Gelişmiş üretim teknikleri ve yüksek ihracat kapasitesiyle ülke ekonomisinde kritik bir rol üstlenen, sektörün önemli oyuncularından olan Bursa Çimento Grubu, 50 yıla yaklaşan tecrübesini, IFS’in sunduğu sektöre özel uygulamalarla ve geliştirilebilir bir yapı ile geleceğe taşıyor.
1966 yılında kurulan Bursa Çimento, bugün Marmara Bölgesi’ndeki çimento tüketiminin yüzde 13’ünü ve Türkiye çimento tüketiminin ise yaklaşık yüzde 4’ünü karşılıyor. Bağlı ortaklıkları olan Bursa Beton, Çemtaş Çelik Makina, Ares Çimento, Roda Liman Depolama Lojistik ile Tünçkül Çimento Mineral Katkılar ile yalnızca çimento üretimi değil, yan alanlarda da faaliyet gösteren Bursa Çimento’nun IFS ile gerçekleştirdiği ERP projesi, yalnızca Türkiye’de değil, dünyada da sektörde yapılmış en kapsamlı çalışmalardan biri olarak dikkat çekiyor.
Bursa Çimento Grubu
Bursa Çimento’nun, yaklaşık 50 yıl önce kurulduğunu ve gelenekleri oluşmuş, profesyonel bir şekilde yönetilen bir kurum haline geldiğini belirten Bursa Çimento Genel Müdürü Mürsel Öztürk, bu uzun dönemin son 27 yılında bilgi işlem alanında yatırımları bulunduğunu belirtiyor. Öztürk,yeniçağın teknoloji vizyonu doğrultusunda başlattıkları IFS ERP projesinin, süreçlerine olumlu katkı yaptığına değiniyor: “Gelecek için yatırım yaparken doğru hedefler ile ilerlemek lazım.” diyen Öztürk, bilişim sektörünün bu hedeflemede avantajsağladığının altını çiziyor.
Bursa Çimento Grubu’nun, gelişim ve değişim süreci içinde, küreselleşmenin getirdiği imkân ve fırsatlardan yararlanma, en son teknolojik gelişmelerin takibi ve uygulanması misyonuyla hareket ettiğini belirten Mürsel Öztürk, bu kapsamda elde edilen faydanın değerinin kendileri için daha önemli olduğunu dile getiriyor.
20 Yıllık Geleneği IFS ERP ile değiştirdik.
Gerçekleştirilen bu kapsamlı projenin detayları hakkında bilgi veren Bursa Çimento Bilgi İşlem Müdürü Şeref Ali Öztürk, ERP sürecine girme sebeplerini, “20 yıldan uzun bir zamandır kendi geliştirdiğimiz yazılımları kullanıyorduk.Bunun bizim için avantajları olduğu kadar dezavantajları da vardı. Bizi harekete geçiren, mevcut sistemimizi yenilemeninişgücü ve zaman maliyetinin yüksek olmasıydı. Bu konuda da Amerika’yı yeniden keşfetmek yerine, kendini ispatlamış, dünyada kabul görmüş bir ERP yazılımı ile gitme karar aldık.” sözleriyle açıklıyor. Hem Bursa Çimento hem de aynı anda grup şirketlerinden Bursa Beton’da gerçekleştirilecek ERP Projesi için tek bir yazılım arayışında olduklarını kaydeden Öztürk, ilk süreci 6 aday firmayla yürüttüklerini ve ilgili tüm çalışanlarının demolara katıldığını belirtti. En iyi çözümü bulmak ve seçmek için böyle bir yol izlediklerini ifade eden Öztürk, bu sayede çözümü kullanacak kişilerin, yeni uygulamaları sahiplenmesi noktasında da avantaj sağladıklarını kaydediyor.
Referansın Olmaması “Başarılı Olma Zorunluluğu” Getirdi
Firma seçiminde Bilgi İşlem Departmanı dışında diğer çalışanların da etkisi olduğunu belirten Şeref Ali Öztürk, ön değerlendirmede, IFS’in yaptıkları puanlandırmada ilk 2’ye kaldığını, fayda maliyet analizi ve referansların da ayrıca etkili olduğunu ifade ediyor. IFS’in Türkiye’de çimento ve hazır beton sektörüne yönelik bu kapsamda bir referansı olmamasını bir eksiklik olarak görmediklerini, tam aksine bunun IFS tarafına “başarılı olma zorunluluğu” getirdiğine dikkat çekiyor.
Bilançoya Baz Teşkil eden Modüller ilk fazda devreye alındı
İlk faz kapsamında satış, satın alma, kantar entegrasyonu, müşteri ilişkileri, muhasebe, maliyet muhasebesi, çek senet, sabit kıymetler, işletme yönetimi, bordro gibi bilançoya baz teşkil eden modüller devreye alınarak ilgili raporlar hazırlanıyor. Bursa Çimento’nun, yüzde 100 halka açık bir şirket olduğuna dikkat çeken Şeref Ali Öztürk, bu kapsamda istenen raporların IFS’in esnek platformu sayesinde IFS ve Bursa Çimento ekiplerinin ortak katkıları ile geliştirildiğini ifade ediyor.
1 Ocak 2013 itibarıyla canlı kullanıma geçildiğini ve bir ay eski sistem ile paralel kullanıma devam ettiklerine değinen Öztürk, Şubat’ta da sadece IFS ERP ile yürümeye başladıklarını belirtiyor. IFS Proje Yöneticisi Yalçın Çökgel Bursa Çimento’da yürütülen paralel kullanım süreçlerinin diğer firmalardan farklı olduğunu, yüzde 100 paralel kullanım için açılan her kaydın iki sistemde de açılarak sistemin yürütüldüğünü ifade ediyor. “Bursa Çimento’da veriler eş zamanlı olarak yönetildi. Otomasyon sisteminden mevcut sisteme veri aktarılırken, ek bir kanal ile IFS’e de veri aktarılıyordu. Böylelikle canlıya geçişte hiçbir sıkıntı yaşanmadı çünkü burada süreçteki en küçük aksaklık büyük kaosa yol açabilir. Böylesine hızlı süreçleri olan bir şirkette, bizim sevkiyat personeline ‘işini bırak ve deneme için IFS’e veri gir’ deme şansımız yoktu. Bu nedenle proje tam entegrasyon ile başladı ve eş zamanlı olarak yürütüldü.”
Şeref Ali Öztürk “Bursa Çimento’da oturmuş bir yapı var. Her şey belirli prosedürler halinde yürüyor ve sonunda ıslak imzaya gidiyor. Bu süreçlerin aynısını eş zamanlı olarak IFS üzerinde de yürüttük. Dolayısı ile hem satıştaki irsaliye ve faturalama olsun hem muhasebedeki fiş olsun, birebir hem eski sistemden hem yeni sistemden çıkarılarak paralellik yüzde yüz sağlanmış oldu.” diyor.
Öztürk, süreci şöyle özetliyor: “Yaşanan bazı aksaklıklar olsa da gerek IFS ekibinin emek ve iyi niyeti gerekse bizim arkadaşlarımızın motivasyonu ve gayreti ile ilk etapta bilançonun alınmasına yönelik planlanan bütün işleri bitirdik ve Mart ayı sonunda raporların yüzde 80’ini sağladık. Bu dönemde çimento sektörüne has uygulamalar için geliştirmeler yapıldı.”
10 Dakikada Siparişten Sevkiyata Tüm Süreçler Tamamlanmalı
Bursa Çimento’nun ERP projesini farklılaştıran bir diğer nokta ise mevcut üretim sürecinin farklılığı olarak karşımıza çıkıyor. IFS Proje Yöneticisi Yalçın Çökgel, standart bir fabrikada bulunan, kesikli imalat olarak tanımlanan ve belirli saatlerle sınırlandırılmış uygulamanın Bursa Çimento’da 7/24 ve sürekli imalat olarak uygulandığını kaydederken; bunun standart üretim modelini karşılayan bir ERP ile değil, esnek ve geliştirilebilir bir sistem ile çözülebileceğinin altını çiziyor.
Bursa Çimento Bilgi İşlem Müdürü Şeref Ali Öztürk; farklı sektörlerde ortalama yarım günü bulabilen sipariş, malzeme tedariki, üretimin yapılması, sevkiyat ve irsaliye kesilmesi süreçlerinin Bursa Çimento’da yaklaşık 5-6 dakika içinde gerçekleştiğini belirtirken, benzer bir prosesin Bursa Beton’da da olduğunu söylüyor.
Saniyeler içinde kaydın tamamlanması gerekiyor
Üretimden verilerin SCADA sistemleri ile IFS’e aktarıldığını ve 3 farklı veritabanından verilerin IFS’e aktarılarak raporlandığını belirten IFS Proje Yöneticisi Çökgel, “İçeride ne üretilmiş ne tüketilmiş ise verileri IFS’e Bursa Çimento’nun kendi otomasyon sisteminden aktarılıyor. Gün sonunda yapılan bu aktarım ile bir gün önce ne imal edildiyse yarı mamul ve mamul seviyelerin iş emirleri IFS’de açılarak kayıtları alınıyor. Eskiden bu işleri manuel ya da Excel ile takip eden personel, artık sadece IFS’den bu iş emirlerini kapatıyor.” diyor.
Sevkiyat Otomasyon Süreci çok Kritik
Sevkiyat otomasyon bacağının çok kritik bir proses olduğunu vurgulayan Çökgel’in ifadesiyle taşıyıcı araçlar bir kart okuma sistemiyle üretim tesisinden içeri girerken kayıt oluşturuluyor, dolum yapılacak yer dijital ekranlar ile yönlendirilerek gösteriliyor, dolum yapıldıktan sonra kart basılarak dışarı çıkılıyor. Bu süreç yaklaşık 10 dakikada tamamlanıyor. “Bu prosesin tamamı Bursa Çimento için geliştirdiğimiz özel ekranlar ile yönetiliyor. Standart bir satış sevkiyat süreci IFS’te 10 dakikada tamamlanırken, burada daha hızlı olmak gerekiyor.” IFS’in burada arka plandaki mekanizmaları üzerinde çalışan, yine aynı prosedürleri kullanan ancak daha hızlı işlem yapılmasını sağlayan ön ekranlar geliştirdiğini belirten Yalçın Çökgel, buekranlarda kaydın oluşturulup otomasyona bağlanmasının arasında geçen süreyi “saniyeler mertebesinde” olarak nitelendiriyor. Bu noktada yaşanabilecek bir aksamanın tesis önünde kamyonların birikmesi anlamına geldiğini ifade eden Çökgel, bunu sağlamak için özel çalışma yapıldığını ifade ediyor.
Şeref Ali Öztürk ise, yapılan çalışmalar sonucunda, IFS ERP ile birlikte araçların giriş ve çıkışı arasındaki süre içinde sevk adresi, fiyat, hangi noktaya ne kadar ürün teslim edileceği, şoförün kimliği, aracın plakası gibi bilgileri otomatik olarak oluşturabildiklerini ve sevkiyat noktasındaki personelin yalnızca ilgili sevk irsaliyesini basmasının yeterli olduğunu kaydediyor.
Konsolide raporlar hazırlandı
Muhasebe ve Finans ayağında da çok ciddi çalışmalar yapıldığına değinen Şeref Ali Öztürk, Bursa Çimento’nun yüzde 100 halka açık bir şirket olması dolayısı ile konsolide raporlar oluşturulduğunu belirtiyor. Özel bazı raporlarında hazırlandığından bahseden Öztürk, IFS’in standardına da bu raporlardan bazılarının aktarıldığının da bilgisini veriyor.
Proje için Geliştirilen yeni Modül: Kantar ve Atık Yönetimi
IFS’in bir diğer katkısının Atık Dönüşüm Tesisi’nde kendini gösterdiğini söyleyen Şeref Ali Öztürk, Bursa ve civarındaki sanayi tesislerinden enerji niteliği taşıyan atıkların kendilerine geldiğine ve bu atıkları yakarak pişirme sürecine enerji sağladıklarına dikkat çekiyor. Bunun, normal üretim ve sevkiyat sürecinden çok farklı olduğunu söyleyen Öztürk, “Bir şey satın alıyor ve para ödemek yerine üstüne para alıyorsunuz. Bu standart ticari uygulamalarla örtüşmüyor, doğal olarak ERP’nin mantığına da ters düşüyor.” diyor. Bu süreç için yapılan çalışmaların da Bursa Çimento için özel olarak geliştirildiğini belirten IFS Proje Yöneticisi Çökgel, klasik ERP yapısında bu mantığa uygun bir sürecin bulunmadığına dikkat çekiyor. Bursa Çimento Bilgi İşlem Şefi Alparslan Zengin, bu sürecin IFS’te teslim alma ile birlikte para alınacağı için hem satınalma hem de satış kaydı açılarak yönetildiğini belirtiyor.
Kantar Modülü’nün kendi süreçlerine göre geliştirildiğini belirten Bursa Çimento Bilgi İşlem Şefi Alparslan Zengin, kantar modülünün IFS satınalma sürecinde otomatik kayıt oluşturduğunu, kamyon giriş çıkış esnasında tartıdaki otomasyon sisteminden verilerin IFS’e aktarıldığını, IFS’de birinci okuma ve ikinci okuma arasındaki farktan otomatik teslim almalar yarattığını belirtiyor. Aynı şekilde satış bacağı için de bu modül kullanıldığını belirten Yalçın Çökgel, bu modül yazılırken knowhow’ı Bursa Çimento’dan aldıklarını belirtiyor.
IFS Ekibi ile tam uyumlu çalıştık.
Müşteri tedarikçi ilişkisinin ötesinde birlikte bir hedefe giden ekip olarak çalıştıklarını belirten Bursa Çimento Bilgi İşlem Şefi Alparslan Zengin, Bursa Çimento Bilgi İşlem Departmanı ve IFS Proje ekibinin takım olarak çalıştıklarını kaydediyor. Yalçın Çökgel ise bu projede her iki tarafın da eşit oranlarda çalıştığını, istemci tarafın olmamasının projenin başarısında büyük rol oynadığına dikkat çekiyor.
e-Faturaya uygun bir sistem tasarlandı
IFS ERP uygulamalarının Bursa Çimento’ya sağladığı önemli bir fayda ise e-faturaya geçişte ortaya çıkıyor. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kararları gereği pek çok şirketin geçiş yaptığı e-fatura ve yan süreçlere uygun bir sistem kurgulandığını belirten Bursa Çimento Bilgi İşlem Şefi Alparslan Zengin, hazırlanan kurgu sonrası çok ciddi bir toplu fatura oluşturma modülü geliştirdiklerini söylüyor. Bursa Çimento’nun iş süreçleri gereği, irsaliye ve fatura sayısı yüksek olan şirketlerdekiyle birebir aynı uygulamayı kullanmasının mümkün olmadığını belirten Zengin, bu nedenle özellikle toplu fatura noktasında özel çalışmalar yaptıklarını ifade ediyor.
Zengin bununla birlikte, aynı uygulamanın fatura sayısı Bursa Çimento’ya oranla daha yüksek olan Bursa Beton’da da devreye alındığını, burada ek olarak gruplamalar ve prim hesaplamaları bazında ayrıştırma yaptıklarını kaydediyor.
Yönetim desteğiprojenin başarısında önemli rol oynadı.
Gerçekleştirilen bu kapsamlı çalışmalarda Bursa Çimento ve Bursa Beton’da görev alan proje yöneticilerinin özverisi ve şirket personellerini yönlendirmesinin büyük fayda sağladığını belirten Yalçın Çökgel, sistemin başarılı olmasında onu kullanan kişilerin yaklaşımının önemine vurgu yapıyor. Sistemin kullanıldığı oranda fayda sağladığını kaydeden Çökgel, proje yöneticilerinin gerek çalışanlar gerekse üst yönetim nazarında etkisi olduğunu belirtiyor.
IFS ERP projesi 3 Fazdan Oluşuyor
Bugüne kadar yapılan çalışmalar neticesinde, ilk faz kapsamında gelir tablosu alınmasında gerekli olan, yani bir firmanın yönetim kuruluna sunduğu raporlara kaynak olan tüm modülleri devreye aldıklarını belirten Şeref Ali Öztürk, bu kapsamda satınalmadan başlayan, satış, muhasebe, işletme yönetimi, ambar, bütçe, bordro gibi işlemlere ait süreçlerin ilk faz kapsamında tamamlandığını ifade ediyor. İkinci faz kapsamında koruyucu bakım, kalite kontrol, insan kaynaklarının eğitim, kariyer yönetimi gibi konularında çalışmalarına devam ettiklerini belirten Öztürk, en son fazda müşteri-bayi, tedarikçi ve çalışanlar için portallar hazırladıklarını, bunların da çalışmalarının en kısa sürede tamamlanacağını belirtiyor.
Bardağın Dörtte üçünü doldurduk.
Projenin kapsamlı olmasının, zaman zaman planın dışına çıkılmasına yol açtığına, ancak IFS Türkiye ekibinin gösterdiği çabanın ve iyi niyetin olumlu olduğuna dikkat çeken Bursa Çimento Fabrikası A.Ş. Genel Müdürü Mürsel Öztürk, ulaşılan noktayı; “Bardağın yarısı dolu, yarısı boş denir; bize göre IFS bardağın dörtte üçünü doldurmayı başardı. Çalışmalara devam ediyoruz.” sözleriyle ifade ediyor.
Hikayenin orjinaline Buradan ulaşabilirsiniz: http://www.ifsworld.com/tr/our-customers/2015/02/09/09/11/bursa/
