Eneko Havalandırma ve Isı Ekonomisi Sistemleri Planlama Yöneticisi Tülay Aşcı, ERP yazılımlarını “büyümek ve kurumsallaşmak isteyen işletmeler için olmazsa olmaz” diye tanımlıyor. ERP yatırımlarının başarısı için firmaların iş süreçlerini tanımlamış, ihtiyaçlarını belirlemiş ve yönetim desteği ile yola çıkmış olmasının önemini vurgulayan Aşcı, “Biz bu sayede çok hızlı ilerledik. caniasERP’yi satın aldıktan sonra, analiz süreci dahil, beş ayda üç modül grubunu kullanmaya başladık. Sekiz ayın sonunda tüm modül gruplarını kullanıma almıştık” diyor.
ERP HABER: Eneko firmasını tanıyabilir miyiz? (Ürünler ve faaliyet alanları)
Tülay Aşçı: Havalandırma ve ısı ekonomisi sistemleri üzerine faaliyet gösteren bir firmayız. Sektörün ihtiyaçlarını kaliteden ödün vermeden, Türkiye ve Avrupa standartlarına uygun, etkin ve ekonomik teknoloji ürünleriyle karşılıyoruz. Kurulduğumuz günden bu yana ürettiğimiz cihazlar ile 62 milyon kWh enerjiyi geri kazandırdık. Bir günde tüketilen toplam enerjiyi dünyanın ancak bin 500 yılda oluşturduğu düşünülürse hem enerji tasarrufu hem de çevre koruması adına üzerimize düşeni yapmanın gururunu taşıyoruz.
Üretimimizin yaklaşık yüzde 50’sini, başta Avrupa ülkelerine olmak üzere, ihraç ediyoruz. Ürünlerimizi şöyle sıralayabiliriz:
- Isı Geri Kazanımlı Havalandırma Cihazları: Tavan tipi Üniteler; Isı Geri Kazanımlı Santral Tipi Üniteler
- Isı Geri Kazanımlı ve Heat Pump Modüllü Havalandırma Cihazları: Tavan Tipi, Isı Pompalı, Alüminyum Eşanjörlü Isı Geri
- Kazanım Üniteleri (Tavan Tipi, Isı Pompalı, Selülozik Eşanjörlü ,Enerji Geri Kazanım Üniteleri, Isı Pompalı Dik Tip, Rotorlu , Isı
- Geri Kazanım Üniteleri); %100 Taze Havalı Dik Tip, Isı Pompalı Rotorlu Isı Geri Kazanım Üniteleri ; %100 Taze Havalı Dik Tip, Alüminyum Eşanjörlü, Isı Geri Kazanım Üniteleri
- Ticari Mutfak Havalandırması İçin Geri Kazanımlı Havalandırma
- Yüzde 100 Taze Havalı veya Karışımlı Rooftop
- Depo, Fabrika vb. Alanların Havalandırması İçin Isı Geri Kazanımlı Havalandırma Üniteleri
ERP HABER: Eneko bir yazılıma neden ihtiyaç duydu? İhtiyaçları tespit etmek için nasıl bir çalışma yaptınız?
Tülay Aşçı:Büyüme, kurumsallaşma ve yurt dışı pazar payını arttırma hedeflerimiz doğrultusunda, işemri bazında fiili maliyetlerimizi görmek, üretimin doluluk oranını anlık takip edebilmek, kapasite planlaması yapmak bizim için önemliydi. Mevcut sistem altyapımız özellikle bu konularda yetersiz kalıyordu. Bu sebeple yeni bir ERP yazılımı arayışına girdik. Yoğun bir araştırma yaptık. Birkaç uygulamayı yerinde inceledik. O süreçte İzmir’de caniasERP kullanımının çok yoğun olduğunu gördük. caniasERP kullanan işletmelerden çok önemli, güzel geri bildirimler aldık. Bu referanslar caniasERP kullanmaya karar vermemizde belirleyici oldu.
ERP HABER: Projeye başladığınızda sıkıntılı bir süreç yaşadınız mı? Karşılaştığınız en sıkıntılı süreç neydi?
Tülay Aşçı:ERP süreci başlamadan önce, sıkıntılı bir süreç yaşayacağımızın farkındaydık. İlk kez uygulanacak süreçlerin yanı sıra aslında uygulanmakta olanlar için de eski alışkanlıkların bırakılması gerekecekti.
Stok ve satın alma modüllerini çok hızlı geçtik. Zaten kullanmakta olduğumuz kodlarımız, bir kodlama mantığımız vardı. Onlarda ufak değişiklikler yapmak yeterli oldu. Ancak daha önce iş süreçleri tanımlı olmadığı için iş emri ve üretim kayıtları ile teklif maliyetlendirme süreçlerinde biraz zorlandık. Ama üst yönetimimizin desteği, iyi bir proje yönetimi ve danışmanlarımızın tecrübeleri ile bahsettiğim sıkıntılı süreçleri çok hızlı aştık.
ERP HABER: Hangi uygulamalar ve şirketinize özel çözümler kullanılıyor?
Tülay Aşçı:Teklif maliyetlendirme ile ilgili özel bir ekran yaptık. Böylece satıştan bilginin eksiksiz gelişi kontrol altına alındı. Maliyet çalışması sisteme entegre edildi, Teklife ait tüm bilgilere sistemden kolay ulaşılır hale geldi.
İş emri ve üretim kayıtlarının tutulmasıyla ilgili geliştirmeler yapıldı. Artık üretimi yapılan her bir parça sacı sistemde kodlu takip edebiliyoruz. Sac işleme sonucu çıkan firelerimizi yönetebiliyoruz.
ERP HABER: Projenin canlıya geçiş süresi hakkında bilgi verebilir misiniz?
Tülay Aşçı: caniasERP’yi nisanda satın aldık. Analiz süreci dahil, beş ayın sonunda üç modül grubunu kullanmaya başladık. Sekiz ayın sonunda tüm modül gruplarını kullanıma almıştık. Ardından üç aylık bir veri girişi için bekledik. Üç ayın sonunda oluşan verilerle Maliyetlendirme çalıştık. 16 kullanıcı ile başladık. Şu anda 24 genel kullanıcı, 6 da üretim kullanıcımız var.
ERP HABER: Kaç lokasyonda faaliyet gösteriyorsunuz? Bunların kaç tanesi caniasERP projesine dahil edildi?
Tülay Aşçı:İzmir fabrikamız ve İstanbul’daki satış ofisimiz aynı anda caniasERP projesine dâhil edildi.
Serbest Bölge’de inşaatı süren fabrikamızda da üretim başladığında caniasERP kullanılacak.
“Danışmanlarımızın standart uygulamalarla ilerleme önerisi çok önemliydi”
ERP HABER: Sektörünüzde zor bir süreç izlendiğini biliyoruz. Özel uygulamaların devreye alınması konusunda nasıl bir yol izlendi?
Tülay Aşçı:Projenin başında danışmanlarımızla birlikte talep ve ihtiyaçlarımızın detaylı analizini yaptık. Bu analiz, özel uygulama gerektiren süreçlerin tespiti açısından önemliydi. Gerçekten gerekli gördüğümüz yerlerde geliştirmeler yaptık.
Süreç içinde oluşan ihtiyaçlar için -danışmanlarımızın yönlendirmesiyle- öncelikle standart modüllerle ilerlemenin yollarını araştırdık. Mümkün olduğunca, özel uygulamalar yerine standart uygulamalarla ilerlemeye çalıştık. Bunun önemini gün geçtikçe daha iyi anlıyor, danışmanlarımızı daha çok takdir ediyorum.
ERP HABER: Aldığınız danışmanlık hizmetleri ve proje ekipleri (IAS – Eneko) hakkında neler söylemek istersiniz?
Tülay Aşçı:Bence çok doğru bir ekibiz. Başından beri yazılımdan çok danışmanlık desteğinin önemine inanıyordum. IAS’nin çözüm ortağı CoreSYS ile çalıştık. Danışmanımız Levent Bey’in emeği ve desteği çok büyüktü. IAS’nin desteğini de hep üzerimizde hissettik. Geliştirme ihtiyaçlarımız konusunda danışmanlarımızdan sık sık “IAS ile görüşüp bu geliştirmeyi standarda dâhil edelim” cümlesini işittik. Bu tip taleplerimiz hızlıca değerlendirilip AR-GE tarafından geliştirmeleri yapıldı. Bu kadar dinamik bir yapı içinde yer almak çok güzel.
ERP HABER: caniasERP projesi ile birlikte şirketinizde neler değişti? caniasERP projesinin firmanıza katkıları nelerdir?
Tülay Aşçı:Her bilgi, aynı sistem üzerinde kayıt altına alınabilir ve kolay ulaşılır hale geldi. Kişiye bağımlı işlerden kurtulduk. ERP alt yapısı ile doğru ve güncel bilgilere en kısa sürede ulaşabiliyoruz.
ERP kültürü şirketi mecburen kurumsal bir yapıya sokuyor. Büyüme ve pazar payımızı arttırma hedefinde olduğumuz için kurumsallaşma sürecinin temellerini çok düzgün atmış olduk.
Firmamızda doğru verilerle güçlenmiş bir stok, maliyetlendirme-fiyatlandırma ve üretim yönetimi altyapısı oluştu.
ERP HABER: ERP projesindeki gelecek planlarınız ve hedefleriniz nelerdir?
Tülay Aşçı: caniasERP’nin standardında yapılan tüm geliştirmeleri eş zamanlı kendi sistemimize aktarıyoruz. Dolayısıyla yazılım üzerindeki tüm iyileştirme ve geliştirmeleri aynı anda firmamızda kullanmış oluyoruz. Önümüzdeki günler için hedeflerimiz, İş zekası raporlama ile istenilen her türlü veri analizi, finansal analiz ve üst yönetim raporlarını yapabilmek.
ERP HABER: Sizce büyümek ve markalaşmak isteyen bir firmaya ERP’nin nasıl bir katkısı olur? Kurumsallaşmaya katkısı nedir?
Tülay Aşçı: Sektör farkı gözetmeksizin, ERP yazılımının tüm işletmeler ve üretim yapan bütün firmalar için önemli bir gereklilik olduğunu düşünüyorum. Bence bir firma, ERP yazılımı kullanmadan büyüyemez. Çünkü büyüdüğünde kurumsal bir yapıya oturması gerekir. Kurumsallaşmanın ilk adımı da ERP yazılımıdır.
ERP HABER: ERP projelerindeki başarı sizce neye bağlı? Başarısız olan firmalar nerelerde hata yapıyor?
Tülay Aşçı:Öncelikle doğru yazılım ve doğru danışman ekip önemli. ERP projeleri, ERP kullanma kararı alındığında başlar. Mevcut durumun iyi analiz edilip ihtiyaç ve beklentilerin doğru tespit edilmesi gerekir.
Yönetim desteği bir başka önemli gereklilik. ERP projesi, bir departmanın projesi değil tüm şirketin projesidir. Tüm çalışanlar bu projeye inanmazsa başarı olamaz. Bu inancı sağlamak ise üst yönetim başı çekmediği müddetçe çok zor.
Ayrıca her departmandan en az bir kişinin bulunduğu bir proje ekibi ve süreci içeriden koordine edip projenin bütünlüğüne hâkim olabilecek bir proje lideri olmalı. Sürecin tamamına hâkim bir kişinin tepeden bakışı ve koordinasyonu ile proje sağlıklı çalışır.
ERP HABER: ERP projesine başlayacak bir firmaya IAS ve caniasERP ile ilgili neler söylemek istersiniz?
Tülay Aşçı:Araştırmalarım sırasında gördüm ki, ERP yazılımları aslında iki gruba ayrılıyor: Birinci grupta, daha küçük işletmeler için kapalı sistemle yürüyen ERP yazılımları var. Bu yazılımlar büyüyen işletmeler için bir süre sonra yetersiz kalıyor.
caniasERP nin de içinde bulunduğu ikinci grup yazılımlar ise açık kodlu, işletme ihtiyaçlarına göre özel geliştirmelerin yapılabildiği esnek yazılımlar.
Maliyeti ve içeriği açısından diğer ürünlerle kıyaslandığında caniasERP’nin pek çok avantajı var. caniasERP hem KOBİ hem de büyük işletmelerin ihtiyaçlarına cevap verebilecek yapıda. Hem sade bir yapısı var hem de ekonomik.
IAS’nin bizim açımızdan öne çıkan özelliği ise İzmir’de bir ofisinin bulunması, danışman ekibinin tecrübe ve yaklaşımları idi.
