ERP HABER – Ülkemizde mobilya sektörü, gerek tasarım gerekse kalite açısından dünya ile boy ölçüşebilecek noktaya ulaşmış, özellikle de ihracat açısından çok başarılı projelere imza atar duruma gelmiştir. Ülkemizde mobilya sektöründe faaliyet gösteren firmaların markalaşma konusundaki çalışmalarını, sadece tasarım açısından değil, üretim, kalite ve verimlilik açısından da destekleyebilmeleri ve bu noktada dünya standartlarındaki rakipleriyle kolaylıkla boy ölçüşebilmeleri açısından, mobilya işletmelerinin kaynaklarını daha etkin kullanmaya ihtiyaçları vardır. Mobilya işletmelerin, kaynaklarını etkin kullanabilmesi için yapılabilecek çok sayıda çalışma olabilir. Süreçlerin yeniden gözden geçirilmesi, yalınlaştırma, re-design bu çalışmalardan sadece birkaçıdır. Ancak ne tür bir iyileştirme yapılacak olursa olsun, şirket içerisindeki süreçlerin ölçülebilir, performansı izlenebilir ve kontrol edilebilir bir hale getirilmesi esas hedeflerden biridir. Dolayısıyla mobilya işletmelerindeki tüm süreç ve kaynakların, merkezi bir sistem üzerinden entegre bir şekilde çalışması işletmenin bundan sonra yapacağı her türlü iyileşmeye ve gelişmeye baz teşkil edecektir.
Mobilya İşletmelerinde Entegrasyon Problemleri
Günümüzde yıllık cirosu ister 1 milyar doların üzerinde olan büyük ölçekli mobilya işletmeleri, ister 10 milyon dolar olan küçük işletmeler olsun, başta üretim yapan işletmeler olmak üzere tüm şirketlerin işletmeyi belirli bir şekilde yönetilebilmesi için doğru kararlara, doğru karar verebilmek için de doğru bilgiye çabuk ulaşma gereksinimleri vardır. Talep edilecek bilgi basit bir stok bilgisi olabileceği gibi, çok daha karmaşık bütçe ya da kapasite kullanımıyla ilgili bir bilgi de olabilir. Ancak her ne olursa olsun istenilen bilginin tek bir kaynaktan hızlı ve doğru biçimde akabilmesi hayati önem taşır. Bugün üretim yapan mobilya işletmelerinin; üretim maliyetleri, kapasite kullanımları, izlenebilirlik, malzeme planlama, değişiklik yönetimi gibi farklı türde ihtiyaçları bulunmaktadır. Günümüzde her işletmede, çok sayıda bilgisayar ve bunlar üzerinde çalışan farklı yazılımlar kullanılmaktadır ancak Şekil 1’de görüldüğü üzere ERP yazılımı kullanmayan işletmelerde her departman kendi işini kendi amacına uygun bir yazılımla çözmeye çalışır ve bunun sonucunda da işletmelerde bilgi adacıkları oluşur. Temel olarak departmanlar, kendi süreçlerini kesintisiz biçimde sürdürmelerine rağmen işletmenin bütünü açısından bakıldığında aşağıda belirteceğimiz sebeplerden dolayı ciddi kayıplar söz konusudur. Bunlar:
- Entegrasyon problemleri
- Farklı sistemler ve bunların bakım zorlukları
- Veri tutarsızlıkları
- Mükerrer işlemler ve bunların sonucunda operatif kayıplar
- Bilgiye hızlı erişememe, yavaş erişim
- Kişiye bağımlılık
- Departmanlar arası entegre rapor alamama
- Veri kayıpları
- Ciddi güvenlik açıkları
ÇÖZÜM: ERP – Kurumsal Kaynak Planlama
Yukarıda bahsedilen sebeplerden dolayı, başta üretim yapan işletmeler olmak üzere her ölçekteki mobilya işletmesinin, verimlilik açısından Kurumsal Kaynak Planlaması’na (ERP) geçişi zorunludur. Kurumsal Kaynak Planlama (ERP), temelde bu amaçla 60’lı yılların başında üretimdeki malzemelerin planlanması amacıyla geliştirilmiş sistemlerin son halkasıdır. ERP, üretimde ihtiyaç duyulan malzemelerin planlanması (MRP), üretimdeki işçilik ve makine gibi kapasite kullanımlarının planlanması (MRP2), işletmedeki insan kaynakları, satın alma, finans vb. gibi tüm süreçlerdeki operasyonların planlanması (ERP) sistemlerinin geliştirilmesi ile bugüne kadar gelmiştir. Günümüzde ise; müşteri, tedarikçi gibi işletme dışındaki tüm süreçler de bu sisteme gerek mobil uygulamalar gerekse web uygulamaları ile dahil edilmiş ve böylelikle ERP2 sistemleri konuşulur hale gelmiştir.
İsmi ya da tanımı her ne olursa olsun, Kurumsal Kaynak Planlama uygulamaları işletmelerdeki operasyonel ve yönetimsel verimliliğin kontrol altına alınması ve artırılmasını sağlayan yazılımlardır.
ERP Kullanımının Mobilya İşletmelerine Sunduğu Faydalar
ERP sisteminin kurulduğu bir mobilya işletmesinde aşağıdaki faydalar sağlanır:
- Merkezi kontrol sağlanır.
- Kişiye bağımlılık ortadan kalkar.
- Mükerrer işlemler oluşmaz.
- Operasyonel süreçler ve görev tanımları nettir.
- Hızlı ve kolay raporlama sağlanır.
Yukarıda sayılan özellikleri bir örnekle açıklamak gerekirse, aşağıdaki örnek sürecini gözlemleyebiliriz.
Bir Mobilya Firması ERP sistemi üzerinde, örnek akışı birlikte inceleyelim:
Satış: ERP sayesinde satış departmanı teklif verebilir, vereceği teklif sırasında ürün maliyetlerini anlık görebilir, teklifi kabul gördüğü takdirde kolaylıkla siparişe çevirebilir, siparişte üretimdeki kapasiteyi kolaylıkla görüp teslim tarihi verebilir, siparişteki ödeme terminleri vb. muhasebe departmanına, üretilecek ürüne ilişkin miktar ve termin bilgileri planlama departmanına otomatik olarak aktarılır.
Planlama: Planlama departmanı, yıllık satış tahminleri ve satıştan gelen fiili satışlar üzerinden gerekli planlamaları yapar. Ürün için tanımlanmış ürün ağaçları ve rotalar yardımıyla iş emirleri otomatik olarak oluşturularak üretime aktırılır. Tüm bu süreçte üretime ilişkin her türlü kapasite bilgisine kolaylıkla ulaşabilir ve gerekli değişiklikler rahatlıkla yapılabilir.
Satınalma ve stok: Planlama modülü tarafından, mevcut stoklar, yoldaki siparişler ve kritik stoklar da dikkate alınarak otomatik olarak olusturulan satınalma talepleri gerekli onaylardan geçtikten sonra satınalma siparişlerine çevrilir. Siparişlere ilişkin her türlü termin, ödeme, sipariş durumu bilgilerine diğer birimler tarafından kolaylıkla erişilir. Özellikle ödeme terminleri, finans departmanında nakit akım tablolarının otomatik oluşturulmasını sağlar. Tedarikçi değerlendirme raporları, tedarikçilerden teslim alınan malzemeler ve bunlara ilişkin ambar giriş bilgileri sayesinde, sistem tarafından kolaylıkla oluşturulur.
Üretim: Planlama tarafından kağıt ya da elektronik ortamda dağıtılan iş emirleri, üretimdeki ilgili iş merkezleri tarafından operasyonlar tamamlandıkça doldurulur. Böylelikle hangi işin ve siparişin ne durumda olduğuna, tahmini ne zaman biteceği gibi bilgilere, diğer birimler tarafından kolaylıkla erişilebilir. Ayrıca belirli periyotlarda üretimin yönetimi amacı ile, gereken iş merkezlerinin planlanan ve gerçekleşen performans farklılıkları, duruşlardan kaybedilen zamanlar ve duruş nedenleri analizleri kolaylıkla yapılabilir.
Finans – Muhasebe: ERP sisteminde kullanılan her departmanda yapılan işlemlerin finansal yansımaları, otomatik olarak finans-muhasebeye aktarılır. Böylelikle finans-muhasebe departmanı, bilgi giren bir departman olmaktan girilen bilgilerin aktığı bir departman haline gelir.
Yukarıdaki en temel akışa ek olarak; Ürün Tasarımı (Engineering), Kalite yönetimi, Doküman Yönetimi, Proje Yönetimi, CRM, e-ticaret ve Mobil uygulamalar da ERP sisteminde diğer departmanlar tarafından kullanılan modüllerden bazılarıdır.
Mobilya Sektörü ERP Seçimi
Bir ERP yazılımının işletmeye ve süreçlere, dolayısıyla verimliliğine katkısı büyüktür. Ancak, ERP sistemleri sadece basit bir yazılım olarak görülemez. Birçok anlamda ERP, işletmenin yeni iş yapış biçiminin bir sembolüdür. Dolayısıyla mobilya işletmelerine uygun ERP sisteminin seçimi, dikkatle ele alınması gereken önemli bir süreçtir.
ERP seçimi konusunda başta yurtdışında olmak üzere, çok sayıda web sayfası, üniversitelerde yapılmış master tezleri ve konu üzerine yazılmış kitaplar bulunmaktadır. Bu veriler, konunun sanıldığından daha karmaşık olduğunun bir göstergesidir. Ancak, konuyu özetlemek açısından ERP seçiminde aşağıdaki kriterler göz önüne alınması önerilmektedir :
1. Sektörel Uzmanlık: Başta üretim modelleri olmak üzere, işletmelerin iş modelleri ve temel ihtiyaçları farklı olabilir. Örneğin, mobilya sektöründe siparişe özel üretim ya da siparişe özel konfigürasyon modülleri önem kazanırken; otomotivde seri imalat; gemi inşa sanayinde proje tipi imalat, olmazsa olmaz fonksiyonlardandır. Dolayısıyla bu özelliklere sahip olmayan bir ERP yazılımı seçimi, projenin doğrudan başarısızlıkla sonuçlanmasına neden olur.
Buna ek olarak başta IFS olmak üzere, yurtdışında yüzlerce başarılı projeye imza atmış global ERP yazılımları, bu alandaki lider global işletmelerdeki bilgi birikimini, ülkemize taşımak konusunda önemli bir rol oynar. Örneğin, dünyanın en büyük amortisör ihracatçılarından biri ABD’de IFS kullanırken, onun Bursa’da faaliyet gösteren rakibi olan firma, o projede elde edilen birikimlere IFS sayesinde sahip olabilir. Bu bilgiler, işletmenin iş süreçlerini ve performans kriterlerini tasarlarken kullanılır. Böylece Global başarılı işletmelerin (best practice) uygulamaları ülkemizde faaliyet gosteren işletmelere taşınmış olur.
2. Kullanım kolaylığı ve işletilebilirlik: Gartner tarafından yapılan bir araştırmaya göre, ERP projelerindeki toplam maliyetinin %50’ye yakınını son kullanıcı maliyetlerini oluşturmaktadır. Bu durum, sistemi kullanacak son kullanıcıların, sisteme adapte olabilmesinin önemini gösterir. ERP yazılımının kolay anlaşılabilir, kolay öğrenilebilir ve dolayısıyla kolay kullanılabilir olması bu adaptasyon sürecini önemli ölçüde kısaltır.
3. Açık sistem olması: Her ne kadar sektörel uzmanlık dahi olsa, hiçbir ERP yazılımı bir işletmenin ihtiyaçlarını ve alışkanlıklarını birebir karşılamaz. Sistem üzerinde az ya da çok değişiklik yapılması kaçınılmazdır. Satın alınan ERP sisteminin %100 açık kodlu olması, Servis Odaklı Mimari (SOA) benzeri model mimarili bir yapıya sahip olması, endüstri standardı bir geliştirme diline sahip olması, bu değişikliklerin çok kısa sürede ve düşük maliyette yapılabilmesini sağlar. Açık kodlu bir sistemde bu değişiklikler tedarikçi tarafından yapılabileceği gibi, müşteri tarafından da yapılabilir. Bu da müşteriye ciddi bir maliyet avantajı sağlar.
4. Adım adım genişleyebilir bir ürün olması: IFS uygulamaları gibi uygulamalar, sahip oldukları bileşen mimarisi sayesinde işletmelerin sadece bugünkü ihtiyaçlarını değil, önümüzdeki yıllarda oluşabilecek tüm ihtiyaçlarını karşılayabilecek şekilde tasarlanmışlardır. İşletmenin ihtiyaçları arttıkça, buna ilişkin modüller kolaylıkla sisteme eklenebilir ve entegre biçimde adım adım genişleyebilir.
5. Yerel mevzuat desteği: İster yerli ister yabancı ERP yazılımları olsun, sistemin her türlü operasyonunun finansal bir yansıması olacağından, işletmenin tüm mali raporlarının, yasal mevzuata uygun biçimde bu sistemden çıkması ve uygulamanın mali mevzuatı %100 desteklemesi gerekmektedir.
6. Danışmanlık desteği: İşletmelere, ERP yazılım sistemlerinin kurulumu ve devreye alınması tedarikçi firmanın danışmanlık ekibi tarafından yapılır. Dolayısıyla başta proje yöneticisi olmak üzere, ekibin toplam gerçekleştirdiği proje sayısı, sektörel tecrübesi, projeye verdiği önem, projenin başarıyla tamamlanmasını etkileyecek en önemli kriterlerdendir.
7. Tedarikçi firmanın konumu: Tedarikçi ve müşterinin ERP sistemi konusunda anlaşması uzun süreli bir evliliğin başlangıcı gibi görülebilir. İşletmeler böyle bir sistemi minimum 10 yıllık bir süreç için öngörmelidirler. Dolayısıyla bu süre içerisinde işletmeye, gerek yazılım, gerek danışmanlık, gerekse vizyon katabilecek doğru bir partnerin seçilmesi çok önemlidir. Tedarikçi firmanın global vizyonu, finansal yapısı, satışları, yaygınlığı ve sağladığı destek, global anlamda incelenmeli ve Türkiye’deki yapısı doğru değerlendirilmelidir.
8. Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO): ERP projeleri gizli maliyetleri yüksek olan projelerdir. Bir ERP sisteminin yatırım maliyeti hesaplanırken minimum 5 yıllık bir süre içerisinde ortaya çıkabilecek maliyetler göz önüne alınmalıdır.
- Yazılımın lisans maliyeti
- Eğitim ve danışmanlık maliyeti
- Modifikasyon ve uyarlama maliyeti
- Yıllık bakım maliyeti
- Veri tabanı maliyeti
- Server, back-up vb. donanım maliyeti
Bu maliyetler sırasıyla yukarıdaki gibi ana kalem maliyetlerinden oluşmaktadır. Oysa, sistem devreye alınırken yukarıdaki maliyetlerin dışında müşteri tarafındaki proje ekibinin, bu işe harcayacağı zaman ve ek kaynaklar da dikkate alındığında Toplam Sahip Olma Maliyeti görünen maliyetin iki-üç katına çıkabilmektedir. Bu noktada en önemli hususlardan biri öngörülemeyen modifikasyon ve uyarlama maliyetleridir. Bu konuyu kapsayacak doğru bir sözleşmenin hazırlanması kritik önem taşır.
9. Yatırımın geri dönüşü (ROI): Alım sebebi ne olursa olsun, bir ERP yazılımının işletmedeki temel hedefi-aynen diğer yatırımlarda olduğu gibi-yapılan yatırımın bir an önce geri döndürülmesidir. Bu noktada, yapılan yatırımın maliyeti ve ERP sisteminin kendi kendine amorti etmeye başlama süresi önemlidir. Bu nedenle seçilecek ERP yazılımının mümkün olan en kısa sürede ve eksiksiz bir biçimde çalışabilmesi, işletme tarafından sahiplenilmesi ve verimliliğe katkıda bulunarak kendisine yapılan yatırımın geri kazanılması sağlanmalıdır. Bu noktada 2000li yıllar öncesinde yapılan yıllar süren ve milyonca dolar harcanan ERP projeleri günümüzde tarih olmuştur. Projenin büyüklüğüne göre değişmekle birlikte, sistemin genellikle 6 ay gibi bir sürede full kapasite ile çalışır hale gelebilmesi hedeflenmelidir.
ERP Projelerinde Başarıyı Etkileyen Faktörler
ERP projelerinin temelde bir değişim projesi olması ve yazılımdan ziyade çok yoğun insan katkısı gerektirmesi, projeye harcanacak emek ve zamanın yoğun olmasını gerektirir. Temelde insanlar değişime karşı direnç göstermeye eğilimli olduğu için çoğu durumda, şirketin faydasına olabilecek konularda dahi inanç göstermeyi tercih edebilirler. Bu durum, ERP projelerini diğer birçok IT projelerinden farklı kılar. Yıllar içerisinde yurtiçi ve yurtdışında gerçekleştirdiğimiz yüzlerce başarılı ERP projelerini diğerlerinden ayıran farklılıkları aşağıdaki başlıklar altında özetleyebiliriz.
Bir ERP projesinin başarısı, 4 ayaklı bir masaya benzetilebilir. Aşağıdaki kriterler, masanın sağlam olmasını sağlayan olmazsa olmaz kriterlerdir :
1. Üst yönetimin desteği: ERP projelerinin zor ve zaman alan projeler olduğu, sonuçlara kolay ulaşılamayacağı konularında üst yönetimi bilgilendirmek önemlidir.
2. Güçlü bir proje ekibi: Başarılı ERP projelerini diğerlerinden ayıran en önemli kriter, müşteri tarafında süreçlerine hakim, projeye tam inanan, hevesli bir proje ekibinin olmasıdır. Bu proje ekibi, proje süresince vaktinin önemli bir bölümünü, analiz, son kullanıcı eğitimi, dokümantasyon ve son kullanıcı desteği için harcayacağından motivasyonu ve projeye inancı tam olmalıdır.
3. Doğru yazılımın seçilmesi: Yukarıda anlatılan kriterler çerçevesinde, işletmenize doğru ERP yazılımının seçilmesi, işletmenizin ihtiyaçlarına, kaynaklarına, ölçeğine, vizyonuna uygun bir ERP’nin seçilmesi önemlidir.
4. Doğru danışmanlık hizmeti: Yazılımında maksimum performansın sağlanabilmesi, işin tek bir sahibi olması açısından yazılım tedarikçisi ile danışmanlık hizmetini veren firmanın aynı firmadan olması tercih sebebidir. Danışmanlık hizmetini veren firmanın tecrübesi, kadrosunun yetkinliği ve projeye yaklaşımı önemli bir kriterdir.
Kriterlerden herhangi birinin eksik olması, masanın sağlamlığını etkilediği gibi, ikisinin olmaması da, masayı ayakta tutmak için yeterli olmayacaktır, bu da o projenin başarısız olmasına neden olur.
ERP Sistemleri, 2000’li yıllara kadar sadece büyük ölçekli ve çok uluslu işletmelerin kurabileceği maliyet ve kaynak gereksinimi iken, bugün gelinen nokta yazılım teknolojisindeki gelişmeler neticesinde her işletmeye uygun hale gelmiş olmasıdır. Önceleri ERP sistemlerinin kurulumu bir opsiyon iken, günümüzdeki rekabet şartlarında ister büyük ölçekli firma ister KOBİ olsun, her ölçekteki işletmenin ayakta kalabilmesi için, ERP sistemi kurma zorunluluğu vardır.
