Bir işletmenin pazar fırsatlarından yararlanabilmesi için, bilgilerinin tutarlı, doğru, gerçek zamanlı olarak güncellenmesi ve eyleme geçirilebilir olması gerekir. İşletmeler büyüdükçe ve operasyonlar daha karmaşık hale geldikçe, yöneticiler süreçleri tek sistem üzerinde yönetme ihtiyacı hissederler. İşletmelerinde gerçekte neler olduğunu anlamak zaman alır ve karar vermekte zorlanırlar. Bu durumlar, birçok şirketi bir kurumsal kaynak planlama (ERP) programını düşünmeye sevk eder. Peki işletmeniz için en iyi ERP programını nasıl seçersiniz?
ERP programları, organizasyon genelindeki süreçlere dokunur, bu nedenle bir satın alma kararı vermeden önce bir ERP programı için iş gerekçesini dikkate almak, ERP özelliklerini ve faydalarını değerlendirmek ve kuruluşunuz için en iyi ERP programını seçmek önemlidir.
ERP Nedir?
Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) programları, muhasebe ve finanstan envanter ve üretime, sipariş işlemeden insan kaynaklarına kadar temel süreçleri ele almak için işletmenizin ihtiyaç duyduğu bilgileri içeren bir veri tabanı sunar. Bu paylaşılan verilerden yararlanan ERP programları, iş akışlarını otomatikleştirmek ve entegre etmek, operasyonları izlemek ve analiz etmek ve daha hızlı, daha akıllı karar vermeyi teşvik etmek için çeşitli modüller ekler.
Neden bir ERP programı satın almak istiyorsunuz?
Potansiyel faydaların çoğu üç kategoriye ayrılır: doğrudan ve dolaylı maliyet tasarrufları, geliri artırma fırsatları ve daha fazla iş verimliliği.
ERP Programı Satın Almak İçin En Önemli Nedenler
Şirketler genellikle ERP’yi seçer çünkü:
1. Mevcut sistemleri, süreçleri basit bir şekilde çözemiyordur. Örneğin, çok varlıklı muhasebeyi idare edemeyen veya işletmenin envanter aracına bağlanamayan bir muhasebe yazılımı düşünün.
2. Şirketin büyümesi, daha az manuel işlem gerektiren bir sisteme sahip olmayı gerekli kılar. Böylece ekip üyeleri, örneğin basit müşteri sorularına yanıt vermek için daha az zaman harcayabilir ve yalnızca en karmaşık şikayetlere yanıt vermek için daha fazla zaman harcayabilir.
ERP Programlarının En Önemli 3 Faydası
1. Doğrudan ve dolaylı maliyet tasarrufu
ERP programları, çeşitli şekillerde maliyet tasarrufu sağlar. Örneğin, karmaşık iş süreçlerini basitleştirmeye ve otomatikleştirmeye yardımcı olarak manuel işlemlere harcanan saatlerden tasarruf sağlayabilir. Ayrıca değer katmayan süreçleri ortadan kaldırabilir ve işlevleri işletme genelinde entegre edebilir, böylece çalışanları daha bilgili ve daha uyumlu hale getirebilir.
Standartlaştırılmış, tekrarlanabilir süreçleri destekleyerek kaliteyi artırmaya ve israfı azaltmaya yardımcı olabilir. Birçok yazılım sistemini tek bir yazılım sistemiyle değiştirerek, yönetmeniz gereken teknoloji tedarikçi ilişkilerinin sayısını azaltır, bu da genellikle lisanslama maliyetlerinden, entegrasyon gereksinimlerinden, uygulama yönetiminden tasarruf sağlar ve çeşitli süreçlerle ilgili personel eğitimi ihtiyacını azaltır.
Hizmet sağlayıcının altyapıyı, performansı, çalışma süresini ve yükseltmeleri yönettiği bulut tabanlı bir hizmet olarak yazılım (SaaS) ERP programının seçilmesi BT sorumluluklarını daha da azaltır.
2. Geliri artırma fırsatları
ERP programları, müşteri talebini karşılamak için doğru envanter seviyesinin sağlanmasına yardımcı olarak ve daha iyi müşteri hizmetiyle satışları artırabilir. ERP programları, ekibinizin müşteri sorularına daha hızlı yanıt vermesini, daha yüksek sipariş doğruluğu ve zamanında teslimat oranlarını artırmasını sağlar.
Ek olarak, tüm finansal bilgiler için merkezi bir veri tabanı ile bir ERP programı, bir işletmenin en kârlı ürünlerini belirlemesine, nakit akışını iyileştirmesine ve talebi tahmin etmesine yardımcı olabilir.
3. Daha fazla iş verimliliği
Günümüzün ERP programları, iş birliğini teşvik ederek, süreçlere en iyi uygulamaları tanıtarak ve ekipler arasında şirket performansı hakkında gerçek zamanlı veriler sağlayarak iş verimliliğini artırır. Yöneticilerin ortaya çıkan eğilimleri ve fırsatları belirlemelerine yardımcı olur ve stratejik ve taktiksel karar vermeyi destekler.
ERP Programlarının Ortak Özellikleri
Birçok ERP programı modülerdir. Bu, temel işlevlerle başlamanıza ve hazır olduğunuzda işletmenizin özellikleriyle ilişkili belirli modülleri seçmenize olanak tanır.
Temel veri tabanlarına ek olarak, çoğu ERP programı muhasebe, finansal planlama, tedarik ve tedarik zinciri kontrolü, üretim yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi ve sipariş yönetimi için araçlar ve özellikler sunar. Daha sağlam teklifler arasında e-ticaret, profesyonel hizmet otomasyonu ve insan kaynakları yönetimi yer alır. ERP programları ayrıca yöneticilere daha kolay erişim ve kontrol sağlamak için analitik ve iş zekâsı yetenekleri, iş akışı entegrasyonu ve gösterge tabloları içerebilir.
Bir ERP Programı Nasıl Seçilir?
Hedeflerinizi ve beklentilerinizi netleştirerek başlayın ve kilit paydaşları dahil edin. Bir ERP uygulama ekibiniz olduğunda, işletmeniz için uygun olabilecek teklifleri belirleyin.
ERP sağlayıcılarına neyi başarmayı amaçladığınızı söyleyen ve hangi çözümleri sağlayabileceklerini soran bir bilgi talebi (RFI) ile başlayabilirsiniz. Seçenekleri değerlendirmenize ve belki daha sonra daha ayrıntılı bir teklif talebi (RFP) oluşturmanıza yardımcı olması için bir danışmanın rehberliğini isteyebilirsiniz.
Potansiyel ERP sağlayıcılarınızı daraltırken, bir ERP uygulama kontrol listesi oluşturmak ve teknik destek, problem çözme ve maliyetler hakkında ayrıntılı, özel sorular sormak isteyeceksiniz. Örneğin:
Zaman Aralığı. Uygulama ne kadar sürecek? Ayrıntılı bir program neye benziyor? Hangi kaynakları ne zaman sağlamam gerekecek? Operasyonel kesintiler nasıl sınırlandırılır ve bunlar ne zaman meydana gelebilir?
Özelleştirme. Sistem ihtiyaçlarıma göre ne kadar özelleştirilebilir? Özelleştirmeler gerçekte nerede gerekli ve sağlayıcının sektörüm için oluşturduğu modülleri, raporları veya diğer kaynakları nerede kullanabilirim?
Proje Yönetimi. Sağlayıcı projemi nasıl yönetecek? Deneyimli bir tek temas noktam olacak mı? Ekip üyelerimden hangileri uygulamaya dahil olacak? Sağlayıcı ilerlemeyi takip etmeme nasıl yardımcı olacak? Bir sorun olursa kimi arayacağım? Ne kadar çabuk cevap verecekler?
Kullanılabilirlik. Kullanıcı benimsemesi, başarılı bir ERP programının temel bir parçasıdır. Programın çeşitli rollerde ne kadar sezgisel ve kullanımı kolay olduğunu belirleyin.
Abonelik Maliyetleri. Bir abonelik düzenlemesinde maliyetler nasıl yapılandırılır? Hangi maliyetler peşin, hangi maliyetler aylıktır? Sözleşme değişikliklerini nasıl ele alıyor?
Proje Maliyetleri. Peki ya benim projem ek maliyetler gerektirirse? Diğer müşteriler ek maliyetlerle nerede karşılaştı? Proje kapsamı hakkında özellikle nerede dikkatli olmalıyım?
Veri Taşıma. Mevcut verilerimi taşıma hakkında ne bilmeliyim? Eski sistemlerden geçiş yapma, verileri temizleme, gereksiz veya eski verileri ortadan kaldırma konularında ERP sağlayıcımla uyumlu muyum?
Güncellemeler ve Bakım. Uygulamadan sonra ERP sisteminde nasıl değişiklikler yapacağım? Yeni özellikler ekleme, kullanıcı sayısını değiştirme, yeni raporları veya diğer değişiklikleri özelleştirme süreci nasıldır? Yeni raporlar ve sorgular oluşturmak gibi ne gibi değişiklikler yapabilirim? Hangi faaliyetler sağlayıcıdan veya uzman bir danışmandan veya programcıdan yardım gerektirecektir?
Platform Esnekliği. Satıcı, sistemi özelleştirmek için programlama araçları sunuyor mu? Departmana veya sektöre göre eklenti uygulamaları ve diğer uygulamalarla önceden oluşturulmuş entegrasyonlar sunan sağlam bir ortak topluluğu var mı?
Eğitim. Ne tür yerinde ve uzaktan eğitim kaynakları sağlanmaktadır? Ne kadara mal oluyorlar, yoksa ücretsiz mi? Ne sıklıkla güncellenir?
Ekibinizin kullanıcı deneyimini keşfetmesi ve bu yazılımla çalışmanın nasıl olabileceğini tasavvur etmesi için fırsatlarla birlikte kapsamlı bir teknik demo talep edin.
Aynı yazılımı uygulayan sizinkine benzer şirketlerin referanslarını talep ettiğinizden emin olun ve bu referansları kapsamlı bir şekilde kontrol etmek için zaman ayırın. Sorunların neler olabileceğini, sorunları çözmek için yetkili makamla tek bir temas noktası olup olmadığını, yazılımın ne kadar iyi çalıştığını ve kullanıcı deneyiminin üretkenliğe nasıl yardımcı olduğunu veya verimliliği nasıl engellediğini sorun. Ayrıca, çalışanlarının yeni ortama hızlı bir şekilde güvenip güvenmediklerini (veya bunun dışında geçici çözümler arayıp aramadıklarını), bu ERP sağlayıcısıyla çalışmanın nasıl bir şey olduğunu, değer görmeye başlamalarının ne kadar sürdüğünü, şu anda nerede olduklarını ve işlerinin ne kadar sürdüğünü sorgulayın.
Bir ERP Programı Satın Almak İçin Vaka Çalışması
Bir ürüne yatırım yapmadan önce, ticari değer sağlayacağından emin olmanız gerekir. Bir vaka çalışması, kuruluşun bir ERP programının sağlayacağı değeri tahmin etmesine yardımcı olur. Böylece bu değeri uygulama maliyetleri ve risklerine karşı tartabilir ve karar verebilirsiniz.
Bir vaka çalışması oluşturmak için, çözmeniz gereken problemlerle ve elde etmeyi düşündüğünüz faydalarla başlayın. Bu avantajlardan bazılarını hızlı bir şekilde elde etmeyi bekleyebilirsiniz; örneğin, daha hızlı bir ay sonu kapanışı, sunucuların hizmetten çıkarılması ve artık ihtiyacınız olmayan yazılım yükseltmelerinden kaçınma. %10-20 verimlilik artışı gibi beklentiler daha uzun vadeli olabilir.
Planlama, uygulama, eğitim ve kesinti maliyetleri de dahil olmak üzere maliyetleri de dikkatli bir şekilde ölçün.
Yıllar önce, ERP programları öncelikle en büyük şirketler içindi ve uygulama göz korkutucu derecede karmaşıktı. O zamandan bu yana sektör çok yol kat etti. Şu anda ERP programları kendini kanıtlamış ve yönetimi daha basit olduğundan değer elde etmeyi kolaylaştırmış durumdadır. ERP programı satın almak rekabet gücünüzü artırmak için yapabileceğiniz en güçlü eylemlerden biridir.
