ERP HABER – Nurus Grup Tüm İş Süreçlerini Microsoft Dynamics AX ile Yönetiyor. 1927 yılında temelleri atılan köklü bir kuruluş olan Nurus Grup, Türkiye’nin ofis mobilyası üreten lider şirketlerinden biri konumunda. Ofislerde “yaşam stili kültürü” oluşturmak amacıyla tüketicinin istek ve ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayabilecek yüksek kalitede ürünler sunan Nurus, nitelikli tasarımcılarla yaptığı işbirlikleri, kazandığı tasarım ödülleri ve yurtdışında yaptığı işbirlikleriyle uluslararası arenada hızla ilerleyen bir Türk markası.
90’lardan beri süreçlerle yönetilen ve 10 yıla yakın süredir kendi geliştirdiği MRP çözümünü değişen ihtiyaçlarına uyarlamaya çalışarak ilerleyen Nurus, iş hacminin büyümesiyle birlikte MRP’den ERP’ye geçmek istiyordu. Nurus için ERP, konfigürasyon yönetimi yapabileceği, üretimini sürdürmek için gerekli bilgiyi verecek, aynı bilgiyi birçok bilgiyi üretmek için kullanabileceği bir araç olmalıydı. Ayrıca bilgi müşteriden başladığı için bu sisteme bir CRM çözümü de entegre edilebilmeliydi. Böyle bir çözümü uzun süre arayan Nurus, Dynamics Ax’ın Türkiye’de kullanıma sunulmasıyla birlikte incelemeye aldı ve beklediği faydaları karşılayacak bir çözüm olarak uygulamaya karar verdi.
Ticari Durum
1927’de Ankara’da kurulan Nurus, Türkiye’nin ofis mobilyası üreten lider şirketlerinden biri konumunda. Ofislerde “yaşam stili kültürü” oluşturmak amacıyla yüksek kalitede ürünler sunan Nurus, nitelikli tasarımcılarla yaptığı işbirlikleri, kazandığı tasarım ödülleri ve yurtdışında yaptığı işbirlikleriyle uluslararası arenada da hızla ilerleyen bir Türk markası.
Yeni nesil Türk tasarımcıların dünyaya açılmasına destek olan Nurus, 2001 yılında I/X yönetici grubu ve 2004 yılında KISS operasyonel grubu ürünleriyle Tasarımın Oscar’ı sayılan IF (Industrie Forum) ödüllerini kazanarak adını tüm dünyaya duyurdu. TSE, ISO 9001 ve 9002 belgelerine sahip olan Nurus Grubu, 21.000 m2’lik kapalı alana sahip fabrikası ve üretim, taahhüt, servis ve pazarlama alanında faaliyet gösteren 4 ayrı şirketiyle hizmet veriyor.
Nurus’un Başkan Yardımcısı Renan Gökyay, 80’li yılların başında bilgisayar ithalatçılığı yaptıklarını ve çeşitli ticari programlar ürettiklerini, bu yüzden iyi bir bilgiişlem altyapısı kurmanın önemini ilk elden kavrayan ve kendi içinde teknolojinin kullanılmasına büyük önem veren bir şirket olduklarını vurguluyor. 1996 yılında kendi ihtiyaçları için ilk MRP yazılımını kendi bünyesinde yazan Nurus, Microsoft Access tabanlı bu uygulamayı ileriki yıllarda Microsoft SQL tabanlı hale getirdi.
MRP çözümünü 1998 ve 2000’de tekrar geliştiren Nurus, işlerinin büyümesi ile birlikte MRP’den ERP’ye geçmeyi ve daha fazla iş sürecini bu sisteme entegre etmeyi istiyordu. Nurus Grubu Başkan Yardımcısı Renan Gökyay, 90’ların başından beri süreçlerle yönetilen ve kendi MRP’sini geliştirmiş bir şirket olarak ERP geçişlerinin çok kısa sürede gerçekleştiğini, diğer şirketlerde bu sürenin 4-5 seneye yayıldığını dile getirirken, bunu hem şirketlerin süreçlerle yönetilme alışkanlığının olmamasına hem de çözümlerin çoğunda ERP’nin şirketteki süreçlere değil, şirketlerin ERP’nin iş süreçlerine uymak zorunda bırakılmasına bağlıyor.
Gökyay şöyle devam ediyor: “Kendi geliştirdiğimiz MRP üzerinde konfigürasyon yönetimi yapabiliyorduk. Konfigürasyon yönetimi aynı iş süreçlerinden geçen ama rengi, kaplaması, deseni vb. ile birbirinden ayrılan üretimlerin aynı kod numarası ile yönetilmesini içerir. Konfigürasyon yönetimi yapmazsanız bizim işimizde kaba hesaplarla 6 milyar farklı kod kullanılması gerekiyor. Elimizde bilgisayarlar da olsa 6 milyar kodu gözden geçirmekle birkaç bin kodu gözden geçirmek arasında büyük fark vardır. Dünyada konfigürasyon yönetimi olan MRP sistemi azdır ve mevcut sistemlerin üzerine yamanarak eklenmesi pek mümkün değildir. Biz kendi MRP’sini yazmış bir şirket olarak ERP’ye geçişte konfigürasyon yönetim özelliğini korumak istedik.”
Şirketin Mali ve İdari İşler Direktörü Mehmet Demir ise ERP’den beklentilerini şöyle dile getiriyor: “Bu ERP çözümü mükerrer veri girişi olmadan, tek kaynaktan gelen bilgiyi kullanabileceğimiz bir araç olmalıydı. Ayrıca her şey müşteriden gelen bilgiyle başladığı için bu çözüm CRM modülünü de içermeli ve üretim fonksiyonlarına müşteri yönetimine girdiğimiz bilgilerle başlayabilmeliydik.”
Nurus’un iş süreçlerinde üretim planlaması ve verimlilik de önemli bir yer tutuyor. Farklı hammaddelerin minimum fireyle kullanılarak mobilya parçalarının üretilmesi, stokların ve vardiyaların en verimli şekilde kullanılması şirketin operasyonel karlılığını sağlayacak en önemli faktörler. Üretim tesislerini ve iş süreçlerini buna göre tasarlayan Nurus, ERP modülünün tüm bu süreçleri etkili şekilde, bir sinir sistemi gibi yönetmesini istiyordu.
Nurus, hem konfigürasyon yönetimini hem diğer beklentilerini karşılayan bir çözümü uzun süre araştırmasına ve hibrid çözümleri incelemesine karşın piyasadaki mevcut çözümlerle başarıya ulaşamayacağını gördü.
Çözüm : Microsoft Dynamics AX
Bir yurtdışı gezisinde Microsoft Business Solutions’ın (MBS) Dynamics AX ve Navision uygulamalarıyla tanışan Nurus yetkilileri, MBS’in Türkiye’de de kurulup Axapta çözümünü müşterilere sunmasıyla birlikte bu çözümü incelemeye başladı. Renan Gökyay şöyle diyor: “2003’ün Mayıs ayında, beş kişilik bir ekiple Axapta’yı incelemeye başladık; Ekim ayında beklentilerimizi yerine getireceğini görüp MBS ile el sıkışmaya karar verdik. Kendi içinde MRP yazıp uygulamış, MRP ile konfigürasyon yönetmiş bir altyapıdan geldiğimizi düşünürseniz, karar vermemizin ERP’le hiç tanışmamış şirketlere göre daha farklı olacağını tahmin edersiniz. Biz ihtiyaçlarımızı, neyi yapıp neyi yapamadığımızı çok iyi biliyorduk ve Axapta’yı incelerken bunları göz önüne alarak ince eleyip sık dokuduk.”
Renan Gökyay, iş süreçlerini oturtmamış şirketlerin, ERP çözümünün dayattığı iş süreçlerine %70-80 oranına uymak zorunda bırakıldığını belirtiyor: “Axapta öyle değil. Elbette aklın yolu bir; iş süreçlerinde çok büyük farklılıklar olmayacaktır ama her şirketin de kendine özgü bir iş yapış metodu vardır. Şirket çözüme değil, çözüm, akıllı ölçüler dahilinde şirkete uymak durumundadır.”
Mehmet Demir ise, kendi iş süreçleri belli olduğu için kağıt üzerinde istediklerinin ne kadarını uygulayabileceklerini tam belirlemeyi hedeflediklerini; bu yüzden analiz süresini uzun tuttuklarını belirtiyor: “Aslında ‘bu çözüm her şeyi yapar’ anlayışı da yanlış. Benim her şeyim doğru olsaydı ERP çözümüne gerek kalmazdı. Belli oranda ben ona uyacağım ama akıllı ölçüler dahilinde programdan talepte de bulunabilmeli, birtakım geliştirmeler isteyebilmeliyim. Program da benim işleyişime, üretim kabiliyetlerime uygun olmalı.”
Nurus bu analiz süreci sonrasında Microsoft Ax’ı uygulamaya ve gereken geliştirmeleri çözüm ortakları Opera Technologies ve Turkuaz Bilgisayar ile birlikte yapmaya karar verdi. Nurus Axapta Sistem Yöneticisi Ahmet Hakan Eser projeyi iki faz olarak planladıklarını, ilk fazda Genel Muhasebe, Finansman, Ticaret, Lojistik, Paketleme Üretim, Ürün Kurucu, Master Planlama, Ücret Bordrosu modüllerinin, ikinci fazda ise Proje,CRM, Bütçe, Atelye Kontrol modüllerinin devreye alınmasının planlandığını belirtiyor. Renan Gökyay, Nurus’un 1996’da ISO 9000 almış, iş süreçleri tanımlı bir şirket olarak, projeyi üretim yapan şirketler için rekor sayılacak bir sürede, 1 yıl 2 aylık bir çalışmayla gerçekleştirdiklerini vurguluyor.
Proje kapsamında Nurus’ta yapılan çalışmalarla konfigürasyon yönetimi, enflasyon muhasebesine uygun bir muhasebe yönetim sistemi, paketleme ve sevkıyat dahil olmak üzere Finans, Üretim, Ürün Kurucu, İnsan Kaynakları, Atelye Kontrol, Lojistik, Ticaret ve CRM modülleri devreye alınması için çalışmalara başlandı.
Renan Gökyay, ERP’nin dönüşüm anlamına geldiğini, bu yüzden üst yönetimin projeyi sahiplenerek kullanım sırasında oluşabilecek direnci yenmesi gerektiğini vurguluyor: “ERP, şirket içinde kanıksanmış yanlış metotları değiştirip kişilerin ve süreçlerin gerçek performansı ile değerlendirilmesini sağlayacağı için bu direnç normaldir. Bu değişimi yönetmek ve yönlendirmek için maksimum desteği vermek, kararlılığı ortaya koymak, üst yönetimin işidir. Biz, orta ölçekteki bir kuruluştan beklenmesi gereken çevikliği gerçekleştirdik ve ERP için kendini bu işe adayan bir ekip kurduk.”
Gökyay, Opera ve Turkuaz’ın yanı sıra Microsoft’un da ciddi desteğini gördüklerini belirtiyor: “Microsoft bu projeye kurumsal anlamda ciddi destek verdi. Microsoft yurtdışından bir uzmanını gönderdi, Avustralya ve Danimarka’dan ürün sorumluları geldi. Sistemimizi incelediler, ERP’nin mantığına ileride ters düşebilecek hataları nerelerde yaptığımızı tespit ettiler ve projenin çok sağlıklı yürümesini sağladılar.” Gökyay, bütün ekip olarak çok özverili bir çalışma gerçekleştirildiğini, özellikle Opera Technologies’in çok başarılı çalıştığını, Turkuaz’ın ise CRM modülünde ve bütçe modülünde destek verdiğini belirtiyor. Bu çalışmalar sonucunda Nurus, Axapta uygulamasını 1 Ocak 2005’te birinci faz olarak devreye aldı. Projenin ikinci fazının da 2005 yılı içerisinde devreye alınması hedefleniyor.
Yararlar
Kolay Geliştirme Ortamı
Nurus Grup’ta Axapta Sistem Yöneticisi olan Ahmet Hakan Eser, Axapta’nın ölçeklenebilir bir mimariye, esnek veri yapısına, çok katmanlı bir kod yapısına ve kişiselleştirilebilir kullanıcı ekranlarına sahip olduğunu söylüyor: “Bu özellikler bize kolay ve anlaşılır bir geliştirme ortamı sağladı.”
Maliyet Takibi ve Raporlama
Ahmet Hakan Eser, uygulamada Axapta’nın çok detaylı yetkilendirme ortamıyla kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgilere erişmesini sağladıklarını belirtiyor: “Axapta ile boyut bazında maliyet takibi ve anlık takip yapmak mümkün. Kullanıcılar istedikleri detaylı rapor ve analizleri alabiliyorlar.”
Mevcut Sistemlerle ve Şirket Süreçleriyle Entegrasyon
Ankara fabrikası ve İstanbul ofisi arasındaki iletişimini Microsoft platformlarında, WAN tabanlı bir ağ üzerinde gerçekleştiren, veritabanını Microsoft SQL üzerinde tutan Nurus, ERP uygulamasında da aynı kaynaklardan yararlanmayı istiyordu. Renan Gökyay şöyle diyor: “Şirket yönetiminde iş süreçlerine uygun davranıyorsanız ve bunu yazılımla beraber yaşıyorsanız, bu kültür devam eder. Örneğin ERP yazılımına fireyi sonradan işlemek, her şey bittikten sonra fire değerlendirmeleri yapmak, sizin bilgi sisteminize çok büyük bir fayda sağlamaz. Her şeyi olurken değerlendirmek, her şeyi bir projede ele almak gerekir. ERP seçimimizde de aynı kaynaklardan yararlanmayı mantıklı bulduk ve Microsoft çözümünü kullanmayı tercih ettik.”
Nurus, Microsoft Axapta çözümüyle hem tek kaynaktan girilen bilginin tüm iş süreçlerinde kullanıldığı hem de şirketteki yazılım altyapısıyla tam entegrasyon halinde çalışan bir sistem elde etti. Ayrıca şirketin iş süreçlerinin vazgeçilmez bir unsuru olarak görerek eski MRP sistemine dahil ettiği konfigürasyon yönetimi de Axapta’da başarıyla uyarlandı. Gökyay şöyle diyor: “Yaptığımız incelemelerde diğer ERP çözümlerinin bizimki gibi pek çok süreçten oluşan üretimlerde başarılı olmadığını gördük. Müşteri ilişkilerinde iyi olan paketler üretim yönetiminde zayıf. Axapta esnek üretim yönetimine rahatlıkla cevap verebilen bir ürün; en önemli özelliği de ürünü kurucu modülü,yani konfigürasyon yönetebilmesi. Konfigürasyon yönetimi olmayan yazılımlarda her ürün bileşeni için farklı kodlar kullanılmak zorunda. Örneğin aynı renk, aynı kesim, aynı dikim bir gömleği farklı renklerde yaparsınız, bunu farklı kodlarla kontrol etmek zorundasınız. Bu sistemlere aşırı yük bindiren, takibi zorlaştıran bir durum. Axapta’yla bu üretimi aynı kodlarla kontrol edebilirsiniz: Aynı gömleği farklı renklerde yaptınız ve her birinde farklı düğmeler kullandınız ama iş süreciniz aynı; üretim aynı rotalardan geçiyor. Aynı kodla takip ederek yönetimi kolaylaştırırsınız.”
Veri Bütünlüğü ve Operasyonel Verimlilik
Mehmet Demir, “Bizim için ERP şirketimizi verimli, üretimimizi iyi yönetebilmemiz için bilgi edinebileceğimiz, bilgiyi çok kaynaktan girmeyeceğimiz, aynı bilgiyi birçok bilgiyi üretmek için kullanabileceğimiz bir araç olmalı. Bu yaklaşıma tamamen uyan Axapta, bizim ihtiyacımızı rahatlıkla gördü” diyor.
Nurus Grubu imalattan pazarlamaya çeşitli fonksiyonlar üstlenen çeşitli şirketlerden oluşuyor. Hem iş süreçleri açısından, hem de Türkiye’deki yasalar gereği bu şirketlerde mükerrerlik arz eden pek çok işlem yer alıyor; örneğin tümü birbirine fatura kesmek zorunda. Mehmet Demir, “Axapta ile artık şirketler arasındaki ilişkiler de minimuma indirebilecek düzeye geldi” diyor. “Her şey müşteri ile başladığı için bu işin başına müşteri ilişkileri yönetimini ve lojistiği koyduk. Böylece CRM modülümüz tamamlandı. Artık üretim fonksiyonlarına da, müşteri yönetimine girdiğimiz bilgilerle başlayabiliyoruz.”
Renan Gökyay ise Axapta’nın operasyonu minimuma indirip, tüzel işlemlerin tamamını gerçekleştirdiğini vurguluyor: “Pazarlama firmamızdan verdiğimiz teklif satışa dönüştüğü anda, o satış aynı anda ERP paketinde de bir satın alma siparişine dönüşmek zorundadır. Böylece hammaddelerini satın alırsınız. Bizim pazarlama şirketimiz, mobilyasını üretim şirketimizden satın aldığı için, Axapta sayesinde pazarlama şirketinin satın alma siparişi, üretim şirketinin üretim siparişine dönüşüyor. Üretim şirketi içerisinde de hammadde, satın almalar, depoların kontrolü gibi bütün işlemler aynı otomasyon çerçevesinde yapılıyor.”
Kurumsal Standartta Üretim Kontrolü
Mehmet Demir, ERP’nin şimdiye dek büyük holdinglerce uygulanan bir sistem olduğunu, Microsoft Axapta sayesinde büyük işletmeler yanında Nurus gibi orta ölçekli şirketlere kurumsal standartta bir üretim modeli oluşturulabildiğini dile getiriyor. Ayrıca orta ölçekli bir firmanın çeviklik avantajı da bu tür projelerde etkili kullanılabiliyor.
Yurtdışı Uygulamalarla Tam Uyumluluk
Renan Gökyay, Axapta’nın uluslararası özelliklerinin de kendilerini cezbettiğini söylüyor: “Bugün 40 ülkede iş yapar duruma geldik. Bunun sonucunda ilişkilerimizi ve lojistiğimizi farklı yönetmeye başladık. Ukrayna’da bir üretim tesisine yatırım yapıp, o üretim tesisindeki sistemi izleyecek ve yöneteceksek, Ukrayna’ya gidip Rusça çalışan Axapta’yı almamız yeterli. Oradaki personelimiz tarafından ortak bir veritabanında, ortak dili konuşacak şekildeki uluslararası bir program olması, bu açıdan çok önemli.”
Axapta’nın farklı para birimlerini kullanma özelliği ise Avrupa Birliği standartlarını uygulamayı ve ek çaba harcamaya gerek kalmadan Euro karşılaştırmaları yapmayı mümkün kılıyor. Nurus Grup’un Muhasebe ve Finansman Müdürü Esat Uslu, Axapta’nın “intercompany” özelliği ile şirketler arası muhasebe işlemlerinde zaman tasarrufu sağladığını ayrıca konsolidasyon işlemlerinin tek tuşla yapılabildiğini belirtiyor.
Renan Gökyay şöyle devam ediyor: “Daha üretim başlamadan üretim maliyetlerinizi istediğiniz para biriminden sunma imkanı veriyor. Böylece yurtdışına vereceğiniz fiyatların daha gerçekçi, daha rekabetçi olmasında size çok büyük fayda sağlıyor.”
Üretim Otomasyonu ve Ölçüm Sistemi
Nurus üretim yönetimini Axapta üzerine geçirirken, Renan Gökyay Axapta’nın üretim otomasyonu özelliğinin rekabetçi ortamda kendilerini çok öne çıkaracağını düşünüyor: “Böylece üretim birimleri arasındaki tüm ilişkileri izleyebilecek, kapasite planlaması yapabilecek, yönetimin kapasite planları ile ilgili rahat karar almasını sağlayacak her türlü ölçümün yapılabildiği bir ortam sağlayacağız.
Axapta sonlu kapasite hesaplayabilen bir yazılım. Birçok MRP ve ERP programı sonsuz kapasite planıyla değerlendirme yapar. Axapta bütün modülleri içeren ve tüm iş süreçlerini birlikte düşünen bir yazılım olarak, sonlu kapasite planlaması yapabilir. Bu çok önemli.”
Nurus, Axapta ile tüm iş süreçlerindeki verimliliği ve performansı ölçüp, yazılımın uyarı mekanizmalarını da kullanarak yönetim için bir karar destek sistemi sağlıyor: “Üretim içerisinde proje bazında hesap ettiğim maliyetlerden eğer yüzde şu kadar sapma olursa, bize uyarı ver diyebiliyoruz. Ürün ya da müşteri projesi bazında enerji harcamalarımız şu düzeyin üstüne çıkıyorsa, bize haber ver diyebiliyoruz. Nakit akışımız, o ayki ciromuzun belli noktasına geliyorsa, bize önceden haber ver diyebiliyoruz”.
Düşük Toplam Sahip Olma Maliyeti
Renan Gökyay, Axapta’nın toplam sahip olma maliyeti açısından avantajlı bir yazılım olduğunu da sözlerine ekliyor.
