Yeni Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımı arayışına giren her kim olursa olsun, oldukça fazla çalışma gerektiren bir süreç ile karşı karşıyadır. Yeni yazılım çözümünün uygulanması yüksek yatırım riskini elinde tutar ve oldukça dikkat edilmesi gereken bir çalışmadır. Sonrasında, pazarda rekabet gücünü arttırmak amacıyla, şirketin iş süreçlerini, mümkün olduğunca verimli hale getirecek basit yollar düşünülmeli ve hayata geçirilmelidir.
ERP Projelerinin Riskleri
ERP proje riskleri, 3 ana başlık altında toplanabilir:
- Doğru hedef belirleme
- Planlama ve kapasite bütçesine bağlılık
- Finansal bütçeye bağlılık
Farklı çalışmalar şunu göstermiştir ki, ERP yatırımları, şirketlerin verdiği stratejik kararlar arasında en riskli olanlardan birisi olarak yer almaktadır. Trovarit tarafından yapılan araştırma sonucunda, katılımcıların % 85’i ERP proje hedeflerine ulaşılmadığını itiraf etmişlerdir. ERP projelerinin yaklaşık % 28’i ciddi sorunlardan dolayı durdurulmuş yada iptal edilmiştir. Bu korku ile bir çok şirket, ERP projeleri ile ilgili farklı düşünceler sergilemekte ve mümkün olduğunca bu süreci ertelemektedir.
Peki, karşılaştıkları & karşılaşmaktan korktukları sorunlar nelerdir?
ERP Yatırım Planı
Bahsedilen riskleri azaltmak için, bir noktanın dikkate alınması gerekmektedir: ERP projeleri, kompleks yatırım planlarıdır. ERP değerlendirme ve seçim süreçleri (yatırım kararı süreci), başarılı ERP uygulamalarının temelini oluşturur.
Bu süreçte aşağıdaki çalışmalar yapılmalıdır:
- Yazılım ve hizmetlerle ilgili olarak ihtiyaçların doğru ve net belirlenmesi
- Doğru pazar araştırması
- Alınan yazılım ve hizmetlerle ilgili finansal şartların ve zamanların doğru tespit edilmesi
ERP projelerinin arkasındaki zorluğa karşılık, doğru iş ortağı ile yürütülecek güçlü bir proje yönetimi şarttır.
ERP değerlendirmesinin altyapısı
ERP projeleri için yatırım kararını bir huni biçimi ile modelleyebiliriz: Şirketin tespit edilmiş ihtiyaçlarını içeren tabloya bağlı olarak, ERP pazarı araştırılır ve ardından daraltılabilir. Burada, kapsam ve yatırım kararının karakteristik özelliği bakımından, farklı proje adımları dikkate alınarak öncelik yada odaklı proje yapısı belirlenebilir.
ihtiyaç belirleme şablonu, yatırım kararının içeriğe bağlı omurgasını oluşturur: Arkasından, sistem teknolojisi ve iş süreçlerine karşılık gerekli olan yazılım fonksiyonları gelir. Bu sebeple, iş süreçleri, ihtiyaç belirleme şablonunun başlangıç noktasıdır. ERP projesinin başlangıcında, ihtiyaçlar kabaca oluşturulur ve belirlenen yazılım ya da çözüm sağlayan firmalardan değerlendirilmesi, karşılama derecelerinin belirlenmesi istenir. Çözüm üretici firma ile yapılacak sözleşme görüşmelerinde (ihtiyaç karşılama yöntemleri olarak standart fonksiyonlar ,geliştirme ve iş ortağı çözümü ile entegrasyon gibi seçenekler vardır) bunlar belirlenmektedir.
Kriter listesi sözleşme içeriği anlamında da önem taşımaktadır. Uygun ihtiyaç belirleme şablonunun oluşturulması çok fazla zaman ve maliyet gerektirir.Kapsamlı bir şekilde oluşturulmuş, açık ve sektöre uygun bir şablon kullanılmalıdır. ( www.it-matchmaker.com.tr ) lisans ve portal hizmetimizde hazır şablonun kullanılması zaman ve maliyeti % 80 oranında azaltmaktadır.Bugün ERP Projelerimizde müşteri memnuniyetimizi arttıran en önemli aracımız olarak kullanmaya devam etmekteyiz.
İhtiyaçlar belirlenirken, ERP sistem ve tedarikçi seçimlerinde kullanılacak değerlendirme kriterleri de değişiklik gösterir. Ön seçimde ilk olarak, mevcut fonksiyonlar bakımından teknolojik yeterlilik anlamında yazılımın standartları rol oynar. (örn: İşletim sistemi ve veritabanı, temel modüller gibi) Bu oldukça fazla sayıda adayı değerlendirme dışına alma anlamında önemli bir kriterdir. ( Best Fit Solution)
Ön seçim aşamasında 3-5 aday belirlendiğinde, “Best Practice“ çözümlere odaklanılmalıdır. Sunum, referans müşteri ziyaretleri, sektörel uygunluk, tedarikçinin sektör tecrübesi, problem çözme yeteneği, kullanılan uygulama metodolojisi, servis desteği (danışman ve eğitimcilerin yeterliliği) gibi kriterler bu aşamada değerlendirilir. Tedarikçi yada çözüm üzerindeki kişisel izlenimler bu aşamada önemli bir rol oynar. (Look & Feel )
Sonunda, ekonomik ve teknolojik faktörler ön plana çıkar. Toplam sahip olma maliyeti (TCO) ve yatırımın geri dönüşü (RoI) değerlendirilir. Açık kalan detaylar, tedarikçiye projede harcanacak kaynak ve risklerin belirlenmesi anlamında bir imkan verir. Bunlar, özelleştirme ve uygulama hizmetlerinde kaynak kullanımı açısından oluşturulacak proje planında dikkate alınmalıdır.
Sonuç :
ERP projeleri, yatırım ve dönüşüm projeleri olarak görülmelidir. İşletmelerin yaşam süresi boyunca çok fazla sayıda uygulanamaması, kapsamı, karmaşıklığı ,derinliği dikkate alındığında; şirket yapısı üzerinde büyük etkiler yaratır. Buna rağmen, ERP altyapısı firmaları gelişen rekabet ortamında bir adım öne taşıyacaktır.
İyi oluşturulmuş bir ihtiyaç kriter tablosu, değerlendirme kriterleri, firmalar için çok riskli olan bu yatırım kararlarında doğru adım atmalarında ana etken olur.
