Şirketinizin büyümesine ayak uydurmak için teknolojiden yardım almaya karar verdiniz ve bir ERP projesiyle süreçlerinizi daha verimli hale getirmek, hatalardan arındırmak ve maliyet tasarrufu sağlamak istiyorsunuz. Hedefleri doğru belirlenen ve uzman bir ekip tarafından uygulanan ERP yazılımının işletmenize fayda sağlayacağına kuşku yok. Ancak proje sürecini başarıyla tamamlamak bu faydayı gerçeğe dönüştürmek için kritik rol oynuyor. Üstelik bu süreçte sadece çözüm sağlayıcısına değil; ERP’ye geçiş yapan işletmeye de bazı sorumluluklar düşüyor.
İşletmenin Sorumlulukları
Bir ERP projesinde işletmeye düşen sorumlulukların başında; yönetim kademesinde söz sahibi olan, karar yetkisi bulunan bir Proje Yöneticisi tayin etmek geliyor. Yönetim ekibinin ise seçilen bu Proje Yöneticisinin öncelikli görevinin “ERP entegrasyonunu gözetmek ve başarıya ulaşmasını sağlamak” olduğunu kabul etmesi önem taşıyor. Çözüm sağlayıcısının işletmeden beklediği bir dokümanın gecikmesi, doğrudan toplam proje süresini uzatıyor. ERP projesinde nihai hedefin; şirkete pek çok farklı açıdan fayda sağlamak olduğu bilincini koruması gereken proje yöneticisinin her toplantıda hazır bulunması ve karar aşamalarında aktif rol oynaması, proje başarısını doğrudan etkiliyor.
Proje henüz analiz aşamasındayken, işletmenin tüm paydaşların fikrini paylaşması ve analizde nihai dokümantasyonun hedeflenmesi gerekiyor. Bu aşamada sunulacak olan fikirler ve talepler daha sonraya bırakıldığında, proje sürecinde ciddi aksamalar yaşanabiliyor. Üstelik bu fikirlerin sadece yöneticilerle sınırlı kalmaması, ERP uygulamalarını kullanacak ve dönüşüme uğrayan süreçlerden etkilenecek çalışanların da görüşlerine başvurulması gerekiyor.
ERP’ye geçen işletmenin sahip olması gereken bir diğer bakış açısı ise çözüm sağlayıcısıyla ilgili. Proje için imzalar atıldığı andan itibaren, çözüm sağlayıcısı bir tedarikçi ya da fazladan maliyet oluşturan bir unsur değildir. Çözüm sağlayıcısı artık proje danışmanları kimliğinde şirkette varlık gösteren, belki aylar sürecek proje boyunca tüm gün işletme ofisinde çalışması gereken bir takım arkadaşıdır. Bunu kabullenmek ve proje danışmanlarına şirket içinde gerekli çalışma ortamını sağlamak da işletmenin sorumlulukları arasında yer alıyor.
Çözüm Sağlayıcısının Sorumlulukları
Çözüm sağlayıcısının en önemli sorumluluğu; proje için ilk toplantıdan itibaren gerçekçi bir tutum sergilemek ve gerçekçi taahhütlerde bulunmaktır. Satışı gerçekleştirmek ya da proje aşamasında günü kurtarmak için gerçek dışı beklentilerin “yapılabilir” olduğunu beyan etmek, projeyi bir noktada çıkmaza sokmaktan başka bir işe yaramayacaktır. O nedenle doğru analizler sonucu gerçekleştirilmesi mümkün olmayan proje beklentileri konusunda müşteriyi uyarmak ve alternatifler konusunda yönlendirmek, çözüm ortağının aslî görevidir.
Çözüm sağlayıcısına düşen bir diğer görev ise satış ve proje süreçlerinin birbiriyle uyumlu biçimde ilerlemesini sağlamaktır. Bunun için satışta konuşulan her başlığın kayıt altına alınması ve toplantıda karar alındığı haliyle projeye yansıtılması gerekiyor.
Projeyle ilgili her türlü teslim tarihinin de çözüm sağlayıcısı tarafından karşılanması önem taşıyor. Ayrıca, çözüm sağlayıcısını temsil eden proje danışmanlarının her an ulaşılabilir durumda olmaları ve müşteriye ihtiyaç durumunda hızlıca yanıt vermeleri, projede ERP sağlayıcıya düşen görevler arasında yer alıyor.
Her iki tarafın sorumluluklarını titizlikle yerine getirdiği ERP projelerinde süreçler çok daha hızlı ilerliyor. Çözüm sağlayıcısının yanı sıra işletmenin de bilinçli bir şekilde takip ettiği projelerde başarı oranı çok daha yüksek oluyor.
Yazar: Levent SILAY – Login Yazılım
