ERP HABER – Deneyimli proje yöneticileri ile konuşursanız herhangi bir projeyi başarılı şekilde yönetmek için nelerin yapılıp nelerin yapılmaması gerektiğini tavsiye olarak alabilirsiniz. Tüm bu tavsiyeler, hata olması riskini minimum düzeyde tutarak, insanların istenen zamanda ve maliyetle işlerini yapış şekillerini yönetmekle alakalı olacaktır.
Gerçekten bu o kadar da zor olmasa gerek, fakat bazı nedenlerden dolayı çoğu insan proje yönetiminin herhangi bir projede kendileri ek iş yükü getirdiğini düşünürler. Benim sık sık karşılaştığım ifadeler “hayır, zamanını işin planlamasına harcama, sadece git ve yap!” veya “neden zamanını çıktıları yada hedefleri yazmakla harcıyorsun, zaten ne olacağını biliyoruz!” dolayısı ile başarılı bir proje yönetiminin ilk adımı:
“Proje süresince, hangi temel dökümanların oluşturulacağını ve hangi sıklıkla gözden geçirileceğini anlamak.”
Proje Yönetimi Temel Dökümanları
Döküman1 – Proje Duyurusu
Projelerinizin başında, proje duyurusu adında bir sayfalık bir döküman hazırlamaya ihtiyaç duyarsınız. Bu döküman müşterileriniz ve sizin projenin hedeflerini anlamanıza rehberlik edecek olan döküman olacaktır. Proje esnasında, eğer sen nereye, nasıl gideceğini bilmez duruma düşer isen? Hatırlaman gereken ilk şey, kendi kendinin müşterisi olduğundur, ve bu dökümanı sorgulaman gerektiğidir.
Bu bilgiyi almak için, müşterinizle bir toplantı planlayıp, alttaki 3 soruyu müşterinize yöneltmelisiniz:
* Projenizin hedefleri nelerdir?
* Hangi çıktıları yada ürünleri elde etmek istiyorsunuz?
* Hangi sebeplerden dolayı bu işe kalkıştınız?
Toplantının ardından, üstteki soruların cevabını proje duyunuza yazarak ve bu çıktıyı müşterinize yollayıp onayını almalısınız. Bu aşamalardan geçildiğinde projenin en önemli adımlarından birini başarı ile tamamlamış olacaksınız, ve müşterinizle projenin amacı, yönü ve çıkış noktası konusunda anlaşmaya varmış olacaksınız. Bu adımı gerçekleştirmek için harcanan zaman, 30 dakikalık birkaç toplantının toplamda 2-3 saat alması şeklinde olacaktır ki bu proje süresi içinde çok küçük bir zamana denk düşecektir.
Döküman2 – Plan
İkinci aşamada, şimdi oluşturmamız gereken dökümanın ismi ise plan. Bu döküman yapılacak işlerin listesini, kimlerin yapacağını, ne zaman ve hangi bütçeyle yapılacağı konularını içerir, ve sonunda bir gözden geçirme bilgisi olan nerdeyiz, tahmini risklerimiz nelerdir bilgileri ilgili dökümana dahil olur.
Döküman3 – İlerleme Raporu
Düzenli bir şekilde (haftalık, aylık), müşterilerinize ulaştırmanız gereken bir ilerleme raporuna ihtiyaç duyarsınız. Müşterilerinizin bilmek isteyeceği konular, hangi işler, ne zamanlarda yapıldı ve ne kadar harcama yapıldı, bunlarla beraber karşılaşacağınız herhangi bir problemde onların yardımına ihtiyacınız olup olmadığı şeklinde olacaktır. Bu aşamada çözmeniz gereken konu, düzenli olarak sunacağınız bu bilgileri toplamanız olacaktır.
ve son sözler,
Bu makalede projelerinizi yönetebilmeniz için ihtiyaç duyacağınız en derli toplu bilgiyi tanımladım sizlere, ve bu bilgilerle oluşturmanız gereken dökümanlar tekrar,
proje duyurusu, plan ve ilerleme raporu, bu dökümanlarla başarılı projeler yöneteceğinizi umut ediyorum.
Yazar: Sam Elbeik PhD
