ERP HABER – Türkiye’nin ilk 500 “Büyük Sanayi Kuruluşu” sıralamasında yer alan Kayalar Kimya, hızlı ve istikrarlı büyüme için en önem verdiği konu olan maliyet ve bütçe kontrolünü Microsoft Dynamics ERP (Dynamics AX) ile sağladı.
Türkiye boya sektörünün öncü kuruluşlarından Kayalar Kimya, ahşap mobilya boyaları konusunda yarattığı GENÇ markası ile önemli pazar payına sahipti. 2005 yılında Alman Meffert firması ile ortak olarak DÜFA markasını getirdi. Orta vadeli hedeflerinde yurt dışına da açılmayı planlayan Kayalar Kimya, tüm iş süreçlerini kontrol altına alacak, rekabette en önemli unsur olan fiili maliyetini gerçeğe en yakın biçimde belirlemek üzere Microsoft Dynamics ERP (Dynamics AX – eski adıyla Axapta) kurulumunu gerçekleştirdi. Kayalar Kimya, fiili maliyetinden emin olarak yurt içi ve dışı pazarlarda çok daha rekabetçi fiyatlar verebilmekte. Bütçe kontrolünü de sağlayan Kayalar Kimya, günümüzün değişken ekonomi piyasalarında herhangi bir sürprizle karşılaşmamak için arzuladığı sağlam finansal pozisyonu korumak ve denetim altında tutmak için Microsoft ERP (Dynamics AX)’den yararlanıyor.
Kayalar Kimya 1976 yılında Yılmaz kayalar tarafından kuruldu. Mobilya boya ve vernik sektörüne poliüretan, akrilik, selülozik, uv, su bazlı boya ve vernik ürünlerini üreten firma 1979 yılında Genç markasını tescil ettirdi. Bugün Genç markalı ürünlerinde %22 ‘lik Pazar payı ile sektör lideri konumundadır. Ayrıca ileri ve yüksek teknoloji yatırımı, geniş ürün yelpazesi, modern ve sağlıklı üretim teknikleri ile rakiplerine üstünlük sağlayan Kayalar Kimya bugün Türkiye’nin konusunda en büyük üretim kapasitesine sahip firmadır.
2005 yılında inşaat boyalarında Almanya’nın en büyük firmalarından biri olan Meffert AG ile %50 ortaklık anlaşması yaparak Almanya ve Avrupa ülkelerinde tercih edilen DÜFA markasını Türkiye’ye getirdi. Kayalar Kimya bu yıldız yatırımla inşaat boyaları pazarına büyük bir adımla girmiş oldu. 2009 yılında bu ortaklığın tüm haklarını satın alarak Düfa markasının Türkiye’deki tek sahibi oldu. Kuzey Afrike, Türki Cumhuriyetler ve Ortadoğu bölgelerini de sorumluluğu altına alan Kayalar Kimya’nın ilk hedefi 2015 yılı sonuna kadar Türkiye inşaat boyaları sektöründe %15’lik Pazar payına ulaşmaktır.
Ticari Durum
Tolga Kayalar, iş süreçlerinin kontrol altına alınması, hızlı büyümeyi destekleyecek alt yapının kurulması, maliyetlerin doğru hesaplanması ve bütçe kontrolünün sağlanması konusunda mevcut yazılımları ile bir ilerleme sağlanamayacağını, sağlansa bile çok zahmetli, uzun ve maliyetli olacağını düşünerek yeni bir yazılıma geçmeye karar verdiklerini belirtiyor. O dönemde kimya sektöründe önemli referanslara sahip olmaya başlamış Microsoft ERP (Dynamics AX)’i de incelemeye almışlar. Tolga Kayalar seçim kriterleri olarak önceliği ‘Detaylı ve doğru maliyet’ hesaplamaya verdiklerini belirtiyor. Mevcut sistemlerinde bu konuda yaşadıkları sıkıntılar ve rekabet nedeniyle yaşanan fiyat savaşlarında herhangi bir yanlışlık yapıp, firmanın finansal dengesini bozmadan, en uygun fiyatı verebilmek, inceledikleri her yazılımda en fazla zamanı maliyet konusuna ayırmalarına neden olmuş.
Diğer önemli bir kriter, yazılımını sağlayan tedarikçi ile uygulayıcı danışmanlık firmalarının yeterli desteği verebilecek, uzun vadeli firma ihtiyaçlarına karşılık verebilecek anlayışta olmaları. Kısa vadeli bir yatırım değil, uzun vadeli bir işbirliği anlayışında olunması, Kayalar Kimya için çok önemliydi.
Önceki tecrübeleri Kayalar Kimya’ya, yatırım yapacakları yazılımın kendileriyle birlikte büyüme ve değişme özelliklerine sahip olmasının çok önemli olduğunu düşündürüyordu. Her ne kadar mevcut analizlerde, yazılım pek çok iş sürecini karşılıyor gözüksede, hızlı değişen piyasa koşullarına uyum için geliştirilecek ya da değiştirilecek iş süreçlerine yazılımın kolay uyum sağlaması daha önemliydi.
Kayalar Kimya, orta vadeli hedefleri arasına otomasyonu da almıştı. Dış sistemlerle entegre olma konusunda avantajları olan, endirek işgücünün en alt seviyede kullanılıp, gerekli tüm verilerin otomasyon sistemlerinden alınabileceği özellikleri içinde barındıran bir yazılım tercih nedenleriydi.
Artan rekabet ile hem son müşteriler hem distribütör ve bayiler için Müşteri İlişikleri Yönetimi (CRM) de çok önemliydi. Kayalar Kimya’nın bu konudaki yaklaşımlarını destekleyecek bir yazılım olmasını ve müşteri/bayi/distribütörlere maksimum bilgi paylaşımını yapabilmeyi istiyorlardı.
Çözüm
Kayalar Kimya, detaylı bir analiz ve seçim süreci sonrasında Microsoft ERP (Dynamics AX) ürünü tercih etti. Bu kararı almasında Microsoft Dynamics İş Ortağı ETG firmasının sektör ile ilgili deneyim ve sektöre özel geliştirmelerinin etkisi büyük oldu. Sektörde daha önce pek çok kurulum yapmış olan ETG, Kayalar Kimya’nın isteklerini doğru algılıyor, istenen süreci fazlasıyla şekillendirip, Kayalar Kimya’ya sunuyordu. Satış öncesi demolarda sektöre özel bilgi ve hazır geliştirmelerin kullanılması, proje riskini çok azaltan öğeler olarak dikkat çekmişti.
Kayalar Kimya bünyesinde belirlenen anahtar kullanıcılara detaylı Microsoft ERP (Dynamics AX) eğitimi ile başlayan proje, sonrasında Kayalar Kimya ve Alman ortak Meffert iş süreçlerinin yazılım üzerinde kurgulanmasıyla devam etti. Kurgu sonrasında, açıkta kalan iş süreçlerinin desteklenmesi için gerekli ek geliştirmeler tasarlandı. Danışmanlık firması ETG ile birlikte yapılan tasarımdan sonra, geliştirmelerin çoğu, Kayalar Kimya’nın kendi bünyesinde gerçekleştirildi. Finans, Muhasebe, Ticaret, Lojistik, Üretim ve İş analizi modüllerinin kurulduğu uygulama, önce paralel kullanıma alındı ve bir ay paralel kullanımın sonunda hedeflendiği gibi yazılım kullanılmaya başlandı.
Yararlar
Kolay Geliştirme Ortamı
Kayalar Kimya’nın daha önceki sistemlerinde yaşadıkları en büyük problem, standart yazılım üzerine istenen ek geliştirmelerin ya da yeni raporların geliştirme süresinin uzun olması ve doğru çalışır hale getirmek için çok fazla emek harcanması idi. Tolga Kayalar ‘Çoğu zaman ek geliştirme isteklerimizi, aradan çok zaman geçtiği ve kontrol etmeye zaman ayırmak istemediğimiz için yarım bıraktık. Microsoft ERP (Dynamics AX)’nin en sevdiğimiz yanı, isteklerimiz 1-2 gün içinde yerine getiriliyor. Bizde kontrol edip, hemen devreye alıyoruz. Bu hem çalışanlarımıza şevk veriyor, hemde ek geliştirmeyi hemen devreye alarak, yazılımın sürekli güncel olmasını sağlıyor.‘ diyor.
Kullanım Kolaylığı ve Verimliliği Artıran Tasarım
Yeni yatırımlarla birlikte, Kayalar Kimya’da hızlı bir büyüme yaşandı. Microsoft ERP (Dynamics AX)’nin kullanım kolaylığı, yeni işe başlayanların sisteme çabuk adapte olmasını ve tüm iş süreçlerinde sistemden faydalanmalarını sağladı. Sistemin kolay öğrenilir ve kolay kullanılır olması, bu yeni kadrolara hercanacak eğitim zaman ve maliyetini çok düşürdü. Ayrıca sisteme yabancılıktan dolayı ilk kullanım aylarında yeni kullanıcılar tarafından yapılan hatalarda en aza indirildi.
Üst Yönetim İçin Süreç Kontrol Sistemi
Üst yönetim, Microsoft ERP (Dynamics AX) ile birlikte, tüm raporlarını sisteme taşıdılar. Artık yöneticiler, ekranlardan ve raporlardan tüm süreçleri denetleyebiliyorlar. Her hafta yapılan yönetim toplantılarında, hafta içinde yaşanan problemlerin üzerinden geçiliyor. Bu problemleri çözmek ve bir daha tekrar etmesini önlemek için, alacakları tedbirleri Microsoft ERP (Dynamics AX) üzerinde şekillendiriyorlar. Canlı kullanıma geçildikten sonra ele alınan ve Microsoft Dynamics ERP (Dynamics AX) üzerinde kurulan ek kontroller ile müşteriye yapılan fazla/yanlış sevkiyatlar, ürün katalogları ve üretim arasındaki farklar ve numune takip konularında yaşanan sorunlarda fark edilir azalma sağlandı.
Maliyet ve Bütçe Denetimi
Tolga Kayalar şu anda yaşanan ekonomik büyümenin kendi içinde bazı riskler barındırdığını ve firmaların gelir-gider bütçelerini kontrol altında tutmalarının çok önemli olduğunu vurguluyor. ‘Fiili maliyetleri önceki sistemimizde doğru olarak hesaplamakta çok zorluk çekiyorduk. %10-15 sapmalar olduğunu görüyorduk. Microsoft ERP (Dynamics AX) ile bu maliyetleri zamanında ve doğru olarak hesaplıyoruz. Fiyat baskısı olan rekabetçi ortamlarda, gerçek maliyeti bilmeniz çok önemli. Maliyetin altına ya da bütçelediğimiz geliri oluşturacak kar marjının altında yapılacak her satış, finansal dengemizi orta ve uzun vadede sarsabilir’ diye belirtiyor Tolga Kayalar. Bu yüzden gerçek maliyet bilgisi kendileri için en önemli verilerden biri.
Tolga Kayalar için önemli olan bir diğer noktada Pazarlama Gider bütçeleri. Bayi ve distribütörler için yapılan pazarlama bütçesi, en detaylı haliyle incelenebiliyor. Bu sayede bayi ve distribütörlerin yapmış oldukları satış ile pazarlama giderleri karşılaştırılarak, karlılık ve gider bütçeleri sıkı kontrol altına alındı.
İthalat ve İhracat Süreçleri Denetim Altında
Kayalar Kimya, yurt dışı satış ofislerini de açmaya başladı. Yurt dışı müşterilerine verdiği hizmeti en üst kalite seviyesine çekmek için Microsoft ERP (Dynamics AX) üzerine bazı ek fonksiyonlar geliştirerek, sipariş alma, sevk tarih teyidi, sipariş takip, sevkiyat kontrol ve müşteri isteklerini izleme de dahil olmak üzere tüm ihracat süreçlerini yazılımın takibine aldı. Tolga Kayalar bu konudaki hassasiyetini şöyle özetliyor. “Müşterinin bizimle yaptığı ticaretten etkilenmesini, bizim farklı olduğumuzu hissetmesini istiyorum. Bu farkı yaratmak içinde güvendiğim hususlardan biri, bilgi teknolojilerini müşteri yararına kullanmak…”
Verimlilik
Microsoft ERP (Dynamics AX) yatırımı sayesinde, Kayalar Kimya belli alanlarda yüksek verimlilik artışı sağladı. Yeni sistem ile birlikte barkod ile izleme çok kolaylıkla yaygınlaştırıldı. Hammadde ve mamul takibi tamamen barkod ile yapılmaya başlandı. Eskiden birbirine çok karışan aynı renk kodundaki boyaların, mat ve parlak cinslerinde görülen karışma, hedeflenen değerin altına indi. Üç gün süren depo sayımları artık aynı gün içinde sonuçlandırılıyor.
Aynı şekilde satış süreçleri de, mobil cihazlarla direkt Microsoft ERP (Dynamics AX) kullanımı ile çok hızlandı. Satış temsilcileri beraberlerinde taşıdıkları mobil cihazlar ile stokları, fiyatları, indirimleri görüp, direkt sipariş alabiliyorlar. Müşteri sadakat uygulamaları ile ilgili gerekli veri girişini yapabiliyorlar. Böylece satış süreçlerinde veri oluştuğu yer ve zamanda sisteme girilerek süreçler çok hızlanıyor.
Numune Takibi
Kayalar Kimya gibi standart ürün kataloğu dışında, özel müşteri isteklerine göre üretim yapan firmalar için, numune takibi çok önemli. Müşteri tarafından numune onayı ve sipariş emri gelirse üretimin o numuneye göre yapılması gerektiği için, numune üretimi ile ilgili tüm reçete ve proses bilgilerinin titizlikle saklanması gerekmekte. Ancak Kayalar Kimya işin diğer bir yönünü de Microsoft ERP (Dynamics AX) ile takip etme kararı aldı. Bayi ve disrtribütörlerinden ne kadar numune talebi geldiği, bu numunelerin ne kadar sürede üretilip teslim edildiği ve numune isteğinde bulunan bayi/distribütörün bu numunelerden ne kadarına ait kesin sipariş aldığı gibi bilgiler sistemde tutuluyor. Bu gibi performans ölçümleri ile pahalı bir süreç olan, numune yönetimi daha etkin yönetilmekte.
