ERP HABER – Proje yönetimi iş dünyasında çok eski ve köklü bir kavram olmakla birlikte, değişen şartlar ve artan rekabet koşulları ile birlikte özellikle son dönemlerde şirketler açısından stratejik bir önem kazanmıştır. Proje tipi üretim modelleri birçok sektörde tercih edilen en uygun model haline gelmiştir. Proje yönetimi, birçok sektörde üretim ile farklı departmanların birlikte kullandığı vazgeçilmez bir araçtır.
IFS entegre kurumsal kaynak planlaması yazılımı kapsamında firmalara IFS Proje Modülü ile esnek, kolay kullanılabilen ve zengin fonksiyonlara sahip proje yönetim araçları sunmaktadır.
Türkiye’de ve Dünya’da gemi inşaat sektörü, inşaat sektörü ve savunma sanayi gibi proje tipi üretim yapan sektörlerde yer alan birçok firma tüm iş süreçlerini IFS ile takip etmektedir. Bununla birlikte otomotiv ve makina- imalat sanayi gibi sektörlerde faaliyet gösteren firmalar da genel Ar-Ge ve mühendislik faaliyetlerini IFS Proje Yönetimi ile gerçekleştirmektedir.
IFS Proje Yönetimi modülleri, proje yönetimi özelinde geliştirilmiş yazılımların kullanım kolaylığı ile Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımlarının entegre yapısını bir araya getirmekte ve işletmelere önemli avantajlar sunmaktadır.
IFS Proje Yönetimi size ne tür esneklikler kazandırır?
IFS Proje Yönetimi modülleri ile projeler alt kırılımlarda detaylı olarak takip edilir. Proje Modülü ile proje yalnızca bir etiket olarak kalmaz, aynı zamanda yapılacak olan proje, alt iş birimlerine (aktivitelere) ayrılabilir ve farklı şekillerde (alt projelerde) gruplandırılabilir. Böylelikle sistem üzerinde istenildiği detayda alt proje ve yine istenilen sayıda aktivite açılabilir. Projenin takip edilmesi istenilen detay seviye, IFS üzerinden tıpkı bir ağaç yapısı gibi takip edilebilir ve herhangi bir aşamasında bu detay seviyesi kolaylık ile değiştirilebilir.
Proje Modülü içerisinde yer alan Gantt Chart (Proje planlama ve takibine yarayan diyagram) yapısı ile projeler görsel olarak kolaylıkla planlanabilir ve ilerlemeleri izlenebilir. Gantt Chart yapısı, her bir aktivitenin (iş biriminin) sürükle-bırak yöntemi ile planlanmasına izin verir. Hangi işin ne zaman başlaması gerektiği, kaç gün sürmesinin planlandığı, o andaki durumu ve iş birimleri arasındaki ilişkiler diyagramlar üzerinde kolaylıkla yönetilebilir.
Aktiviteler arasındaki detay ilişkiler tanımlanarak projenin etkin zaman planlaması yapılabilir. Gantt Chart üzerinden aktiviteler ilişkilendirilebilmekte; örneğin bir aktivite bitmeden diğerinin başlamaması, ya da bir aktivite başladıktan belirli bir süre sonra ancak bir diğer aktivitenin başlayabilmesi gibi planlama kuralları, sistem üzerinde tanımlanabilmektedir. Böylelikle bir aktivenin süreçsel değişimi ile projeye bağlı tüm diğer aktiviteler de sistem tarafından tekrar planlanabilmekte ve IFS üzerinde bu bağlantılara bağlı olarak kritik yol hesaplamaları yapılabilmektedir.
Her aktiviteye kendi kaynak atamasını yaparak, firma kaynaklarının (insan,makina vb.) kullanımını doğru bir şekilde planlayabilirsiniz. İster proje bazında isterseniz kaynak bazında, iş yüklerini grafiksel olarak takip edebilir ve kaynak dengelemelerini yapabilirsiniz. IFS Sonlu Kapasite Modülü ile entegre çalışacak şekilde sistem kaynaklarının iş yüklerini dengeli kullanacak en uygun planlamayı yapmasını da sağlayabilirsiz.
Diğer uygulamalarla uyumlu
Tüm bu süreçleri tamamen IFS üzerinde yürütebileceğiniz gibi proje modüllerinin kurum içinde mevcut çalışan MS Project ve Primavera gibi proje takip yazılımları ile çift yönlü entegrasyonu da mümkündür. Böylece projenin herhangi bir aşamasında, proje planlarının tüm detaylarını IFS’ten planlama yazılımlarına veya planlama yazılımlarından IFS sistemine aktarabilirsiniz. Ancak IFS kullanan firmalar büyük bir çoğunlukla tüm planlamalarını IFS sistemi üzerinden yapmayı ve takip etmeyi tercih ederler. Bunun birkaç nedeni vardır. Öncelikle IFS proje yönetimindeki işlevler, başka bir proje yazılımına ihtiyaç hissettirmeyecek ölçüde esnek bir kullanıma sahiptir ve zengin bir koleksiyon oluşturur. Diğer bir neden de IFS Proje Modülü’nün diğer IFS modülleri ile entegrasyonu ile ortaya çıkan katma değerlerdir. Özetle IFS Proje Modülü, klasik bir proje yönetim yazılımından çok daha fazlasını sunar.
IFS Proje Modülü, tasarım, üretim, depolama ve satın alma gibi diğer modüller ile entegre çalışarak Proje Bazlı Tedarik Planlama ve Takibi’ni gerçekleştirir. IFS Proje Modülü aktivite bazında proje ihtiyaçlarını; miktar ve zamanlamaları ile birlikte otomatik olarak hesaplar. Plandaki herhangi bir değişiklikte örneğin bir aktivitenin süresinin uzaması, yerinin değişmesi ya da iptal edilmesi gibi durumlarda projenin tekrar çizelgelenmesi ve aktivitelerin yeniden zamanlamalarının yapılması gereklidir. Böyle bir durumda tüm tedarik planlarının ve üretim süreçlerinin tekrar tekrar elden geçirilmesi gereklidir. Bazen onlarca, hatta yüzlerce satın alma siparişinin ya da üretim emrinin revizyonu gerekmektedir. IFS proje modülü, diğer proje yönetimi yazılımlarından farklı olarak sadece projeyi yeniden çizelgelemekle kalmaz, ayrıca tüm üretim ve satın alma sürecinin revizyonunu da yapar. Üretime, satın almaya hatta tedarikçilere SMS veya e-posta göndererek yeni tarihlerden tarafların son durumdan haberdar olmasını sağlar. Web portalları üzerinden erişim ile ilgili değişikliklerin onaylanmasını gerçekleştirebilir. Böylelikle proje planlarının sıklıkla değişikliğe uğradığı durumlarda bile kontrolün tamamen sizde olmasını sağlar.
IFS entegrasyonu ile otomatik aktivite güncelleme
Proje planlamasının önemli aşamalarından biri de yapılan planların izlenebilmesi ve güncellenebilmesidir. Her bir aktivitenin gerçekleşme adımları, süreçsel aksaklıkları ve kaynak kullanım düzeyi, projenin her bir aşamasında izlenebilmeli ve güncel tutulabilmelidir. Aktivitelerdeki ilerlemelere başka planlama araçlarıyla müdahale etmek isterseniz söz konusu adımların her birini tek tek elle girmeniz gerekir. Bu da bazen bitmek bilmeyen telefon ve e-posta trafiklerine yol açmaktadır. Sürecin yönetilmesindeki bu zorluk çoğu kez projenin kullanılamaması veya sanki tek bir departmanın planı gibi işlevsiz kalmasıyla sonuçlanabilmektedir.
IFS Proje Yönetimi’nde ise aktivite ilerlemelerini elle girebileceğiniz gibi IFS ERP entegrasyonu ile diğer departmanlardan akan veriler ile proje planlamasının otomatik bir şekilde işlemesini de sağlayabilirsiniz. Böylelikle proje planlarını sürekli güncelleme zorunda kalmaz, ortaya çıkması olası vakit ve işgücü kaybını başından itibaren önleyebilirsiniz.
Aktivitelerdeki ilerlemeleri farklı şekillerde görebilirsiniz. Örneğin tasarım departmanına ait bir aktivitenin, çalışanların zaman raporlarına ya da çizimlerin çizilmesi süreçlerine bağlı olarak ilerlemesini sağlayabilirsiniz. Böylelikle çalışanların zaman raporlamaları yapıldıkça veya çizimlerin çizilmesi gerçekleştikçe aktivitelerin de ilerlemesi sağlanabilir. Aynı şekilde satın alma aktivitelerini, satın alma siparişlerinin durumuna göre ya da üretim aktivitelerini üretimden gelen verilere bağlı olarak otomatik olarak ilerletebilirsiniz. Bu örneklerde olduğu gibi IFS proje planlarınızın 16 ayrı ilerleme yöntemi ile tamamen sistemden beslenerek otomatik olarak ilerlemesini sağlayabilirsiniz.
Maliyet yönetiminde sağlam rehber
Elbette tüm bu yapı içerisinde temel hedeflerden birisi proje bazlı bütçelerin oluşturulabilmesi ve proje maliyetlerinin çıkartılabilmesidir. IFS Proje Modülü, finans ve muhasebe modülleri ile entegre çalışarak aktivite ve proje bazlı bütçelemeler yapmaya imkan verir. Projenin her aşamasında o andaki doğrudan ve dolaylı maliyetleri çıkartır ve projeye bağlı olarak nakit akımlarınızı gösterebilir. Tüm bu maliyetleri, Planlanan Maliyetler, Onaylanan Maliyetler ve Gerçekleşen Maliyetler gibi farklı gruplar ile gösterebilir.
Sistem üzerinde biriken tüm proje verileri, firma için kritik derecede önem taşır. Yürüyen projelerin her bir aşamasında elde edilen bu anlık veriler, mevcut projenin etkin olarak yönetilmesini sağlar.
Bu verilerin bir diğer önemli faydası ise daha sonra tekrarlayan veya benzer başka projeler için bir temel teşkil etmesi olacaktır. IFS Proje Modülü ile sistemde kayıtlı olan projelerin tümü, planlama, satın alma, üretim, bütçe ve maliyet kayıtları ile birlikte diğer projelere kopyalanabilir. Böylelikle bir kez tanımlanan değerli bilgilerinizi daha sonra tekrar tekrar tanımlamak zorunda kalmazsınız.
Proje sürecinde Proje İstisnaları penceresi ile tüm proje detaylarında kaybolmak yerine yalnızca yolunda gitmeyen işleri görebilir ve kolaylıkla önlemlerinizi alabilirsiniz. Bütçesini aşan işler, gecikecek satın alma siparişleri, gecikecek üretim siparişleri gibi kritik noktaları IFS’in bu özelliği ile çok rahat yönetebilirsiniz.
Proje planı doğrultusunda destek sağlayan operasyonel araçlar
IFS Proje Yönetimi, planlama ve uygulama için sadece zaman yönetimi veya aktivite izleyen bir araç olmaktan çok daha fazlasını sunar. Aktiviteler işlemeye başladığı zaman tam bir entegrasyon sağlamak ve katma değerli süreçlerin dokümante edilmesi için bazı araçlara ihtiyaç duyulacaktır.
IFS bu anlamda tasarım desteği/CAD arayüzü; malzeme ve satın alma planlama; üretim/montaj; doküman yönetimi ve raporlama gibi konularda zengin bir araç seti sunar.
Bugün Dünya’da ve Türkiye’de birçok firma; esnek yapısı, işlevselleği ve bütünleşik yapısı nedeni IFS proje yönetimi uygulamalarını tercih etmektedir.
Örneğin Uzmar Tersanesi İzmitteki tersanesinde finans, üretim, planlama, satınalma, dizayn gibi tüm faaliyetlerini IFS sistemi ile takip etmektedir ve IFS proje modülleri ile de planlama faaliyetlerini etkin bir şekilde yürütmektedir. Üretimini gerçekleştirdikleri tüm romorkörlerin iş süreçlerinin yönetilmesinde IFS sistemi stratejik bir araç olarak kullanılmaktadır.
Benzer şekilde İstanbul’un köklü tersanelerinden Çiçek Tersanesi’de tüm planlama faaliyetlerini IFS proje modülü ile yürütmekte ve IFS proje modülü ile hem gemilerin tüm üretim süreçleri planlanmakta, hem maliyetler oluşmakta hemde sonraki gemiler için temel teşkil edecek değerli bilgileri sistemde toplanmaktadır.
Dearsan Tersanesi’de üretimini yaptığı kimyasal tankerlerin, romorkörlerin ve Savunma Sanayii Müsteşarlığı için yaptığı karakol botlarının planlama süreçlerini benzer şekilde IFS sisteminden takip etmekte ve birçok kritik raporu da IFS üzerinden vermektedir.
IFS proje tabanlı endüstrilerde kanıtlanmış başarısı ile tersanecilik sektöründe lider konuma gelmiştir. Benzer şekilde konut inşaatından, enerji santrallerine, özel amaçlı binalara kadar geniş bir çerçevede faaliyet gösteren birçok inşaat firmasının ve savunma sanayinde faaliyet gösteren birçok firmanın tercihi de IFS Kurumsal Bilgi Sistemleri olmuştur.
Özetle IFS Proje Yönetimi ve Planlama modüllerinin işlevselliği ile IFS ERP’nin entegrasyon yetenekleri bir araya geldiğinde gerçek planlama kavramı ve proje yönetiminin faydaları ortaya çıkar. Proje yönetimi ve planlamanın fonksiyonları tüm sisteme ve çalışanlara yayılarak işletmede zamanında ve kaliteli iş üretme kültürünün yerleşmesine imkan verir.
Bu açıdan IFS Proje Yönetimi işletme genelinde ciddi maliyet avantajları sağlayacak ve eksiksiz bir planlama altyapısı oluşturmanızı kolaylaştıracaktır.
