İzmir Kemalpaşa ve Osmaniye’de iki üretim tesisi ve toplamda 23 milyon kg üretim kapasitesine sahip olan Kanat Boya 1986 yılından bu yana boya-kimya sektörü sahnesinde global bir oyuncu olarak faaliyet gösteriyor. Kanat Boya, Ocak 2014’de başladığı IFS ERP projesini bir yıl gibi oldukça kısa bir sürede tüm modülleri ile aktif kullanıma geçirerek tüm iş süreçlerini tek bir sistem üzerinden yönetmeye başladı. IFS Türkiye çözüm ortaklarından Egeria Yazılım tarafından yönetilen bu proje ERP uygulaması ve optimum iş süreçlerinin oturtulması açısından bakıldığında örnek teşkil eden bir proje olarak kendini gösteriyor.
“IFS ERP ile sadece yeni nesil bir ERP yazılımına değil aynı zamanda çok sağlam bir know-how’a da sahip olduk. Bildiğimiz ama hayata geçirmediğimiz birçok fonksiyonu, IFS ile hayata geçirdik.”
Ata Turgay
Kanat Boya Stratejik Planlama Müdürü
IFS ERP öncesinde her departmanda farklı bir yazılım kullanmalarının getirdiği zorluklardan bahseden Kanat Boya Stratejik Planlama Müdürü Ata Turgay, IFS ERP ile tek bir ERP yazılımı üzerinden tüm süreçleri yönetmenin kazandırdığı işlevselliğe, IFS’in boya-kimya sektöründeki know-how gücünün eklenmesiyle dünya ölçeğinde rekabet yetkinliğine sahip bir yapı oluşturduklarını belirtti.
“Yapılan analizlerde firmanın entegre bir yapıya yani üretimin, planlamanın, AR-GE’nin tüm süreçlerinin dahil olduğu bir ERP’ye ihtiyacı olduğu ortaya çıktı. IFS ERP, bu anlamda ihtiyaçlarımızdan daha fazlasına cevap verebiliyordu”
IFS öncesinde muhasebe tabanlı bir yazılım kullandıklarını, departmanlarda farklı yazılımlar olduğunu ve bunların birbirleri ile bir bağlantısı olmadığını dile getiren Ata Turgay, ERP süreclerine aslında mevcuttaki programlara ek olarak bir CRM yazılımı arayışı ile başladıklarını ve bu arayışta IFS ile tanıştıklarını söylüyor. Ata Turgay; “Yaptığımız analizlerde aslında firmanın sadece CRM’e değil, entegre bir yapıya; üretimin, planlamanın AR-GE’nin tüm süreçlerinin dahil olduğu bir ERP’ye ihtiyacı olduğu ortaya çıktı. Bu nedenle biz CRM’den ziyade kapsamlı bir ERP’ye geçme kararı aldık. IFS ile de bu süreçte tanıştık.”
IFS’İN ESNEK ÜRÜN AĞACI VE REÇETE YAPISI SAYESİNDE RİSKLER MİNİMİZE OLDU
Kanat Boya’nın Process Manufacturing mantığı ile üretim yaptığını belirten Ata Turgay
“Kanat Boya’da normal fabrikalardaki gibi standart ürün ağacı mantığı değil farklı bir reçete mantığı var. Burada reçetenin sonucunda çıkacak olan ürün: giren eşittir çıkan şeklinde olmuyor. Bizim için esnek reçete mantığı çok önemliydi. Araştırdığımız yazılımların da buna uygunluğuna baktık. IFS bu denli karmaşık reçete yapısını standardında bulunduran nadir ERP yazılımlarından bir tanesi.” diyor.
Üretim açısından bakıldığında ise, doğası gereği kimya sektöründe üretilen ürünün detaylı ve ince kalite kontrolden geçmesi gerektiğinin altını çizen Ata Turgay, IFS’in bu noktada kilit bir rol oynadığını ve tüm ihtiyaçlarını karşılamanın yanında kendilerini geliştirmelerine de olanak sağladığını dile getiriyor.
IFS’in Kanat Boya’ya özellikle AR-GE süreçlerinde çok büyük yenilikler getirdiğini söyleyen Ata Turgay, bu noktada IFS’in Kanat Boya’ya ve sektörüne özgü süreçlerine cevap verebilen tek ERP yazılımı olduğunu ekliyor; “Özellikle performans laboratuvarımız ve AR-GE süreçlerinin yönetimi konusunda bazı sıkıntılar yaşıyorduk. IFS bize bu noktada çıkış yolları gösterdi. Özellikle reçete çözümü bizler için oldukça etkileyici ve faydalı oldu. Bunun yanı sıra IFS’in sektör referansından etkilendiğimizi söylemek doğru olur. Sadece AR-GE yapısında değil, firmamızın karakterine ait tüm özgün süreçlerde IFS yanıt vermekle kalmayıp, bize yeni yollar gösteriyor” diyor.
IFS’IN ESNEK YAPISI TÜM İHTİYAÇLARIMIZA CEVAP VERDİ
IFS’in boya-kimya sektöründeki tecrübesinin oldukça ileri bir seviyede olduğunu anlatan Ata Turgay, Kanat Boya’nın IFS’in adım adım devreye alma yöntemi ile önceliklerine göre kurulum yapıldığını vurguluyor ve ekliyor: ‘IFS’in geliştirilebilir olması apayrı bir güzellikti. Çünkü özellikle Türkiye’deki şirketlerin kendilerine özgü işleyiş biçimleri olabiliyor ve bundan da vazgeçmek istemiyorlar. O nedenle IFS’in bizim için biçilmiş kaftan olduğunu düşünüyoruz.’
IFS ile çoğu sürecin standartta kendilerine hazır geldiği söyleyen Ata Turgay, kendilerinin sadece çok spesifik konularda ufak dokunuşlar yaptığını ve bazı ekranlarda kendilerine özel geliştirmeler yapıldığını dile getiriyor.
IFS STANDARTINDA AR-GE SÜREÇLERİMİZİN YÜZDE 90’LIK KISMINI KARŞILADI
Şubat 2014’de başlayan ve iki hafta gibi kısa bir sürede sonuçlanan AR-GE süreçleri analizi sonunda IFS ERP’nin Kanat Boya AR-GE süreçlerinin %90’lık kısmını standardında karşıladığı görüldü. Konu ile ilgili Ata Turgay şunları söylüyor; “IFS AR-GE süreçlerimizin %90’lık kısmını standartla karşıladı diyebiliriz. Bunun bizler için inanılmaz bir oran olmasının yanında bizim süreçlerimizin özgünlüğü göz önünde bulundurulduğunda da oldukça büyük bir başarı. Geriye kalan %10’luk kısım ise gerçekten ERP ile çözülmesi olanaksız kısımlardı”
IFS ERP’İN GLOBAL BİLGİSİ BİZE YOL GÖSTERDİ
IFS ERP projesinde IFS uygulama danışmanlığı hizmetleri konusunda IFS Çözüm Ortağı Egeria’dan destek aldıklarını, Egeria’nın İzmir’de yerleşik olması ve uzman ekibinin bulunmasının IFS seçimlerinde önemli olduğunu belirten Turgay, projede eğitimlerin kurulum esnasında ve sonrasında uygulamalı olarak Egeria danışmanları tarafından verildiğini söylüyor. Ata Turgay bu eğitimlerin ne kadar değerli olduğunu şu sözlerle dile getirdi. “Kanat Boya’nın yaşam biçimini değiştirdik. Var olan süreci aynen ERP’ye aktarmadık, ERP’de daha doğru işlediğini gördüğümüz süreçlere göre kendi iş yapış biçimimizi değiştirdik. Dolayısıyla pek çok noktada ERP’ye uyumlandık diyebiliriz. Eğitimlere uygulamaya geçmeden önce başladık. Test kullanımı sırasında geri bildirimleri almaya devam ettik ve bu bizlere oldukça fazla avantaj sağladı.’
IFS PROJE YÖNETİMİ MODÜLÜ İLE 22 TANE MİLLİ PROJE YÖNETİMİ
Standart AR-GE süreçlerinin yanı sıra büyük AR-GE projelerinin de sorumluluğunu üstlenen Kanat Boya AR-GE departmanı, inovatif ürünler geliştirmek için IFS ERP desteği ile birlikte Türkiye ekonomisine doğrudan katkı sağlıyor. “Şu anda Kanat Boya olarak yürüttüğümüz 22 tane milli büyük proje var. Bu kadar büyük projeleri rahatlıkla yönetebilmemizin bir sebebi de IFS Proje modülüdür. Modülün kapsamlı yapısı, bizleri detaylı projeleri başarabileceğimiz konusunda cesaretlendiriyor. Özellikle GANTT chartlarıyla, maliyet detaylandırmalarıyla ve iş atamalarıyla gerçekten başarılı bir modül.’
ÜRETİMDE EL TERMİNALLERİ, LOT TAKİBİ VE STOK SAYIMI UYGULAMASI
Ata Turgay, IFS sonrasında üretim açısından en büyük gelişmelerden birinin el terminalleri olduğunun altını çizerken, periyodik sayımların artık eziyet olmadığını da belirtiyor. ‘El terminaline geçtik. Üretimdeki arkadaşlarımız kullanımlarını anında barkodlar üzerinden okutarak tüketimlerini yapıyorlar. El terminalleri ile sayım işimizi oldukça kolaylaştırdı.’
IFS ile birlikte Kanat Boya’da değişimler de yaptıklarını anlatan Ata Turgay, IFS’in esnek yapısının kendilerine has birçok geliştirme yapmalarına olanak tanıdığını söylüyor. Depo tarafındaki rezervasyon mantığını buna örnek göstererek kendilerine özgü bu özelliğe IFS danışmanlarının özel fonksiyonlar ekleyerek işlerini kolaylaştırmanın yanında iş verimliliğini de arttırdığını belirtiyor. Egeria’nın IFS ile Kanat Boya’ya uygun bir yapı inşa ettiğini belirten Ata Turgay; ‘ Egeria’nın danışmanlık hizmeti ile birlikte, Kanat’ın içinde doğru bir şekilde nefes alabileceği bir yapı inşa edildi’ diyor.
RAPORLAMADAKİ TÜM İHTİYAÇLAR KARŞILANDI.
IFS’in satış tarafında çok fazla raporu olduğunu dile getiren Ata Turgay, Kanat Boya satış ekibinin çok fazla özel rapor talep ettiğini fakat IFS’in bu talepleri karşılamakla kalmayıp çok daha fazlasını sunduğunu söyledi. “Danışman arkadaşlar bizleri doğru bir şekilde yönlendirdiler. CRM içerisinde IFS’den çok fazla veri çekiyoruz. Özel geliştirmeler de yapıldı. Mesela yaşlandırma raporunu CRM üzerinden görebiliyoruz. Kanat Boya’da Pazarlama ve Satış faaliyetleriyle birlikte muhasebe faaliyetleri de iç içe yürüyor. Bunu tek bir modül içinde yönetebiliyoruz.”
MUHASEBE, MALİYETLENDİRME VE BÜTÇE ENTEGRE BİR YAPIYA KAVUŞTU.
IFS öncesinde entegre olmayan muhasebe, satış ve stokun IFS ile entegre bir yapıya sahip olduğunu belirten Turgay, Lot maliyetlerini takip etmek isteyen Kanat Boya’nın IFS ile birlikte bu talebini gerçekleştirirken, manuel yürütülen maliyetlendirmenin de sisteme dahil edildiğini anlatıyor. ‘Hayatımıza Tezgah maliyeti diye bir kavram girdi. İş emrinde tüketilen bir malzemenin ürüne dönüşmeden yaptığımız sayım sırasında yani dönem kapatmada o malzeme ortada kalıyor, kısacası rafta kalıyor. Bunun nasıl yönetileceği konusunda IFS bize çok güzel çözümler geliştirdi.’ diye aktarıyor.
Petrol ürünü kullanan firmalardan devletin birçok talebi olduğunu vurgulayan Ata Turgay ; ‘ Kaç kilogram? Ne yaptın? Ne oldu? Ne gitti? gibi sorularla karşılaşabiliyoruz. Dolayısıyla bu durumu raporlamamız gerekiyor. Bu kısımda IFS bu raporlarının temelini yani bizim için fazlasıyla önemli kısmı halletti diyebiliriz.”
IFS ile birlikte ürün ve müşteri grubu bazında detaylı bütçeler çıkarmaya başladıklarını söyleyen Ata Turgay, “IFS ile birlikte aylık ve sezonluk bütçeler hazırladık. Detaylı bütçelemeler yapmaya başladık. İlk bütçemizde ilk 4 ayda bütçelenen ile gerçekleşen tuttu. Bunların yanında Tahsilat bütçesi, satın alma bütçesi gibi uzun dönemli bütçeler de yapıldı.” Diyor. Kanat Boya’da senelik bütçe oluşturulduğuna değinen Ata Turgay, IFS’in standardında revizyon yapısının olduğunu ve bu yapı sayesinde N tane bütçe oluşturarak simülasyonlar yapabildiklerini söylüyor. Bütçede iki tane farklı maliyet yöntemi kullanıldığını dile getiren Ata Turgay, “ İki maliyet türümüz var. Birincisi lot maliyetimiz, yani gerçekleşen maliyetleri gösteren, diğeri de olmayan ürünler için simülasyon yaptığımız bu ne kadara mal olur? sorusuna cevap bulduğumuz yöntem.” diye aktarıyor.
DAHA STANDARDIZ, DAHA VERİMLİYİZ. ÖNÜMÜZÜ DAHA İYİ GÖRÜYORUZ.
IFS’in Kanat Boya’ya kazandırdıklarını Ata Turgay şu şekilde yorumluyor; ‘ilk olarak verimlilik artışı gözlemlediğimiz birçok nokta var. Ama hiçbir zaman şunu unutmamak gerekir ki ‘ERP aldık işlerimiz azalacak’ diye bir durum yok. ‘işlerimiz düzene girecek’ çok daha doğru bir söylem. Yönetim için en önemli şeyin önünü görebilmek olduğunu unutmamak gerek. IFS bizim önümüzü açtı. Bu sis bulutunu dağıttı, dağıtmaya da devam ediyor. Her gün kendimizi geliştiriyoruz. Daha standardız, daha verimliyiz. ”
ERP alım sürecindeki firmaların öncelikle ihtiyaçlarını net olarak belirlemelerinin önemini vurgulayan Ata Turgay, “ERP arayışına firmanın önce kendi süreçlerini ve ihtiyaçlarını belirleyerek başlaması gerekiyor. Bununla birlikte gelmek istedikleri noktayı da belirlemeliler. Global bir firma ile çalışmanın ürün içindeki işlevselliğin ihtiyaçları karşılaması açısından çok büyük önemi var. Şirketinizin değişmemesi gereken süreçlerine göre kendini geliştirebilen yazılımlarla çalışmak büyük avantaj. ” diye konuşuyor. Sektör deneyiminin önemini de belirten Turgay, global bir know-how ın ve bu bilinçle hizmet veren uzman danışman kadrosunun şirkete farklı bir vizyon kazandıracağını da ilave ediyor.
