Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemini uygulamak, herhangi bir kuruluş için büyük bir adımdır. ERP yazılımı, bir kuruluşun muhasebe, bütçeleme, envanter yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, sipariş işleme, insan kaynakları ve bordro gibi birincil iş süreçlerini destekler.
Bir ERP uygulaması, geniş bir etkiye sahip büyük bir proje olduğundan, ERP dağıtımının sorunsuz ilerlediğinden emin olmak ve sistemden en fazla faydayı elde etmenizi sağlamak için sürecin her aşamasında en iyi uygulamaları takip etmek önemlidir.
Bu en iyi uygulamalar, gereksinimlerin tanımlanmasından eğitime ve destek sağlanmasına kadar her büyük ERP uygulama aşamasını kapsar. Uygulama kontrol listenizde ilerlerken, ERP uygulamanızın iş hedeflerinizi karşıladığından emin olmanıza, gecikme ve maliyet aşımları riskini en aza indirmeye ve çalışanların sistemi etkin bir şekilde kullanmasını sağlamaya yardımcı olabilirler.
1. Proje Ekibi
Güçlü bir proje ekibi oluşturmak çok önemlidir. Tipik olarak, bir ERP uygulama ekibi, bir yönetici sponsoru, bir proje yöneticisini ve projede yer alan kilit iş gruplarının temsilcilerini içerir. İş önceliklerini ayarlayabilen ve gerektiğinde ek kaynaklar çekebilen bir yönetici sponsora sahip olmak başarı için hayati önem taşır. Ekibin sorumlulukları; üst düzey hedefleri belirlemeyi, gereksinimler ve temel performans göstergeleri (KPI’lar) oluşturmayı, projenin zamanında ve bütçe dahilinde kalmasını sağlamayı, günlük proje yönetimi yapmayı ve sonuçları ölçümlemeyi içerir. Proje yönetimi işlevlerinin gerektirdiği uzmanlık nedeniyle, daha az kaynağa sahip şirketler, bu zorlukların üstesinden gelebilmek için dışarıdan bir danışmanın yardımına ihtiyaç duyabilirler.
Uygulama sırasında ekip, çatışmaları çözebilmeli ve kuruluş içindeki farklı gruplar arasında arabuluculuk yapabilmelidir. Ayrıca, kullanıcı geri bildirimlerine ve girdilerine dayalı olarak, ERP uygulama stratejisindeki orta akım değişiklikleri hakkında kararlar alması gerekebilir. Bu nedenle ekip üyeleri, organizasyon içinde hem bilgili hem de yüksek düzeyde saygı görmelidir.
2. Temel Gereksinimler
Herhangi bir ERP projesinde, iş hedeflerinizle bağlantılı olması gereken net gereksinimler belirlemek hayati önem taşır. Bu hedefler, örneğin zamandan tasarruf etmek ve maliyetleri azaltmak için süreçleri otomatikleştirmeyi, müşterilere yanıt verme yeteneğinizi geliştirmeyi ve işletme genelinde daha iyi analiz yapılmasını içerebilir.
Gereksinim toplama aşaması, muhasebe, insan kaynakları, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve envanter yönetimi gibi mevcut sistemlerin, iş akışlarının ve temel iş süreçlerinin analizini içerir. Tam olarak neyi başarmak istediğinizi ve her bir sürecin nasıl iyileştirilebileceğini düşünmek önemlidir. Bir ERP uygulaması, yalnızca mevcut verimsiz bir süreci otomatikleştirmek için değil, daha iyi bir süreç başlatmak için bir fırsattır.
Bu analiz, ERP uygulamanızın karşılaması gereken temel gereksinimlerin bir listesini oluşturmaya yardımcı olmalıdır. Bu gereksinimler, finansal kapanış süresini yarıya indirmeyi, gerçek zamanlı raporlamayı veya bordro ile temel muhasebe sistemi arasındaki bağlantıyı otomatikleştirmeyi içerebilir. Proje ekipleri ayrıca bir şirketin mevcut süreçlerini ERP sistemine uyarlamaya istekli olmalıdır. ERP sistemleri, yıllardır farklı sektörlerin en iyi uygulamalarına sahip olduğundan, çoğunlukla bir şirketin mevcut süreçlerinden veya iş akışlarından daha verimli olabilir.
3. KPI’lar
Temel gereksinimlerin anlaşılmasıyla belirli KPI’ları belirlemek mümkündür. Bu KPI’lar, ERP uygulamanızın başarısını ölçmek için hedefleri temsil edebilir. Örneğin; bir üretici döngü süresini, envanter dönüşlerini, talep tahmini doğruluğunu, sipariş biriktirme listelerini, maliyetleri ve arıza süresini iyileştirmek isteyebilir. Bir perakendeci için KPI’lar, toplam satışları, kâr marjlarını, satış oranlarını, ortalama satın alma değerini, metrekare başına satışları, envanter devir hızını ve müşteri dönüşüm oranlarını içerebilir.
4. Proje Yönetimi
Bir ERP uygulaması, büyük şirketlerde üç aydan bir yıla kadar veya daha fazla sürebilir. Tüm uygulama dönemi boyunca ERP kurulumunuzu başarıya götürecek bir proje yönetimi çerçevesi oluşturmak önemlidir. Yüksek düzeyde proje yönetimi, ERP girişimini iş ihtiyaçları ile uyumlu hale getirmeye, projeyi yolunda tutmaya ve kilit üst düzey yöneticilerin ve diğer paydaşların girdi sağlayabilmesini sağlamaya odaklanmalıdır. Kapsam kayması veya bir proje ilerledikçe daha fazla işlevsellik ekleme isteği, ERP uygulamalarında yaygın bir sorundur. Güçlü proje yönetimi, hangi geliştirmelerin daha sonraya kadar bekleyip hangilerinin bekleyemeyeceğini belirlemeye yardımcı olabilir.
Proje yönetimi, sistemin nasıl yapılandırılacağı, ERP sisteminin özelliklerinden yararlanmak için belirli iş süreçlerinin uyarlanması, güvenlik ve gizlilik endişelerinin yönetilmesi ve eğitimin uygulanması gibi ERP uygulamasının teknik ayrıntılarını da kapsamalıdır.
5. İş birliği ve İletişim
Başarılı projeler, ERP uygulamasının amaç ve hedeflerine ilişkin karşılıklı bir anlayış oluşturma etrafında döner. CEO’dan son kullanıcılara kadar herkesin senkronize olması çok önemlidir. Herkesin şirketin neden ERP sistemini uyguladığını, sistemin ne yapacağını, getireceği faydaları ve ERP uygulama sürecinde neler bekleyebileceğini net bir şekilde anlaması gerekir.
Bu karşılıklı anlayışı inşa etmek için açık iletişim ve iş birlikçi bir yaklaşım esastır. Projenin önemini vurgulamak için CEO ve liderlik ekibi dahil edilmelidir. İletişim, CEO’nun sunumlarını, çizelgelerini, grafiklerini ve devam eden mektuplarını veya blog gönderilerini içerebilir. Çabaları koordine etmek, sorunları belirlemek ve başarıları iletmek için düzenli olarak planlanmış toplantılar ve çağrılar gerektirebilir.
ERP uygulaması iş ortaklarını, tedarik zinciri üyelerini ve müşterileri de etkileyebileceğinden, proje sırasında onları bilgilendirmek ve değişikliklerin onları nasıl etkileyebileceğini anlamalarına yardımcı olmak iyi bir uygulamadır.
6. Veri Taşıma
Verileri ERP sistemine geçirmek, uygulamada kritik bir adımdır ve dikkatli hazırlık ve planlama gerektirir. Herhangi bir geçişte, özellikle çeşitli farklı uygulamalardan gelen verileri konsolide ediyor ve standartlaştırıyorsanız, verileri kaybetme veya bozma riski vardır.
Bir ERP uygulaması sırasında göz önünde bulundurulması gereken birincil husus, verilerin manuel olarak mı aktarılacağı yoksa süreci otomatikleştirmek için özel araçlar mı kullanılacağıdır. Her biri avantajlar sunabilir. Bilgileri yeni bir sisteme manuel olarak girmek, işini kaybetmiş tedarikçiler ve uzun yıllardır sipariş vermeyen müşteriler gibi eski verileri temizleme fırsatı sunar. Otomasyon ise süreci çok daha hızlı ve daha az sıkıcı hale getirebilir. Hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, yeni sisteme doğru bir şekilde aktarıldığından emin olmak için geçişten sonra verilerin doğrulanması önemlidir.
7. Eğitim
Çalışanların yeni ERP sistemi konusunda hemen yetkin olmasını beklemek gerçekçi değildir. Farklı grupların ve rollerin ihtiyaçlarını karşılayan hedefe yönelik, sürekli eğitim, kullanıcıların sistemi kabul etmesine ve sistemden en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olabilir.
Bir yaklaşım, videolar ve eğitimler gibi özelleştirilmiş içerik sağlamayı ve çalışanların ve diğerlerinin işleri için en alakalı içeriği seçmesine izin vermeyi önerir. Çalışanların sistemi öğrenmesine yardımcı olmak için uygulamalı eğitim sağlamak da önemlidir. Bazı kuruluşlar, en iyi uygulamanın bazı kullanıcıları erken, kapsamlı eğitim için seçmek ve bunları deneyimlerini ve becerilerini paylaşarak başkalarına rehberlik etmek için kullanmak olduğunu bulmuşlardır.
8. Destek
Canlı yayın tarihi kutlamak için bir nedendir. Ancak insanlar bir kez sistemi kullanmaya başladıklarında, sorunlarla karşılaşmaları ve soru sormaya başlamaları çok muhtemeldir. Birkaç kaynak sağlayarak hazırlanmak akıllıca olacaktır. İlk olarak, teknik desteğe ihtiyaç olacaktır. Bu, yardım masası desteğinin yanı sıra çevrimiçi bilgi tabanını ve insanların hızlanmasına yardımcı olacak forumları içerebilir. İkinci olarak, proje ekibi olası sorunları izlemeli ve sorunları belirlemelidir. Birçok kullanıcı aynı hatayı yapıyorsa, bu genellikle ek eğitim veya sistem düzeltmesi ile çözülmesi gereken bir sorun olduğunun göstergesidir.
9. Son Kullanıcı Geri Bildirimi
Son kullanıcı geri bildirimlerini toplamak, tüm uygulama süreci boyunca son derece yararlı olabilir. İlk aşamalarda, insanların nasıl çalıştığına, diğer çalışanlar ve müşterilerle nasıl etkileşime girdiklerine ve her gün karşılaştıkları engellere ilişkin daha derin bilgiler edinmenize yardımcı olabilir. Bu içgörüler, gerçek kullanıcı ihtiyaçlarını karşılaması için ERP uygulamasına rehberlik etmeye yardımcı olabilir. Ardından, bir kuruluş ERP sistemini kullanıma sunarken, kullanıcı geri bildirimi sorunları tanımlayabilir ve daha fazla iyileştirme için fikirler sağlayabilir.
Doğru ERP Sistemini Seçmek
Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına ve bütçesine bağlı olarak, bulut tabanlı ve şirket içi çözümler de dahil olmak üzere, aralarından seçim yapabileceğiniz çeşitli ERP sistemleriniz olabilir. Birçok kuruluş, uygulanması daha kolay ve daha hızlı olabilen ve donanıma sermaye yatırımı gerektirmeyen bulut tabanlı ERP sistemlerini seçer. Ancak elde edeceğiniz sonuçlar, sistemi nasıl uyguladığınıza ve hangi ürünü seçtiğinize bağlı olacaktır. Gereksinim tanımından desteğe kadar süreç boyunca en iyi uygulamaları uygulamak, işinize en fazla değeri veren başarılı bir uygulamanın sağlanmasına yardımcı olabilir.
