Her başarılı işletmenin arkasında etkili bir İnsan Kaynakları departmanı bulunuyor. IK departmanı şirketinizin en önemli varlıklarını yani insanları bir araya getirerek hedeflere ulaşmayı sağlıyor.
IK nın sorumluluğu doğru adayı işe almak, çalışanların zamanını yönetmek ve izlemek, çalışanlar için fayda sağlayacak eğitimleri organize etmek, performanslarını ölçmektir. Eğer küçük ya da orta ölçekli bir işletmeniz varsa, bu faaliyetler için bir IK yazılımı kullanımı pahalı görünebilir. Aslında öyle değil.
IK yı otomatize etmek bir sürü zaman ve paradan tasarruf etmek konusunda yardımcı olabilir:
1. İşe alım ve başlatma sürecinde otomasyon
Son zamanlarda yapılan araştırma sonuçlarına göre bir çalışan yeni işleyerinde kalıp kalmayacağına ilk 90 gün içinde karar veriyor. Fortune 500 şirketlerinde ise işe yeni başlayan kişilerin %50’si iki yıldan daha az bir süre içinde firma değiştirdiği tahmin ediliyor.
İşe alım ve işe başlatma çok fazla emek istemez. Ancak, sayısız form, oryantasyon programı, maaş sözleşmeleri, bilişim sistemi eğitimleri ve yeni süreç eğitimlerini kapsamaktadır. Otomasyon ile birden fazla eylem, iş akışlarını yapılandırarak tetiklenebilir. Örneğin, otomatik bilgi teknolojileri ekipmanı talep formu, kimlik kartları için istek formu göndermek ve çalışanların kendi kişisel bilgilerini değiştirip düzenleyebilecekleri kurumsal iş uygulamalarına giriş verilmesi. Bu işe alım ve başlatma sürecindeki düzenlemeler yeni işe başlayanbir çalışan için ayrılan iş gücü ve süresini azaltır.
2. Çalışanların mesailerinin hızlı takibi ve hesaplanabilmesi
Bir IK Müdürü, günlük mesai tablolarına, dosyalara ve emaillere bakarak zamanını harcıyorsa o zaman başka şeyleri yapmak için zamanının kalmaması normal karşılanabilir. Bir İK yöneticisi haftada ortalama 3 saatini zaman çizelgelerini kontrol etmek için harcamaktadır. Otomasyon uygulamaları ile çalışanların mesaileri izlenebilir ve hesaplanabilir hatta onay mekanizmaları ile maaş ödemeleri için finansa gönderilebilir. Bu takip ve kontrol işlemi gerçek-zamanlı bir uygulama ile onay süreçleri için iş akışları kurgulanarak yapılabilir. Otomasyon araçları izleme ve çalışanların zamanını hesaplayarak, onayları ile çalışan ve maaş veya fatura göndermeden yardımcı olur. Bu, aynı zamanda, gerçek zamanlı olarak ve çok seviyeli onayları yapılandırarak yapılabilir. Bu şekilde zamandan hem tasarruf sağlanır hem de zaman verimli bir şekilde kullanılır.
3. İzin taleplerinin hızlı ve kolay yönetimi
Bazı işletmeler, çalışanlarının işten ayrılma sürecini hala geleneksel araçlarla yönetiyorlar; eposta, sözlü veya post-it ile. Peki, yönetsel hiyerarşi çoklu seviyelerde onay talep etseydi ne olacaktı? Ya İK departmanı istifa ve istifa onay maillerinde dışarıda bırakılırsa? Tüm süreç IK için izlenebilir olmaktan çıkar ve onay süreçleri aşırı zaman alıcı bir hal alır.
Globale baktığımızda IK personeli otomasyona bağlanmış gerçek zamanlı güncellenebilen izin ve istifa süreçlerini tercih etmekte. Hatta mobil ve bulut tabalı onay süreçleri bu işlemleri daha bile hızlandırarak yönetilebilir.
4. Çalışanları yetkilendirme
Her çalışanın farklı gereksinimleri vardır. Bazıları sık sık seyahat eder ve seyahatleri için form doldurmak ve harcama raporları göndermek zorundadır. Bazıları kişisel ve mesleki bilgilerini güncellemek için sürekli IK ile temasa geçer. Bir işletme büyüdükçe IK nın yardımına ihtiyaç duyan çalışan sayısı sürekli artacaktır. Çalışanların bilgilerini ve sürekli değişen isteklerini manuel olarak yönetmek zordur.
Günümüzde, IK sistemleri çalışanların tüm bu faaliyetlerini bizzat kendisinin yönetmesine olanak sağlıyor. Örneğin, çalışanlar IK sistemine doğrudan giriş yaparak şirket içi yapılacak bir eğitime başvurup kayıt yaptırabilirler. IK ise çalışan eğitimi tamamladıktan sonra otomatik bir onay sistemi ile çalışanın kişisel bilgilerine tamamlamış olduğu eğitimi ve eğitim detaylarını kaydedebilir. Bu şekilde çalışana kendisi ile ilgili süreçlerin kaydını yapmak için yetki verilir ve IK nın üzerindeki yük hafifletilir.
5. Üçüncü parti sistemlerle entegrasyon
Üçüncü parti uygulamalarda otomasyon kritik bir önem taşımaktadır. API’lerin yardımıyla (Application Programming Interface – Uygulama Programlama Arayüzü) ve Webhooks ile bilgi kolayca değiştirilebilir ve herhangi bir üçüncü parti uygulamaya iletilebilir. Örneğin, bir seyahat gideri kaydı onaylandığında anlık bir bildirim geri ödeme için muhasebe yazılımına işlem görmesi için gönderilecektir. Ayrıca işletmelerin kendi IK faaliyetlerini yönetmek için birden fazla system kullanamaları durumunda faydalı olacaktır.
IK departmanını otomatize etmek, IK personeli üzerindeki yükü azaltmak, verimliliği artırmak ve çalışanların katılımını artırmak için yardımcı olur. Tüm dünyada şirketler çalışanlarını sürece dahil etmek ve IK üzerindeki iş yükünü minimalize etmek için IK otomasyon araçlarını benimsemektedir.
Sponsorored content:
Cloudyflex, esnek, güçlü ve ekonomik iş uygulamalarını Türkiye pazarı ile tanıştırmak amacıyla bulut teknolojisini ve felsefesini tam olarak destekleyen ve firmalara en yüksek değer ve verimliliği en uygun maliyetler ile sunan iş uygulamalarını müşterilerine sunmaktır. Cloudyflex, Online İş Uygulamaları konusunda dünya liderlerinden olan Zoho’nun Türkiye yetkili satıcısıdır. Zoho Recruit, seçme ve yerleştirme otomasyonu uygulaması konusunda Cloudyflex ile bağlantıya geçebilirsiniz.
