98 ülkede 2.500’den fazla su parkı projesi gerçekleştiren POLİN, “Daima Yenilikçi”, “Dünya Çapında Üstün Kalite” ve “Teknoloji Liderliği” vizyonuyla sektöründe birçok ilki gerçekleştirdi. Bugün birçok ülkenin, hatta kıtanın en büyük ve ödüllü su parklarında Polin imzası bulunuyor. 2010 yılında lanse ettiği King Cobra kaydırağı 2012, 2013, 2014 ve 2015 yıllarında Avrupa’nın en iyi su kaydırağı seçildi. Polin’in Microsoft Dynamics ile olan ERP serüvenini Teknik Birimler Direktörü Özkan Sur ile konuştuk.
ERP Seçim sürecinizden bahseder misiniz?
Özkan Sur: Büyüme hızımız ve müşterilerimizin değişen ihtiyaçlarına etkin bir şekilde cevap veremeyen mevcut ERP yazılımımızı, küreselleşen ticari yapımıza uygun global bir ERP yazılımı seçim sürecimiz 2014 yılının Temmuz ayında başladı. Bölümlerden oluşturduğumuz anahtar kullanıcılar ile bilinen 3 büyük yazılım firması ile demo çalışmaları yürüttük. Değerlendirmelerimiz ışığında bütün yazılımların imizi görebileceğini görmemize rağmen hangisinin daha uygun olduğu konusunda objektif seçim kriterlerine sahip olmadığımızı gördük. Bunun üzerine değerlendirme ve bilgilendirilme amacı ile ERP Komitesi ile destek çalışmaları yürüttük. Hem seçim sürecimizde hem de canlıya geçişte, beklentilerimizin analizi ve doğru noktalara odaklanmamızın sağlanmasında kılavuzluk etmek üzere Katipoğlu Danışmanlık ile çalışmalarımıza başladık.
Katipoğlu Danışmanlık firmamızda bir anahtar kullanıcılarımız ile birlikte Mevcut Durum Analizi (MDA) çalışması başlatarak, süreçlerimizi ve organizasyonumuzu analiz etti. Anahtar kullanıcılar ile birebir görüşmeler ile “Beklenti Anketleri” yapıldı. Mevcut durum ve beklentilerimizin oluştuğu 249 sayfalık POLİN MDA dokümanını Şubat 2015 yılında tamamladık. Elde edilecek proje sonuçlarına göre projemizi 3 Faza böldük. 1. Fazda ana süreçlerimizin ERP üzerinde yürüyeceği, tüm bölümlerin sisteme dokunacağı bir yapı hedefledik. Faz 2 ve Faz 3 kapsamında ise iş atamalarının olduğu, Faaliyet Tabanlı Maliyet Muhasebesi yapabileceğimiz, konsolide şirketler yapısını yönetebileceğimiz yapıyı kurguladık.
MDA çalışmaları baz alınarak 122 sayfalık TİD (Teklif İsteme Dokümanı) Mart 2015 tarihinde oluşturuldu. 30 partner firmaya (8 ERP Yazılımı) bilgi gönderimi yapıldı. Bu firmalardan 22 tanesi ile Gizlilik Sözleşmesi imzalandı ve bu firmalara TİD gönderildi. 15 firma (6 ERP Yazılımı) geri dönüş yaptı. Yapılan yüz yüze görüşmeler sonrasında 5 firmadan (3 ERP Yazılımı) oluşan 1. Kısa Liste (Short List) firmaları ile hazırladığımız detaylı DEMO seti paylaşıldı ve tüm firmalar ile bir tam gün süren DEMO sunumları alındı. Yazılımlar arasında yapılan teknik analiz puanlamaları neticesinde 3 firmadan oluşan 2. Kısa Liste firmalar ile açık kalan konular ve sözleşme görüşmeleri başlatılmasına karar verildi. ERP yazılımı ve İş Ortağı seçimi, Polin anahtar kullanıcıları tarafından puanlanarak tespit edildi.
Bu firmaların referansları ile yüz yüze görüşmeler organize edildi. Son olarak projede çalışacak danışmanların özgeçmişleri karşılaştırıldı ve 22 Haziran 2015 tarihinde ERP olarak Microsoft Dynamics AX, İş Ortağı (Partner) olarak ise ETG Danışmanlık seçildi.
Proje ve Canlıya Geçiş geçiş sürecinizden bahseder misiniz?
Özkan Sur: 2015 yılının Temmuz ayında hızlı ve planlı bir şekilde başlayan proje, gerçekleştirilen Analiz, Eğitim, Tasarım, Dokümantasyon, Geliştirme/Uyarlama, Test, Canlı Hazırlık, Kurulum, Veri Aktarım süreçlerinden geçerek 2016 yılının Ocak ayında 6 ay gibi kısa bir sürede 3 şirket için Canlı (Live) kullanıma alındı.
Tüm aşamalarında Microsoft Dynamics Sure Step Proje Yönetim Metodolojisi kullanılan projemizde detaylı bir Canlı Geçiş planı yapıldı. Bu plana göre Aralık ayının son haftasında Veri Seti hazır edildi, 1 Ocak’ta başlayan sayımlar, 4 Ocak’ta tamamlandı. Ocak ayının ilk haftasını tamamen sisteme veri girişine ayrıldı. Müşteri ve satınalma siparişleri, mevcut açık projelerin sisteme tanımlanması ve WBS’lerin güncel aktivitelerine getirilmesi gerçekleştirildi. Aynı zamanda üretim WBS bağlantısı da kurularak, üretim gerçekleştirmelerinin WBS’e otomatik aktarımı sağlandı. 15 ocak itibari ile sistem güncel olarak işler hale getirildi. Özellik ile eski ERP sistemimizi 31 Aralık 2015 yılında bırakmamız ve sadece AX üzerinden devam etmemiz sistemin işlemesine odaklanmamız açısından itici gücümüz oldu.
Proje esnasında, şirket içinde projenin daha fazla sahiplenilmesi ve başarıya ulaşması için bazı uygulamalar yaptık. Bu uygulamalardan bazıları:
- Proje Takip Panosu (Proje planı, projenin güncel durumu, master data (MDM) güncelleme çizelgeleri, duyurular vb.)
- Bilgilendirme Broşürleri ve E-postaları (Kullanıcıların, kendi anahtar kullanıcılarından AX arayüz eğitimi almalarının hatırlatılması, bilgisayarlarına AX istemci (client) kurulumu yapılması bilgisi, AX kullanıcı hesaplarının (account) sistemde açıldığından emin olmaları, kendi süreçlerini test sisteminde test etmeleri ve tespitlerini anahtar kullanıcılarına iletmeleri, ana verilerinin (MDM) sistemde olup olmadığı ve doğru olup olmadığının kontrol edilmesi vb.)
- AX Kullanıcı Destek Hizmeti (Örnek seçilen iki Polin projesinin tüm adımlarının ERP Yöneticisi ile birlikte gerçekleştirilmesi ile sistemin hatasız akmasının sağlanması)
- AX Saati Uygulaması (Belirlenen gün ve saatlerde proje anahtar kullanıcılarının ve proje yöneticisinin bir araya gelerek AX ile ilgili detay konuları görüşebilecekleri bir ortam)
- AX Pekiştirme Eğitimleri (Tekrarlanan eğitimler ile tüm kullanıcıların sisteme daha kolay adapte olmaları amaçlandı)
Projenin Kapsamı
- Polin şirketleri arasındaki işlemlerin pratik bir şekilde işlemesi için Microsoft ERP (Dynamics AX) içindeki çoklu şirket özelliği Intercompany fonksiyonundan faydalandık.
- Oldukça aktif bir pazarlama birimimiz var ve çok sayıda fuara katılıyoruz. Polin’e gelen müşteri adaylarının, fırsata dönüştürülmesi ve tekliflendirilmesi süreçlerini ERP sistemimize taşımakla birlikte, Polin CRM çalışmasının ilk adımı atılmış oldu.
- Müşteri onayı geldikten sonra, satış siparişine dönüştürülen tekliflerin, otomatik olarak WBS Proje Planlama modülüne aktarılması sayesinde kesintisiz bir süreç akışı sağlandı. Bu modülde tüm proje adımları detaylı bir şekilde planlanmakta ve sistemsel olarak takip edilmektedir. Ortalama bir siparişin alt bileşeni yaklaşık 3.000 – 4.000 satır sayısından oluşmaktadır.
- AutoCAD ile hazırlanan reçetelerin (BOM) sistem üzerinde patlatılması ile malzeme listeleri oluşturulabilmektedir. Üretim Yönetimi modülü altında tüm üretim emirleri merkezi olarak görülmekte ve planlanabilmektedir. Kalıp doluluk raporu gibi uygulamalar sayesinde fabrika kaynaklarının daha verimli kullanılması sağlanmıştır.
- Planlamanın ve sözleşme yönetiminin Microsoft ERP (Dynamics AX) üzerinde yapılması sayesinde departmanlar arası olası iletişim aksaklıkları engellendi.
- İş emirleri ve ürün barkod uygulaması ile hata yapılmasının önüne geçilmiş ve üretim detayları kayıt altına alınmıştır. Ayrıca kurulan barkod ile sevkiyat toplama el terminalleri altyapısı sayesinde hatalı sevkiyatların önüne geçilmiştir.
- Hazırlanan raporlama altyapısı sayesinde projelerin ödeme planları, geciken aktiviteler, proje bazında kar/zarar veya kategori bazında kar/zarar veya çalışan/madde bazında kar/zarar raporları, proje giderleri, konsolide hesaplar gibi birçok rapor Microsoft ERP (Dynamics AX) üzerinden alınmaya başlanmıştır.
- Kurgulanan Nakit Akışı sayesinde, projenin veya kategorinin veya çalışan/madde detayında nakit yönetimi mümkün hale gelmiştir.
