Bir ERP sistemini benimsemeye yeni başlıyorsanız, ilk sorularınızdan biri muhtemelen bu yazılımın işinize nasıl yardımcı olabileceğidir. Bir ERP sistemi, tüm şirketiniz için merkezi bir veritabanı görevi görerek, değerli raporlama potansiyeli ve kuruluşunuz genelinde üretkenliği artırmanın ve maliyetleri düşürmenin sayısız yolunu sunar.
Bunlar, ERP’ye yatırım yapmanın birkaç temel nedenidir, ancak bu teknolojinin işletmeniz için neler yapabileceğini anlamanıza yardımcı olmak için buradayız. Bu sistem, işletmenize şu anda sahip olmadığı hangi yetenekleri sağlayacak? Teknoloji, maliyetleri nasıl düşürecek ve büyümeyi nasıl kolaylaştıracak?
ERP’nin 15 Faydası
Bir ERP sisteminin arkasındaki konsept – tüm departmanları ve onların bilgilerini tek bir sistemde birleştirmek – basit olsa da, faydaları çok büyüktür. İşte bir ERP sisteminin sunduğu en dikkate değer 15 fayda:
1. Veri Güvenliği
Veriler, işletmeler için değerli bir mülkiyet haline geldi çünkü mümkün olan en iyi kararları vermek çok kritiktir. ERP yazılımı bu varlığın korunmasına yardımcı olabilir. Tüm bu verilerin farklı güvenlik seviyelerine sahip birden fazla sisteme yayılması yerine tek bir yerde olması, koruma seviyesini artırıyor. ERP yazılımları, çalışanların masaüstlerinde bulunan ve e-posta yoluyla dağıtılan elektronik tabloların ve diğer belgelerin yerini alıyor. Bir bulut ERP sistemi ile bilgileriniz, tek bir arıza noktasına karşı koruma sağlamak için genellikle birden çok uzak sunucuya dağıtılır ve başka bir güvenlik katmanı eklenir. Bu, özellikle şirketiniz çok sayıda hassas müşteri verisi işliyorsa önemlidir.
Başka bir anlamda, bir ERP sistemi, verileri kimlerin görüntüleyebileceğini ve düzenleyebileceğini sınırlayarak veri güvenliğini artırabilir. Çoğu sistem, kontrol edilmesi kolay izinlere sahiptir, bu da çalışanların yalnızca ihtiyaç duydukları bilgileri görmelerini sağlar, dolandırıcılık veya diğer kötü niyetli faaliyetleri azaltır.
2. Standartlaştırılmış/Merkezileştirilmiş Veriler
ERP farklı departmanlardan gelen tüm bilgilerin tek bir yerde saklanmasını sağlar. Böyle bir sistem olmadan, veriler genellikle çeşitli uygulamalarda ve elektronik tablolarda bir kuruluşta çok geniş bir alana yayılır ve personelin ihtiyaç duyduğu her şeyi bulmasını zorlaştırır. Ek olarak, bu yaklaşım çoğu zaman tutarsız formatlarda yinelenen verilerle sonuçlanır ve daha fazla zorluk doğurur.
Bir ERP sistemi de tüm kritik verilerinizi standartlaştırarak bu konuda yardımcı olabilir. Hepsi tek bir sistemde olduğundan, her şey aynı biçimde olacak, böylece raporları veya analizleri çalıştırırken sorun yaşamayacaksınız. Standartlaştırılmış bilgiler, işletmenin mümkün olduğunca zaman ve paradan tasarruf etmesine yardımcı olan, daha bilinçli kararlar vermek için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri edinmenize olanak tanır.
3. Uyum
Bulması kolay, doğru, güncel kayıtlara sahip olmak, şirketinizin uyması gereken herhangi bir düzenlemeye uymak için gereken işi gerçekten azaltabilir. Yazılım içindeki özelleştirilebilir raporlama araçları, uyumluluğu izlemeyi ve gerektiğinde ayarlamayı çok daha kolaylaştırır. Bu, sizi çok daha denetlenebilir kılar çünkü bir denetçinin gözden geçirmesi gerekebilecek tüm bilgilere kolayca erişilebilir.
Bazı ERP sistemleri, US-GAAP gibi belirli finansal standartları veya Sarbanes-Oxley Yasası (SOX) gibi düzenlemeleri bile destekleyebilir. En iyi çözümler, uyumlu kalmanız için bu düzenlemelerde yapılan değişiklikleri yansıtacak şekilde güncellenecektir. Özellikle sıkı düzenlemelere tabi bir sektördeyseniz, uyumlu kalmak hızla zorlaşabilir, ancak ERP bunu çok daha uygun hale getirir.
4. Artan Verimlilik
Bir ERP sisteminin üretkenliği artırmasının sayısız yolu vardır. Bunun bir yolu, tekrarlayan görevi otomatik hale getirerek, çalışanları başka projeler üzerinde çalışmak için serbest bırakmasıdır. Ayrıca, süreçleri daha basit hale getirerek ve ihtiyaç duydukları bilgileri aramak için harcadıkları zamanı azaltarak çeşitli görevleri daha hızlı tamamlamalarını sağlayabilir. Çalışanlar tüm şirket hakkında görüş sahibi olduklarından, belirli süreçlerin nasıl çalıştığına dair belirli bir veri seti veya ayrıntı istemek zorunda kalmazlar. Çalışanlar yeni görevler üstlenebilir, gerçek becerilerini ve uzmanlıklarını kullanabilecekleri projelere odaklanabilirler.
5. Görünürlük
Görünürlük, ERP’nin geniş, temel faydalarından bir diğeridir – herkesin işin çeşitli yönlerine ilişkin görünürlüğü olması güçlü bir şeydir. Yöneticilerin kendilerine yardımcı olabilecek tüm ilgili içeriğe sahip olması nedeniyle daha hızlı ve daha iyi kararlar alınmasını sağlar. Örneğin, satınalma ekibi henüz depoya ulaşmamış olan nakliyedeki siparişlerin durumunu görebilirse, fazla veya yetersiz stoktan kaçınmak için bunu göndermek üzere oldukları siparişlere dahil edebilirler.
Diğer ekipler tarafından yönetilen süreçlerin ve verilerin durumuna ilişkin görünürlük, nihayetinde tüm ekiplerin ve bireysel katkıda bulunanların işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olur. Ayrıca bu bilgiyi bulmak için harcanan zaman ve çabayı da ortadan kaldırır.
6. Ölçeklenebilirlik
Önde gelen ERP sistemlerinin güzelliği, ileride daha fazla yetenek eklemek için kapıyı açık bırakırken şimdi ihtiyacınız olan işlevselliği kullanabilmenizdir. Bu anlamda sistem, işiniz büyüdükçe ve geliştikçe ölçeklenebilir. Ayrıca ekipleriniz büyüdükçe yeni kullanıcılar ekleyebilirsiniz. Mevcut sistemi uyguladığınızdan bu yana işiniz büyük ölçüde değişti diye yeni bir ERP çözümü almanıza gerek yok.
İşletmenizin hızlı büyüme planları varsa, en fazla ölçeklenebilirliği NetSuite gibi bir bulut ERP sistemi sağlayacaktır. Bulut sistemleri uzak sunucularda çalıştığından, çözümün sorunsuz çalışmasını sağlamak için gereken ekstra kaynakları eklemek çocuk oyuncağıdır. Bu, IT’ye yüklenen işi azaltır ve teknik uzmanlardan oluşan bir ekip işe alma ihtiyacını ortadan kaldırabilir.
7. Mobilite
Çalışanlar birçok görevi bilgisayar yerine akıllı telefon ve tabletleri kullanarak çok rahat bir şekilde yerine getirmeye başladılar ve bu trendin ışığında günümüzün ERP sistemleri mobil uyumludur. Kullanıcılar bulut sistemlerine web üzerinden eriştiklerinden, bir mobil tarayıcıda görmeleri gereken tüm gösterge panellerini, raporları ve diğer bilgileri görebilirler. Bunun yanı sıra Oracle NetSuite gibi üreticilerin daha küçük ekranlarda daha iyi bir kullanıcı deneyimi sağlayabilecek mobil uygulamaları da var.
Bazı şirketler için mobilite sadece sahip olunması güzel bir şey değil, aynı zamanda sahip olunması zorunlu bir ihtiyaçtır. Sahada çalışanları veya sık seyahat eden çalışanları olabilir ve bilgisayar dışındaki cihazlardan işlerinin güncel bir görünümünü görebilmeleri gerekir. Bu çalışanlar, mobil uyumlu bir ERP çözümüne sahip olduklarında, onaylar ve nakit akışını (AR ve AP) izleme gibi kritik görevlerle de ilgilenebilirler.
8. Tasarruf
İşletme sahipleri ve liderler için, bir ERP sistemi satınalmanın en ikna edici nedeni, genel maliyetleri büyük ölçüde düşürmesidir. ERP sistemi, birçok idari ve operasyonel maliyeti azaltabilir ve hatta ortadan kaldırabilir. Örneğin, manuel veri girişi veya uzun kağıt izleri gerektiren işlemler bu yazılımla genellikle ortadan kaldırılır.
Bu yazılımın sağlayabileceği tüm içgörüler, diğer maliyet tasarrufları için yeterli fırsat sunar. Kuruluşunuzun nabzını tek bir yerden takip etme yeteneği, daha yüksek giderlerin kaynağını hızlı bir şekilde belirleyebileceğiniz anlamına gelir, bu da maliyetleri düşürmeyi çok daha kolay hale getirir. Ek olarak, bir ERP sisteminin sağladığı planlama iyileştirmeleri, maliyetleri artırabilecek acele siparişleri, fazla üretim veya fazla sipariş vermeyi önlemelidir. Bir ERP sisteminin maliyetlerinizi düşürmesinin sayısız yolu vardır, bu nedenle bu çözümler genellikle hızlı bir yatırım getirisine sahiptir.
9. Organize İş Akışları
Bir ERP uygulamasından geçerken, süreçleri değerlendirmek ve yeni sistemde bu görevi tamamlamanın daha iyi bir yolu olup olmadığını belirlemek için sisteminizde bir uzmanla çalışmak iyi bir fikirdir. Çoğu zaman, iş belirli bir şekilde yapılır, çünkü en iyi seçenek olduğu için değil, yıllardır bu şekilde yapılır. Dolayısıyla bir ERP, adımları atarak ve işleri daha hızlı ve daha kolay hale getirmek için başka iyileştirmeler yaparak bu şekilde yardımcı olabilir.
ERP, verileri ve iş akışlarını standart hale getirir. Bir departmanın belirli bir süreci ele alma şekli, başka bir departmanınkinden farklı olabilir. Örneğin, AP departmanındaki iki çalışan bile ödeme yapmak için aynı adımları izlemeyebilir. Bir ERP sistemi, herkesin aynı en iyi uygulamaları takip etmesini sağlayarak bu tutarsızlıkları ortadan kaldırmalıdır.
10. Gerçek Zamanlı Raporlama
Raporlama, şüphesiz bir ERP sistemi kullanmanın en büyük ve en acil faydalarından biridir. Finans, envanter, siparişler, satınalma, satış ve pazarlama, İK ve hayal edebileceğiniz diğer her şey dahil olmak üzere tüm işlevlerde raporlamayı özelleştirme yeteneği ile olanaklar sınırsızdır. Neyi ölçmek isterseniz veya şirketiniz için en önemli KPI’lar ne olursa olsun, bir ERP çözümü bunu hesaplayabilir. Yalnızca işletmenin farklı bileşenlerinin performansını takip etmekle kalmaz, aynı zamanda işletmeyi neyin ilerlettiğini ve neyin geride tuttuğunu anlamak için departmanları karşılaştırabilirsiniz.
Raporunuzun en son verileri yansıtması çok önemlidir ve bu nedenle gerçek zamanlı raporlama çok önemlidir. Son çeyreğe ait gelir rakamlarını almak iki hafta sürerse, bilgiler zaten eski olduğundan ve alakalı olmayabileceğinden bu çok yararlı değildir. Ancak gelir toplamları gerçek zamanlı olarak güncellenirse, her satış gerçekleştiğinde, karar verme sürecini bilgilendirmek için bunu hemen kullanabilirsiniz. Bu, günümüzün hızlı tempolu, hiper-rekabetçi ortamında kritik hale geldi.
11. Operasyonel Verimlilik
Bir ERP çözümü, işin her parçasına dokunduğu için kuruluşunuz genelinde verimliliği artırır. İşe alım uzmanlarından depo yöneticilerine ve C düzeyindeki yöneticilere kadar herkes, daha fazla otomasyon ve bilgi kullanılabilirliği sayesinde kendilerine yardımcı olan iyileştirmeleri görmelidir. Süreçler daha az zaman alır ve bu genellikle sadece şirkete değil müşterilere de yarar sağlar. Bu, işletme maliyetlerini büyük ölçüde azaltabilir ve daha yüksek kârlar sağlayabilir.
10 ürün üreten ve ortalama %20 kâr marjı olan bir üretici düşünün. Bir ERP sistemiyle, en az kârlı ürünlerini kolayca tespit edebilir, işçilik maliyetlerinin çok daha yüksek olduğunu bulmak için veriler üzerinde çalışabilir. Personelle görüştükten sonra şirket, bu ürünlerin yapımında kullanılan işlerin çoğunun manuel ve zaman alıcı olduğunu keşfeder. Böylece üretici, bu malların üretimini otomatikleştirebilecek bir makine satın almaya karar verir ve ortalama kâr marjının %25’e çıktığını görür. Aynen böyle, ERP yazılımı işletmeyi yılda yüz binlerce dolar tasarruf ettirir.
12. Daha İyi Müşteri Hizmetleri
Hemen hemen her işletme, aynı müşteriler için diğer işletmelerle rekabet halindedir. Bu nedenle müşteri deneyimi çok önemlidir ve bunun çoğu, bir şirketin sağlayabileceği müşteri hizmeti düzeyiyle şekillenir. Bir ERP, iletişim bilgilerinden sipariş geçmişine ve destek vakalarına kadar tüm müşteri bilgilerini tek bir yerde topladığı için şirketlerin hizmetlerini hızlandırmasına yardımcı olur. Bu, müşterilerin yardıma ihtiyacı olduğunda daha hızlı çözümler ve daha kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlar.
Ve bir ERP sistemi, hizmet seviyenizi başka bir şekilde iyileştirebilir: daha doğru envanter ve sipariş bilgileri, müşterilerin neredeyse her zaman doğru ürünleri alacağı ve siparişlerin zamanında ulaşacağı anlamına gelir. Bu sorunları sınırlamak, müşterilerinizi mutlu edecek ve tekrar alıcılara dönüşme şanslarını artıracaktır.
13. İş Birliği
Burada daha önce ele aldığımız pek çok avantaj, iş birliğini kolaylaştırıyor. Diğer ekiplerin çalışma şekline ve hangi bilgilere baktıklarına ilişkin görünürlük, el ele çalışmayı ve personelin iş arkadaşlarına yardım etme fırsatı gördüklerinde proaktif olarak ulaşmalarını çok daha kolay hale getirir. Artık yalnızca kendilerinin erişebildiği ve diğer arka uç sistemlerle entegre olmayan uygulamaları kullanan ekipler yok.
Çalışanlar daha sık iletişim kurduğunda ve birlikte çalıştığında, tüm iş yarar sağlar. Birlikte, ortadan kaldırılabilecek yinelenen işleri ortaya çıkarabilir veya günlük süreçlerle ilgilenmenin daha iyi yollarını beyin fırtınası yaparak bulabilirler. İletişimdeki aksaklıklar veya başkalarının ne üzerinde çalıştığının farkında olmama, yalnızca sorunlara yol açar, ancak bir ERP çözümü bunları önlemeye yardımcı olur.
14. Esneklik
ERP platformları, tüm şekil ve büyüklükteki şirketler için çalışmak üzere tasarlanmıştır, bu nedenle en iyi sistem sağlayıcıları derin bir esneklik kazandırmıştır. Bu esneklik, kullanıcıların sistemi benzersiz süreçler veya yaygın olmayan ölçümler gibi belirli gereksinimleri karşılayacak şekilde uyarlamalarına olanak tanır. Bu tam gereksinimlerinizi karşılama yeteneği, ERP sistemlerinin karmaşık olmasının aynı nedenidir, ancak biri olmadan diğeri gerçekten mümkün değildir.
Bu esneklik, işiniz zaman içinde geliştiğinden özellikle önemlidir. En verimli iş akışları ve KPI’lar zamanla değişebilir ve bu esneklik, sistemin işletmeniz için çalışmaya devam edebileceği anlamına gelir – değiştirmeye gerek yoktur.
15. Doğru Tahmin
İşletmeniz, yalnızca ne bekleyeceğini bilirse, olacaklara hazırlanabilir. İşte burada tahmin devreye girer: gelecekteki talebi, geliri, giderleri ve diğer sayıları tahmin etmek için çok çeşitli geçmiş verileri ve bazen diğer girdileri kullanır. Bir ERP sistemi çalıştırdığınızda tahminler çok daha doğrudur çünkü daha doğru ve kapsamlı bilgilere dayanırlar, çünkü tüm bu veriler artık tek bir yerdedir.
Daha doğru tahminler, olması muhtemel durumlar için uygun hazırlıkları yapabileceğiniz anlamına gelir. Satışların %30 artması bekleniyorsa, stratejik olarak daha fazla envanter satın alabilir veya bir hizmet işletmesiyseniz, artan talebe göre daha fazla çalışanı işe alabilirsiniz. Maliyetlerin satışlardan daha yüksek oranda artması bekleniyorsa, masrafları kısmanın yollarını aramaya başlayabilirsiniz. Sonuç olarak, daha iyi tahminler kuruluşların hem (gerekli tüm kaynaklara sahip olarak) daha fazla para kazanmasına hem de maliyetleri düşürmesine (yanlış yerlerde fazla harcama yapmayarak) yardımcı olabilir.
ERP Sistemi Seçimi
İşletmeniz için doğru ERP sistemi, en azından burada listelediğimiz tüm faydaları gerçekleştirme potansiyelini sunmalıdır. Farklı sağlayıcılardan gelen çözümleri değerlendirirken, araştırma yapın ve şirketinize özel olarak ne tür avantajlar sağlayacağını öğrenmek için sorular sorun.
İşletmeniz için en iyi ERP platformu elbette şirketinizin büyüklüğü, sektörü, iş modeli ve gelecekteki hedefleri dahil olmak üzere özelliklerine bağlı olarak değişecektir. Hangi ERP modülleri şu anda fark yaratıyor olabilir ve hangilerini yola eklemek gereklidir? Sistemin kuruluşunuzun büyümesini ve değişen önceliklerini destekleyecek ölçeklenebilirliğe ve esnekliğe sahip olduğundan emin olun.
Bunu akılda tutarak, bulut ERP sistemleri birçok şirket için en iyi seçenektir. Şirketlerin yarısından fazlası, şirket içi (on-premise) bir sistem yerine bulut ERP yazılımını tercih ediyor ve trend giderek artıyor. Bulut sistemleri, sistemin üzerinde çalıştığı donanımı satın alması veya bakımını yapması gerekmediğinden, bir şirkete yüklenen iş yükünü büyük ölçüde azaltır. SaaS ERP, çözümü barındırmanın yanı sıra tüm sistem bakımı ve yükseltmeleriyle de ilgilendiğinden, SaaS ERP daha da fazla avantaj sunar.
NetSuite, dünya çapında 29.000’den fazla müşterisi ile SaaS ERP’nin önde gelen tedarikçilerinden biridir. NetSuite ERP ile şirketler tüm işlerini tek bir platformda yönetebilirler. NetSuite, tüm kuruluşunuzun en iyi uygulamalardan yararlanmasına yardımcı olmak için muhasebe, envanter yönetimi, sipariş yönetimi, üretim, tedarik zinciri, ticaret ve İK için çözümlere sahiptir. NetSuite ERP, şirket çapında görünürlük, önemli verimlilik kazanımları, ölçeklenebilirlik, mobilite, veri güvenliği ve uyumluluk dahil olmak üzere burada özetlenen tüm faydaları sunmak için tüm temel iş işlevlerinden gelen verileri ve süreçleri birleştirir. Ve bulutta doğan bir sistem olduğundan, kullanıcılar dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar, bağlı herhangi bir cihazdan kritik bilgilere erişebilirler. Ayrıca, NetSuite işinizle birlikte büyüyecek şekilde tasarlanmıştır, kolayca ölçeklenir ve gerektiğinde yeni işlevler eklemenize olanak tanır.
İlk kez bir ERP sistemine geçmek veya mevcut sisteminizi yükseltmek büyük bir projedir, ancak bu sistemin sunduğu avantajlar, çabaya değer. Bu teknoloji, herkesi aynı sayfada tutarak ve maliyetleri ve engelleri azaltırken güçlü içgörüler sağlayarak işletmenizin bir sonraki adımı atmasına yardımcı olabilir.
Bir ERP sistemini seçmenin ve bir uygulama planlamaya başlamanın zamanı geldi çünkü bu muazzam faydaları ne kadar erken görürseniz o kadar iyi.
