ERP HABER – Pulver Kimya, Microsoft Dynamics ERP ile iş süreçlerinde tam entegrasyonu yakaladı. 2006 yılında, yılların getirdiği birikim ile ortaya çıkan Pulver’in imtiyazındaki özel ürün ve formüllere erişim konusunda daha detaylı yetkilendirme yaparak, bu bilgilere erişimi sınırlandırmak isteyen Pulver, mevcut sistemlerinde bunu gerçekleştirmek için yeterince fonksiyon olmadığını fark etti.
Bunun üzerine arayış içine giren firma, 5.000’den fazla hammadde, 2.000’e yakın müşteri 1.500 tane çok özel üretimi yönetebilecek kapasitede; aynı zamanda yetkilendirme kurallarında istenen detaya inebilecek, büyüyen şirketin iş süreçleri değişikliklerine hızlı cevap verecek ve en önemlisi Pulver’in sisteme müdahale edebilmesine olanak sağlayacak yazılım alternatiflerini araştırdı.
“Ekranların Microsoft Office uygulamalarına benzemesi, kurulumun kolay olması, X++ ile çok hızlı geliştirme yapılabilmesi, pek çok raporlama aracı sunması ve kişiye özel değişikliklere imkân vermesi Microsoft ynamics ERP ’de en hoşumuza giden özelliklerdi”
Karani YILMAZ – Bilgi Teknolojileri Müdürü – Pulver Kimya Şirketler Grubu
ERP Seçimi ve Proje Hazırlık Süreci
Bu amaçla iAS, SAP, Oracle, QAD ve Microsoft Dynamics ERP (Dynamics AX) yazılımları incelendi. Pulver Bilgi İşlem Müdürü Sn. Karani Yılmaz seçim aşamasında tüm alternatifleri detaylı incelediklerini ve üzerinde geliştirme yapma hızı, kurulum süresi, bütçeye uygunluk, yetkilendirme kapasitesi ve iş süreçlerine uygunluk açısından sıralama yaptıklarını aktarıyor. “Ekranların Microsoft Office uygulamalarına benzemesi, kurulumun kolay olması, X++ ile çok hızlı geliştirme yapılabilmesi, pek çok raporlama aracı sunması ve kişiye özel değişikliklere imkân vermesi Microsoft Dynamics ERP (AX)’de en hoşumuza giden özelliklerdi” diyor.
Bu dönem içinde yapılan referans ziyaretleri için Gemsan’a giden Pulver ekibi, buradan da çok olumlu geribildirim alınca, kararını Microsoft Dynamics ERP (Dynamics AX)’ten yana kullandı. Microsoft Dynamics ERP (Dynamics AX) çözüm ortaklarından ETG ile çalışma kararı alan Pulver, öncelikli olarak anahtar kullanıcıları belirledi. Gruba bağlı üç fabrikanın müdürleri de dahil edilerek proje başlatıldı. Öncelikli olarak eski yazılımların getirdiği bazı kısıtlar nedeni ile gelişmiş olabileceğinden şüphelenilen iş süreçleri sorgulandı. Bu dönemde Sn. Yılmaz ürün kararı kadar çözüm iş ortağı kararının da çok kritik olduğunu gördü. Özellikle çözüm ortağının projeye atadığı danışmanların direkt projenin başarısını etkileyebileceğini belirten Sn. Yılmaz “Analitik çözüm yeteneğinin yüksek, olası müşteri kaprislerini çekebilecek, azimle anahtar kullanıcıları yönetebilecek, tansiyonu yükseltmeden, kendi tecrübesini ortaya koyarak gelen sorulara çok hızlı cevap verebilecek danışmanlar gerekmekte.” diyor. Bu sayede hızlı bir kurulum yapan Pulver, beklenen süre ve bütçe dahilinde sistemi kullanıma aldı.
Faydalar
Süreçlerin İyileştirilmesi
Geliştirme ortamının verdiği imkan sayesinde kendilerine özel en küçük bir süreci bile sisteme dahil edebilen Pulver, çalışanlarının ihtiyaç duyduğu her bilgiyi Microsoft ERP (Dynamics AX) içerisinden ulaşabilecek hale getirdi. Böylece daha sipariş girilirken müşterinin finansal risklerinin değerlendirilebilmesi ve uygunsa müşterinin talep ettiği kalite sertifikasının bastırılabilmesi gibi eskiden bir kaç departman tarafından sorgulanan işlemler tek bir ekrandan yönetebilir hale geldi. Bu tür süreç iyileştirmeler ile şirket içi telefon trafiği çok azaldı. Departmanlar başka departmanlara bilgi vermekle geçen sürelerini kendi iş süreçleri için değerlendirmeye başladılar.
Kolay Veri Transferi ve Entegrasyon
Microsoft ERP (Dynamics AX)’nin hızlı entegrasyona imkan veren altyapısı sayesinde firma içinde kullanılan üretim ve sevkiyata yönelik diğer bazı sistemlerle hızlı entegrasyon kuruldu. Bu sayede tüm bilgiler Microsoft ERP (Dynamics AX) içinden ulaşılabilir hale geldi. Bu özellik sayesinde projenin başlangıç aşamasında veri aktarımı aşamasında da çok önemli verimlilik yakalandı. Eski sistemdeki veriler Excel üzerinden çok hızlı bir şekilde yeni sisteme aktarıldı. Sn. Yılmaz “Binlerce reçeteyi o kadar hızlı aktaracağımız gördük ki, canlı sistem hazırlığının çok az süreceğini hesapladık. Böylece hem projenin diğer aşamaları için vakit kazandık, hem de 31 Aralık’a kadar eski sistemi kullanarak, yeni sisteme aktarılan verilerinde en güncel hali ile aktardık” diyor.
Üretim makineleri ile Microsoft ERP (Dynamics AX) arasında entegrasyon kuruldu. Üretime başlamadan önce gereken hammaddeleri tartmak için, teraziler ile bilgi alış verişi sağlandı. Üretime gerekli 10 gr. yerine 10 kg. tartım yapılması gibi özellikle gece vardiyalarında yorgun çalışanlar arasında sık görülen insani hatalar önlendi. Teraziler ile entegrasyon sayesinde, yanlış tartım yapıldığı görülürse hemen iş emrinde ilgili satır kırmızı renk ile belirleniyor ve üretimin diğer aşamalarına geçilmesi engellendi. En büyük müşterilerinden olan Arçelik tarafından yapılan denetimde, ürünlerinin doğru hammaddeden yapılıp yapılmadığını kontrol eden maddeler sırasında bu entegrasyonun gösterilmesinin yeterli olması, bu geliştirmenin etkinliğini göstermekte. Doğru hammaddeyi doğru miktarda tartarak, hammadde fire oranları %5’den %2’nin altına düşmesi, projeye yapılan yatırımın hızlı geri dönüşü için çok etkili oldu.
“Binlerce reçeteyi o kadar hızlı aktaracağımız gördük ki, canlı sistem hazırlığının çok az süreceğini hesapladık. Böylece hem projenin diğer aşamaları için vakit kazandık, hem de 31 Aralık’a kadar eski sistemi kullanarak, yeni sisteme aktarılan verilerinde en güncel hali ile aktardık”
Karani YILMAZ – Bilgi Teknolojileri Müdürü – Pulver Kimya Şirketler Grubu
Etkin Stok Yönetimi ve Planlama
Microsoft Dynamics ERP (Dynamics AX) ile gelen en önemli fonksiyonaliteden biri de Ana Üretim Planlaması. Daha önceki sistemlerinde istendiği gibi çalışmadığı için kullanılmayan planlama fonksiyonları yeni sistemle birlikte çalıştırılmaya başlandı. İstenmeyen depoların planlamaya dahil edilmemesi, minimum-maksimum stok seviyesine göre sipariş miktarı belirlenmesi gibi özellikler sayesinde Pulver istediği gibi planlama çalıştırmaya başladı. Kişiler tarafından biraz daha fazla emniyetli olarak çalışılan hammaddeler, artık minimum-maksimum seviyesine göre planlamaya başlanınca, birebir stok tutulmaya başlandı. Ayrıca stok bilgilerinde yanlışlığa sebep veren, sistem dışı takip edilen numune çıkışları, AR-GE çıkışları, dahili ve harici hareketler sistem içine alındığı için, takip edilemeyen işlemlerden doğan stok hataları ortadan kalktı.
Sn. Yılmaz, Microsoft Dynamics ERP (Dynamics AX) ile gelen ve istenen işlemlerin farklı özelliklerini saklamaya yarayan boyut mantığının da kendileri için çok faydalı olduğunu söylüyor. “Boyutlar bize çok şey kazandırdı. Stok yerlerini disipline etti. Raporlama için endirekt işgücü ile toplamak zorunda kaldığımız bilgiler otomatik toplanarak, işgücü verimliliği arttı. Raf bazında stokumuzu görerek, sevkiyat listelerine raf bazında adres vererek yanlış malzeme sevkiyatının bile önüne geçtik.”
Yeni İş Modellerine Kolay Uyum
Bir sisteme geçilmesi kadar o sistemde ileride ihtiyaç duyulacak değişikliklere uyum sağlama kapasitesi de çok önemli. Pulver, Avrupa Birliği tarafından AB sınırlarına giren her türlü ürünün içindeki zararlı olabilecek hammaddelerin raporlanmasını sağlayan ve belli miktarın üzerinde ihraç yapan her firma için zorunlu hale getirdiği REACH belgelerini oluştururken, Microsoft Dynamics ERP (Dynamics AX)’nin kolay geliştirme ortamının faydasını görmüş. REACH belgesi oluşturmak için, kendi bilgi teknolojileri ekibi ile ihraç edilen ürünlerin formülü, hammaddeleri, hammadde bileşenleri, bu bileşenlerin kimyasal analizlerini içeren REACH belgelerini otomatik olarak oluşturabiliyorlar. Ayrıca SVHC adı verilen ve zararlı olma potansiyeli taşıyan maddeler tek tek raporlanıyor. Bu geliştirme yapılmamış olsa, ihracat departmanında bu işi yapmak için endirekt bir işgücü kadrosu oluşturmak gerekebilecekken, Microsoft Dynamics ERP (Dynamics AX) ile bu zorunluluk ortadan kalkmış bulunuyor.
Detaylı maliyet
Tüm hareketler ve muhasebe bilgileri sistem içine taşındığı için detaylı maliyet hesaplamaları mümkün hale geldi. Özellikle üretimdeki aşamalar ve ithalat masraflarının ürünlere dağıtılabilmesi sayesinde, eskiden genel dağıtıma tutulan pek çok maliyet söz konusu ürüne yansıtılarak gerçek maliyet değerleri hesaplanmaya başlandı.
Ürünlere atanan bazı özellikler ile yurt dışına verilen tekliflerde standart maliyetin üzerine bazı risk parametreleri tanımlanarak, zararına satış yapılması engellenmeye çalışılıyor.
Üretim zorluk katsayısı, fire katsayısı, ihracat katsayısı gibi Pulver’e özel parametreler sisteme tanıtılmış durumda. Bu parametreler söz konusu ürünün üretimindeki risklerin tüm firma çalışanlarına bildirilmesini sağlıyor. Bu parametrelere göre satış teklif fiyatı, direkt maliyet ile karşılaştırılıyor. Her risk için fiyata belli bir marj eklenebiliyor.
Yetkilendirme ve Bilgi Güvenliği
Projenin başlangıç noktası olan, bilgi güvenliği konusunda, hedeflenen tüm iyileştirmeler gerçekleştirildi. Kim hangi veriyi görüntüleyebilir, kopyalayabilir, çıktısını alabilir en ince detayına kadar bilgilendirildi. ODBC yönetimi ile veritabanı sorgulaması ortadan kaldırıldı.
Mevcut raporlama araçları ile veriye ulaşım sağlandı. Böylece herkesin yetkisindeki departman ve süreçler hakkında bilgi alması sağlandı. Çok özel ürünlerin reçete ve iş emirlerine erişim daha da kısıtlanarak, rekabette avantaj sağlayan, Pulver’in yüksek AR-GE yatırımlarının sonucu olan imtiyazların korunması sağlandı.
Müşteri İlişkileri Yönetimi
Müşterilerin yönetimi ve satış süreçlerinin takibi için Microsoft Outlook içinden hem on-line hem off-line çalışmaya izin veren Microsoft Dynamics CRM kullanan Pulver, Microsoft ERP (Dynamics AX) ile entegrasyon sağlayarak, yüksek verimlilik artışı sağladı. CRM’den müşteri adaylarının direkt AX’a gönderilmesi ile müşteri kayıtları otomatik olarak oluşturuluyor. Bu özellik sayesinde muhasebe departmanı çok rahatlamış.
Artık müşteri kaydı ile satış temsilcileri ilgilenmekte, muhasebe çalışanları kendilerinden beklenen hesapların analizine yoğunlaşarak, kendilerinden beklenen değeri yaratmakta.
CRM’de müşteri adayları, müşteriler, fırsatlar, satış temsilcilerinin gerçekleştirdiği aktiviteler, ve müşterilere verilen teklifler takip ediliyor. Sipariş geldiğinde, CRM’de fırsat satış gerçekleşti statüsü ile kapatılarak, AX içinde sipariş açılıyor. Müşteri ile ilgili tüm listeler CRM’den alınıyor.
CRM’in Microsoft Outlook ile entegre çalışılması işleri çok kolaylaştırıyor. Gelen e-postalar tek tuşla CRM’e aktarılıyor. Her türlü müşteri isteği buradan takip edilebiliyor. Özellikle gelen müşteri şikâyetlerinin takibi çok kolaylaşmış. Satış, depo ve üretim ekiplerinin yorumu, tanımlanan iş akışı ile sistemden hemen toplanarak, şikâyete kısa sürede cevap dönülmesi sağlanıyor.
AR-GE’de yeni ürün talepleri CRM’de takip ediliyor. Satış personeli nerede olursa olsun, müşterisinden gelen talebi hemen CRM’de yeni ürün talebi olarak girmekte. Müşterinin istediği ürüne en yakın mevcut boya, istenen boyanın mikron değerleri, parlaklık ve sertlik değerleri giriliyor ve buna göre AR-GE çalışmaları hemen başlıyor. Numune üretim bittikten sonra, bir standart maliyet hesaplanıyor. Bu maliyetlere fire oranı, ihracat ve üretim zorluk katsayısı eklenerek satış temsilcisine iletiliyor. Satış temsilcisi, buna göre satış fiyatı öngörüp, teklifi hazırlıyor. Müşteri onay verirse, zaten AX içinde açılmış olan ARGE ve numune üretim kayıtlarına göre üretime hemen geçilebiliyor.
Pulver Kimya Hakkında
Türkiye Toz Boya pazarındaki varlığı 1988′den beri sürme olan şirket, 1988′de bünyesinde bulunan, SBS ile SEBS Kopolimerleri üreten Solvent Üretim adı altında faaliyetlerine başlamış, 1991′de Türkiye’de ilk toz boya üreticisi olarak kurulmuş ve Pulver Kimya San. ve Tic. A.Ş. adını almıştır. Bu tarihten itibaren, Pulver eğitimli, dinamik, genç ve girişimci takımının devamlı gelişme ve yüksek kalitede üretim politikası ile kendi pazarında önemli bir yer sahibi olmuştur.
Elastron Kimya Hakkında
Elastron Kimya, 1980 yılında SBS bazlı ayakkabı taban hammaddesi üretmek amacıyla İstanbul da kurulmuştur. Elastron teknolojik birikimiyle plastik pazarının gereksinim duyduğu temel ve talebe dayalı TPE’leri üretmektedir. Kalite Güvence Sistemi (ISO 9001:2000) pazarlanan ürünlerin tüketiciye en uygun şartlarda ulaştırılmasını ve tüketici memnuniyetinin en üst seviyede tutulmasını sağlar. Otomotiv Kalite Sistemi (ISO/TS 16949) otomotiv sektöründe Elastron un ürün ve hizmet kalitesinin kanıtıdır. Çevre Yönetim Sistemi (ISO 14001:2004) Elastron Kimya’nın ekolojik sisteme duyarlılığının en iyi göstergesidir. Amerika’dan Çin’e, dünyanın dört bir yanına ihracat yapan Elastron, müşteri ihtiyaçlarını karşılayan yüksek kaliteli ürünlerle, 40 tan fazla ülkeye hizmet vermektedir.
CNT Conta Hakkında
Conta Elastik Ürünler San. Ve Tic. A.Ş. müşteri istek ve ihtiyaçlarını, doğru ürünle ve dünya standartlarında üretim kalitesiyle karşılamak amacıyla, 2004 yılında kurulmuştur. Müşterilerine sunduğu ürün kalitesi ve servis konforu sayesinde bugün geldiği noktada termoplastik elastomer (TPE-TPV) bazlı conta sektörünün önde gelen üreticisidir. başta PVC pencere profili, alüminyum profil, ahşap profil ve beyaz eşya olmak üzere çeşitli sektörlerde faaliyetlerini sürdürmektedir.
