ERP HABER – İzmir Büyükşehir Belediyesi ESHOT otobüsleri IFS ERP güvencesi altında. İzmir Büyükşehir Belediyesi’nin şehiriçi ulaşımını sağlayan, araçların planlamasını ve bakımını yapan, ESHOT, 6 tesiste, 1800’den fazla otobüs ve yönetim binalarının bakım ve onarım takibini yönetmek için başlattığı ERP projesinde 1 Ocak 2011 itibari ile canlı kullanıma geçerek, ESHOT bünyesindeki tüm bakım ve onarım çalışmalarını IFS ERP güvencesi altına aldı.
1980 yılından bu yana İzmirlilere bir çok alanda hizmet veren ESHOT, bugün 50 bin hektar metropol alanda toplam 1828 otobüs ve midibüs ile hizmetlerine devam ediyor. Adatepe ve Çiğli’de garaj, Karşıyaka, Mersinli ve İnciraltı’nda atölyeler ve Gediz’de Atölye ve Ağır Bakım Tesisi gibi birçok farklı lokasyonda bakım ve onarım çalışmaları devam eden ESHOT, özellikle Gediz tesisinde; motor aktarma organları, elektrik ve elektronik tesisat, lastik bakım-onarım, iç döşeme, karoser, boya, genel bakım, periyodik bakım gibi her türlü bakım-onarım, otobüs yenileme ve motor yenileme çalışmaları ile birlikte Büyükşehir Belediyesi, ESHOT Genel Müdürlük ve bağlı birimlerince kullanılan bina, tesis ve cihazların bakım ve onarımlarını da tesisteki ilgili atölyelerde yürütüyor.
Birçok farklı lokasyondaki tesislerde, karmaşık süreç ve faaliyetlerin yönetilmesi konusunda bir sistem arayışı içine giren ESHOT, yaşanan problemleri çözmek amacı ile 2010 yılında ERP Projesine başlama kararı aldı. Yapılan ihale sonucunda belirtilen kriter ve yapıya en uygun çözüm sunan IFS’nin kurumsal kaynak planlama yazılımı IFS ERP Uygulamaları’nda karar verildi.
IFS ERP Uygulamaları ile 24 saat kesintisiz hizmet
Farklı birimlerde farklı yazılımların kullanılması nedeni ile farklı verilerin oluşması ve departmanlar arasındaki bilgi akışında aksamalar, stoklarda yaşanan uyuşmazlıklar, stok verilerine ulaşılamaması, güncel araç durumunun izlenememesi, 6 farklı noktada araç ikmal işlemlerinin kayıt altına alınamaması gibi sıkıntılar yaşayan ve 24 saat kesintisiz hizmet vermek zorunda olan ESHOT, bu sıkıntılarını çözmek üzere ERP arayışına başladı.
ERP firmasının tecrübesi, referansı ve mali yapısı önemli
Araç Bakım ve Onarım Dairesi Başkanı Osman Orman koordinesinde yürütülen süreçte ihale öncesi ayrıntılı analiz çalışması yapılarak, seçilen firmanın ve ürünün ihtiyaçları tam olarak karşılama ve yatırımı güvence altına alma kapasiteleri araştırıldı. Seçim aşamasındaki çalışmaları aktaran Osman Orman, ERP sağlayıcısı firmanın özelliklerine yönelik olarak “ERP sağlayıcı kurumun hizmet alanıyla ilgili teknik konular dışında, firmanın bu konudaki tecrübesi, referansları, mali yapısı da göz önünde bulundurulmuş, idaremizin ihtiyaçları konusunda yapılan analiz çalışması sonrasında, kamusal alım sistemi kapsamında oluşturulup açık ihale yöntemi ile ihale edilerek, doğal süreç sonrasında yüklenici firma ile sözleşme yapılmıştır.” dedi.
Tüm operasyonlar kayıt altına alındı
ERP Projesindeki temel amaçlarının ESHOT Genel Müdürlüğü’ne bağlı ilgili birimlerin aynı dili kullanarak ortak bilgiye ulaşması ve kaynakların daha verimli kullanılması olduğunu söyleyen Osman Orman, IFS ERP projesi ile ilgili birimlerinin kaynak kullanım kapasitelerinin yükseltilmesi, işlem koordinasyonunun sağlanması, tüm operasyonların kayıt altına alınması ve mali analizlerinin yapılarak fayda-kazanç sonuçlarının çıkartılmasına olanak sağlanması, kurumun mali analiz yeteneğinin yükseltilerek kısa, orta ve uzun vade yönetim politikalarının isabetli bir şekilde planlanabilmesini hedeflediklerini belirtti.
IFS ERP projesi çerçevesinde yapılan çalışmalara değinen Orman, “IFS ERP Projesiyle ambar ve bakım postaları ile bakım ve satın alma faaliyetleri arasında tam bir entegrasyon sağlanması amaçlandı. Ana ambardan postalara yapılan malzeme çıkışlarının takibi yapılarak, IFS ERP sayesinde ESHOT genelinde, yetki verilen tüm kullanıcılar ana ambarda, çevre ambarlarda ve postalardaki stok bilgisine ulaşmaları sağlandı. Malzeme İkmal Daire Başkanlığı’nın mevcut süreci ERP yazılımı üzerinde devam ettirebilmesi için gerekli raporlar IFS ERP üzerinde yeniden hazırlandı. Stok kodu tekrarlarını önlemek için farklı kodlama mantığı oluşturuldu. Malzeme grupları ve sınıfları bazında standartlaştırılan bu karakteristik özellikleri sayesinde stok takibi malzeme tanımından çok listeden seçilerek yapılan tanımlamalar doğrultusunda yapılması sağlandı.” dedi
1 Ocak 2011’de canlı kullanıma geçilen projede, stok kontrolünün sağlanması stok maliyetlerinin düşürülmesi, arıza istatistiklerinin daha net ortaya konularak önleyici bakımların daha etkin şekilde planlanabilmesinin sağlanması, satınalma süreçlerinin izlenebilmesi ve sorgulanabilmesi gibi birçok fayda elde edildi.
