“Kurumsal bir şirket olmanın yolu kurumsal bir yazılım ile süreçlerinizi kontrol altına almak ve kişiye bağımlılığı yok etmek ile doğru orantılı. Bu, bizim bilgimiz kadar gelişen bir program ile değil, zaten gelişmiş, öğretmeye açık, bize yeni şeyler katacak, bizi bulunduğumuz yerden ileriye götürecek bir programla mümkün olacaktı. IFS de bu programlardan birisi idi.” – Sinan Zırhlı – NSK GROUP İcra Kurulu Üyesi ve Ticari Genel Müdür Yardımcısı
Bursa’nın Karacabey ilçesinde 1982 yılından bu yana rot imalatı yapan ve ticari araçlar, zirai traktörler, iş makinaları ve özel araçlar için ROTA markası ile direksiyon ve süspansiyon parçaları üreten NSK Otomotiv, Ekim 2013 tarihinde başladığı IFS ERP Projesi ile dünya standartlarında bir üretim sürecine ve kontrol edilebilir, tam entegre bir yapıya sahip oldu. IFS Türkiye Danışmanlık Ekibi ve IFS Türkiye çözüm ortaklarından Egeria Yazılım tarafından hibrid bir sistem ile yönetilen proje pek çok referans çözüme ve gerek NSK yöneticilerinin yaklaşımları gerekse IFS danışmanlarının yaklaşımları açısından örnek bir proje yönetimi anlayışına sahip.
IFS ERP öncesinde lokal bir yazılım firması ile çalıştıklarını, kişiye bağımlı, firmayı geliştirmeyen ve 4 şirketin entegrasyonunda problemler yaratan bir yazılım ile daha fazla büyüyemediklerini anlayınca kurumsal ve güçlü bir ERP arayışına başladıklarını aktaran NSK Group İcra Kurulu Üyesi ve Ticari Genel Müdür Yardımcısı Sinan Zırhlı “Kurumsal bir şirket olmanın yolu kurumsal bir yazılım ile süreçlerinizi kontrol altına almak ve kişiye bağımlılığı yok etmekten geçiyor. Bu, bizim bilgimiz kadar gelişen bir program ile değil, zaten gelişmiş, öğretmeye açık, bize yeni şeyler katacak, bizi bulunduğumuz yerden ileriye götürecek bir programla mümkün olacaktı. IFS de bu programlardan birisi idi.” diyor.
IFS’i seçmelerinin en büyük nedeninin IFS’in otomotiv sektöründe Türkiye’de ve dünyada büyük referanslarının olması olduğunu belirten Zırhlı, IFS ile aynı segmentteki rakiplerinin uyarlama süreleri hakkında duyulan kötü deneyim hikâyelerinin kendilerini IFS’e yönlendirdiğini belirtiyor.
“Özellikle konfigürasyonlu yönetim, müşteri opsiyonları ile siparişlerin alınması, maliyetlerin yönetilmesi konularını incelediğimizde bu özellikleri sunacak bir program bulamadık ya da yapabildiğini söyleyen diğer yazılımların da yapamadığını gördük. IFS’i tercih etmemizdeki en büyük etkenkonfigüratörlü yönetimin IFS ERP’de standartta yapılabildiğini görmemizdi.”diyor.
ERP seçim sürecini nasıl yönettikleri hakkında bilgi veren ERP Proje Sorumlusu NSK Grup Bilgi Teknolojileri Müdürü Mustafa Çağlıyan “IFS’i uzun yıllardır tanıyor ve etkinliklerine katılıyorduk, projelerin başarısını yakından takip ediyorduk. Biz de kendi bünyemizde endüstri standardı bir yazılım almak istiyorduk.” diyor. Üst yönetim ERP kararı verdiğinde 5 kişiden oluşan bir ERP komisyonu ile seçilmiş yazılımlar ile görüştüklerini aktaran Çağlıyan, demolar, workshoplar, referans ziyaretleri ile dolu dolu geçen sürecin ardından NSK Group için en doğru programı seçtiklerine inandıklarını belirtiyor.
Intersite yapısı ile şirketler arasında tek bir dil ve veri güvenliği
IFS ERP ile hayatlarındaki değişiklikler ve yapılan çalışmalar hakkında bilgi veren Sinan Zırhlı, IFS ile gelen en büyük artılardan birisinin “intersite” yapısı olduğunu belirtiyor. Intersite yapısının NSK Group gibi çok şirketli bir yapı için olmazsa olmazlardan olduğunu belirten Zırhlı, şirketlerin arasında yapılan alışverişin manuel olarak yürütülmesinin zor olduğunu IFS ile bu alışverişi otomatize ettiklerini aktarıyor. “Satış şirketimiz bütün siparişleri alıyor ve fabrikaya iletiyor. Bu işlemler her defasında mükerrer olarak giriliyordu. Şimdi bu işlemler tek bir sefer satış siparişi alınırken girilip, diğer kayıt oluşturma işlemleri IFS tarafından otomatik yapılır hale getirildi. Bu sayede hem verilerin güvenilirliği sağlandı, hem de zaman ve personel adına çok büyük kazançlar oldu.”
IFS Türkiye Proje Yöneticilerinden Yalçın Çökgel intersite yapısında grup içindeki bütün şirketlerin birbirinin dahili alıcı ve satıcısı olarak tanımlandığını belirtiyor. Böylece, gelen sipariş kullanıcı müdahalesi bulunmadan ilgili fabrikaya tanımlı tedarikçi dosyaları ile birlikte bir mesaj kutusuna mesaj olarak iletildiğini belirtiyor. Süreçle ilgili olarak bilgi veren Çökgel “Siparişin hangi fabrika tarafından üretileceği ve tedarik edileceğinin bilgisi de sistemde tanımlı dosya ile otomatik olarak gönderiliyor. Gelen sipariş işleniyor ve tedarik zincirinden sorumlu arkadaşlara bu kayıtlar düşürülüyor. Fiyatlar, miktarlar
ve konfigüratif detaylar kontrol edilip onaylanıyor.” diyor.
Sinan Zırhlı intersite yapısının kendilerine katkılarını şu şekilde anlatıyor. “Bütün siparişlerin otomatik olarak oluşturuluyor olması; bu sürecin temel datalarının ortak oluyor olması, stok kodlarının, ona bağlı konfigüratif detayların, ona bağlı fiyat bilgilerinin hepsinin tek platformda oluşturuluyor olması anlamına geliyor. Bu da herkes için çok önemli olan “veri güvenliği” anlamına geliyor.”
Şirketler arasında dil birliğini de sağladıklarını aktaran Zırhlı, “Eskiden pazarlama ve üretim şirketlerimiz bağımsız programlar ve bazen bağımsız kod
yapıları kullanıyordu. Tek bir merkeze verilerin ulaşması gibi bir ihtiyacımız yoktu. Şimdi tek bir veri merkezi olduğu için kodlama talimatlarındaki yapılara da uymak durumundayız. Yeni cari kodlar ve stok kodları, stok kodları açılırken kod bütünlüğü de sağlandı. Bu da intersite yapısının bize kazandırdığı diğer bir artı.” NSK Şirketler Grubu’nun intersite yapısını seçtiği zaman radikal bir değişiklik yaparak stok kod yapısını da tamamen değiştirme kararı aldığını aktaran Yalçın Çökgel, intersite yapısının sadece satış ve ana rot fabrikası arasında değil, ana rot fabrikası ile dövme fabrikası arasında da, yani 3’lü bir yapıda kurulduğunu aktarıyor.
Konfigürasyon tabloları ile kodlar en aza indirildi
Bilgi Teknolojileri Müdürü Mustafa Çağlıyan ERP Projesi sürecinde verilen en önemli kararlardan birinin ürün konfigürasyon yapısını oluştururken konfigürasyon tablolarını kullanmayı seçmeleri olduğunu vurguluyor.
Konfigürasyon tablosu özelliğinin IFS 8 ile gelen özelliklerden olduğunu belirten Yalçın Çökgel bu özelliğin belirli değerlerin bir araya gelmesi ile üründe hangi renk malzeme kullanılacağı ya da ne miktarda kullanılacağı gibi detayları koda ihtiyaç duymadan belirlemeyi sağladığını anlatıyor. Yapılan konfigürasyon tabloları çalışmasına ilişkin olarak, normal şartlarda 150-200 satırlık ürün ağacı şeklinde görülen ürün ağacı yapısının, konfigürasyon tablolarını kullanarak 10-15 satıra indirdiklerini aktaran Çağlıyan, bir örnek ile konuyu anlatıyor: “Boya sürecinden örnek vereyim. Ürünün 10 farklı rengi olabilir Eskiden konfigürasyon üzerinde 10 rengi de bağlamamız gerekirdi. Şimdi ise ürün ağacında temsili bir tane boya var. Gelen siparişe göre, gelen malzemeye göre seçim yapılıyor.”
IFS ERP ile tame entegre el terminali ve IFS Mobil Platformu
İşletme içerisinde yapılan önemli uygulamalardan birinin malzeme hareketlerinde el terminallerinin kullanılıyor olması olduğunu belirten Yalçın Çökgel, “bu terminaller IFS ERP ile entegre olan IFS mobil platformu üzerinde çalışıyor ve tüm ambar içi hareketler ve bazı üretim çıkışları online biçimde bu cihazlar ile gerçekleştiriliyor.” diyor.
Fason kontrolü ile her seviyede stok takibi
Fason yönetimini de IFS ERP’den takip ettiklerini aktaran Çağlıyan, “Eskiden ürün ağaçları tek seviyeli idi. Şimdi fasonları kırarak çoklu yapıya geçtik ve her seviyede stok takibi yapabilir hale geldik. Bu sayede fason giriş çıkışını da takip edebiliyoruz.” diyor.
Yeni kodların oluşturulmasının yorucu bir çalışma olduğunu belirten Sinan Zırhlı, bu süreç zarfında bazı modüllerin canlıya alınmasını ötelediklerini aktarıyor.
Zırhlı süreci şöyle anlatıyor. “Yeni kodların oluşturulması bizim için yorucu bir tempoydu. Bunun için de canlıya geçişimizi Ocak ayından Nisan ayına öteledik. Ürün ağacı kırılımını değiştirmek çok önemliydi çünkü yüzlerce ürün var ve bu, her bir ürünün altına ikişer üçer tane malzeme eklemek anlamına geliyordu. En basitinden 3000 ürün varsa 9000 kod açmak anlamına geliyordu.”
Proje Yöneticisi Çökgel, Sinan Bey’in çok stratejik bir karar ile veri hazırlığını en iyi şekilde yapmak için canlıya geçişi 3 ay ertelediğini, pek çok firmanın bu sürece gerekli önemi vermediği için ilerleyen safhalarda ciddi sorunlar yaşanabildiğini vurguluyor. 2013 yılı Ekim ayında başlayan ERP projesinin 1.1.2014 de resmi muhasebe ve bordronun IFS üzerinde kullanılmaya başlaması ile kısmen canlıya geçtiğini aktaran Zırhlı, dövme şirketinin MRP çalışacak şekilde canlıya geçtiğini, bir şirkette canlıya geçmenin yapılan hataları görme ve önleme anlamında çok faydalı olduğunu belirtiyor. 1 Nisan 2014 tarihinde Karacabey’deki ana rot fabrikasının hem de İstanbul’daki pazarlama şirketinin intersite kurgusu ve MRP yapısı ile canlıya geçtiğini belirten Sinan Zırhlı, 7 ay gibi kısa sürede tüm şirketlerin satış, satınalma, üretim planlama, MRP, üretim, muhasebe ve finans, maliyet ve bordro gibi süreçlerinde canlı kullanıma geçildiğini aktarıyor.
4 günde Bordro devreye alındı
En rahat canlıya geçişi bordro kısmında yaşadıklarını belirten Sinan Zırhlı, 4 gün gibi kısa bir sürede Bordro modülünün kullanılmaya başlandığını belirtti. Finans, Muhasebe, Bordro ve Maliyet modüllerinde IFS çözüm ortaklarından Egeria ile çalıştıklarını aktaran Mustafa Çağlıyan, projede Egeria danışmanlarından Seçil Hanım ve Aycan Bey’in de büyük emeği olduğunu belirtiyor.
Standart maliyet ile doğru fiyatlandırma
Proje Yöneticisi Yalçın Çökgel, NSK Şirketler Grubunda kurgulanan IFS’in standart maliyet yapısının da çok önemli olduğunu vurguluyor. Konuya yönelik olarak Sinan Zırhlı “Bir müşteri geldiği zaman daha üretmediğiniz bir ürünün ne kadara satılacağını sorduğunda bir fiyat vermek için standart maliyet olmazsa olmazdır. Zarar etmemeniz ve müşteriyi de kaçırmamanız gerekiyor.” diyor.
Üst Yönetimin ERP Projesine Desteği Çok Önemli
Üst yönetimin projeden hiç çekilmediğini ve her daim ekibi motive ettiğinden bahseden Yalçın Çökgel, “Özellikle Sinan Bey’in verdiği stratejik kararlar projenin başarı ile yolunda ilerlemesini sağladı. Sıra şimdi 2. fazdaki çalışmalarda.” diyor.
Anahtar kullanıcılar çok önemli
Proje takımında bulunan anahtar kullanıcıların üzerlerine düşenden çok daha fazla çalıştığını ve projeyi herşeyin üzerinde tuttuklarını söyleyen Zırhlı, kolay ve hızlı geçişin en önemli faktörünün proje ekibi olduğunu vurguluyor. “Özellikle satış, planlama ve üretim tarafındaki arkadaşlarımız sistemin omurgasını oluşturdular. Planlama ve Satış tarafındaki arkadaşlarımız Feride Hanım ve Merve Hanım, üretim tarafında Yasin Bey, muhasebe tarafında Turgut Bey, Mühendislik ve Ar&Ge tarafında Melih Bey, Pazarlama firmalarında Soner Bey, Sıcak Metal Dövme Fabrikasında Vedat Bey ve Bilal Bey bu kadar iyi çalıştığı için gönül rahatlığı ile geçiş yaptık. Hepsine emekleri için çok teşekkür ederiz. ” diyor.
Kokpit ekranları IFS İş Zekası Platformunda
NSK Group’ta IFS’in iş Zekâsı-BI portallarının da kullanıldığını, ayrıca ‘Yalın Üretim’ için kullanılan bazı kokpit ekranların da olduğunu belirten Çağlıyan, Yalın üretim felsefesi içinde bu süreci destekleyen raporların IFS BI’dan alındığını aktarıyor. “Bütün fabrikanın üzerine konuşup tartıştığı bilgiler ve gerçekleşen ciroları gösteren anlık raporlar IFS BI’dan alınıyor. Her sevkiyatta üst yönetim anlık olarak bu raporlara ulaşabiliyor ve ürünün kârlılık durumunun ne olduğunu görebiliyor ya da bugün zaman olarak çok, para olarak az çalışmışız gibi yorumları raporlara bakarak yapabiliyoruz.” diyor.
