ERP HABER – Bu makalede Proje Yönetim Araçları hakkında bazı bilgiler vereceğiz.
Proje Yönetim Araçları
1- Çizelgeleme
Çizelgeleme, aktiviteler arası ilişkilerin belirlenmesine, her bir aktivite için zaman ve maliyet kestirimlerinin yapılmasına, kritik aktiviteleri belirleyerek insan, para ve malzeme kaynaklarının etkin kullanımına hizmet eder.
2- İş Ayrım Çizelgesi (Work Breakdown Schedule)
PERT serimi oluşturmanın ilk aşaması; başarılacak asıl amaç ile onu destekleyen tüm tali amaçların belirlenmesidir.
Planlamacının projeyi doğru açıdan görebilmesi ve tüm safhalar arasındaki ilişkileri belirleyebilmesi için, tali olarak belirlenen hedefler birbirleriyle ilişkilendirilmelidir.
İş Ayrım Çizelgesi, bir pert serimi değil, tüm destekleyici amaçların bir araya geldiği ve asıl amaca erişilmesini sağlamak için ağ oluşturan bir başlangıç diyagramıdır.
İş Ayrım Çizelgesi, amaçların tamamlanmasına, planlamacının projeyi bir bütün olarak görmesine yardımcı olur.
3- Gantt ve Milestone çizelgeleri
Gantt çizelgesi, Henry Gantt tarafından proje bilgilerini ve ilerleyişini gösterme aracı olarak, 1915 yılında geliştirilmiştir. Gantt çizelgesi, “sınıflanmış iş” listesindeki her işin başlangıcını, bitişini ve süresini gösterir. Daha önceleri Gantt çizelgesi, işler arasındaki ilişkileri gösteremediği için, kritik yolu çıkartamıyordu. Bilgisayar kullanımı ile beraber, bu zorluk aşılmıştır.
Milestone çizelgesi, olayların zaman içindeki durumunu yansıtmasından dolayı, gantt çizelgesine oldukça benzer. Tek fark bilginin gösterim şeklidir. Ara hedefler, proje içindeki özel noktaları ve aşılmış işleri gösterirler. Ara hedef olarak işaretlenecek olaylar, bir iş için harcanan belirli bir süre, belirli bir miktar finans ya da tamamlanmış işler olabilir. Bir Gantt çizelgesinde, bir kaç ara hedef tanımlanarak, projenin izlenmesinde faydalar sağlanabilir.
4- Pert ve Cpm
Her iki metod 1950’lerde birbirinden bağımsız olarak geliştirildi.
Cpm (Critical Path Method-1957), J.E.Kelly ve M.R. Walker tarafından duPont’daki kimya fabrikasının inşa ve bakımına yardımcı olmak amacıyla geliştirildi.
Cpm aktivitelerin sürelerinin belirli olduğunu ve kesinlikle bilindiğini varsayar.
Pert (Project Evaluation and Review Technique-1958), ABD donanması tarafından denizaltılar için geliştirilen Polaris füze programının planlama ve kontrolunda kullanıldı.
Pert her aktivitenin süresinin, ortalaması ve standart sapması bilinen bir rastgele değişken olduğunu varsayar ve proje tamamlama süresi için bir olasılık dağılımı verir.
Pert kaynakların bütçelenmesi ve çizelgelenmesi metodudur, olay ve aktivitelerden oluşur (olay, zaman içinde bir noktada gerçekleşen fakat ne zamana, ne de kaynağa ihtiyaç duyan bir iş tamamlama göstergesidir; aktivite, tamamlanabilmek için zamana ve kaynağa ihtiyaç duyan, projenin tanımlanabilir bir parçasıdır).
Cpm ve Pert, tüm projenin ne zaman bitirileceğine, projeyi geciktirecek kritik aktivitelerin teşhisine, kritik olmayan aktivitelerin teşhisine, projenin belirlenen tarihte bitirilme olasılığının (erken ya da geç) teşhisine, herhangi bir anda planlanan ile harcananın tesbitine, projeyi zamanında bitirecek yeterli kaynakların tesbitine, projeyi zamanından önce bitirecek en verimli yolun tesbitine yardımcı olmaktadır.
Pert ve Cpm’deki ortak aşamalar:
1. Projenin ve tüm aktivitelerin tanımlanması (İş Ayrım Çizelgesi)
2. Aktiviteler arasındaki ilişkilerin ve öncelikli sıralamanın kurulması
3. Tüm aktiviteleri birbirine bağlayan serimin (proje ağı) çizilmesi
4. Her aktiviteye zaman ve maliyet tahminlerinin atanması
5. Serim üzerindeki en uzun yolun hesaplanması (kritik yol)
6. Serimin, proje planlaması, çizelgelendirilmesi, gözlenmesi ve kontrolunda yardımcı olarak kullanılması
Kritik yol, bir serimde yer alan ve başlanılmasında, bitirilmesinde veya tamamlanma süresinde oluşacak herhangi bir gecikmenin tüm projeyi geciktireceği aktivitelerden oluşan yoldur.
Proje tamamlanma süresi, kritik yol üzerindeki aktivitelerin beklenen zamanlarının toplamıdır.
Kritik yoldaki aktivitelerin varyanslarının toplamı, kritik yol varyansıdır.
Eğer bir aktivitenin toplam boş süresi 0 ise, o aktivite kritik yol üzerindedir.
Alternatif kritik yol, projede toplam boş zamanı 0 olan aktivitelerin oluşturduğu gruptur. Bu yol boyunca herhangi bir aktivitedeki gecikme, tüm projeyi etkileyecektir.
Bir projeye ait beklenen tamamlanma süresi ve varyans bilinirse, belirlenen bir tarihte o projenin bitirilme olasılığı hesaplanabilir.
Bir projenin tamamlanma süresi, kritik yol üzerindeki bir ya da bir kaç kritik aktivite süresinin kısaltılması ile azaltılabilir.
Aktivite sürelerini azaltmak amacıyla görevlendirilen ekstra üretim kaynakları, maliyet artışına yol açarlar. Dolayısı ile maliyet/süre oranı daha düşük olan kritik aktiviteler, daha önce kısaltılmalıdırlar. Proje süresini kısaltmak için, tüm kritik yolalr gözönüne alınmalıdır. Proje süresi ancak, kritik yollar üzerindeki tüm aktiviteler daha fazla hızlandırılamayacak duruma gelinceye kadar kısaltılabilir.
5- Serim
Serim, bir projeyi oluşturan aktivitelerin sıralı ve mantıklı ilişkilerinin şematik bir gösterimidir. İşlemlerin teknik sıralarını göstermek için kullanılır.
Olay, zaman içerisinde bir nokta, genellikle bir tamamlanma veya başlama tarihidir. Aktivite ise, zaman boyunca bir akış, genellikle bir iş veya bir altprojedir. Örneğin olay 1, işin başladığı nokta, olay2 işin bittiği nokta, aktivite ise olay 1 ile başlayan, olay 2 ile biten işin planlanması ve yapılması için gereken zamandır.
Aktivitelerin oklarla gösterimi (activity on arrow) serimlerin çiziminde kullanılan en yaygın yoldur.
Bir proje serimi aktivitelerin hangi sırada yapılacağını gösterir.
Başlangıç ve bitiş olayları aynı olan aktivitelerin serime yerleştirilebilmesi için kukla aktiviteler ve olaylar kullanılmalıdır. Bazı serimler, kukla aktiviteler olmadan, öncelik ilişkilerini doğru yansıtamaz. Kukla aktivitenin tamamlanma süresi 0’dır. İki olay arasında sadece bir aktivite yer alır (gerekli görüldüğünde kukla aktivite eklenir).
Serim hesaplamalarında kullanılan bazı kavramlar, en erken başlama zamanı, en erken bitirme zamanı, en geç bitirme zamanı, en geç başlama zamanıdır.
Yararlanılan kaynak: Dr. Erkan bayraktar, Proje Yönetimi notları
Yazar: Memet Özkan
