Havelsan Teknoloji Radar, Havelsan A.Ş. ve Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfı’nın bir iştiraki olarak hava savunma radarları üretim ve bakımı, kablaj ve elektro-mekanik montaj, elektronik güvenlik sistemleri ve yazılım alanlarında faaliyet gösteriyor. Bugüne dek iş geliştirme, üretim, satış, kalite yönetimi ve mali yönetim süreçlerinde farklı yazılım programları kullanan firma, büyümesine paralel olarak ortaya çıkan ihtiyaçlarını bir ERP çözümüyle tek bir çatı altında karşılamak üzere IFS ERP ile birlikte çalışma kararı aldı.
Havelsan Teknoloji Radar’ın ERP’ye geçiş serüvenini Kalite Birimi Yöneticisi Sn. Serhat Gümüş ve Proje Kalite Mühendisi Sn. Zelal Anık ile görüştük.
ERP HABER: Bize Havelsan Teknoloji Radar hakkında bilgi verebilir misiniz?
Serhat Gümüş: Havelsan Teknoloji Radar Sanayi ve Ticaret A.Ş. (HTR), 1990 yılında TRS 22XX Uzun Menzilli Mobil Hava Arama Radarlarının Türkiye’de üretimi ve lojistiğini sağlamak amacıyla, “Thomson-Tekfen Radar Sanayi ve Ticaret A.Ş.” ve “Thomson Tekfen Yüksek Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş.” adı altında iki ayrı Türk-Fransız ortak girişim firması olarak kurulmuştur. 1992-1997 yılları arasında 14 radarın üretimini yürüten, 1997-2000 yılları arasında Fransa için bazı radar alt birimleri ve test ünitelerinin üretimiyle önemli ölçüde ihracat gerçekleştiren bu iki şirket, Fransız ortak Thomson-CSF’in (THALES) 2001 yılında hisselerini Havelsan A.Ş.’ye devretmesi ile başlayan süreçte milli bir kuruluş haline gelmiştir. Havelsan A.Ş. ve Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfı’nın bir kuruluşu olan HTR, radar sistemleri, kablaj tasarımı ve üretimi, yazılım geliştirme ve elektronik güvenlik sistemleri konularında faaliyetlerini sürdürmektedir. HTR, ISO 9001:2000 ve AQAP 2110 kalite güvence belgelerine sahiptir.
ERP HABER: Havelsan Teknoloji Radar için kalite standrtlarının ve iş süreçleri Yönetiminin öneminden bahseder misiniz?
Serhat Gümüş: Yaklaşık 100 çalışana sahip, küçük bir şirket olmamıza karşın, savunma sektöründe olduğumuz için hem yüksek teknolojiyi kullanmak, hem de proje yönetiminde büyük firmalarla aynı yüksek askeri standartları yerine getirmek zorundayız. Dolayısıyla Savunma Sanayi Müsteşarlığı ve Kuvvet Komutanlıkları’na karşı, Havelsan A.Ş. gibi büyük yüklenicilerle aynı yükümlülüklere sahibiz. Ayrıca teknik ve taktik açısından birbirinden ciddi farklılıkları bulunan dört ayrı faaliyeti sürdürdüğümüz için bu iş süreçlerinin birbirine entegre edilmesi gerekiyor.
ERP HABER: IFS ERP Öncesinde Havelsan teknoloji Radar’ın durumunu özetlermisiniz?
Serhat Gümüş: Bugüne dek iş geliştirme, üretim, satış, kalite yönetimi, mali yönetim gibi iş süreçlerinde farklı yazılım programları kullandık, özel ihtiyaçlarımızın ve hızlı büyümemizin gerekliliği olarak bir Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) çözümüne ihtiyaç duyuyorduk.
HTR’ de 2007 yılına kadar üretim, envanter yönetimi ve satın alma süreçlerinde sınırlı sayıda kullanıcı tarafından kullanılan bir MRP yazılımı bulunuyordu. Kendi devrinin iyi programlarından biri olmakla birlikte zamanını doldurmuş, eski teknoloji bir programdı. Radar üretimine yönelikti ve diğer faaliyetlerimizi kapsayacak yeteneği yoktu. Mali ve İdari İşler bölümü programı sadece referans olarak kullanabiliyordu, faturaları doğrudan program üzerinden kesemiyordu. Entegrasyonu yüksek bir çözüm olmadığı için birimler arası ilişkilerde bir sıkıntı vardı ve bu durum mükerrer işlere neden oluyordu; bir faaliyet tek bir aşamada tamamlanabilecekken 3-4 aşamada tamamlanabiliyordu. Ayrıca bu MRP yazılımı eski ve üretici firma desteğini yitirmiş bir uygulama olduğu için, HTR’nin yeni personeli için eğitim desteği verilemiyordu.
Yeni bir çözüme geçmek isteyen HTR, büyük ölçekli bir firma olmamasına karşın, savunma sanayiinin özel gereksinimlerine cevap verebilmek için, 2007 yılı başında bir ERP projesinin ön hazırlık çalışmalarını başlattı.
Kalite Birim Yöneticisi Serhat Gümüş’ün koordinasyonunda proje ön hazırlık çalışmalarını başlatan HTR, sektörel ihtiyaçları araştırdı, Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfı’nın iştirakleri olan Aselsan ve Havelsan’dan başlayarak sektördeki diğer kuruluşların kullandıkları çözümleri inceledi ve kendi önceliklerini belirledi.
ERP HABER: IFS ERP’ye Geçiş Süreciniz hakkında bilgi verir misiniz?
Serhat Gümüş: Bazıları bizim için çok kritik olan, yaklaşık 30 maddelik bir form hazırlayarak kriterlerimizi ve bu kriterlerin ağırlıklarını belirledik. HTR’nin en önemli seçim kriterlerinden biri, kullanılacak ERP çözümünün hem proje yönetimi ile ilgili askeri standartları tüm alt-başlıkları ile birlikte yerine getirmesi, hem de evrensel standartlara uygun olmasıydı. Ayrıca bu çözümü ayrı bir BT ekibine ve BT danışmanlığına ihtiyaç duymadan, minimum modifikasyon ile uygulamaya sokmak istiyorduk. Her bilişim projesinde olduğu gibi, ilk yatırım maliyeti, bakım-yönetim maliyetleri, danışmanlık hizmetleri ve eğitimin yeterliliği, teknik altyapı ve kullanım kolaylığı diğer önemli seçim kriterleri arasında yer alıyordu.
Seçeceğimiz ERP çözümü, hem mevcut, hem zaman içinde gelişmesini beklediğimiz projelerimizin yönetimi ile ilgili standartlara uygun olmasının yanı sıra, bakım-onarım faaliyetlerimizde de modifikasyona ihtiyaç olmadan kullanılabilmeliydi. Bu nedenle ön eleme sırasında piyasadaki büyüklü küçüklü tüm ERP çözümlerini değerlendirdik ve proje modülü, bakım modülü, üretim modülü olmayan veya yeterince hazır olmayan alternatifleri eleyerek 7-8 çözümden oluşan bir kısa liste oluşturduk. Ardından bu listedeki çözümlerin üreticilerini davet ederek demo yapmalarını sağladık ve bütün departmanlardan anahtar kullanıcılarımızdan bu çözümleri belirlediğimiz kriterlere göre puanlandırmalarını istedik.
HTR’nin en uygun ERP çözümünü seçmek üzere hazırladığı Değerlendirme Matrisi’nde yazılımın lisans, bakım, danışmanlık ve eğitim maliyeti en yüksek ağırlığı alırken, danışmanlık hizmetleri ve eğitimin yeterliliği, lojistik yönetim, proje bazlı çalışma yapısına uygunluk, savunma sanayii firma ihtiyaçlarına uygunluk gibi kriterler yaklaşık 40 kriteri içeren matriste yüksek ağırlığa sahip diğer kriterleri oluşturuyordu. Bu değerlendirmede farklı departmanlardan anahtar kullanıcıların puan ağırlıkları farklı olmasına rağmen IFS ERP Uygulamaları tüm kullanıcılardan en yüksek puanları topladı.
Herkesin ortak kararı IFS ERP oldu, çünkü beklentilerimizin neredeyse yüzde 100′ünü karşılayan bir performans sergiledi. Her şirkette ilk bakılan kriter olan maliyet ise detay kırılımlarıyla birlikte değerlendirme içinde toplam yüzde 50 ağırlığa sahipti ve IFS ERP’nin maliyeti bu ölçekte ve bu kadar kapsamlı bir sistem için çok uygundu.
Bu değerlendirme sonucunda oybirliği ile IFS ERP’yi seçen HTR, Temmuz 2007′de IFS ile bir sözleşme imzaladı.
ERP HABER: IFS ERP’nin Proje Uygulama ve Canlıya geçiş Süreci hakkında bilgi verebilir misiniz?
Serhat Gümüş: Proje uygulama süreci bu tür ERP projelerinden beklendiğinden daha sancısız geçti. Bunun nedenlerinden biri büyük firmalara kıyasla kullanıcı sayımızın çok olmaması. Diğer bir neden ise HTR’nin ERP projesinin hemen öncesinde yeni faaliyet alanlarına geçtiği için süreçlerini ve kalite sistemini zaten dönüştürmeye başlamış olması.
Bu dönüşüm süreciyle ERP projesini paralel yürütmek iki işi birlikte çıkarma avantajı sağladı. IFS ERP uymak zorunda olduğumuz askeri ve sivil standartlarla çelişmediği için IFS ERP’yi bir norm olarak kabul ettik ve kendi akışlarımızı IFS ERP’yi referans alarak düzenledik. Daha önce başka yöntemler kullandığımız, ancak IFS referansının daha kolay bir yöntem sunduğunu görerek IFS ERP’ye göre değiştirdiğimiz süreçler de oldu. Standartlara göre çalışan işletmeler için IFS ERP kullanımı oldukça kolay bir araç.
HTR, önce kablaj üretimini pilot uygulama olarak seçti. Bu faaliyet alanında IFS ERP Uygulamaları’nın muhasebe, satın alma, üretim, sevkıyat, satış, kalite ve raporlama modüllerinin 1 Ocak 2008′de canlı kullanıma geçirilmesi hedeflendi.
IFS ERP’nin projenin bu aşaması için 160 adam/gün’lük bir çalışma önerdi, ancak biz 50 adam/gün’de ısrar ettik. 50 adam/gün bizim için kritik bir rakamdı, çünkü projenin 2008 yılında devam edecek olan aşaması için daha geniş bir bütçe kullanmak istiyorduk. Sonuçta pilot uygulamayı 50 adam/gün’ün altında tamamlamayı başardık. 2008 yılında ise 70 adam/gün’lük bir çalışma talep ettik ve yine bu sınır içinde kalarak diğer faaliyet alanlarımızı projeye dahil ettik, bakım-onarım, proje yönetimi, sözleşme yönetimi, atölye raporlama, doküman yönetimi süreçlerini devreye aldık, kalite sistemini oturttuk. Böylece hedeflediğimiz tüm modülleri 2008 yılında devreye soktuk.
Serhat Gümüş, Proje Kalite Mühendisi Zelal Anık ile birlikte proje süresince IFS ERP Uygulamaları’nı detaylarıyla öğrendiklerini, ardından IFS danışmanlarının yardımıyla diğer personele uygulamaları kullanmayı öğrettiklerini söylüyor.
Serhat Gümüş: Seçim kriterlerimizden biri, kullanacağımız ERP uygulamasının kolay kullanılması ve yönetilmesiydi. Biz Zelal Hanım ile birlikte uygulamaları IFS danışmanlarından öğrendik, bilgisayar programcısı bir arkadaşımız da sistemin yönetiminden ve kullanıcıların yetkilendirilmesinden sorumlu oldu. Hiçbir BT danışmanlığına veya personel istihdamına ihtiyaç duymadan bu projeyi tamamladık. Kullanıcılardan ortalama bir firmada gözlenenden daha yüksek bir dirençle karşılaşmadık.
Bugün IFS ERP tüm ihtiyaçlarını karşılamakla birlikte, IFS ERP’yi kullandıkça uygulamanın daha derinlerdeki özelliklerine inebildiklerini, iş süreçlerini daha da iyileştirmek için IFS ERP ile çalışmaya devam edeceklerini belirtiyor: “Örneğin bir kaliteci olarak üretimdeki her bir parça numarası için istatistiksel kalite kontrolü uygulamak isterim. Sahadaki personelin de PDA cihazlarıyla sahadan raporlama yapması sağlanabilir. IFS ERP Uygulamaları bu altyapıyı sunuyor; dolayısıyla bundan sonra gerçekleştireceğimiz projeler bizim mevcut personel sayımızın yeterli olup olmamasına ve bu detaydaki analizlerin bizim için lüks olup olmayacağına bağlı.
ERP HABER: IFS ERP uygulamalarının HTR için sağladığı önemli faydalar ve değişiklikler nelerdir?
İş Süreçlerinde Disiplin
Serhat Gümüş: IFS ERP Uygulamaları’nın HTR için sağladığı en önemli faydalardan biri proje gözden geçirme faaliyetlerini disipline ederek iş akışlarını hızlandırması olmuştur. HTR’ de belgelendirmesi yapılmış standartların gereği olarak, sözleşme aşamasında, projelerin imzalanması aşamasında ve sipariş aşamasında çok sayıda gözden geçirme faaliyeti zorunluluğu vardır. Bunlar toplantılar veya hiyerarşik doküman akışları aracılığıyla yapılır ve amacı, bir sonraki proje fazına geçmeden önce, bir önceki fazı tamamladığınıza emin olmaktır. IFS ERP öncesinde bu faaliyetler çok zaman alıyordu ve formalite olarak görülmeye başlandığında aksıyordu. Bunun sonucunda, bir önceki fazda çözümlemediğiniz basit bir şey, bir sonraki fazda çok daha fazla zaman harcamanıza neden oluyordu. IFS ERP’de ise bu gözden geçirmeler standart formatta ve bir bilgiyi girmeden bir sonraki aşamaya geçemiyorsunuz. Ayrıca kimin sisteme ne zaman girip sorumlu olduğu işi yaptığı takip edilebiliyor. Böylece gözden geçirmelerin zamanında, eksiksiz ve gerektiği gibi yapıldığına emin olabiliyoruz; toplantı ve doküman akış süreleri inanılmaz kısalıyor. Müşterimizin veya bağımsız denetçilerin denetimlerinde de bu gözden geçirmeleri çok daha rahat belgeleyebiliyoruz.
Gümüş, savunma sanayiinde birincil amaç ülke güvenliği ve milli fayda olduğu için, HTR’nin hesap verilebilir işler yapması gerektiğini, çok tarafa karşı sorumlu olduğunu, bu yüzden hata yapma lüksünün de bulunmadığını belirtiyor:
Serhat Gümüş: Öte yandan bu gerekliliklerin getirdiği bir iş yükü var. IFS ERP Uygulamaları bu iş yükünü ciddi anlamda azalttığı gibi, iş süreçlerimizin hatasız yürüdüğü konusunda hepimizin içi biraz daha rahat.
Proje Kalite Mühendisi Zelal Anık ise IFS ERP’nin yarattığı en büyük değişikliğin tüm resmi görebilmek olduğunu belirtiyor:
Zelal Anık: Örneğin eskiden bir malın gelip gelmediğini, sisteme girişinin yapılıp yapılmadığını etkin kontrol edemiyorduk. IFS ERP Uygulamaları ile bir mal ne zaman gelmiş, kim tarafından teslim alınmış, sisteme ne zaman girilmiş görebiliyoruz. Ayrıca hata yapma riskimiz ve hata oranımız düştü. Bir hata yapılmışsa kullanıcı sonradan silip düzeltemediği için, hem bu hatayı geriye dönerek izlememiz kolaylaşıyor, hem de kullanıcı veri girişini daha ciddiye alıyor.
Yüksek Kalite, Yüksek Müşteri Memnuniyeti
Serhat Gümüş: HTR, üretimde sipariş şartlarının bire bir karşılanmadığı durumlara “uygunsuzluk” adını veriyor. Öte yandan farklı uygunsuzluk durumlarının tanımının tam yapılmadığı ve bu tanımları yapmanın kullanıcının inisiyatifine kaldığı bir sistemde uygunsuzluk ölçümü doğru yapılamıyor. IFS ERP Uygulamaları uygunsuzluk tanımlarının doğru yapılmasını sağladığı ve uygunsuzlukların takibinde hataya ve belirsizliğe yer bırakmadığı için, uygunsuzluk oranlarının düşürülmesinde, dolayısıyla müşteri memnuniyetinin artmasında önemli bir rol oynadı.
Sektörüne ve iş yaptığınız müşteriye göre kabul edilebilir uygunsuzluk oranları değişebilir. Kimi sektörde ve müşteride bu oran yüzde 2′dir, kiminde binde 2′dir. Bu oranları aşarsanız o işi kaybedebilir ve bir daha o müşteriye tedarikçi olamayabilirsiniz. Bu nedenle uygunsuzluk oranları kritik bir bilgidir. Yönetim karar vermek demektir; doğru kararlar için de doğru veriye sahip olmak gerekir. Dolayısıyla bir ERP uygulamasının doğru veriyi doğru formatta sağlaması bile bizim için yeterince kritik bir faydadır. Elbette bir ERP çözümü kalitenizi kendi başına yükseltemez ancak kalitenizi ölçümlemenizi sağlayarak müdahale etme fırsatı verir. Bu anlamda kalitenizi yükseltmenizi sağlayan önemli araçlardan biridir.
ERP HABER: IFS ERP uygulamalarını devreye aldıktan sonra elde ettiğiniz somut faydalar nelerdir?
Serhat Gümüş: Tedarikçisi olduğumuz ana yüklenici firmalar yıllık periyotlarla tedarikçilerini puanlar ve üretim kalitesi, teslimat zamanı gibi kriterlere göre bir performans puanı gönderir. IFS ERP’yi etkin şekilde kullanmaya başlamadan önce bu firmanın bize verdiği puanı değerlendiremiyorduk. IFS ERP ile kendi oranlarımızı tutmaya başladıktan sonra müşterilerimizin bulguları ve kendi bulgularımız arasındaki farkları belirleme ve müzakere etme fırsatı bulduk.
Standartlara uygun üretimin büyük önem taşıdığı faaliyet alanlarında iş yapan HTR’nin iş hacmi ile performansı (üretim kalitesi) arasında doğrudan bir ilişki bulunuyor. Ana yüklenicinin belirlediği puanın altına düşersek, iş ilişkilerimiz kesilebilir; belli bir puanın üzerine çıkarsak ilave iş potansiyelinin söz konusu olacağını iyi biliyoruz. Ancak performansımızı tek taraflı değerlendirmeye bırakırsak ve gerçek puanımızı ispatlayamazsak işimizi kaybedebiliriz. Bu şekilde bir referansımızı kaybetmemiz, gelecekte daha büyük işleri kaçırmamıza da neden olabilir. IFS ERP Uygulamaları sayesinde kendi yaptığımız kalite kontrollerinde artık bu ölçümü yapabildiğimiz, birçok veriyi geçmişe dönük olarak takip edebildiğimiz için, farklılığın nereden kaynaklandığını nokta atışı ile bulabiliyoruz. Bu da bizim için çok önemli bir faydadır.
Serhat Gümüş son söz olarak şunları söylüyor: “ERP sistemlerine sahip olmadıkları bir misyon yüklememek gerekiyor. Bu bir araç ve diğer yazılımlardan temel farkı bütün sistemin bir akış içerisinde birbirini görerek, birbirine entegre olarak bu işi yapıyor olması. İhtiyaçlarınıza göre planlamazsanız, kullanmayı ve yönetmeyi bilmezseniz yarara değil zarara neden olabilir. Biz ihtiyaçlarımızı ve ne istediğimizi biliyorduk ve bu sistemi tamamen kalite odaklı olarak kurguladık; kalite sistemiyle paralel olmasını sağladık ve böylece başarıya ulaştık.”
Havelsan Teknoloji Radar Hakkında
Havelsan Teknoloji Radar Sanayi ve Ticaret A.Ş. (HTR), 1990 yılında TRS 22XX Uzun Menzilli Mobil Hava Arama Radarlarının Türkiye’de üretimi ve lojistiğini sağlamak amacıyla, “Thomson-Tekfen Radar Sanayi ve Ticaret A.Ş.” ve “Thomson Tekfen Yüksek Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş.” adı altında iki ayrı Türk-Fransız ortak girişim firması olarak kurulmuştur. 1992-1997 yılları arasında 14 radarın üretimini yürüten, 1997-2000 yılları arasında Fransa için bazı radar alt birimleri ve test ünitelerinin üretimiyle önemli ölçüde ihracat gerçekleştiren bu iki şirket, Fransız ortak Thomson-CSF’in (THALES) 2001 yılında hisselerini Havelsan A.Ş.’ye devretmesi ile başlayan süreçte milli bir kuruluş haline gelmiştir. Havelsan A.Ş. ve Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfı’nın bir kuruluşu olan HTR, radar sistemleri, kablaj tasarımı ve üretimi, yazılım geliştirme ve elektronik güvenlik sistemleri konularında faaliyetlerini sürdürmektedir. HTR, ISO 9001:2000 ve AQAP 2110 kalite güvence belgelerine sahiptir.
IFS ERP Prıjesinin Faydaları
- Havelsan Teknoloji Radar’ın (HTR) planladığı sürede, planlanan adam/gün yatırımıyla hayata geçirilen IFS ERP, kullanım kolaylığıyla tüm kullanıcılar tarafından benimsendi.
- HTR’nin uymak zorunda olduğu askeri ve sivil standartlarla çelişmeyen IFS ERP, kurum içinde bir norm olarak kabul edildi. HTR standartlara göre çalışan bir işletme olarak IFS ERP’yi çok kolay bir şekilde kullanabildi.
- Projelerinin gerektirdiği gözden geçirme faaliyetlerini IFS ERP Uygulamaları ile takip etmeye başlayan HTR, bu faaliyetlerin kısa sürede, doğru ve eksiksiz tamamlanmasını sağladı. Şirket, müşterilerinin veya bağımsız denetçilerin denetimlerinde de bu gözden geçirmeleri artık çok daha rahat belgeleyebiliyor.
- HTR, IFS ERP ile tüm iş süreçlerinin resmini görme ve daha etkili şekilde kontrol etme olanağına kavuştu. Böylece hata yapma oranları düştü, kullanıcılar arasında iş disiplini ve verimlilik arttı, hataların geriye dönülerek izlenmesi ve önlem alınması kolaylaştı.
- IFS ERP sayesinde kalite ölçümlerini daha sağlıklı şekilde gerçekleştiren HTR, öngörülen kalite hedeflerinin dışına çıkıldığı durumlara anında ve daha etkili şekilde müdahale etme ve müşteri memnuniyetini artırma olanağı elde etti. HTR’nin faaliyette bulunduğu sektörlerde kalite, iş hacmiyle doğru orantılı olduğu için şirket böylece yeni iş potansiyelleriyle ilgili risklerini de azalttı.
- Sağlıklı ve doğru verileri etkili raporlama araçlarıyla sunan IFS ERP Uygulamaları, yöneticilerin kritik iş kararlarını doğru alabilmesinde önemli bir katkıda bulundu.
Modüller
- IFS Sözleşme Yönetimi
- IFS Proje Yönetimi
- IFS Proje Maliyetleri
- IFS Satın Alma Yönetimi
- IFS Depo Yönetimi
- IFS Üretim Yönetimi
- IFS Sevkiyat Yönetimi
- IFS Doküman Yönetimi
- IFS Finans/Muhasebe Yönetimi
- IFS İnsan Kaynakları ve Bordro
- IFS Bakım-Onarım Yönetimi
- IFS Kalite Yönetimi
