ERP HABER – ERP ciddi bir yatırımdır diye söze başladık. Hatta, şirketlerin yapabileceği en önemli yatırımdır da diyebiliriz. Peki yatırım nedir? Önce buna açıklık getirmekte yarar var. Türk Dil Derneği Türkçe Sözlüğüne göre yatırım; “bir çıkar ya da kazanç sağlamak için yapılan davranış” olarak ifade ediliyor.
ERP yatırımları şirketlerin yakın ve uzun vadedeki geleceğini temelden etkilemektedir. ERP yazılımları ile şirketler, iş verimini inanılmaz oranlarda artırabilmekte, çok ciddi eleman tasarruflarına gidebilmekte, üretimdeki hata ve fireleri azaltmakta, stok miktarlarını, satınalma maliyetlerini düşürebilirken hizmet kalitelerini ve müşteri memnuniyetini yükseltebilmektedirler. Şirketler her açıdan daha kolay yönetilebilir ve denetlenebilir hale gelmektedir. Dolayısıyla, bütün bunların sonucunda gelirlerde ve karlarda çok önemli iyileşmeler görülebilmektedir.
Ama… Madalyonun bir de arka yüzü var. Her yatırımda olduğu gibi doğru ve gerçekçi kararlar verilemez ve doğru çözümlere yatırım yapılamazsa bu pembe tabloyu görmek bir yana, şirketin üzerine kara bulutların çökmesi işten bile değildir.
Üzülerek belirtmeliyiz ki, KOBİ ölçeğindeki işletmelerin pek çoğunda üst yöneticiler ve patronlar şirketlerinin geleceği açısından böylesine önemli, hatta yaşamsal bir konunun öneminin ve ciddiyetinin henüz farkında değildirler. Onlar, konuya hala yatırım değil de, ceplerinden çıkan ve geri dönmeyecek para olarak bakmaya devam ediyorlar. Bu bakış açısında sahip olan yöneticiler, şirketlerini geleceğe taşıyacak, kendileri için en uygun ERP çözümüne yatırım yapmak yerine, yalnızca temel ihtiyaçları gideren ucuz çözümlerle yetiniyorlar.
ERP yazılımları geriye dönüş hızı en yüksek yatırımlar arasında yer alıyor. ERP ile şirketler verimi ve karlılığı kısa süre içerisinde 3-5 kat artırabilir, küresel ölçekte rekabet edebilir duruma gelebilir.
ERP yatırımı yapmaya karar verenlerin öncelikle şirketin gerçek anlamda gereksinimlerini ortaya çıkarmaları gerekiyor. Bunu yaparken, gelecekteki olası gelişmelerin de dikkate alınması gereli. Moda olduğu üzere ya da rakip firma kullanıyor diyerek alelacele bir yazılıma para yatırmak doğru olmaz. Çünkü, aynı sektörde de olsa şirketlerin iş süreçleri, kurumsal kültürleri ve iç dinamikleri birbirlerinden farklıdır. Olması da gerekir. Çünkü, başkalarınca kolay taklit edilemeyen bu farklılıklar şirketlerin ana rekabet unsurunu oluştururlar. Gereksinimleri tam olarak karşılayamayan bir ERP yazılımının şirket bünyesinde çalışanlarca da benimsenmesi ve verimliliği artırması son derece güçtür.
ERP yatırımı yapacak bir şirketin sahipleri ve/veya tepe yönetimi projeden beklentilerini mutlaka başta net ve ölçülebilir bir biçimde ortaya koymalıdırlar. Proje için harcanacak finansal bütçe için çok iyi çalışma yapılmalı ve ayrıntılı biçimde belirlenmelidir. Yazılıma, donanıma, danışmanlığa harcanacak paralar dışında, şirket çalışanlarının harcayacağı zamanlar, ileriki yıllarda yapılacak bakım masrafları vs. dikkate alınmalı, yatırımın en az üç yıllık toplam maliyet projeksiyonu ortaya konulmalıdır.
Projenin başarılı olması isteniyorsa ERP’nin seçiminden başlayarak implementasyon süreci boyunca sorumlu olacak bir ekip oluşturulmalıdır. Ekip üyeleri satış, üretim, finans gibi kurumun fonksiyonel birimlerden seçilmelidir. Bu kişiler temsil ettikleri fonksiyonel birimin gereksinimlerini çok iyi bilmelerinin yanı sıra şirketin tüm iş süreçlerini de iyi tanıyan, sorunlarını ve çözüm yollarını görebilen deneyimli elemanlar olmalıdır. Proje sonunda hayata geçirilecek sistemi iyi anlamış ve kavramış proje ekibindeki üyeler bilgi paylaşımı, entegrasyonu ve değişime istekli olmalıdırlar.
Proje ekibinin başına gerçek liderlik özelliklerine sahip, proje yönetimini iyi bilen birisi getirilmelidir. Proje yöneticisi eğer mümkünse proje yönetimi eğitimi ve sertifikası almış olmalıdır. Doğrudan CEO’ya rapor edecek olan bu kişinin dışarıdan kiralanması veya başka şirketten transfer edilmesi yerine şirket içerisinden olması yeğlenmelidir. Bir başka önemli nokta da, bu kişinin asla ve asla bilgi işlem sorumlusu olmamasıdır. Çünkü, ERP projeleri yalnızca teknik bir konu değil, organizasyonun bütününü ilgilendiren bir iyileştirme projesidir. Bu duruma uygun yetkinlik ve yeterlilikte bir yönetici proje lideri atanmalıdır.
ERP projesini gerçekleştirecek danışmanlar da işin bir başka önemli boyutunu oluşturur. Duruma göre, yazılımı satan firmadan veya bağımsız bir danışmanlık firmasından hizmet satın alınabilir. Ancak, firmanın ve projeye atanacak olan danışmanların geçmişte benzer projelerde deneyim sahibi olmalarına çok dikkat edilmelidir. Çok yetenekli, en son teknolojiye sahip bir yazılım alınsa dahi, kaliteli danışmanlık hizmeti alınmadığı taktirde projelerin başarısız olma riski oldukça yüksektir.
Bir başlayalım, gerisi arkadan gelir mantığıyla, kısacası “Türk tipi” başlangıçlar ERP projelerinde son derece tehlikelidir. Zira, tesis, makine gibi yatırımlardan, belki harcanan paraların ve emeklerin üzerine bir bardak su içilerek geriye dönmek mümkündür. Ama, ERP yatırımında yolun ortasında bırakmak şirketi akla hayale gelemeyecek zararlara sokabilir, hatta iflasa bile sürükleyebilir. Tıpkı evliliklerde olduğu gibi; ERP ile vezir de olabilirsiniz, rezil de !..
