IT Proje yöneticilerinin her detayı göz önünde bulundurması gerekir: Ekip, müşteriler, sistem, projenin durumu, hedefler, yasal düzenlemeler, standartlardaki değişiklikler…
Bir yandan hızla büyümeyi hedefleyen diğer yandan sürekli kaynak eksikliği ile savaşmak zorunda olan pek çok orta ölçekli yazılım üreticisi hâlâ pragmatik proje yönetimi peşinde koşsa da projenin başarısı için er ya da geç yapılandırılmış ve tutarlı bir proje yönetimine duyulan ihtiyacı kabullenmek zorunda kalacaklar.
Başarılı bir proje yönetimi için gelişmeler doğrultusunda hızlı kararlar alabilmek ve bu sırada takvimi, maliyetleri, kaliteyi ve müşteri beklentilerini de göz önünde tutabilmek gerekiyor. Bu nedenle “çok yönlülüğü”, iyi bir proje yöneticisinin en temel özelliği olarak ortaya çıkıyor.
Günümüzde proje yöneticilerinin teknik konulardaki uzmanlığı önemini korumakla birlikte bu yeterlilik giderek “zaten olmazsa olmaz” bir özellik olarak görülüyor. Elbette süreçlere, iş ilişkilerine, sektörlere ve teknolojiye ilişkin kapsamlı bilgiye sahip olmak, bir proje yöneticisi için halen en temel gereklilik. Ancak günümüz koşullarında proje yöneticilerinden bunların ötesinde, güçlü karakter özelliklerine, sosyal yeterliliğe, esnekliğe, başarılı insan ilişkilerine sahip birer takım lideri olmaları bekleniyor.
Proje yöneticilerinin sahip olması beklenen özellikler, on temel yetkinlikle özetlenebiliyor:
1. Mesleki yeterlilik
Her şeyden önce süreçlere, iş ilişkilerine, sektörlere ve (elbette) kendi teknolojisine ilişkin kapsamlı bilgiye sahip olmak, bir proje yöneticisi için temel gerekliliktir. İşinde bir geliştirmecinin bilgisine ihtiyaç duymasa bile teknik duyarlılığı ve girişimci düşünceleri, çözüm hazırlamak ve müzakere ortamı yaratabilmek için mutlak başlangıç noktasıdır. Bir projenin başarısı, proje yöneticisinin disiplinler arası uzmanlığı ve proje yönetimi araçlarını kullanmaktaki yeterliliği oranında artacaktır.
2. Analitik Yetenekler
İyi bir proje yöneticisi analitik düşünebilmeli, mantıklı ve ileri görüşlü olmalıdır. Proje sürecinde – hem kurulum ve uyarlama hem de her yeni değişiklik talebinde- çok sayıda teknik soru ve karmaşık bağlantılar ortaya çıkar. Bunları kısa sürede anlamak, araştırmak ve çözüm bulmak, proje yönetiminde çok önemli bir beceridir.
3. Sosyal beceri
Başarılı bir proje yönetimi için teknik yeterliliklerin yanı sıra sosyal beceriler de kullanılmalıdır. Sosyal becerileri iyi olan bir proje lideri, proje paydaşlarıyla olumlu ilişkiler inşa eder, tüm proje taraflarını ortak bir amaç etrafında toplayabilir. Ekip üyelerinin gündemindeki konularla ilgilenir, onları dinler ve onlarla empati kurabilir; güven dolu bir işbirliği için en iyi zemini oluşturur. İster müşteri ister iş arkadaşı olsun insanlar, kendilerini anlaşılmış ve desteklenmiş hisseder. Sosyal becerilerin, çatışma durumlarında tarafların karakter ve davranışlarını doğru değerlendirmek, farklı görüş ve çıkarlarla yapıcı bir biçimde baş edebilmek için çok yararlı olduğu da kanıtlanmıştır.
4. Güçlü iletişim ve duyarlılık
Bir proje yöneticisi fikirlerini özetlemek ve projenin farklı taraflarının görüşlerine aracılık etmek için daima doğru kelimeleri bulabilmelidir. Bu, uygun bir şekilde iletişim kurabilme meselesidir: Proje yöneticisi, farklı sektörleri, kültürleri ve muhataplarının bilgisini göz önünde tutarak her gün sayısız gerçeği anlamak ve hassas bir biçimde açıklamak zorundadır. Ayrıca teknik bilgiyi aktarırken gereksiz detaylara girmemek ve buna karşın temel bilgiyi tamamen aktarabilmek yeteneği de daima zaman sıkıntısı yaşanan projelerde önemli rol oynar. Yazılı ve sözlü anlatım yeteneğine sahip olmanın ötesinde iyi bir proje yöneticisi, konuya hâkim olduğunu davranışlarıyla da gösterebilmelidir.
5. Güçlü motivasyon
İşinden emin bir proje yöneticisi aynı zamanda başkalarına ilham kaynağı da olur. Olumlu geri bildirimler, takdir ve övgüler ile işine saygısı, ekip üyelerini motive eder. Kendi motivasyonu ile çalışanlarını desteklemek de aynı şekilde proje liderinin görevidir.
6. Hedef ve sonuç yönelimi
Bir projenin başarısı, hedeflerine ne kadar ulaştığı ile ölçülür. Bu nedenle proje faaliyetleri ile proje takvimini hedeflenen sonuçlarla uyumlu bir şekilde yürütebilmek, bir proje yöneticisi için en temel beceriler arasındadır. Değişen koşullarda ve zor durumlarda hedefleri gözden kaybetmemek önemlidir. Proje yöneticileri daima değişen koşullara hazırlıklı olmalı, gelişmelere ayak uydurmalı ve gerektiğinde, projeyi rotasında tutmak için ihtiyaç duyulan önlemleri derhal almalıdır.
7. Müşteri odaklılık
İyi bir proje yönetimi için yerleşmiş bir hizmet anlayışı ve müşteri memnuniyeti önemli rol oynar. Proje yöneticileri sıklıkla yazılımın müşteri ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilmesi sırasında taraflar arasında çevirmenlik ve müzakerecilik rolünü üstlenirler. Bu nedenle bir proje yöneticisi müşteri ihtiyaçlarını tanımalı, onları anlamalı, hizmet ve ürünlerinin kalitesinden emin olmalıdır. Bu aşamada bir çabaları da çoğu zaman zaten çok dar olan bütçelerine ilişkin soruları nedeniyle, müşterilerin mümkün olan en az maliyetle en yüksek verimi elde etmelerine odaklanmaktır.
8. Güvenilirlik ve güçlü karakter
Müşterilerin güveni, başarılı bir işbirliği için en önemli ön koşuldur. İmzalanan sözleşmelere değer vermek, verilen sözleri tutmak ve işi zamanında sonuçlandırmaktan öte vaat edilmiş kalitede sonuçlar sunmak, önemlidir. Böylece müşteriler, ekip üyeleri ve işverenleri, proje yöneticisinin sözlerine güvenebilir. Aynı şekilde sözünün arkasında durabilmek, görüşlerini savunabilmek ve gerektiğinde özgün bakış açısını yansıtabilmek proje yöneticileri için çok önemlidir. Cesaret, hesap edilmiş riskleri göze almak ve ters rüzgârlara karşı durabilmek de mutlak zorunluluklardır.
9. Resmin bütününü görebilmek ve organizasyon becerileri
Görevlerin çokluğuna rağmen çok yönlü bir proje yöneticisi daima gelişmelerden günü gününe haberdar olmayı ve gözlerini açık tutmayı başarır. Ekibinin, müşterilerin, sistemin, projenin durumunun yanı sıra proje hedeflerine ulaşılması konusundaki başarı / başarısızlığın, yasa ve normlara ilişkin düzenlemelerin de farkındadır. Her bir ekip üyesinin nerede olduğunu, bir bütün olarak projenin durumunu ve hangi aksaklıklara karşı ne zaman önlem almak gerektiğini yalnızca resmin bütününe bakma yetisine sahip bir proje yöneticisi görüp aklında tutabilir. Bu onun ve tüm ekibin daha hızlı tepki vermek ve daha verimli çalışmak durumunda olduğu anlamına gelir.
10. Esnek yönetim
Gelecekte IT projelerinin başarısı, proje yöneticisinin değişen koşullara en kısa sürede uyum sağlama yeteneğine giderek daha çok bağlı olacaktır. Bu, uyarlamaları planlamaları, müşteriler ve ekip üyeleri arasında hızlı uzlaşmalar sağlayabilmeleri ve yeni çözüm yolları bulabilmeleri konusunda proje yöneticilerine yeni bir meydan okuma olarak da değerlendirilebilir. Karar alma yeteneğini güçlendirmek, sorumluluklarının ve davranışlarının sonuçlarının ötesinde, hareket alanını bilebilmek için de önemlidir.
İyi bir proje yöneticisi o anki durumun esnek yaklaşımlara mı yoksa klasik metotlara mı daha uygun olduğu konusunda karar verebilmeli; mevcut çözüm yöntemlerine tamamen hakim olmakla birlikte yeni yollarda yürümeye de hazır olmalıdır.
Yazar: Anna Seel, IAS Almanya Halkla İlişkiler Yöneticisi
