1986 yılında, 1 adet tesis, 2 adet beton pompası ve 10 adet transmikser ile Bursa Çimento bünyesinde hazır beton üretimine başlayan Bursa Beton Sanayi ve Ticaret A.Ş., bugün hazır beton sektörünün önde gelen firmaları arasında yer alıyor. 15 bin metreküpe ulaşan üretim kapasitesiyle Bursa Beton; Bursa, Yalova, Balıkesir ve Kütahya illerinde kurulu 16 tesisindeki 19 beton santrali, 49 mobil, 3 sabit olmak üzere 52 beton pompası ve 193 adet transmikser ile 24 saat hizmet veriyor.
Avrupa Hazır Beton Birliği (ERCMO) tarafından 2 yılda bir düzenlenmekte olan Uluslararası Çevre Temsil Yarışması’nda iki kez ödül kazanan Bursa Beton, tüm tesislerinde bilgisayar kontrollü otomatik sistemlerle üretim yapıyor. Tüm tesislerin uydu aracılığıyla birbiriyle ve merkezle haberleştiği bir iletişim altyapısına da sahip olan ve bu sayede satış sürecini kesintisiz olarak gerçekleştiren şirket, ERP uygulamalarına geçişte IFS ERP’yi tercih etti.
IFS ERP’nin sağladığı verimliliğin gözle görülür bir etki yarattığını belirten Bursa Beton Sanayi ve Ticaret A.Ş. Genel Müdürü Fatih Vardar, IFS ERP çözümü ile tüm süreçleri daha etkin yönetmeye başladıklarını belirtirken, özellikle kendileri için kritik olan lojistik süreçlerinde önemli bir ilerleme kaydettiklerini ifade ediyor.
IFS ERP çözümü ile müşterilerine ait son derece detaylı bilgilere kolaylıkla ulaşabildiklerini ifade eden Vardar, her gün kestikleri 2000 kadar irsaliyeye ait işlemlerin yönetiminde de daha rahat hareket ettiklerine dikkat çekiyor.
“IFS ERP ile süreçlerimizi daha etkin yönetmenin yanında bir kurum hafızası da oluşturmaya başladık. Artık daha detaylı müşteri kartlarının oluşturulması ve müşterilerimizin geçmiş bilgilerinin işlenmesi bizim için çok daha kolay. IFS ERP, bize maliyetlerimizi düşürerek rekabette rakiplerimizin önünde yer alma olanağı tanıdı.” Fatih Vardar Bursa Beton Sanayi ve Ticaret A.Ş. Genel Müdürü
Grup Bünyesinde Kapsamlı Değişim
Bursa Beton Sanayi ve Ticaret A.Ş., bağlı bulunduğu Bursa Çimento Grubu’nun en önemli şirketlerinden biri konumunda bulunuyor. Ana firma olan Bursa Çimento Fabrikası A.Ş. ile birlikte yürütülen IFS ERP projesi, Bursa Beton’daki süreçlerin zenginliği nedeniyle çok daha kapsamlı bir şekilde gerçekleştiriliyor. Bursa Beton Bilişim Danışmanı Dilek Kılıç, eş zamanlı yürütülen iki projede Bursa Beton’un özellikle taşeron sistemi ve kesilen irsaliye sayısının çokluğu ve çeşitliliği açısından farklar olduğunun altını çiziyor.
Proje öncesinde yaptığı çalışmalarda Bursa Beton ve Bursa Çimento’nun üretim noktasında benzer yapılara sahip olduğunu tespit ettiklerini belirten IFS Türkiye Proje Yöneticisi Nihat Engin Özel; Bursa Çimento’da olduğu gibi beton imalat ve satış sürecine özel bir uygulamalarının daha önce olmadığını, Bursa Beton için lojistik ve irsaliye başta olmak üzere çeşitli özel modüller geliştirdiklerini belirtiyor.
Taşeron Yönetimi için Tam Entegre Çözümler
Bursa Beton’un, farklı illere yayılmış organizasyonu, mobil santralleri ve araç sayısının fazlalığıyla sektörün önde gelen kurumlarından biri olduğuna dikkat çeken Kılıç, projede en çok sevkiyat ve lojistik sürecinin düzenlenmesinde çaba sarf edildiğini belirtiyor. Bu aşamanın, şirketin işleyişi açısından kritik önem taşıdığını belirten Kılıç, tesisler arasında farklı lojistik süreçlerin işlediğini belirtirken, işlerin tamamen taşeronlar üzerinden yürütüldüğünü ve kritik olan noktanın da bu taşeronlara ait bilgilerin yönetimi olduğunun altını çiziyor. “100 adet alt işverenimize bağlı olarak nakliye hizmeti veren 320 adet pompa, transmikser ve iş makinesi şoförümüz var.” diyen Kılıç, durumu “Bu noktayı yönetmek bizim yumuşak karnımız.” sözleriyle ifade ediyor.
Lojistik süreçlerde tam kontrol sağlandı
Bursa Beton’da lojistik süreçler sistemin temelini oluşturuyor. Burada kullanılan taşeron yönteminin etkisi özellikle maliyet kalemlerinde ortaya çıkıyor. Yaptıkları iş karşılığında ücret alan taşeronlara ödenecek ücretlerin tespitinde yalnızca kaç araçla kaç noktaya, ne kadar ürün teslim ettiklerine dair bilgiler kullanılmıyor.
Hakediş olarak tanımlanan bu ödemelerde araçların yokuş yukarı çıkarken hakettiği bedelle yokuş aşağı inerken hak ettikleri bedel arasında bile farklar bulunuyor. Dilek Kılıç, “Hakedişleri belirlerken kullandığımız onlarca parametre bulunuyor.” derken bunlardan bazılarını şöyle özetliyor: “Aracın gittiği mesafe, yolun zorluk katsayısı, eğimi, araçların kapasiteleri, pompa bom uzunlukları, şantiyelerin bölgeleri, aracın yokuş yukarı mı aşağı mı gittiği, akaryakıt tüketimleri, aracın bakımıyla ilgili tüm süreçler, kim tarafından kullanıldığı, puantajları bu parametlerelerden bazıları.” Hakedişlerin yalnızca ürünleri taşıyan transmikser tipi araçlar için uygulanmadığına dikkat çeken Kılıç; pompalar, iş makineleri gibi üretim ve sevkiyatta kullanılan her araçta benzer adımlarla ilerlediklerini kaydediyor. IFS’le birlikte bu süreci çok daha detaylı bir şekilde ve mevcut otomasyon sistemleriyle etkileşimli olarak kullanmaya başladıklarını ifade ediyor.
Kapasitif Kısıt Bazlı Sipariş Planlama ile Hızlı Sipariş Girişi
IFS ERP projesinin başladığı ilk günden bu yana sipariş sürecinde tesis-pompa ekseninde bir kapasitif kısıt bazlı sipariş planlama konusunda çalışma istediklerini belirten Dilek Kılıç, bu konunun IFS ERP’nin tercih edilmesinde de çok önemli bir etken olduğunu vurguluyor. Sürecin temel olarak merkezdeki bir personelin müşteriden gelen siparişi hızlıca işlediği bir ön sipariş ekranından başladığını belirten Kılıç, bu ekranların IFS ERP’deki akışın aksine merkezi olarak, yani tesislerden (sitelerden) bağımsız çalıştığını belirtiyor.
“Satış personeli telefonu kapattıktan sonra bu siparişi hangi tesis ya da tesislere ve hangi pompalarla dökecekse sipariş bu tesisler arasında pay ediliyor. Bunu yaparken sistem ilgili tesisin ilgili döküm günü için kalan kapasitelerini hesaplıyor ve ekranda kullanıcıyı kapasitenin aşıldığı durumlarda uyarıyor. Burada sistem, kapasite hesaplanırken dökümün başlayıp biteceği saat-dakika detayındaki zaman dilimi üzerinden çakışma var mı yok mu diye kontrol yapıyor. Bu sipariş alınırken müşteri-bayi-şantiye bazında hazırlanan onlarca fiyat listesi içinden uygun olan üzerinden sistem siparişi fiyatlıyor. Ayrıca merkezi sipariş anında müşterinin ve bayinin riskleri izlenerek kalan risk limitlerinin bu aşamada değerlendirilmesi de sağlanmış oluyor.”
Ayrıca mobil sipariş entegrasyonu çalışmalarının tamamlanmak üzere olduğunu, çok yakın bir gelecekte merkezi siparişlerin şantiye amirleri tarafından sahada mobil cihazlar ile revize edilebileceğini belirten Kılıç, siparişin tesislere özel olarak yapılmış sevkiyat planlama ekranlarına düştüğünü ifade ediyor.
Sonraki gün tesise gelen personelin bu ekran üzerinden dakikası dakikasına sonlu kapasiteli bir biçimde çizelgelenmiş işlerin sırayla dökümünü başlattığını belirten Kılıç, tesis personelinin bu noktada tesisten çıkacak her bir mikser için yine IFS tarafından yapılan özel bir arayüz ile her mikser için bir sipariş, sevk emri, ona bağlı bir üretim emrini uygun reçete opsiyonu ile otomatik olarak oluşturduğunu belirtiyor. “Parmak okutma sistemi ile mikser şoför doğrulaması yapıldıktan sonra dolum tamamlandığında IFS’te tek bir tuşa basarak önce tüketim ve üretimi, bu kısım üretim ile entegre olarak, ikinci bir tuşa basarak da sevkiyatı ve siparişi kapatıyor. Mikserin tesise girip çıkması arasında geçen 10-15 dakikalık bu süre zarfında gerekli tüm operasyonel sistem adımları da bu şekilde sistem üzerinde eş zamanlı olarak tamamlanmış oluyor.”
Bursa Beton Proje Yöneticisi Çökgel, sevk emrinin oluştuğu ana kadar tüm süreçlerin Bursa Beton’a özel yazıldığını belirtiyor. Çökgel, “Buradaki tüm sevkiyat, irsaliye miktarı ve tarih bilgileri aynı zamanda Lojistik modülünün birer hesaplama girdisi olarak kullanılıyor.” diyor.
Global Pazarda ilklere imza atıldı
IFS’in geliştirdiği sektöre özel bu çözümlerin beton sektörüne çözüm sunan farklı global ERP firmalarında bulunmadığına dikkat çeken IFS Türkiye Proje Yöneticisi Yalçın Çökgel, bu anlamda bir ilki gerçekleştirdiklerine dikkat çekiyor.
IFS’in Bursa Beton için geliştirdiği çözümler yalnızca lojistik süreçlerini kapsamıyor. Bursa Çimento’da bulunan Kantar Otomasyonu, firma için özelleştirilerek Bursa Beton’da da kullanılıyor. Diğer taraftan yeni geliştirilen bir başka çözüm ise şoförlerin parmak iziyle giriş yapmaları sonrası bunun otomasyon süreçlerine entegrasyonu. Puantaj Devam Kontrol Sistemi’nin (PDKS) bir parçası olan parmak izi okuma, şoförlerin verimini ölçme konusunda fayda sağlıyor. Tesise giriş yapan şoförün parmak izini okutmasını takiben başlayan süreçte IFS ERP devreye giriyor ve hangi şoförün saat kaçta girdiği bilgisini tutarak izinsiz girişlerin önüne geçiyor. Dilek Kılıç, bu sistemi ilerleyen dönemlerde şoförlerin fazla mesailerini tespit etmek için de kullanacaklarını belirtiyor. “Beton sektörü için kritik bir konu olan hammadde tüketimlerinin üretim otomasyonlarından eşzamanlı olarak finans kayıtlarına çekilebilmesi işlemlerinde de, firmamız IFS entegrasyon çalışmaları ile geliştirilmiş modeliyle sektörde öncü bir rol oynuyor.”
Farklı tesislerde görev alan araçların takibi kolaylaştı
Lojistik modülü altında geliştirilen bir diğer çözüm ise Mobilizasyon adını taşıyor. Araçların ihtiyaç dahilinde zaman zaman farklı tesislerde görev alabildiğini belirten Kılıç, bir tesisin kapasitesinin üzerinde iş alması durumunda diğer tesislerdeki araçların bu tesise yönlendirildiğini belirtiyor. IFS üzerinde geliştirilen çözüm ile hangi aracın kaç kilometrelik bir yer değişimi yaptığı, hangi müşteri için çalıştığı, hangi tarihte hangi şoför tarafından kullanıldığı gibi bilgiler otomatik olarak takip edilebiliyor.
IFS Türkiye Proje Yöneticisi Yalçın Çökgel, Bursa Beton’un mobilizasyon kapsamındaki her türlü analizi yapabildiğini söylerken, bu tür bir uygulamanın ERP çözümlerinde bir ilk olduğuna dikkat çekiyor. Mobilizasyon’a dair işlemleri artık çift yönlü yönetebildiklerine dikkat çeken Dilek Kılıç, herhangi bir aracın, onay alınmadan bir başka tesise geçiş yapamayacağını kaydediyor. Kılıç, aracı gönderen ve kabul eden tesislerin onayları sonrasında bunun gerçekleşebildiğini ve bu işlemin de IFS ERP üzerinde geliştirilen modül sayesinde gerçekleştirilebildiğini ifade ediyor.
Ürünlerin kalitesinin artmasını sağlayan özel çözümler
Bursa Beton’da kullanılan yeni çözümlerin bir diğer katkısı ise kalite kontrolünde ortaya çıkıyor. Beton üretiminde özel bir formülasyon bulunduğunu, gerek beton dayanımlarına göre gerekse özel projeler bazında çok detaylı ve farklı ürün ağacı ve alternatiflerinin takip edilebildiğini belirten Kılıç, hangi malzemeden ne kadar ve ne oranda kullanıldığı bilgisinin IFS ERP’ye girilebildiğini ve bu sayede maliyetlerin de otomatik olarak oluşturulabildiğini, beton sınıfları bazında kârlılıkların bulunabildiğini belirtiyor. Kılıç ayrıca, şirket içindeki Kalite Departmanı personelinin daha iyi ürünler için formülasyonda değişiklik yapabildiğini, yeni oran ve maliyetleri geçmiş verilerle karşılaştırabildiklerini belirtiyor. Ayrıca laboratuvar analizlerinin ve kontrol planlarının da IFS’te takip edilmesi ile çok çeşitli istatistiksel analizler daha hızlı ve sağlıklı yapılabiliyor. Gerek Bursa Çimento gerekse Bursa Beton için yapılan çalışmalarda elbette raporların da özel bir yeri bulunuyor. Özellikle Kalite ve Pazarlama departmanlarının ihtiyaç duyduğu bu raporlar, veritabanı içindeki farklı noktalardan alınarak oluşturuluyor.
e-Faturaya uygun bir sistem kurgulandı
Bursa Çimento ve Bursa Beton’un süreçleri benzer olsa da işleyişte bazı farklılıklar bulunduğunu belirten IFS Türkiye Proje Yöneticisi Nihat Engin Özel, hazırlanan kurgu sonrası çok ciddi bir toplu fatura oluşturma modülü geliştirdiklerini söylüyor. Özel ayrıca, modülü ilk olarak Bursa Çimento’da oluşturduklarını ve daha sonra Bursa Beton’un ihtiyaçları doğrultusunda değiştirdiklerini de sözlerine ekliyor.
Oluşturulan sistemde, gün içinde irsaliyeler anlık olarak kesilirken, bunlar belirli dönemlerde toplanarak tek fatura altında müşteriye iletiliyor. Özel, yeni mekanizmayı e-fatura kullanımında da uyguladıklarını ifade ediyor. Bursa Beton’da, Bursa Çimento’ya oranla çok daha fazla fatura kesildiğini belirten Dilek Kılıç ise, gruplamalar ve prim hesaplamaları bazında da ayrıştıklarını kaydediyor.
İnsan Kaynakları ve Döküman Yönetimi IFS ERP ile yönetiliyor.
Her iki firmada yürütülen kapsamlı çalışmada elbette standart ERP uygulamaları da bulunuyor. Bu kapsamda Belge Yönetimi ve İnsan Kaynakları modüllerinin de devreye alındığını belirten IFS Türkiye Proje Yöneticisi Yalçın Çökgel, istenen belgenin taranarak IFS üzerinden kime gideceği, kim tarafınan dağıtılacağı, kim tarafından onaylanacağı gibi konuların ayarlanabildiğini belirtiyor. Stratejik insan kaynakları çözümüne dair eğitimlerin verilmesiyle buradaki standart ve talep doğrultusunda eklenecek kısımların da tamamlanacağını belirten Çökgel, bordro süreçleri, özel sağlık sigortası takibi gibi geliştirmelerin sisteme dahil edildiğini belirtiyor.
Yönetimin Desteği projenin gerçekleşmesinde önemli rol oynadı
Gerçekleştirilen bu kapsamlı çalışmalarda Bursa Çimento ve Bursa Beton’da görev alan proje yöneticilerinin özverisi ve kurum çalışanlarını yönlendirmesinin büyük fayda sağladığını belirten Yalçın Çökgel, sistemin başarılı olmasında onu kullanan kişilerin yaklaşımının önemine vurgu yapıyor. Sistemin kullanıldığı oranda fayda sağladığını kaydeden Çökgel, proje yöneticilerinin gerek çalışanlar gerekse üst yönetim nazarında etkisi olduğunu belirtiyor.
Gelecek Planları
IFS ERP içinde bulunan neredeyse tüm modülleri devreye aldıklarını ifade eden Dilek Kılıç, önümüzdeki dönemde IFS Türkiye ekibi ile yeni çalışmalara imza atacaklarını belirtiyor. Öncelikle Bakım modülü için çalışacaklarını söyleyen Kılıç, bu aşamanın ardından Proje Yönetimi ile Bütçe modüllerini oluşturulan sisteme entegre edeceklerini sözlerine ekliyor. Yaşanan geçiş sürecinden memnun olduklarını belirten Bursa Beton Genel Müdürü Fatih Vardar ise, hemen her işte olduğu gibi bu tür projelerde de dönüşüme karşı doğal bir direnç yaşandığını, ancak karşılıklı gayretler neticesinde, zor olacağını bildikleri bu projenin başarıya ulaştığını kaydediyor.
