı yürütülmesi için ciddi çalışmalar gerekmektedir.
Ağır ve tehlikeli işlerde çalışan personele her yıl 16 saat eğitim verdiğinizi, yıllık izinleri zamanında ve doğru kullandırdığınıza dair kayıtlarınız ispatlayamadığınız takdirde oluşacak iş kazaları nedeniyle şirketlerin 1 kişi için 1 Milyon TL civarında maliyetle karşılaşması her zaman kaçınılmazdır.
Performans,organizasyon,görev tanımları,personel özlük bilgileri,deneme ve değerlendirme süreçleri işe alımlar ve diğer eğitimlerin programlar üzerinden yapılması ve takip edilmesi programlar ile sağlanmalıdır. Manuel olarak yapılacak çalışmalar firmaları korumamaktadır ve kayıplar yaşanmaktadır.
ERP sistemleri ile entegre çalışan piyasadaki İK çözümleri hakkında neler söyleyebilirsiniz? Sizce piyasadaki mevcut çözümler ihtiyacı tam olarak karşılıyor mu?
Şakir GÜLSEVER: Piyasada mevcut ERP sistemlerinde aksaklıkları zaman zaman görüyoruz. Bilhassa ücret bordrolarında ki hatalı uygulamalar yazılımlara yön veren arkadaşların bilgileri ile sınırlı kalmaktadır.
- Örnek AGİ ödemesi,
- Günlerin doğru gösterilmemesi,
- SGK ve Vergi ödemelerinin doğru seçilmemesi ve sistemin uyarı vermemesi gibi,
İK süreçlerinde performans ile ilgili çalışmaların tamamlanması, Kariyer yönetim 2016 yılında kıdem fonu ile önemli hale gelecektir. Yedekleme çalışmaları ile ilgili veriler için kurumsal hafıza çalışmaları yapılmasına ihtiyaç bulunmaktadır.
Bilhassa İSG ile ilgili çalışmaların yazılımlarda iyi açılmasına ihtiyaç bulunmaktadır.
ERP sistemlerine entegre bir İK çözümünü ve süreçleri firmaların kolay yönetebilmeleri için operasyonel ve kurum kültürü anlamında hangi aşamaları tamamlamış olmaları gerekmektedir?
Şakir GÜLSEVER: Firmaların İK süreçlerini sağlıklı olarak kurması,yönetilebilmesine imkan bulunmamaktadır. Firmaların öncelikler insan kaynakları ile ilgili çalışmalar ile yapılanma gerekmektedir. İK konusunda Kurum Kültürü oluşmadan İK çözümleri öğrenmelerine ve kullanmalarına imkan bulunmamaktadır.
Türkiye’de şirket sayısı bakımından % 3 civarında şirket İnsan Kaynaklarını ve İK süreçleri hakkında bilgili bulunmaktadır. Kurumsal bir yapı kurarak sistem geliştirilmediği takdirde başarı sağlanamamaktadır. Bu durum İK süreçlerinde operasyonel işlerin yapılmasına imkan vermemektedir.
Kalıcı unsur sistemi bilen danışmanlar ile çalışmak, İK Süreçlerini yapılandırmak ve yazılımlar ile geleceğe hazırlanmak gerekir. Bazı büyük firmalar yazılım alsalar da İnsan Kaynakları süreçlerinde kullanmayı bilmiyorlar. Türkiyede 10 İK Fonksiyonu’ nun sadece çalışan ilişkileri mali ve hukuki haklar yani özlük işleri ile ilgili işlemler yapılmaktadır. Şirketlerin gelişmesi ve verimlik sağlanması,insan kaynağının iyi yönetimi için ERP programları ile desteklenmiş iyi bir İK sistemi kurulması gerekir.
Firmalar bir IK Çözümünü (Yazılımı) seçerken nelere dikkat etmeliler? Firmalara tavsiyeleriniz nelerdir?
Şakir GÜLSEVER: Firmalar İK çözümleri için yazılım programları seçmeden önce İK konusunda eğitim almaları ve programların sağladığı faydaları öğrenmeleri gerekir. Programı alıp bakmak bir şey ifade etmez. Sistem artık çalışan tecrübeli ve uzman kişilerden alınacak bilgiler ile yürütülemez hale geldi.
Firmalara tavsiyem. Öncelikle kurumsallaşma çalışmaları yapan İK danışmanlarından bilgi almalı gerekir. Hangi yazılımın şirketlerine sağlayacağını öğrenmiş olması gerekir.Yasal açıdan bakıldığında firmaları risklere karşı koruyacak bordro sistemi çok önemlidir. Fazal mesaileri ve bordrodaki bilgilerin yazılımda yanlış kurgulanması şirketlerin iş davalarının kaybına neden olmaktadır.
Yasalara göre personelin ödenmeyen alacakları veya tahakkuklarında ki eksiklikler nedeniyle Çalışma ve İş Kurumuna şikayet etmesi halinde işveren bordrolar üzerinden hesap vermek zorundadır. Bu yüzden bordrodaki bilgilerin yetersiz olması halinde davalar kaybedildiği gibi yanlışlıklar nedeniyle geriye dönük bildirge ve vergi beyannameleri nedeniyle önemli idari para cezaları ödenmektedir.
