50 milyon Euro’nun üzerinde ciroya sahip Endel Şirketler Grubu, 80 yıllık geçmişe sahip Kılıçoğlu markası ile ürettiği yapı malzemelerinin yanı sıra, ülkemizin ve dünyanın önde gelen beyaz eşya üreticileri için yan sanayi ürünleri sağlıyor. Destek Grubu şirketleriyle özel amaçlı makine tasarımları ve üretimleri ile üretim teknolojilerinde yatırımları bulunan Grubun başarısında ve istikrarlı büyüme çizgisinde, IFS Türkiye işbirliğinde 5 yıldır yürütülen istikrarlı ve başarılı çizgisinde, beş yıldır Kurumsal Kaynak Planlaması çözümü olarak kullanılan IFS Uygulamalarının büyük paya sahip bulunuyor.
“İşimizi iyi yaptığımız sürece tüm engelleri aşacağımıza, her zaman inandık.” Endel Şirketler Grubu Yönetim Kurulu Başkanı Savaş Özaydemir’in bu sözleri, bugün 50 milyon Euro’nun üzerinde ciroya sahip olan grubun kuruluşundan bu yana üretimde yüksek kalite standartlarına verdiği önemi çok iyi özetliyor. Özaydemir, üretim kalitesinde tutarlılığın, grubun en büyük rekabet avantajını oluşturduğunu belirtiyor: “Bu amaçla yatırımlarımızı ve stratejilerimizi dikkatle belirlerken; hızla değişen piyasa koşullarında bile tutarlılığımızdan taviz vermedik. Türkiye’de ekonomik şartlar değişti ama Endel Şirketler Grubu her zaman hedefleri doğrultusunda yol aldı, kapasitesini sürekli artırdı ve yüksek standartlarda üretim kalitesiyle ürünlerini dünya pazarlarına sunabilme becerisini elde etti.”
IFS Uygulamalarına geçiş kararı, başarı yolunda en önemli adımlar arasında
Özaydemir, grubun bu başarısında IFS uygulamalarının rolünü ise, şu sözlerle dile getiriyor: “IFS Uygulamalarına geçiş, Endel Şirketler Grubunun vizyon ve stratejilerini gerçekleştirmesini sağlayacak teknolojik altyapının kurulması, bölümler ve işletmeler arasında tam entegrasyonun ve süreç yönetimine geçişin sağlanması, enformasyonun güçlendirilmesi, bilgiye zamanında erişilmesi, kalite ve güvenliğin izlenebilir hale getirilmesi, bir üretim farklılığının yaratılması, bunlarla birlikte müşteri ve tedarikçilerle ilişkilerimizde etkileşimi yakalamamız açısından aldığımız en önemli kararlardan biri oldu.”
Grup şirketleri, kendi sektörlerinde lider
1978 yılında kurulan ve ağırlıklı olarak pişmiş kil ve beyaz eşya yan sanayi sektörlerinde faaliyet gösteren Endel Şirketler Grubu, üretim kapasitesi ve kalite anlayışıyla kendi sektörlerinin lideri şirketlerden oluşuyor.
Grubun Eskişehir, Ankara, Gebze ve Manisa’da bulunan 9 işletmesinde yaklaşık 1600 kişi çalışıyor. Endel Şirketler Grubu bünyesinde yer alan pişmiş kil sektöründeki şirketler “Kırmızı Grup”, beyaz eşya yan sanayi sektöründekiler “Beyaz Grup” olarak adlandırılıyor.
Pişmiş kil sektöründe kilden kiremit, tuğla ve aksesuarları piyasada 80 yıllık deneyime sahip olan Kılıçoğlu markası ile pazara sunulurken, beyaz grup şirketlerinden Kabel AŞ. ve Bekel AŞ. tarafından üretilen çamaşır makinası, buzdolabı ve bulaşık makinası yedek parçaları, dünyanın önde gelen beyaz eşya üreticilerinin Türkiye, İspanya, Fransa, İtalya ve Almanya’daki üretim tesislerine dağılıyor.
Grup bünyesinde ayrıca grup içindeki ve dışındaki şirketlere ana faaliyet alanları dışındaki makina-teçhizat, inşaat ve sigorta hizmetlerini sunmak üzere “Destek Grubu” şirketleri de yer alıyor.
Endel Grubu şirketleri ISO 9002 ve ISO 9000:2000 kalite belgeleriyle kendi sektörlerinde kalitenin öncülüğünü yapıyor.
Kuruluşundan bu yana bulunduğu her sektörde lider olmayı hedefleyen ve rekabet üstünlüğü elde etmek için kaliteye ve teknoloji kullanımına büyük önem veren Endel Şirketler Grubu, vizyon ve stratejilerini gerçekleştirebilmek için 2003 yılından beri Kurumsal Kaynak Planlaması çözümü olarak IFS Uygulamalarını kullanıyor.
ERP ihtiyacı nasıl doğdu?
Endel Şirketler Grubu, kuruluşundan bu yana, bir yandan gelişmiş üretim teknolojilerine ve kaliteye yaptığı yatırımları bir rekabet üstünlüğü haline getirmeyi başarırken, bir yandan da üretimini daha etkili şekilde planlamak ve yönetmek için bilişim teknolojilerine de yatırım yapmayı sürdürmüş.
Savaş Özaydemir, 80′li yılların başından beri Eskişehir’de bilgisayar kullanımını yaygınlaştırmak için çeşitli faaliyetlerde bulunduklarını, bugünkü üretim kaynak planlaması uygulamalarının temeli olan ticari uygulama paketlerinin de ilk ve en büyük kullanıcılarından biri olduklarını vurguluyor: “Yerli bir üreticinin ticari uygulamalarını muhasebe ve personel yönetiminde 10 yıla yakın süre kullandık. Aynı üreticinin bir MRP uygulaması da vardı ancak PC’lerde çalışmadığı, büyük sistemler istediği için yeterince etkili olmadı. Yine de bu uygulamalardan aldığımız özetlerle Excel hesap tablolarını birleştirerek işlerimizi yürütmeye çalıştık.”
Grup işletmeleri yıllar içinde giderek büyürken, şirket yönetimi artan üretim kapasitesinin, kendi üretim yapılarına göre uyarladıkları ticari uygulamalar ve hesap tablolarıyla yönetilemeyeceğine karar vererek, profesyonel bir Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) çözümüne duyulan ihtiyacı belirlemiş. Savaş Özaydemir bu konuda şöyle konuşuyor: “Bu çözüm, vizyon ve stratejilerimizi gerçekleştirebilmek için gerekli teknolojik alt yapıyı sunmalı, bölümler ve işletmeler arasında tam entegrasyonu ve süreç yönetimine geçişi desteklemeli, enformasyonu güçlendirmeli, bilgiye zamanında erişmemize yardımcı olmalı, kalite ve güvenliği izlenebilir hale getirmeli, üretimde farklılık yaratmalı, müşteri ve tedarikçi ilişkilerinde etkileşimi sağlamalıydı.”
Özellikle beyaz eşya yan sanayi sektöründe yüksek bir hammadde ve ürün çeşitliliğiyle faaliyet gösteren Endel Şirketler Grubunun beyaz eşya yan sanayi sektöründeki işletmeleri 500 civarında hammadde kullanarak, 300 ila 1000 arasında mamul üretiyor. Bu üretim için ayrı ürün ağacı ve ayrı stok kodu altında, ayrı fiyatlarla, ayrı raporlama ve faturalamalar yapılması gerekiyor.
Bu anlamda, bir üretim yönetimi programına duyulan ihtiyacın, özellikle “beyaz grup” şirketleri için daha yoğun olduğunu Yönetim Kurulu Üyesi ve Beyaz Grup Başkanı Burak Özaydemir, “Bu anlamda özellikle Beyaz Grupta daha fazlaydı” diyor. “Ayrıca kararımızı verirken üretim yönetimini iyileştirmek, daha iyi bir satış organizasyonu oluşturmak ve muhasebe tarafında daha tutarlı bir veri altyapısı oluşturmak olarak üç bacaklı bir proje hedefi belirlemiştik. Bu ihtiyaçlar daha çok Beyaz Gruptan kaynaklanmakla birlikte, Kırmızı Grup tarafında da satışın, bayi kanallarının, distribütör bayilerin yönetilmesi noktasında çok detaylı satış raporlamaları, rota raporlamaları, hedef ölçümleri gerekiyordu. Mevcut yapımızda, tedarik zincirinde altımızda yer alan yapıları bu detayda takip etmemiz mümkün değildi.”
Ürünleri için belirli zamanlarda farklı kampanyalar uygulayan Endel Şirketler Grubu aynı zamanda karmaşık bir fiyat yapısına sahip. Burak Özaydemir, mevcut üretim yönetim sisteminin bu fiyat yapısına göre uyarlanmasının mümkün olmadığını belirtiyor: “Hedeflerimizden bir diğeri de bu fiyat yapısını BT sistemimizle entegre şekilde üretim yönetim sistemine uyarlamaktı. Daha önce kullandığımız ticari paketimizde kimi zaman entegrasyon problemleri olabiliyordu. Bildiğiniz gibi muhasebede bazen fark 1 lira bile olsa, iki taraf tutmadığı zaman bir sıkıntı oluşur ve nedenini bulmak gerekir. Yetkilendirme olmadığı için tam olarak kimin nerede neyi değiştirdiği belli olmayabiliyordu. Amacımız daha güvenilir bir veritabanına ulaşmaktı.”
IFS, farkını hissettiriyor
Endel Şirketler Grubu 2002 yılında grup için en uygun ERP çözümünü seçmek üzere araştırma çalışmalarını, Yönetim Kurulu Üyesi ve Beyaz Grup Başkanı Burak Özaydemir’in liderliğinde başlattı.
Grubun ihtiyaç dokümanının oluşturulmasını takiben, ERP alanında faaliyet gösteren firmalar ile temasa geçildi. Her firmaya, ihtiyaç dokümanı üzerinden demolarını yapmaları için iki gün ayrıldı ve ve bu süreç zarfında uygulamaların özellikleri üretim, muhasebe ve diğer departmanlardan katılımcıların da desteği ile değerlendirildi.
Bu ayrıntılı değerlendirme süreci, bir yandan grup çalışanlarının programları daha iyi anlamasını sağlarken; bir yandan da hem ihtiyaçların daha net görülebilmesini sağladı.
Uygulamaların becerileri, ihtiyaçlara göre eklenmesi gereken modüller, oluşturulması gereken özel çözümler proje başında belirlenmişti. Son bir değerlendirme sonrasında, 2003 yılı başında projeye IFS ile başlamayı kararı alındı.
Burak Özaydemir, uluslararası deneyim, Gartner raporları, fonksiyonalite, bileşen tabanlı program mimarisi, açık kod yapısı, dağınık yapıda çalışabilme, e-ticaret için hazır altyapının olması gibi kriterlerin IFS Uygulamalarını tercih ederken öncelikli rol oynadığını belirtiyor.
Şirketin IT Sorumlusu İbrahim Kaygın ise IFS Uygulamalarını seçme nedenleri arasında hem çözümün teknik özelliklerini hem de yurtdışı desteğinin olmasını sayıyor: “Oracle veritabanını kullanabiliyor olması, B2B/B2E altyapısının bulunması ve ihtiyaç duyduğumuzda modifikasyon yapmamızı kolaylaştıracağı için açık kaynak kodlu olması bir avantajdı. Ayrıca modüler olması, istediğimiz zaman ilave modülleri devreye almamızı sağlayacaktı.”
IFS’e geçiş süreci
Endel Şirketler Grubu projeyi gerçekleştirmek için 10 kişilik bir ekip oluşturdu. Bu ekip, IFS’nin danışmanlarıyla birlikte IFS Uygulamalarını Endel Şirketler Grubu’nun ihtiyaçlarına göre özelleştirme çalışmalarına başladı. Burak Özaydemir, modifikasyon çalışmalarını kontrollü olarak yürüttüklerini, ancak özellikle satış tarafında modifikasyona ihtiyaç duyduklarını belirtiyor: “IFS Uygulamalarının açık kaynak kodlu olması işimizi kolaylaştırdı. Takıldığımız yerlerde koduna bakarak programın işleyişini anlamak mümkün oldu. Ayrıca programın açık kaynak kodlu olması PL/SQL araçlarından yararlanarak veritabanı ile haberleşme konusunda bir avantaj sağladı.”
IFS ile Daha Verimli İş Süreçleri
IFS Uygulamalarını 2003 yılı sonunda devreye alan ve 115 kullanıcısını IFS’e geçiren Endel Şirketler Grubu bu süre zarfında çözümün üretim yönetimi ve üretim raporlaması modüllerini tam kapsamlı olarak kullanmaya başladı. Burak Özaydemir sipariş tabanlı üretim konusuna da bu noktada şöyle değiniyor: “Şimdiye dek siparişe dayalı üretimimiz fazla değildi ancak ihracatımızın artmasıyla birlikte sipariş tabanlı üretime doğru yöneldik ve daha önce ağırlık vermediğimiz üretim planlaması modülünü bu yıl gerçekleştireceğimiz bir projeyle daha etkin olarak kullanmaya başlayacağız.”
IFS Uygulamaları neler getirdi?
- Endel Şirketler Grubu, kampanyalarını ve karmaşık bir yapıya sahip olan fiyatlandırma sistemlerini IFS Uygulamalarıyla daha kolay kontrol edebilir hale geldi.
- Şirket, artık satış raporlarını coğrafi bölge, bayi, alt-bayi bazında alarak distribütör kanallarını detaylı olarak takip edebiliyor.
- Detaylı satış raporlarıyla satış hedeflerinin tutturulup tutturulmadığı yakından takip edilerek kârlılık analizleri yapılabiliyor.
- Yetkilendirme ve rol tanımlamaları sayesinde hatalı ve eksik veri girişi önlendiği için özellikle finans ve muhasebe departmanındaki kullanıcıların geriye dönerek hataları düzeltmesi gerekmiyor. Bu da çalışanların verimliliğine önemli bir katkıda bulunuyor.
- IFS Uygulamalarının B2B modülüyle şirket müşterileri, Web portali üzerinden sipariş verebilir duruma gelirken, bayi distribütör sistemleri ile entegrasyonun sağlanması şirketin dağıtım süreçlerini iyileştirmesine olanak tanıyor.
“Çok boyutlu muhasebeye geçişi IFS ile sağladık”
Endel Şirketler Grubunun Finans Müdürü Pembegül Özaydemir Demir, IFS Uygulamaları ile daha önce eksikliğini hissettikleri pek çok konuyu çözüme ulaştırdıklarını belirtiyor: “Veritabanına bağlı olmayan uygulamalarda özellikle yetkilendirme konusunda büyük sorun yaşanıyor. Önceki sistemimiz bu konuda bize kontrol imkanı sunmuyordu. Bütün raporlar bana geldiği için, çoğu yetkisiz işlemlerden kaynaklanan eksiklik ve yanlışlıkları doğrudan ben görüyordum ve geriye dönerek bunları düzeltmem gerekiyordu. IFS Uygulamaları ile hata noktalarının belirlenip yetkisiz ve hatalı girişlerin önlenmesi ciddi bir fayda sağladı.”
Pembegül Özaydemir Demir, şirkette raporlama araçlarından da en yoğun şekilde yararlanan kullanıcılardan biri olduğunu sözlerine ekliyor: “IFS Uygulamaları çok boyutlu muhasebeye geçmemizi kolaylaştırdığı gibi istediğimiz raporları istediğimiz şekilde almamızı da sağladı. IFS’nin rapor üreticisi ile veya PL/SQL ile küçük programcıklar hazırlayarak her tür raporu kurgulayabiliyorum. Böylece tüm verileri kod parçalarına göre tek bir yerden kontrol edebiliyorum ve tüm şirketlerimizin raporlamalarını tek başıma yapabiliyorum.”
Grubun Muhasebe Müdürü Hakan Yurtakan ise IFS Uygulamalarıyla çeşitli açılardan bakarak mizan almanın mümkün olduğunu söylüyor: “Gider bazlı, yani kod parçalı mizan imkanı var. Bu muhasebe açısından çok önemli, çünkü yönetim muhasebesine zemin hazırlarken değişik açılardan bakma imkanımız oluyor. Bir diğer güzel özellik, satıcı ya da müşterinin ilgili olduğu bütün hesapları tek bir dokümanda alacak-borç bakiyesi mantığında görebilmemiz. Tek tek hesaplara girip döküm çekmek yerine, hangi hesaplarda borcunun, hangi hesaplarda alacağının olduğunu görebiliyoruz. Bir diğer kolaylığı, dış ortamlara transfer imkanlarının geniş ve esnek olması. Böylece Excel’den aldığımız bilgiyi işleme imkanı doğuyor. Döviz cinsi raporlama bir diğer avantajı. Ayrıca daha önce çalıştığım programlarda stoklar, eksi bakiye de olsa üretime ya da satışa imkan veriyordu. IFS buna izin vermediği için stokları daha iyi kontrol etmemizi, üretimde olmayan bir hammaddeyi kullanmamamızı sağlıyor. ”
Gelişmeye Açık Bir Altyapı
Endel Şirketler Grubu, projenin ilk aşamasında satın alma, muhasebe, finans ve özellikle sipariş yönetimi modüllerini devreye almayı hedefliyordu. Altı aylık bir çalışma sonucunda proje ekibi bu modülleri grubun 9 işletmesinde devreye aldı. Ayrıca B2B modülü devreye alınarak distribütörlerin siparişlerini Web üzerinden online girmesi sağlandı. IFS ile birlikte hem kullanıcılar hem departmanlar bazında yetkilendirmeler ve roller tanımlanarak uygulamaların ilgili bölümlerine ve verilere sadece yetkili kişilerin girebilmesine olanak verilmeye başlandı.
Grubun IT Sorumlusu İbrahim Kaygın, IFS projesi ile birlikte IT departmanını da yeniden yapılandırdıklarını belirtiyor:
“Bu yapılanmayla IT ekibimiz gerek danışmanlık gerek yazılım geliştirme anlamında IFS’e destek verebilecek bir birim haline dönüştürüldü. Projenin başarısında da oluşturduğumuz güçlü ekibin ve farklı departmanlardan katılan anahtar kullanıcıların önemli bir rolü oldu. Ayrıca yönetimin doğrudan proje içinde yer alarak projeyi desteklemesi de projenin başarısında önemli bir etkendi.”
Kaygın, IFS Uygulamalarının gelişmeye açık, esnek alt yapısı için de şunları söylüyor:
“IFS’in, Oracle veritabanını kullanabiliyor olması, B2B/B2E altyapısının bulunması ve ihtiyaç duyduğumuzda modifikasyon yapmamızı kolaylaştıracağı için açık kaynak kodlu olması, bizim için önemli avantajlardı. Ayrıca modüler olması, istediğimiz zaman ilave modülleri devreye almamızı sağlayarak, ekibimize esneklik kazandırdı.”
Web Portali üzerinden sipariş olanağı
IFS Uygulamalarıyla birlikte Endel Şirketler Grubu müşterileri, şirketin Web portali üzerinden sipariş verebilir duruma geldi. Burak Özaydemir “Artık çok sayıda müşterimizden Web üzerinden veri alabiliyoruz. Özellikle Kırmızı Grup müşterilerimiz Web portalimizi kullanıyor; açık siparişlerini, sevkıyat durumlarını, cari hesaplarını görebiliyorlar. Satış tarafında kampanyalar ve bize özel fiyat yapılarıyla ilgili özelleştirmeleri tamamlayarak bayi distribütör sistemleriyle entegrasyonu sağladık.”
Endel Şirketler Grubu Yönetim Kurulu Başkanı Savaş Özaydemir ise, bu tür kurumsal uygulamaların yaşayan sistemler olduğunun bilincinde olduklarını belirtiyor: “Bu nedenle, ihtiyaçlarımız doğrultusunda ERP çözümümüzü geliştirmeyi ve yeni modülleri sistemimize entegre etmeyi sürdürüyoruz. IT departmanımız düzenli olarak IFS uygulamalarının yeni sürüm demolarını inceliyor ve bu yeni sürümleri iş süreçlerine uygulamayı planlıyor.”
ERP süreci ve iş ortağınız çok önemli
Savaş Özaydemir, büyümesini ve gelişmesini sürdürülebilir bir platfroma oturtmak isteyen kuruluşlar için, ERP projesinin büyük önem taşıdığını belirtiyor:
“Şirketinizin geleceğini belirleyecek bu adımı, çok dikkatle planlamak gerekiyor. Kendi ihityaçlarınızı doğru belirlemek, bu ihityaçlara en iyi çözümü sağlayacak sistemi ve ekibi seçmelisiniz. Bizim IFS Türkiye ile işbirliği yapma nedenimiz, IFS’in sunduğu alt yapının gelişime açık olması ve karşımızda kendi işlerini iyi bilen; bizim işimizi ise iyi öğrenen, istek ve ihtiyaçlarımıza en uygun çözümleri geliştiren bir ekip bulmamız oldu.”
