Buradaki anahtar nokta entegrasyon ve onun sağladığı imkanlardır. Örneğin sipariş girişi esnasında depo mevcudu – üretilmekte olanlar – müşteriye ait finansal bilgiler bir arada göründüğünde satış bölümünün müşteriye vereceği hizmet hem daha hızlı hem daha kaliteli olacaktır.
Bunun yanında ERP ile çalışanların görev tanımları da değişmektedir. Böyle bir sistemde satış temsilcisinin tek görevi siparişi bir kağıda yazmak değil, siparişi tümüyle değerlendirmektir.
ERP , Bölümler arası bilgi akışının hızlanması ile firmanın genel çalışma hızı artar, gün ve dönem içindeki rapor ve analiz imkanları zenginleşir.
ERP ve Performans
Entegrasyonu sağlamak söylendiği kadar kolay gerçekleşmez. Sistem içinde yer alan herkesin doğru zamanda doğru bilgiyi aktarması gerekir. ERP sisteminin en iyi yanlarından biri oluşan aksiliğin anında herkes tarafından görünebilmesidir, bu sayede hatanın fazla zaman geçmeden düzeltilmesi sağlanmış olur.
ERP Nedir?
Kurumsal Kaynak Planlaması, kısaltılmış orjinal adıyla ERP. Planlama ve kaynak kısmını şimdilik unutun, fakat ERP’nin en ilgi çeken kurumsal kısmını aklınızda tutun. ERP bir kurumun tüm bölümlerini tek bir bilgisayar sistemi altında toplayarak değişik departmanların ortaklaşa veri paylaşımı sağlar.
Bu ortak bilgi sistemi sayesinde, ihtiyaç duyulan tüm bilgiler bir veritabanında kurumsal çalışanların hizmetine sunulur. Klasik sistemde her departman kendi iş akışlarına uyumlu bilgisayar sistemleriyle çalışır. ERP bu farklılıkları bütünleşik bir yazılım mimarisiyle ve tek bir veritabanını kullanarak çalışacak şekilde birleştirerek operasyonel özellikleri ve ihtiyaçları farklı çok sayıda departmanın birbirleriyle iletişim halinde kolaylıkla bilgi paylaşımına imkan tanır.
Bu bütünleşik yapı yaklaşımı eğer başarı ile kurum bünyesinde kurulur ve uygulanırsa ilerleyen zaman içinde kuruma olumlu anlamda muazzam geri getirileri olacaktır.
Örneğin bir müşteri siparişini irdeleyelim. Tipik bir sipariş değerlendirme aşaması kağıda dökülmüş olarak bölümler arasında, ve çoğu zaman da departmanlar arası bilgisayarların birbiriyle iletişim sorunları arasında dolaşır. Tüm bu departmanlar arası gidip gelmeler gecikmelere ve siparişin kaybolmasına neden olabilir, bilgisayarlar arası veri iletişimi sırasında farklı doküman formatlarının ürettiği hatalarda cabası. Bu ağır aksak sorunlu sistemde hiç kimse tam anlamıyla siparişin durumu konusunda net bir bilgi sahibi de olamıyor kurum içinde, mesela finans bölümü siparişin yüklenip yüklenmediğini veri havuzundan sağlıklı bilgi alamamakta çoğu zaman. Hayal kırıklığına uğramaya alışmış müşterilerin sıklıkla duyduğu yanıt ise çoğunlukla “Depoyu aramalısınız” olur.
ERP sayesinde eski tip birbirinden kopukçalışan bilgisayar sistemleri artık tarih olmuştur, finans, İK, imalat ve depo gibi tüm bu operasyonları tek bir bütünleşik bilgisayar yazılımı farklı modüllere ayırarak eskiden tek başına çalışan sistemleri birbirine entegre etmiştir. Finans, imalat, ve depo yine kendi yazılım sistemlerini kullanıyor farkı ise yeni yazılım artık birbiriyle entegre olmuş durumda, bu sayede finanstaki biri depo verilerine ulaşıp siparişin yüklenip yüklenmediğini görebilir. Çoğu çözüm sağlayıcı ERP yazılımlarını esnek modüler yapıda kurulumuna imkan tanırlar, bu sayede tüm yazılım paketini satın almak durumunda kalmazsınız. Örneğin Pek çok firma sadece ERP’nin finans ya İK modülünü alıp, geri kalan fonksiyonları da ihtiyaç duyulan başka bir zamanda satın alabilirler.
