Türkiye’de BT sektörüne önce mağazacılık alanında adım atan, kısa zamanda hızla büyüyerek dünyanın önde gelen elektronik ve BT üreticileriyle anlaşmalar yapan Kont Bilişim, bugün mağazacılığın yanı sıra söz konusu ürünlerin ithalat, dağıtım ve servis faaliyetlerini de yürüten bir şirketler topluluğu haline geldi. 2006 yılında, Türkiye’nin ilk 500 şirketinin belirlendiği Capital 500 araştırmasında 174. sırada yer alan Kont Bilişim, kullandıkları ERP sisteminin yetersiz kalmasından ötürü 2005 yılında bu alanda yeni ürünlere yönelme kararı aldı.
Yaptığı titiz ERP incelemelerinden sonra Kont Bilişim IFS uygulamalarında karar kıldı ve aynı yıl içerisinde uygulamalara geçiş çalışmalarını başlattı. IFS uygulamalarıyla maliyetlerini ve kârlılığını ürün bazında takip edebilir hale gelen ve tam bir entegre altyapıya kavuşan Kont Bilişim, bu altyapı sayesinde kurduğu B2B portalı sayesinde de, 200 olan bayi sayısını artırarak, bugün 3.000 satış noktasına ulaşmış bulunuyor.
Kont Bilişim, Deloitte tarafından düzenlenen bir araştırmaya göre Avrupa, Orta Doğu ve Afrika bölgesinin en hızlı büyüyen teknoloji firmaları arasında 328. sırada; telekomünikasyon ve bilişim sektöründe hizmet veren şirketlerin yıllık net satış rakamlarına göre sıralandığı Bilişim 500 araştırmasında ise genel sıralamada 21. sırada, monitör kategorisinde ise birinci sırada yer alıyor.
Rekabette başarı için güçlü bir kurumsal kaynak planlama sisteminin gerekliliğine inanan Kont Bilişim yöneticileri, IFS ile üretilen raporlar ve veri analizleri sayesinde daha doğru kararlar alabildiklerini, piyasanın değişen koşullarına daha hızlı uyum sağlayabildiklerini ve geleceğe yönelik çok daha sağlam adımlar atabildiklerini belirtiyor.
IFS’ten önceki durum
IFS’e geçmeden önce de bir ERP yazılımı kullandıklarını, ancak söz konusu yazılımın yetersiz kaldığı noktada yeni bir arayış sürecine girdiklerini belirten Kont Bilişim Genel Müdürü ve Yönetim Kurulu Üyesi Okay Nasır, IFS’den önceki deneyimlerini şöyle anlatıyor: “Daha önce kullandığımız ERP yazılımının eksik kaldığı noktaları, bir hesap tablosu uygulamasında geliştirdiğimiz makrolarla tamamlamaya çalışıyorduk. Söz konusu uygulama, özellikle dış ticaret ve mali işler modüllerinde artık bizim için çok yetersiz kalıyordu. Biz de kuruluşumuzun büyüme hızına uyum sağlayamadığı açıkça belli olan bu uygulamayı kullanmaktan vazgeçip, ERP pazarının yaygın kullanılan ve en bilinen sekiz çözümünü incelemeye başladık. Bu süreçte, uygulamalar hakında yazılmış teknik makaleleri okuduk, yazılımların kurulu olduğu şirketlere ziyaretler gerçekleştirdik. Açık kaynak kodlu olması, esnekliği ve gelecekte ihtiyaç duyacağımız geliştirmelere yönelik sunduğu olanakları nedeniyle beklentilerimize en uygun çözümün IFS olduğuna karar verdik ve 2005 yılında IFS’e geçiş çalışmalarımızı başlattık.”
IFS’e geçiş süreci: “Kumaşı ve dikimi çok kaliteli bir elbiseyi, üstümüze en iyi uyacak hale getirdik.”
Okay Nasır, ERP çözümü olarak IFS’e karar verildikten sonra yaklaşık bir yıl boyunca, kuruluş içindeki tüm süreçlerin analiz edildiği, elden geçirilen süreçlerin sırasıyla IFS’e aktarıldığı bir dönem geçirdiklerini belirtiyor. ERP projelerinin doğası gereği, IFS’i kullanmaya, süreçleri aktarmak için geçirilen bir yıllık sürenin sonunda başladıklarını belirten Nasır, şöyle devam ediyor:
“Bu, ERP altyapısı kurmaya niyetlenen her kuruluş için çok önemli ve gerekli bir süreç. Birimler ve süreçler arasında sağlıklı bir entegrasyon ERP uygulamalarının başarısında çok önemli rol oynuyor. Bu aşamayı, üzerimize giydiğimiz ama cebi olmayan, düğmeleri dikilmemiş bir elbiseye benzetiyorum. Elbisenin kumaşının çok kaliteli olduğu belliydi, yani IFS bütün beklentilerimizi, ihtiyaçlarımızı karşılayacaktı ama acaba biz IFS’i Kont Bilişim’e en uygun hale nasıl getirecektik? Süreçleri aktardıktan sonra IFS’i Kont Bilişim’in ihtiyaçlarına göre kişiselleştirmeye başladığımızda gördük ki bu kaliteli elbise, bizim diktiğimiz düğmeler ve ceplerle çok daha kullanışlı, çok daha göz alıcı ve fonksiyonel hale geldi.”
Kont Bilişim’in Kullandığı IFS Yazılımları
Kont Bilişim tarafından kullanılan IFS modülleri IFS Planlama, IFS Üretim Yönetimi, IFS Finans & Muhasebe, IFS Satın alma, IFS Depo Yönetimi, IFS Satış Yönetimi, IFS EDI, IFS Doküman Yönetimi, IFS Müşteri çizelgeleme, IFS Tedarikçi Çizelgeleme, IFS Bakım Yönetimi, IFS İK Yönetimi, IFS Bütçe Yönetimi, IFS Kalite Yönetimi, IFS Servis Yönetimi ve IFS Web Portal’dan oluşuyor.
IFS Uygulamaları Kont Bilişim’e Ne Faydalar Sağladı?
• Modüler yapı ve açıklık sayesinde esnek bir ERP platformu elde edildi.
• Ürün, kanal ve müşteri bazında karlılık ve maliyet takibi yapılabilir hale geldi
• Hareket eden aktif stokların anlık durumları, değerleri ve harcamaları anlık olarak takip edilmeye başlandı
• Operasyonel giderler ve ciro takibi anlık olarak yapılabilir hale geldi
• Tedarik zincirinin ilk halkasından başlayarak maliyetler her aşamada kontrol altına alındı.
• Raporlama sürecinde günlerle ölçülen zaman dilimleri saniyelere indirildi.
• Dış ticaret ve mali işler, yönetsel beklentileri karşılayacak şekilde izlenebilir hale geldi
• Stok ve sipariş kontrolleri gerçek zamanlı olarak yapılmaya başladı
• IFS altyapısı üzerine B2B portalı kuruldu ve çok daha geniş bir kitleye ulaşım sağlandı
“Pazara hızlı yanıt veren kuruluşlar büyüyebiliyor”
IFS’in ilk gündeme alındığı 2005 yılında pazarlama aktivitelerinden sorumlu olan ve IFS’in hayata geçirilmesinde etkin rol alan Kont Bilişim Dış Ticaret Müdürü Altuğ Gökbay, Kont Bilişim kadar hızlı büyüyen bir şirketler topluluğunun, IFS gibi bir ERP çözümü olmaksızın işlerini sağlıklı yürütemeyeceğinin altını çiziyor:
“Günümüz koşullarında hızlı ve çevik olmak, pazara hemen yanıt verebilmek, hayati önem taşıyor. IFS uygulamaları, tüm süreçlerimizin entegre olduğu, anlık raporlar alabildiğimiz, kuruluşumuzun durumunu yakından takip edebildiğimiz bir altyapı sunarak, bu konudaki beklentilerimizi karşılıyor. IFS sayesinde, ilk alış maliyetinden başlayarak bir ürüne tüm yolculuğu boyunca eklenen bütün maliyetleri takip edebiliyoruz. Üstelik bununla da kalmıyor, satıcılara ödenen primler ve servis kapsamında bir ürün ise satış sonrası gerçekleşen diğer maliyetleri de izleyebiliyoruz. Uzun vadede bütün bu biriken bilgiler, topluluğumuza kurumsal bir hafıza yaratarak, sektörde uzun soluklu, sağlam bir kuruluş olmamıza destek olmaya devam edecek.”
Altuğ Gökbay, uzmanlığı olan dış ticaret cephesinden bakıldığında da durumun farklı olmadığını vurguluyor; “Sonuç olarak biz ithalat yapıyoruz. Ürünler yola çıktığı andan, son kullanıcıya ulaştığı ana kadar geçen süreçte her detayı yakalayabilmemiz gerekiyor. IFS sayesinde, ilk alış maliyetinden başlayarak bir ürüne tüm yolculuğu boyunca eklenen bütün maliyetleri takip edebiliyoruz. Üstelik bununla da kalmıyor, satıcılara ödenen primler ve servis kapsamında bir ürün ise satış sonrası gerçekleşen diğer maliyetleri de izleyebiliyoruz. Uzun vadede bütün bu biriken bilgiler, inanıyoruz ki şirketler topluluğumuza kurumsal bir hafıza yaratarak, sektörde uzun soluklu, sağlam bir kuruluş olmamıza destek olacak.”
Geliştirilebilir açık kaynaklı yapı
Kont Bilişim Bilgi Teknolojileri Müdürü Şahin Akkargan liderliğindeki proje ekibi, 2006 yılı Mayıs ayında IFS’i canlı kullanımına geçirdikten sonra ERP özelleştirme çalışmalarını yürütmüş ve gerekli oldukça da yürütmeye devam ediyor. Akkargan, Genel Müdür ve Yönetim Kurulu Üyesi Okay Nasır’ın hoş bir benzetme ile tarif ettiği “düğmesiz elbise”nin, bu süreçte artık Kont Bilişim’in üzerine tam olarak oturduğunu ve 2007’in ilk aylarında kuruluşun operasyonları sonucu elde ettiği verilerden daha net ve esnek bilgiler veren raporlar ve analizlerin üretebilir hale geldiğini belirtiyor.
“2007 yılı, artık IFS’in gerçekten ayağa kalktığı, o güne kadar lüks olduğu düşünülen ancak artık çok hayati olduğunun farkına vardığımız ihtiyaçlarımıza ve beklentilerimize yanıt vermeye başladığı yıl oldu” diyen Okay Nasır, Kont Bilişim’in ihtiyaç duyduğu bazı özelliklerin de Şahin Akkargan ve ekibi tarafından kolayca geliştirildiğini ya da üçüncü parti geliştiricilerden tedarik edildiğini de belirtiyor.
Bu kolaylığı IFS’in kaynak kodlarının erişilebilir ve düzenlenebilir olmasının sağladığını vurgulayan Bilgi Teknolojileri Müdürü Şahin Akkargan ise sözlerine şöyle devam ediyor: “Diğer ERP paketlerinde olduğu gibi kod yapısına müdahale edemeseydik ve herhangi bir rapor/ekran düzenlemesi için tedarikçi firmaya ve danışman firmalara bağımlı olsaydık, hem maliyetlerimiz artacaktı hem de geliştirme süreleri daha uzun olacaktı. Bu esnekliğe sahip olmayan ERP paketlerinde canlı kullanıma geçildikten sonraki dönemde dahi, gelen iş geliştirme taleplerine cevap verebilmek daha uzun sürelere yayılabilir ve daha yüksek maliyetler doğurabilir. IFS’te kodların elimizin altında olması ve belirli bir süre eğitim alıp, kendi kendimize yetebilir duruma gelmemiz, hayal ettiğimiz birçok işi yapabilmemize olanak sağladı.”
“IFS hayatımızı kolaylaştırdı”
“Çok ciddi rekabet olan bir endüstride düşük marjlarla çalışıyoruz. Bu nedenle karlılığı ancak tüm iş süreçlerimizi çok detaylı bir şekilde ölçümleyerek sağlayabiliyoruz. Bu anlamda IFS, neredeyse çalışanlarımızın dakikada aldıkları nefes sayısını bile bize doğru olarak ölçüp sunabilen bir araç.” diyen Okay Nasır, şirketlerine Türkiye’nin her yerinden günde ortalama 550 sipariş geldiğini, bunun da yaklaşık 15-16 bin ürüne denk düştüğünü belirtiyor. Nasır, stok maliyetlerini kontrol altında tutmalarının karlılıkları için büyük önem taşıdığını ve IFS’in kendilerine bu anlamda çok büyük avantaj sağladığını belirtiyor; “ayda 400 bin parçaya yakın ürünü Türkiye’ye sevk ediyoruz. Ortalama 30 gün stok süresiyle döndüğümüzü ve bir o kadar ürünün de sürekli geldiğini düşünürsek işin boyutu daha iyi anlaşılabilir. Böyle bir manzara karşısında stoklarınızı kontrol ederek maliyetlerini en alt seviyelere düşürmeyi başarmanız bile IFS’e geçmeniz için çok önemli bir nedendir.”
Okay Nasır IFS’in iş hacimlerine olan katkısını da şu sözlerle açıklıyor; “Ayrıca, IFS bize B2B ticaret modelini kurgulayabilme imkanını verdi. B2B portalı ile daha geniş kitlelere, çok daha rahat ulaşabildik. İnternet üzerinden ticaret sayesinde Türkiye’deki tüm bilgisayar mağazaları bizimle irtibata geçip doğrudan sipariş verebiliyor ve sanal POS üzerinden ödemelerini yapabiliyorlar. Hatta kendi cari hesaplarını da kendileri tanımlayabiliyorlar. Yani sadece B2B sayesinde müşteri sayımızda çok büyük oranda bir artış yakaladık.”
Nasır, yaptıkları ticaretin sonuçlarını IFS ile daha iyi ve daha kesin ölçümleyebildiklerini söylüyor. “Bir ticari işletme için en önemli şey ölçümleyebilmektir. Biz IFS sayesinde yaptığımız işin sonuçlarını çok iyi ölçümleyebiliyoruz.”
“İthal ettiğimiz ürünlerin takibi kolaylaştı”
Dış Ticaret Müdürü Altuğ Gökbay, IFS’in departman özelinde sağladığı faydaları şöyle dile getiriyor: Hangi ülkeden, hangi ürünü, ne kadar sipariş verdiğimizi, bunların ne kadarının yolda, ne kadarının gümrükte olduğunu öğrenme süremiz 10 saniye. Ayrıca bu ürünlerin kaç gündür yolda olduğunu, gümrüğe ulaştıktan sonra hangi gümrükçünün bu ürünlerle ilgileneceğini, ağırlıklarını, konteynır sayısını tek sayfalık bir raporda görüp, anında bir resim çıkarabiliyoruz. Muazzam büyüklükte bir ürün trafiğini IFS sayesinde küçük bir ekiple yönetebiliyoruz. İthalat yapıldıktan sonra ürün Kont Bilişim stoklarına girer girmez maliyetini net olarak görebilmek de bizim için çok önemli. Çünkü, bunu yapmadan satış fiyatını belirleyip, satışa başlayamıyoruz. Bu süreçte hızlı olamazsanız, pazara hızla çıkamıyorsunuz ve bu da maliyetlerinizin daha da artması anlamına geliyor. IFS’le ürün stokta görünür görünmez kuruşu kuruşuna maliyetini çıkartabiliyoruz.”
“Tüm iştiraklerde IFS’e geçiş hedefleniyor”
IFS’in, satış kanadında faaliyet gösteren BT Servis ve BT Kurumsal şirketleri tarafından da kullanılmaya başladığını söyleyen Okay Nasır, LCD televizyon ve uydu alıcıları üretimi yapan Digitek’in de 2008 sonuna kadar IFS’e geçeceğini ifade ediyor:
“IFS’i Kont Bilişim’e başarıyla entegre ettikten ve bize kazandırdıklarını gördükten sonra hız kesmedik, tüm grup şirketlerinin aynı dili konuşması hedefiyle yaygınlaştırmaya karar verdik. Şu an Kont Bilişim dışında iki satış ve bir servis şirketimiz IFS kullanıyor. Yerli bir ERP paketi kullanan Crea ve Digitek şirketlerimiz de yıl sonunda IFS’e geçişlerini tamamlamış olacak.”
Kont Bilişim Grup şirketlerine Bilgi Teknolojileri alanında danışmanlık yapan Şahin Akkargan, Crea’nın da IFS’i yakından incelediğine ve sonunda bu paketi kullanma kararı aldığına dikkat çekiyor: “Crea yönetimi, zaman içerisinde Kont Bilişim’in geldiği noktayı görünce, IFS’e geçme konusunda karar aldı. Şu anda Digitek’te başlattığımız süreçle yakından ilgileniyorlar ve Digitek’in eğitimlerine katılarak IFS konusunda daha fazla bilgilenmek istiyorlar. Bunun en büyük nedeniyse, halen kullandıkları ERP çözümünün, maliyet ve stok takibinde yetersiz kaldığını fark etmeleri.”
“IFS tüm sistemlere entegre edilebiliyor”
Kont Bilişim’de şu an satış, satın alma, lojistik, finans, muhasebe, teknik servis, bilgi işlem modüllerinden başka kendilerinin geliştirdiği dış ticaret çözümünü de kullandıklarını söyleyen Kont Bilişim Bilgi İşlem Sorumlusu Şahin Akkargan, yıl sonuna kadar insan kaynakları ve performans modüllerinin de hayata geçirileceğini belirtiyor. Akkargan IFS’in diğer sistemlerle entegrasyonu konusuna da dikkat çekiyor:
“Bizim IFS ile hayata geçirdiğimiz bazı ilkler var. Hatta bunlardan bazıları IFS Türkiye ofisine de ilham verdi. Mesela, Microsoft’un CRM, Oracle’ın Business Inteligence uygulamalarını ve BlackBerry teknolojisini IFS ile entegre ettik. Böylece seyahatteyken, yoldayken veya herhangi bir anda cep telefonlarıyla IFS’e bağlanıp rapor indirebiliyorlar, onay verebiliyorlar.”
Kont Bilişim’de şu an satış, satın alma, lojistik, finans, muhasebe, teknik servis modüllerinden başka kendilerinin geliştirdiği dış ticaret çözümünü de kullandıklarını söyleyen Şahin Akkargan, yıl sonuna kadar Digitek ve Crea firmalarının geçişine paralel olarak insan kaynakları modülünün de tüm şirketler için hayata geçirileceğini belirtiyor. Şahin Akkargan IFS’in diğer sistemlerle entegrasyonu konusuna da dikkat çekiyor: “Bizim IFS ile hayata geçirdiğimiz bazı ilkler var. Hatta bunlardan bazıları IFS Türkiye ofisine de ilham verdi diyebiliriz. Örneğin, diğer iş uygulamalarımız olan Microsoft CRM ve Oracle Business Intelligence araçlarıyla IFS’i entegre ettik; böylece günlük operasyonlar sonucu oluşan verilerin harici diğer sistemler tarafından kullanılmasını sağlayarak katma değerli yeni servisler ürettik. IFS ile üretilen bu önemli verileri esnek bir yapı ile diğer sistemlere gerçek zamanlı aktarılmasını sağlayan bir entegrasyon modülü geliştirdik. Böylece bilginin tek kaynağı olması esasına sadık kalmakla beraber, bilginin farklı bakış açıları ve yaklaşımlarla farklı sistemler üzerinden incelenmesine ve yeni veriler üretilerek IFS’e döndürülmesine olanak sağladık. Ek olarak, IFS’in önünde ve entegre olarak konumlandırdığımız bir cep portal sayesinde, şirket yöneticilerimiz artık mobil cihazlar üzerinden ERP sistemimize erişerek herhangi bir t anında kritik raporlarını görebiliyorlar ve satın alma gibi konularda onay verebiliyorlar.”
Bu noktada Okay Nasır, ERP çözümü olarak IFS’i seçme nedenlerine de bir gönderme yaparak; “IFS, sadece global anlamda belli sektörlerde liderliği bulunan bir ürün olmakla kalmıyor, aynı zamanda beraber iş yapıp, o işi büyütüp, birlikte başarılara imza attığımız bir iş ortağıyla çalışma keyfi yaşatıyor. Bu da, IFS’in bize doğrudan, arada çözüm ortakları olmadan zaman ayırmış olmasından kaynaklanıyor” diyor.
Kont Bilişim Hakkında
Ticari hayatına 1998 yılında mağazacılıkla başlayan Kont Bilişim, ithalatçı distribütör kimliğini, Creative, Gigabyte ve Samsung ile gerçekleştirdiği peş peşe anlaşmalarla kazandı ve Crea, Digitek, Teketek, BT Kurumsal ve BT Servis adlı iştirakleriyle faaliyet alanını hem yatay hem dikey yönde geliştirmeye devam etti. İlk yıllarda PC bileşen ve çevre birimlerinin ağırlıkta olduğu ürün yelpazesine, teknolojinin gelişimiyle beraber, mobil ürünler, iletişim ürünleri, tüketici ve ev elektroniği ürünlerini de ithalat ve yeni distribütörlükler yoluyla ekledi.
450 çalışanıyla, bünyesinde barındırdığı satış ve servis şirketleriyle, 2008 yılında 400 milyon USD ciro yapmayı hedefleyen Kont Bilişim, Türkiye IT sektörünün en büyük dağıtım ağına ve 81 ildeki 421 teknik servisiyle Türkiye’nin ikinci büyük servis ağına sahip. Kont Bilişim’in tüm grup şirketleri, yapımına 2007 yılında başlanan ve İstanbul-Kurtköy mevkiinde 30 dönüm arazi üzerinde konumlandırılan modern ofis alanları, üretim ve lojistik tesisin bulunduğu kampusta, bir arada yönetiliyor. Ayrıca Kont Bilişim, iş ortaklarıyla olan ticaretini ve iletişimini, daha etkin ve verimli olduğuna inandığı “www.kont2b.com” portalı üzerinden sürdürüyor.
Kont Bilişim, Deloitte tarafından düzenlenen bir araştırmaya göre Avrupa, Orta Doğu ve Afrika bölgesinin en hızlı büyüyen teknoloji firmaları arasında 328. sırada; telekomünikasyon ve bilişim sektöründe hizmet veren şirketlerin yıllık net satış rakamlarına göre sıralandığı Bilişim 500 araştırmasında ise genel sıralamada 21. sırada, monitör kategorisinde ise birinci sırada yer alıyor.
